Muistio on valtioiden välinen asiakirja, jonka kautta työntekijöiden välillä tapahtuu virallista viestintää. Sen sisältö on alentunut tehtäviin, tehtävien suorittamiseen jne., Toisin sanoen työhön liittyviin kysymyksiin. Huolimatta siitä, että muistion kirjoittaminen on yksinkertainen asia, jota ei säännellä erittäin tiukeilla säännöillä, sinun on kuitenkin tunnettava ne. Tässä artikkelissa tarkastellaan näiden asiakirjojen, tyyppien jne. Kokoamismenettelyä.
ominaisuus
Palvelusertifikaatti on luonteeltaan informatiivista, mikä tarkoittaa, että se sisältää tiettyjä ilmoituksia, viestejä, ohjeita jne. Siinä käsitellyt kysymykset liittyvät tiettyyn työntekijään, jolle se lähetettiin. Toisin sanoen muistio on työkalupakki viestinnälle yrityksen sisällä.
Huomaa: Pakollista muistiota ei ole vahvistettu. Tämä on lisäasiakirja, vaikka sen perusteella voidaan laatia tilauksia ja ohjeita.
käytäntö
Muistion katsotaan olevan usein käytetty dokumentaatio, samalla kun sitä ei sisällytetä virallisesti turvaluokiteltujen hallintoasiakirjojen luetteloon. Laajasti käytettynä siitä tulee viestintää horisontaalisella tasolla: ts. Yhden yksikön työntekijä laatii sen siirtääkseen pyynnön tai ehdotuksen toisen työntekijälle.
Tärkeää: hallintaobjektien tilan, jonka välillä viestintä tapahtuu muistion kautta, tulee olla vastaava. Muutoin asiakirjaa ei pidetä muistiona, vaan muistiona.
Käyttötarkoitus
Työmuistiota voidaan käyttää monissa tapauksissa.
Tässä muutama esimerkki:
- työntekijöiden bonukset;
- lähettää työntekijä työmatkalle;
- raportointi logistiikkaosastolle laitteiden toimintahäiriöistä;
- ostoilmoitus;
- turvallisuuspäällikön ilmoitus muiden yksiköiden päälliköiltä luvattomien henkilöiden (ei työntekijöiden) tarpeesta päästä yrityksen rakennukseen syistä;
- kirjanpitoosastolle lähetetyn muistion muodossa oleva pyyntö aineellisten resurssien jakamisesta tietyille tarpeille jne.
Valitut tapaukset muistioiden kirjoittamista varten
Vaikka muistiota pidetään sisäisenä paperina, yksi sen muodoista on todistuskomissiolle lähetetty asiakirja. Tarralapun käyttäminen yksinomaan työskentelyviestintään on kuitenkin yhä yleisempää.
Kuinka kirjoittaa muistion?
Muistion kirjoittamisen perussäännöt ovat samanlaiset kuin minkä tahansa muun. Niihin sisältyy kirjoittaminen A4-arkkiin, ohjeet kenelle ja kenelle se lähetetään, varmennus päivämäärän kanssa ja allekirjoitus. Mutta miten kirjoittaa muistio kaikkien vaatimusten mukaisesti?
- kirjoita keskelle (sallitaan myös arkin vasemmalle puolelle) asiakirjan vastaava nimi;
- Päivämäärän kirjoittamiseen on kaksi vaihtoehtoa - molemmat täysin arabialaisin numeroin ja kuukauden ilmaisu sanoin;
- otsikossa pääotsikkoon voidaan lisätä lyhyt kuvaus asiakirjan sisällöstä;
- Lähettäjää ja vastaanottajaa koskevien tietojen on oltava täydellisiä: nimen, sukunimen ja etunimen, sijainnin ja yksikön (yksikön), johon tämä sijainti on liitetty, täydellinen nimi.
Palveluilmoituksen sisältö
Vastaus kysymykseen, kuinka muistio kirjoitetaan, sisältää paitsi tämän asiakirjan yksityiskohdat ja määritteet myös sen, minkä sen tulisi olla.
Tarkasteltavana olevassa artikkelissa ei vaadita lausuntoa ongelman olemuksesta erittäin kuivalla ja virallisella kielellä - ilmainen kertomus on kuitenkin sallittu, ja se heijastaa erityisesti kirjoittamisen syytä.
Sisältö on yleensä jaettu kahteen osaan. Ensimmäistä näistä kutsutaan johdanto-osaksi. Se puhuu lyhyesti siitä, mikä sai valmistelijan kirjoittamaan muistion ja lähettämään sen tietylle työntekijälle.
Toista osaa pidetään pääasiallisena, se on myös johdanto-osaa suurempi. Tämä teksti sisältää lausunnon suorasta pyynnöstä tai ehdotuksesta. Siihen voidaan lisätä tilanteen analyysi, päätelmät ja tulokset.
muoto
Jotkut yritykset kysyvät muistion kirjoittamisesta yksinkertaisesti työntekijöilleen erityisen lomakkeen. Mutta on huomattava, että tämä ei ole pakollista yhdistämistä - GOST tarjoaa vain neuvoa-antavia säännöksiä (fontit, mitat ja etäisyys) ilman hyväksyttyä näytettä. Jos sitä on tietyssä yrityksessä, on parasta pysyä siinä.
Palvelu ja muistiot
Muistiinpanossa hiukan korkeampana havaittiin, kuinka viralliset ja raportointitiedot eroavat toisistaan. Mutta monet ihmiset ovat edelleen taipuvaisia sekoittamaan heidät toisiinsa.
Yleisimmät virheet ovat:
- muistio työntekijälle työntekijästä pomolle (itse asiassa raportti);
- palkankorotuksesta;
- mainostamisesta.
Kaksi viimeksi mainittua ei koske horisontaalista tasoa, vaan pystysuunnassa, mikä kieltää muistion määritelmän.
Tärkeää: muistioiden jakaminen muistioiksi ja selittäviksi ennakolta on väärin.
rekisteröinti
Kaikki muistiot tallennetaan rekisteriin. Riippuen siitä, kuinka paperityöt on järjestetty kussakin tietyssä yrityksessä, joko paperin laatinut tai vastaanottaja voi käsitellä tätä. Joka tapauksessa tämä johtuu siitä, että palvelusetelille annetaan yksilöivä numero, joka tulisi ilmoittaa sen tekstissä.
Esimerkkimuistio
"Myyntiosasto, tietotekniikkaosaston johtaja V. A. Kutsak
muistio
№ 19-43/102
13. huhtikuuta 2015
Testattaessa tietokoneen tilaa sen suorituskyvyn suhteen
Alkaen 4.10.2015 myyntityöntekijän R. Maksimenkon henkilökohtaisessa tietokoneessa esiintyy säännöllisiä myyntihäiriöitä: käynnistäminen uudelleen antamatta tätä komentoa tietokoneelle, käynnistys- / sammutusongelmat ja myös näytön välkkyminen. Kuvaillun vuoksi pyydän teitä suorittamaan tarvittavat diagnostiikat osastosi asiantuntijoilta häiriöiden syiden havaitsemiseksi ja niiden ratkaisemiseksi onnistuneesti. Ehdotan, että testitulokset julkaistaan kirjallisesti ja niistä esitetään yhteenveto jatkotoimista: koneen korjaus tai vaihto.
Osastopäällikkö L. A. Kudryavtsev "
Oletetaan, että PC: tä ei voida korjata. Laadimme tällöin muistion laitteiden poistamiseksi.
Esimerkki käytöstäpoistohuomautuksesta
"Myyntiosasto, Logistiikkajohtaja Osasto M. A. Oleinik
muistio
№ 21-45/104
16. huhtikuuta 2015
Tietoja toimimattoman tietokoneen käytöstäpoistamisesta
10. huhtikuuta 2015 alkaen myyjän R. Maximenkon tietokoneessa tapahtui säännöllisiä toimintahäiriöitä. IT-osaston asiantuntijoiden tämän tuloksena suorittama diagnoosi osoitti seuraavaa: PC ei sovellu jatkokäyttöön. Tältä osin pyydän poistamaan yllä mainitut laitteet toimimattomuudesta.
Osastopäällikkö L. A. Kudryavtsev "
Hänen lisäksi tarvitset toisen huomautuksen - käytöstä poistettujen laitteiden korvaamiseksi.
Laitteiden vaihtohuomautus
"Myyntiosasto, logistiikkaosaston johtaja M. A. Oleinik
muistio
№ 22-46/104
17. huhtikuuta 2015
Tietoja rikkoutuneen tietokoneen vaihtamisesta
Laitosasiantuntijan Maksimenko R. D.: n henkilökohtainen tietokone oli käytöstä poistettu ja se on vaihdettava sen toimintakyvyttömyyden takia (asiakirjan nro 20-44 / 103, 15.4.2015).Ole hyvä ja toimita uusi laite, joka vastaa käytöstä poistettuja parametreja. Ilmoita toteutuksesta kirjallisesti. Liitän muistiinpanoon tietotekniikkaosaston raportin diagnostiikasta ja sen tuloksista.
Osastopäällikkö L. A. Kudryavtsev "
Lopuksi
Muistion kirjoittaminen ei yleensä aiheuta ongelmia. Tämä valtioiden välinen asiakirja on melko tuttu viestintätapa eri hallintotasojen välillä. Vain ”sekaannus” muistioiden ja muistioiden välillä voi aiheuttaa ehdollisia esteitä (artikkeli osoittaa, miten ne eroavat).
Joissakin yrityksissä muistioiden kokoaminen tapahtuu yksinomaan käyttöön otetun ja hyväksytyn mallin mukaan (tässä tapauksessa on parempi varastoida niitä varten erityisiä lomakkeita), toisissa se on enemmän kuin ilmaista.
Tätä asiakirjaa laatiessaan tulisi noudattaa samoja sääntöjä kuin muissakin papereissa - fontti ja välilyönnit GOST: n mukaan, päiväys ja allekirjoitus setelin voimassaoloaikana.
Muistio on yleensä erittäin kätevä työkalupakki, joka on helppo hallita, ja kun sitä käytetään oikein, organisaatioryhmän työ on hyvin koordinoitua ja selkeää. Se auttaa ylläpitämään kokonaisvaltaista yhteyttä osastojen välillä ja vahvistaa myös niiden muodostamaa rakennetta.
