Työprosessi koostuu päällikön tehtävien asettamisesta ja niiden toteuttamisesta yrityksen työntekijän toimesta. Jokainen työntekijä laatii ajoittain etenemisraportin. Taajuus riippuu yrityksen sisäisistä säännöistä sekä muodosta. Älä aliarvioi tämän asiakirjan merkitystä johdolle.
Tässä artikkelissa tarkastellaan kuinka laatia oikein raportti tehdystä työstä, näyte asiakirjan täyttämisestä ja vinkkejä sen valmisteluun.
Miksi sinun on pystyttävä ilmoittamaan työstä oikein
Työnkulku voidaan esittää monimutkaisena mekanismina, jossa jokainen yrityksen työntekijä on vaihde. Tässä esimerkissä organisaation päällikkö on insinööri, jonka on varmistettava, että kaikki mekanismit toimivat sujuvasti ja mahdollisimman nopeasti.
Todellisessa elämässä pomojen on melko vaikea arvioida kuinka hyvin työntekijät tekevät työnsä, jos he eivät näe työnsä tuloksia. Siksi melkein kaikissa yrityksissä johto velvoittaa jokaisen työntekijän laatimaan säännöllisesti raportin tehdystä työstä. Usein tämä asiakirja luodaan yhden viikon välein. Näin pomot näkevät, mitä työntekijät tekivät ja kuinka hyödyllisiä he olivat yritykselle.
Väärä esimerkki
Asiakirja on vapaassa muodossa. Ehkä siksi on olemassa suuri määrä raportteja, jotka eivät puhu johdolle mistään tai saavat sinut ajattelemaan, että työntekijä ei tule toimeen hänelle osoitettujen toimintojen kanssa. Lisäksi tietty työntekijä voi olla todellinen kova työntekijä ja täyttää suunnitelmansa ylenmääräisesti. Syy tähän on virheellisesti laadittu raportti tehdystä työstä. Alla on esimerkki tällaisesta asiakirjasta.
”Vastaanottajalle: suunnitteluosaston johtaja Ivanov P. M.
Lähettäjä: suunnitteluosaston 1. luokan taloustieteilijä Petrov Yu. R.
Asiakirjan tyyppi: tilannekatsaus ajanjaksolle 02.15.16 - 02.19.16
Seuraava on suoritettu:
- täytäntöön työajat tuotanto työpaja;
- ajankäytön tulokset sisältyvät työohjelmaan;
- lasketut uudet aikastandardit;
- Vastaukset työn tarkastajien sekä useiden asiakkaiden pyyntöihin koottiin.
- osallistui konferenssiin, jonka aiheena oli työntehokkuuden parantaminen yrityksessä.
Koonnan päivämäärä: 02.19.16
Allekirjoitettu: Petrov Y. R. ”
Jos työntekijä laatii raportin tällä tavalla tehdystä työstä, johto katsoo, ettei hänellä ole riittävästi lastausta.
Mitkä ovat virheet?
Yllä oleva esimerkki osoittaa selvästi standardivirheet tällaisten asiakirjojen valmistelussa.
Tärkeimmät niistä ovat:
- puuttuu luettelo suoritettavista tehtävistä;
- ei suunnitelmia seuraavalle raportointikaudelle;
- spesifisyyden puute;
- analyysiä ei ole;
- työntekijän aloitteellisuuden puuttumista korostaa tarjousten puute hänen työalallaan.
Edellä esitettyjä vaatimuksia tulisi käyttää sekä viikkolomakkeiden valmistelussa että kun tehdään raportti vuoden työstä.
Sopiva vaihtoehto
On todennäköistä, että laatukertomuksen laatimisen ensimmäinen kerta ei toimi. Annamme sinulle helpommaksi antamalla esimerkin siitä, kuinka kirjoittaa johtajalle raportti tehdystä työstä, joka mainitaan ensimmäisessä esimerkissä:
”Vastaanottajalle: suunnitteluosaston johtaja Ivanov P. M.
Lähettäjä: suunnitteluosaston 1. luokan taloustieteilijä Petrov Yu. R.
Raportti työvoiman tuloksista (02.15.16-19.02.16 gg.)
Raportointiviikolle asetettiin seuraavat tehtävät:
- Suorittaa tuotantolaitoksen työn ajoitus, jonka nykyiset aikastandardit puuttuvat tai vanhentuneet.
- Valmistele mittausten perusteella hyväksyttäväksi uudet standardit kyseisen rakenneyksikön työlle.
- Osallistu yrityksen työtehokkuuden parantamista käsittelevään konferenssiin, joka on suunniteltu 18.2.2016, valmistele kysymyksiä ja ehdotuksia.
Kaikki tehtävät suoritettiin, nimittäin:
- Käytettiin 5 kertaa ja sama määrä uusia standardeja koottiin tuotantolaitoksen työhön;
- osallistui konferenssiin, muistio ja ehdotukset liitteenä.
Työtä tehtiin myös saapuvien asiakirjojen kanssa:
- Koonnut 2 vastausta IOT-pyyntöihin.
- Vastaukset gr: n kirjeisiin. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Ajanjaksolle 02.22.16 - 02.26.16 on tarkoitus suunnitella työmatka Pecherskin sivukonttorin rakenneyksikön työn todentamiseksi.
Koonnan päivämäärä: 02.19.16
Allekirjoitus: Petrov Y.
Hyväksy, että tämä raportin versio lukee paremmin, ja johto näkee, kuinka hyvin yksi työntekijöistä toimii.
Kuinka kirjoittaa raportteja pidemmäksi ajaksi?
Tietenkin viikon jakso maalata kauniisti paperille ei ole vaikeaa. Puoliajan tai jopa vuoden aikana tehdystä työstä on vaikeampaa laatia raportti. Se on kuitenkin helpompaa tehdä kuin miltä voi näyttää ensi silmäyksellä. Jos sinulla on esimerkiksi viikoittaisia raportteja vaaditusta ajanjaksosta, voit käyttää niitä turvallisesti.
Enimmäismäärä - 1 arkki A4
Samanaikaisesti sinun tulisi yrittää suurentaa tietoja hiukan niin, että tulos mahtuu 1-2 sivulle. Jos viikkotuloksia organisaatiossa ei suoriteta, mutta sinun oli pakko laatia raportti vuoden työstä, älä paniikkia ja taistele hysteriassa.
Kaikki tiedot ovat ympärilläsi: katso asiakirjalokeissa tai sähköpostissa olevien viestien historiaa, avaa raporttien kansio, tutki matkamatkoja. Kaikki tämä auttaa muistamaan hyväksikäytöt, jotka olet suorittanut työvuoden aikana.
Yhteenvetona
Yllä olemme antaneet joitain esimerkkejä edistymisraportin kirjoittamisesta. Tärkeintä on ilmoittaa suoritetut toimenpiteet ilmoittamalla kvantitatiiviset ominaisuudet (niin monta kertaa tai niin ja niin monta kappaletta jne.). Siten ilmoitat oppaalle, kuinka paljon työtä pystyit suorittamaan.
Muista ilmoittaa raportin alussa luettelo erityistehtävistä, jotka sinulle on annettu suorittaa. Tärkeä osa on raportin valmistuminen. Muista kirjoittaa, mitä haluat toteuttaa työssä lähitulevaisuudessa. Tällä tavalla osoitat, että näytät laajemmalta kuin pelkästään välittömien tehtävien ja toimintojen alue, jotka on suoritettava työkuvan mukaisesti.
Voit myös harkita yllä olevaa esimerkkiä.
Tällaisten raporttien laatimisen helpottamiseksi voit tallentaa päivittäin tehdyt työt muistikirjaan tai sähköiseen asiakirjaan. Vietät vain 3–5 minuuttia päivässä tähän hiukan. Tämä ei ole niin paljon. Tällaisista tietueista johtuen voit kuitenkin luoda raportin työstäsi tulevaisuuden kaudeksi ilman mitään ongelmia.
