Työmatkojen järjestäminen on tärkeä osa monien kotimaisten yritysten taloudellista toimintaa. Tietyn organisaation työntekijöiden läsnäolon tarve syrjäisissä sivukonttoreissa tai sivukonttoreissa voidaan liittää hyvin erilaisiin tapahtumiin. Usein matkajärjestelyillä pyritään eliminoimaan organisaatio- ja tuotanto-ongelmat, avaamaan uusi yksikkö toisessa kaupungissa tai maassa, harjoittamaan työhön palkatulle työntekijälle ja suorittamaan myös muita vastaavia työtehtäviä.
Tietoisuus on avain työntekijöiden tehokkuuteen ja mielenrauhaan
Työvoiman lisäksi lähetetyn henkilöstön työ liittyy läheisesti yhteyksien luomiseen isäntäyrityksen työntekijöihin ja erilaisten dokumenttien valmisteluun. Viimeinen vivahdus on erittäin merkittävä, koska se riippuu lomakkeiden, hakemusten, määräysten ja lupien kokoamisen oikeellisuudesta, saako lähetetty työntekijä pääsyn tarvittaviin tiloihin, suorittaako hän tehtävänsä täysin ja saako hän rahallisen korvauksen.
Liikematkailijoille asetettujen vaatimusten tuntemus helpottaa huomattavasti kirjanpitäjien ja dokumentoinnissa mukana olevien henkilöiden matkaprosessia.
Nämä tiedot ovat tarpeen myös työmatkalla olevalle työntekijälle, koska sen avulla hän voi varautua etukäteen tehtäviensä suorittamiseen eikä päästä vaikeuksiin. Ja lopuksi isäntäyrityksen henkilöstö on yksinkertaisesti velvollinen olemaan tietoinen liikematkustajille asetetuista vaatimuksista. Muutoin vastuuhenkilöiden etsimiseen saattaa liittyä väärinkäsityksiä.
Kuka ja millä ehdoilla voidaan lähettää
Joten matkaa olisi pidettävä työntekijän matkalla toiseen paikkakuntaan työnantajan hänelle antaman toimeksiannon täyttämiseksi. Samanaikaisesti työmatkojen määrä ei sisällä niiden työntekijöiden matkoja, joiden toiminta koostuu jatkuvasta liikkumisesta tai jotka voidaan suorittaa tiellä.
Työhön osallistuvien kansalaisten oikeuksien kunnioittamisesta huolehtivassa lainsäädännössä on asetettu rajoituksia työntekijäryhmille, jotka voidaan lähettää työmatkoille:
- Raskaana olevat naiset.
- Naiset, joilla on alle kolmen vuoden ikäisiä lapsia.
- Vammaisia äitejä tai 3–14-vuotiaita lapsia voidaan lähettää vain heidän suostumuksellaan.
- Vanhempi, joka kasvattaa itsenäisesti alaikäistä lasta.
Ohjattuna toiseen yritykseen työntekijä alistuu sisäiseen rutiiniaan. Jos lähtö- tai saapumispäivä kuuluu työntekijän lailliselle lomalle, hänelle annetaan uusi päivä lepoa varten. Totta, niissä tapauksissa, joissa liikematkailija menee tarkoituksella matkalle viikonloppuna tai lomalla, hänelle maksetaan korvaus työlain mukaisesti.
Valtion sisäiset työmatkat eivät saisi kestää yli kuukautta ja sen ulkopuolella kahta kuukautta.
Työmatka: paperityöt
Kirjanpidossa matkan aikana syntyneet matkakulut sisältyvät luetteloon tuotantokustannuksista, jotka otetaan huomioon tuloveroa laskettaessa.
Matkan järjestämismenettely koostuu seuraavista vaiheista:
- Tilauksen antaminen työmatkalle työtehtävän perusteella.
- Matkatodistuksen rekisteröinti.
- Todistuksen myöntäminen - matkan ennakkomaksun laskeminen.
- Lähtevien varojen antaminen lähtevälle työntekijälle.
- Matkan ilmoittautuminen erityisesti tätä varten tarkoitetussa lehdessä.
Matkatunnus - Yksi tärkeimmistä asiakirjoista työntekijälle, joka meni toiseen kaupunkiin tai maahan. Se merkitään lähetetyn työntekijän lähtöä ja saapuessa. Merkkien mukana on sekä lähettävän yrityksen että vastaanottavan edustajan allekirjoitukset ja leimat.
Taloudellisen korvauksen yksityiskohdat
Kun työntekijä palaa, hänen on ilmoitettava kirjallisesti siitä, kuinka hänelle osoitetut varat käytettiin kuluraportti. Matkan tekeminen päättyy laskennallisen kirjanpidon kanssa työntekijän kanssa. Kun kertyneet varat on maksettu, tämä toimenpide heijastuu asianomaisilla tileillä.
Jos työntekijä ei ole käyttänyt ennakkomaksua kokonaan, loppusumma on palautettava kassalle tai yrityksen tilille. Tämä on yksi työntekijän päätehtävistä. Työntekijä voi tämän lisäksi tietäen, mitä vaatimuksia lähetetylle henkilöstölle asetetaan. Hän voi pyytää korvausta hänen käyttämistä henkilökohtaisista varoista. Totta, hänen on esitettävä perusteet, jotka todistavat tällaisten kulujen tarpeen, sekä asiakirjat, jotka vahvistavat niiden syntymisen tosiasian (tarkistus, lausunto).
Mitkä kulut korvataan
Toisella paikkakunnalla tai maassa ollessaan palvelukseen siirretty työntekijä saa tavanomaisen palkansa, hänelle maksettavat bonukset ja tuet sekä varat, joita tarvitaan mukavaan oleskeluun tavanomaisen asuinpaikkansa ulkopuolella.
Matkakulut sisältävät seuraavat erät:
- Matkamaksu (linjaliikenne ja siirtokunnan alueella).
- Kustannukset vuokra-asunto.
- Ns. Päiväraha: ruoka- ja muut työntekijän tarpeet.
- Kustannukset, jotka työntekijä on tunnustanut tarpeellisiksi ja jotka hänen esimiehensä on hyväksynyt.
Matkakustannusten suurin sallittu määrä ja päivärahojen määrä määritetään yrityksen työehtosopimuksessa tai paikallisissa määräyksissä. Koska päivärahat ovat tosiasiallisesti rahaa työntekijän päivittäisiin tarpeisiin, niistä veloitetaan jopa muistakin työpäivistä (viikonloput, lomat, pakotetut tuotantokatkokset, viivästykset).
Lisätietoja lähetetyn työntekijän työtehtävistä
Tällä asiakirjalla on yhtenäinen muoto, ts. Sen ulkonäkö ja sisältö ovat samat kaikille tietyn valtion alueella toimiville yrityksille.
Työtehtävän laatii työmatkalle menevän työntekijän päällikkö, jonka työnantaja hyväksyy. Asiakirja sisältää seuraavat tiedot:
- Työntekijän sukunimi, nimi, sukunimi, joka lähtee työmatkalle pomon määräyksellä.
- Sitä ohjaavan organisaation nimi.
- Työntekijän määräpaikka (yrityksen nimi, kaupunki).
- Matkan alkamis- ja päättymispäivä.
- Yhteenveto tiedot toimeksiannon etenemisestä.
Virallinen toimeksianto ja sen perusteella laadittu työmatkatilaus sijaitsevat lähettävässä yrityksessä. Yhdessä muiden asiakirjojen kanssa niitä säilytetään lain määräämän ajan.
Mitkä ovat vaatimukset liikematkailijoille
Koska työmatkalla tarkoitetaan työntekijän vallan siirtämistä yritykselle tärkeiden toimien suorittamiseksi, johdon on oltava varma siitä, että työ tehdään tehokkaasti ja ajallaan. Siksi tällaisiin matkoihin lähetetään yleensä pätevimmät, kokeneimmat ja vastuullisimmat työntekijät.
Tutkittaessa on olemassa useita kriteerejä, joiden päällikkö päättää tietyn työntekijän nimittämisestä:
- Ikä yli 18 vuotta.
- Hyvä koulutus.
- Tarkoituksenmukaisen koulutuksen saatavuus, joka varmennetaan sertifikaatilla.
- Tarvittavien toleranssiluokkien hallussapito (sähköverkkoja käytettäessä).
- Yritysten taloudellisen toiminnan erityispiirteistä ja työmatkan tarkoituksesta riippuen työntekijältä voidaan edellyttää koulutusta ja todistusta työsuojelusta.
Jos työntekijä on kaikilta osiltaan sopiva eikä hänen työmatkallaansa ole lakisääteisiä esteitä, johtaja ilmoittaa hänelle tulevasta matkasta.
Lähetetyn työntekijän vastuut
Jokaisella yrityksellä on omat vaatimuksensa, jotka työntekijöiden on noudatettava, mutta useilla organisaatioilla on useita näkökohtia:
- Tarvittavien asiakirjojen oikea, pätevä ja oikea-aikainen ylläpito.
- Vastaanottavan organisaation noudattaman rutiinin noudattaminen.
- Tehtävässä määriteltyjen tavoitteiden saavuttaminen.
- Velvollisuuksien vastuullinen suorittaminen.
- Työntekijälle myönnettyjen ennakkomaksujen laillinen kulutus.
- Tallennetaan kustannusten toteutumista vahvistavia asiakirjoja.
- Reitin ilmoittaminen ajoissa sen valmistumisen jälkeen (yleensä kolmen päivän kuluessa).
Ohjeet työmatkalla oleville työntekijöille
Vastaanottavaan yritykseen saapuessa lähetettyjen työntekijöiden on kuunneltava johdanto-ohjeita, joihin sisältyy käytännesääntöjä kaupoissa, laitteiden lähellä tai muissa paikoissa. Tämä toimenpide on pakollinen jopa niille työntekijöille, jotka ovat käyneet yrityksessä useita kertoja ja tietävät kaikki ohjeet sydämestäsi.
Lähetetyn henkilöstön tiedotukset sisältävät myös tietoja paloturvallisuudesta ja työsuojelustandardeista.
Päinvastoin kuin johdanto-ohjeiden yleiset säännökset, tavoite liittyy suoraan niihin töihin, jotka lähetetty työntekijä suorittaa tällä hetkellä.
johtopäätös
Työmatkojen järjestäminen on vastuullinen prosessi, josta useimmat yritykset, organisaatiot ja yritykset eivät voi tehdä ilman. Matkan tavoitteen saavuttamiseksi sekä resurssien tehokkaimmaksi ja tehokkaimmaksi käyttämiseksi työntekijöiden on noudatettava useita vaatimuksia, suoritettava ammatilliset tehtävänsä tehokkaasti ja tunnettava kaikki dokumentoinnin ylläpidon säännöt.
