johtaa liikekirjeenvaihto joskus se ei ole ollenkaan helppoa. Joskus joudut tekemään papereita, joissa on hyvin erityinen painopiste. Heistä erityinen paikka on kutsukirje.
Peruskäsitteet
Toimistojen kirjeenvaihdolla on omat lait ja määräykset. Jokaisella tietystä aiheesta kootulla asiakirjalla on erityinen ilme. Niin on kutsukirje - sen ydin heijastuu jo itse otsikossa.
Tämä postilähetys on tarkoitettu kutsumaan henkilöä tai ihmisryhmää osallistumaan tulevaan suunniteltuun tapahtumaan. Vaikuttaa siltä, että täällä ei ole mitään monimutkaista. Itse asiassa ajatusten oikein ilmaiseminen sanoin ei ole helppoa. Tällaiseen hoitoon on useita vaihtoehtoja. Kutsukirje on tarkoitettu saamaan tietty henkilö (tai ryhmä) toimimaan. Se sisältää puhelun ja samalla selventää joitain olosuhteitaan. Tällainen asiakirja voi olla kutsu näyttelyyn tai haastatteluun, yrityskokoukseen tai konferenssiin, seminaariin tai muuhun tapahtumaan. Jokaisessa näistä tapauksista tämä kirje toimii välittäjänä. Se ei pakota, ei ilmoita, vaan siirtää lähettäjälle pyynnön vastaanottajalle.
Asiakirjan edut
Monet organisaatiot, jotka eivät ole tottuneet käyttämään edelleen suullista kommunikaatiotapaa. He uskovat, että ihmisten kutsuminen puheluiden ja henkilökohtaisten keskustelujen kautta on paljon tehokkaampaa kuin sähköpostien lähettäminen. Tietenkin suoran kosketuksen avulla on helpompaa välittää kaikki ajatukset keskustelukumppanille. Mutta jos tarkastellaan tarkkaan, voit nähdä, että kutsukirjeellä on edelleen useita merkittäviä etuja:
- Tämän asiakirjan avulla lähettäjä osoittaa kunnioitusta jokaiselle vastaanottajalle.
- Tällainen paperi voidaan suunnitella siten, että se näyttää jo ulkonäöltään tulevan tapahtuman suunnan.
- Tällaisen kirjeen läsnäolo mahdollistaa sen käyttämisen tarvittaessa kutsukorttina. Tällä varmistetaan, että se, jolle vetoomus suunnattiin, tulee tapahtumaan.
- Asiakirja on jatkuvasti vastaanottajan vieressä eikä anna hänen unohtaa tulevan kokouksen paikkaa, aikaa ja aihetta. Itse asiassa nykyajan elämän olosuhteissa on joskus vaikea muistaa jotain tärkeätä ajoissa. Paperi, joka on aina silmien edessä, ei anna henkilön unohtaa sitä.
- Tämä vaihtoehto on kätevä, jos tällä hetkellä on mahdotonta ottaa yhteyttä tiettyihin ihmisiin muilla tavoilla.
Kaikki nämä syyt korostavat jälleen kerran tällaisen kirjallisen vetoomuksen myönteisiä puolia.
Kirjeen kirjoittamista koskevat säännöt
Kirjallinen kutsu on eräänlainen ilmoituskirje. Tämä käy ilmi itse asiakirjan otsikosta. Itse asiassa se ilmoittaa vastaanottajalle, että tietty tapahtuma pidetään määräajassa. Lähettäjä haluaa olla varma, että kaikki kutsutut ihmiset varmasti vastaavat ja tulevat kokoukseen.
Ja tätä varten sinun on tiedettävä, kuinka kirjoittaa kutsukirje. Tässä on otettava huomioon useita tärkeitä seikkoja:
- Jos tapahtuma on luonteeltaan virallista tai jos siitä seuraa myöhemmin henkilökohtaista viestintää, se olisi annettava kirjelomakkeella. Tämä korostaa edelleen sen vakavuutta ja tulevan kokouksen tehottomuutta.
- Kirje on lähetettävä etukäteen, jotta henkilöllä on tarpeeksi aikaa ajatella ja tehdä päätös. Ehkä hän haluaa kieltäytyä.Tässä tapauksessa hänellä on mahdollisuus ottaa yhteyttä järjestäjiin ja ilmoittaa heille tästä.
- Koska tällainen asiakirja kuuluu edelleen virallisen kirjeenvaihdon luokkaan, sitä on noudatettava laatiessaan. liiketoiminnan tyyli.
- On parempi tehdä se kahtena kappaleena, jotta yksi pysyy organisaatiossa vahvistusta varten.
Kutsun tulisi koostua seuraavista osista:
- Vakio "otsikko", joka ilmaisee vastaanottajan koordinaatit.
- Muutoksenhaku tyypillä ”Hyvä ilmoittaa” tai ”Hyvä kumppani”, tarvittaessa voit ottaa yhteyttä tiettyyn vastaanottajaan. Esimerkiksi ”Rakas Dmitri Sergeevitš!”.
- Suurin osa kutsusta, jossa esitetään kaikki tapahtuman yksityiskohdat.
- Vastuuhenkilön allekirjoitus, jossa ilmoitetaan sijainti, allekirjoitus ja täydellinen dekoodaus
Jos kaikkia yllä olevia sääntöjä noudatetaan, voit odottaa, että lähetetty kirje antaa toivotun tuloksen.
