Jokainen meistä kirjoitti muodollisia kirjeitä ja muistiinpanoja ainakin useita kertoja elämässämme. Missä tahansa olemmekin ja mitä teemmekin, liiketoimintaviestintäämme tapahtuu millä tahansa alalla, joka on suoritettava joidenkin seikkojen selvittämiseksi, tietojen selventämiseksi, kysymyksen esittämiseksi ja niin edelleen. Jos aiemmin tämä ilmiö oli yleisempää paperisovelluksissa ja kirjeiden lähettämisessä esimiehille (samoin kuin liikekumppaneille), tänään tämä luokka on levinnyt laajemmin ympäristöömme.
Sinun on tiedettävä, miten liikekirjeenvaihto tapahtuu oikein, vaikka teet vain tilauksen jossain verkkokaupassa ja haluat kommunikoida sen edustajan kanssa.
Tässä artikkelissa kuvaillaan joitain tärkeimmistä seikoista, jotka muodostavat yritysviestinnän. Kiinnitämme huomiota siihen, mitkä vivahteet tulisi ottaa huomioon vaihtamalla kirjeitä kumppaneidemme kanssa; mitä ei voida sivuuttaa, jos et halua näyttää keskustelukumppanille epäpätevää ja epäkohteliasta, ja muista myös säännöt, joita tulisi noudattaa missä tahansa tilanteessa.
Tarvittaessa
Yritystoimintaa koskevaa kirjeenvaihtoa käytetään tietysti useimmiten työprosessissa. Jos työskentelet yrityksessä, kohtaat varmasti tarpeen kirjoittaa tämän tyyppinen kirjeenvaihto. Koska puhumme liiketoimintakysymyksistä, on helppo ymmärtää, että kirjoitustyylin tulisi olla sopiva - mahdollisimman virallinen ja virallinen.
Lisävaikutelma yrityksen työntekijöistä, missä kirje lähetetään, sinusta ja yrityksestäsi riippuu siitä, kuinka hyvin onnistut luomaan yritystoimintaa. Siksi tekstin kirjoittamisprosessiin ja sen suunnitteluun on suhtauduttava mahdollisimman vastuuntuntoisesti.
Ensinnäkin, jos etsit yritystoimintaa, suosittelemme, että tutustu ohjeisiin. Kuten edellä jo todettiin, esittelemme siinä joitain teoreettisia seikkoja sekä käytännön kysymyksiä. Artikkelin lopussa yritämme antaa joitain esimerkkejä käännöksistä, jotka ovat tyypillisiä muodolliselle kirjoitustyylille. Loppujen lopuksi, käyttämällä tämän artikkelin alustaa, voit itsenäisesti luoda korkealaatuisia tekstejä jatkoviestintään urakoitsijoiden kanssa.
Kirjeenvaihtotyypit
Haluan kiinnittää huomiota sen tyyppeihin heti keskustelemalla siitä, mikä on yrityslähetys. Joten voit valita pyyntökirjeen ja vastaavasti vastauskirje; kirje informatiivinen luonne (lähetetään useimmiten asiakkaalle); kiitoslehti (kiitos palvelusta), ilmoituskirje, muistutus, varoitus; suosituskirje; takuu ja saatekirje. Itse asiassa nämä ovat vain yleisimmin käytettyjä tyyppejä, jotka muodostavat sekä todellisen että sähköisen liiketoiminnan kirjeenvaihdon. Siksi heidän kanssaan tapaamme käytännössä useammin.
rakenne
On loogista, että minkä kirjeen kirjoittamisen helpottamiseksi organisaatiossa olisi hyödyllistä työskennellä sen tietyn rakenteen tai suunnitelman kanssa. Tämän avulla voit jakaa tehtävän pienempiin vaiheisiin, jotka on paljon helpompi suorittaa. Ajattele esimerkiksi kirjeesi riviä siten, että se kattaa aiheet, jotka sinun on esitettävä mahdollisimman tarkasti. Jos esimerkiksi kirjoitat kysymyksen siitä, millaisella tuotteella on hinta, yritä kertoa lyhyesti motiivi: miksi kirjoitat yritykselle (koska haluat ostaa tai tilata tämän tai kyseisen tuotteen); selventää päätavoitetta (selvittää, kuinka paljon sinulle maksaa 10 tavarayksikön tilaaminen tietyillä vaihtoehdoilla).Lopuksi määritä, missä muodossa haluat saada laskelman, ja kysy, tehdäänkö alennus tällaiselle tuotantomäärälle.
Tietysti nämä tiedot ovat jo ilmeisiä - sinun on vain analysoitava loogisesti, mitä haluat kirjoittaa. Lisäksi emme saa unohtaa suunnittelua ja vaatimuksia. Kerromme sinulle lisää tästä myöhemmin.
Kirjoittamista koskevat vaatimukset
Liiketoiminnan kirjeenvaihtosääntöjen mukaan kaikkien kirjeiden on oltava ensinnäkin lyhyitä. Tämä on pääsääntö, että se luetaan. Olen samaa mieltä, meistä kaikista ei pidä, kun meille on ladattu suuri määrä tietoa. Jos tämä kirje on luonteeltaan liike-elämää, sen ei pitäisi olla valtava - tässä tapauksessa se voidaan yksinkertaisesti sivuuttaa. Jos et voi vähentää tietoja heti, tee se sen jälkeen, kun olet kirjoittanut ensimmäisen kirjeesi kirjeestä.
Toiseksi kumppanisi (kirjeenvaihtajan) on ymmärrettävä, mikä on vaakalaudalla. Toisin sanoen kirjeestä tulisi tehdä informatiivinen ja ymmärrettävä. Siihen on tarpeen laittaa tiedot, jotka haluat välittää, jotta vältetään lisäkysymykset ja etkä tuhlaa aikaa yksityiskohtien selventämiseen.
Kolmanneksi, kirje tulisi tehdä mahdollisimman kunnioittavasti kumppanillesi tai yrityksen työntekijälle, joka lukee sen. Se on totta - mitä enemmän kunnioitusta osoitat keskustelukumppanillesi, sitä enemmän on mahdollisuuksia, että hän vastaa oikein pyyntöösi ja lopulta saavutat halutun vaikutuksen.
Kirjeenvaihto englanniksi
Joissain tapauksissa neuvottelujen tulisi olla englannin (tai muun kuin venäjän) kieltä. Tämä on normaalia, etenkin jos on suhde ulkomaisiin vastapuoliin. On huomionarvoista, että liiketalouden kirjeenvaihtoa koskevat säännöt koskevat mitä tahansa kieltä: vain tyylit voivat vaihdella. Sinun tehtäväsi on valita sopivin tilanteeseen, jossa sinä ja kumppanisi (keskustelukumppani) olette.
Englanninkielinen kirjeenvaihto vaatii tietysti sen riittävän korkeatasoista, joten jos tämä ei koske sinua, suosittelemme ottamaan yhteyttä ammattikääntäjiin. On tärkeää, että käännöksen suorittaa henkilö, jolla on erityispuhetta, joka sisältyy liiketoiminnan kirjeen kieleen.
Esimerkki. merkintä
Jokaisessa keskustelussa on erittäin tärkeää, kuinka aloitat sen. Tässä suhteessa liiketiketti Kirjeenvaihto ei eroa elävästä viestinnästä: ensimmäinen asia on tervehdyttää keskustelukumppania ja esitellä hänet jotenkin keskusteluun. Tervehdys voi olla vakio ”Hei”, mutta esittelyn tulisi olla yksilöllisempi. Voit esimerkiksi ilmoittaa kirjeesi lyhyen tarkoituksen ("Otamme sinuun yhteyttä saadaksesi selville joitain tietoja tuotteestasi. Ensinnäkin olemme kiinnostuneita A1-mallin hinnoista). Toinen vaihtoehto: ”Jatkuvana A1-mallia koskevasta puhelinkeskusteluistamme kirjoitan sinulle kysymyksellä tämän tuotteen kustannuksista”). Voit myös kuvailla tilannettasi yksinkertaisesti: "Kirjoitan sinulle siitä syystä, että kumppanisi otti vuonna 2010 yhteyttä yritykseemme ja tarjosi sinun aloittaa yhteistyö tällä alueella puolestasi."
Aineisto
Lisäksi sen jälkeen, kun olet kirjoittanut jonkin johdannon kirjeeseesi, sinun tulisi selventää, miksi kirjoitat. Kun olet esimerkiksi kysynyt tuotteen hinnasta, määritä, mikä sinua kiinnostaa. Voit kirjoittaa tämän: "Haluamme tilata n: nnen määrän tuoteyksiköitä, jotka toimitetaan osoitteeseen X." Jos puhelinkeskustelua jatketaan, voit ilmoittaa pyyntösi - miksi kirjoitit henkilölle sen jälkeen, kun puhuit hänen kanssaan puhelimessa (sanoa vahvistaaksesi aikomuksesi suorittaa kauppa): "Nimittäin: olemme kiinnostuneita tuotteesta N, jos se toimitetaan vaihtoehdolla X ". Jos otat huomioon kolmannen version, voit myös alkaa kehittää teemahakuasi yhteistyöhön yrityksen kanssa.Kuvaile, että se on sinun etujesi mukaista ja että kumppani saa konkreettisia etuja vuorovaikutuksesta kanssasi, jos hän suostuu siihen: "Sinun on kiinnostavaa tietää, että yrityksemme suunta on muuttunut, minkä jälkeen se on tullut vielä lähempänä yrityksesi etuja."
tarjous
Kaikessa liiketoiminnan kirjeenvaihdossa (mainitsemillamme esimerkeillä on välttämättä myös tämä ominaisuus) tarvitaan looginen järjestys. Jos aluksi kirjoitit miksi kirjoitat, sinun tulisi kehittää ja laajentaa tätä ajatusta edelleen. Ilmoita, mitä haluaisit keskustelukumppanilta laajemmin - ehkä vetää hänelle mahdollisuuden hyötyä siitä, että suostuit työskentelemään kanssasi. Tämän osan pitäisi kaiken logiikan mukaan olla kirjeesi "huippu", jonkinlainen huipentuma. Jos aluksi lähestyit sujuvasti sitä, mikä kiinnostaa sinua ensin, tässä osassa sinun pitäisi paljastaa kortit. Kaiken liiketoiminnan kirjeenvaihto (esimerkit yllä olevista kirjaimista ei ole poikkeus) olisi rakennettava niin sujuvalle käyrälle ylöspäin. Silloin rivisi lukija ymmärtää mielialasi ja siten hänen on mukavampaa kommunikoida kanssasi. Älä tee mitään jyrkkiä hyppyjä, älä siirry aiheesta toiseen.
Kuten esimerkit osoittavat, jos joudut keskustelemaan esimerkiksi kahdesta toisiinsa liittymättömästä aiheesta, voit jakaa artikkelin osiin jakamalla sen kappaleiksi. Tämä on kätevä lukijalle, joka näkee visuaalisesti hetken, jolloin siirryt kysymyksestä toiseen; niin se on sinulle, koska tässä tapauksessa kirjoitat ikään kuin puhumme kahdesta eri kirjaimesta.
Jos puhumme esimerkeistämme, sinun tulisi kirjoittaa: "Lisäksi haluamme tilata uudelleen tuotteita N, joista olemme vuorovaikutuksessa kuukautta aiemmin." Tai: "Olosuhteihimme sopivalla hinnalla haluamme luoda jatkuvan yhteistyön kanssasi tällä alueella lisäämällä myyntikanavan X-Y tuhanteen yksikköön." Lopuksi voit: "Jos kiinnostuksesi kanssamme työskentelemiseen on edelleen voimassa, ota meihin yhteyttä."
Joka toinen liiketaloudellisen kirjeenvaihtoesitys perustuu tähän periaatteeseen, joten siinä ei ole mitään vikaa. Päinvastoin, usein otsikoiden korostaminen auttaa navigoimaan paremmin, koska se poistaa ”kiinteän tekstin”, tekee siitä eräänlaisen “ankkurin”, johon voit kiinnittää visuaalisesti.
Viimeinen osa
Viimeinkin, sinun tulisi lopettaa kirje samalla tavalla kuin aloitit sen. Jos kirjoitat kiitoksia, kirjoita, että olet iloinen yhteistyöstä kuvailemasi yrityksen kanssa; Jos tämä on kaupallinen tarjous, sinun tulee ilmaista kiitollisuutesi huomiosta kirjeellesi ja toivoa jatkossakin vuorovaikutusta tämän henkilön kanssa. Sinun on ymmärrettävä, että se, kuinka viimeistelet kirjeesi, määrää suurelta osin lopullisen mielipiteen sinusta ja yrityksestäsi. Kaikki liikekirjeenvaihto (esimerkit kirjeistä todistaa tämän jatkuvasti) perustuu kohteliaisuuteen - muista kiittää aina keskustelukumppaniasi, ilmaista toivoa, ylistää häntä tai jättää suosituksesi. Sinun tulisi valita tekstin pääte tavalla, joka vastaa täysin kirjeessä kuvattua ongelmaa.
Esimerkkejä: "Toivomme pitävämme sinut jatkuvana kumppanina ja toivomme vakaaa yhteistyötä tulevassa toiminnassamme." Tai "Olemme vilpittömästi kiitollisia huomiostamme ja toivomme, että voimme kehittää yhteistyötä kanssasi tulevaisuudessa." Tai "Kiitos huomiostamme. Toivon, että voimme jatkossakin varmistaa kiinnostuksesi N-markkinoilla."
Etiketti ja lukutaito
Älä missään tapauksessa unohda kohteliaisuutta. Kuten jo edellä mainittiin, on tärkeää, jos olet kiinnostunut yritystoiminnasta. Lauseet, kuten ”mielelläni yhteistyöstä”, “kiitos huomiostamme”, “pyydän anteeksi huolestasi”, “tulemme mielellämme näkemään sinut”, “etkö tee meistä yritystä” ja muita. Kaksi viimeksi mainittua liittyvät muuten enemmän kutsuihin yritysjuhliin kuin liiketoiminnan kirjoittamiseen.
Lisää aina kunnioituksen osoituksena lauseita ”kiitos”, “kiitos”, ”ystävällisesti” ja niin edelleen tarvittaessa.
Yhtä tärkeää liiketoimintakirjeiden kirjoittamisessa on ihmisten lukutaito. Tarkemmin sanottuna, jos teet ainakin yhden perusvirheen kirjeen luomisprosessissa, voimme sanoa, että keskustelukumppani antaa sinusta täysin erilaisen mielipiteen kuin mitä odotat. Siksi yritä kirjoittaa niin osaavasti kuin mahdollista ja tarkista kaikki useita kertoja. Jos et tiedä miten löytää virheitä ja korjata ne itse, käytä korjaajan tai erikoistuneiden palveluita. Se on hyvin yksinkertainen, mutta antaa sinun olla varma tekstistäsi.
Harjoittelu ja koulutus
Kuten edellä todettiin, verkossa on monia esimerkkejä jokaisesta aiheesta valmiista liikekirjeistä. Emme sisällyttäneet niitä tähän kokonaisuutena, koska itse asiassa tässä artikkelissa ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi tilaa tilaa niin suuren määrän tietoja. Vastineeksi päätimme yksinkertaisesti todeta joitain perussääntöjä ja -periaatteita, joista sinulla oli mahdollisuus tutustua edellä. Tämä ei tietenkään ole kaukana kaikista vaiheista, jotka olisi toteutettava tiellä liiketoiminnan kirjoittamisen opiskeluun. Itse asiassa käytännöllisellä roolilla on tärkein rooli tällä alalla.
Jos tutkit esimerkiksi 5-10 esimerkkiä valmiista kirjeistä ja luet myös artikkelisi ja poimit täältä joitain sääntöjä, voit pian kirjoittaa kirjeitä tarvitsemallasi tavalla. Itse asiassa tämä riittää luomaan minkä tahansa kirjeen liiketoiminnan kirjeenvaihdon puitteissa.
Valmiita esimerkkejä
Koska, kuten edellä jo todettiin, on olemassa suuri määrä valmiita esimerkkejä, opiskelijoille ja aloitteleville asiantuntijoille on houkutusta käyttää jonkun toisen valmista tietotaidoa tehdäkseen oman projektinsa sen pohjalta. Haluan sanoa, että tätä ei suositella käytännössä, kun taas harjoittelu - kiitos.
Tutkiessaan sitä, mitä muilla kirjeillä on kirjoitettu, voit navigoida helpommin se, mitä sinun on selvennettävä kirjeenvaihdossa. Tämä on normaalia, koska ihmisluonnon on oppia suoraan kokemuksesta.
Totta, jos sinulle annetaan tehtäväksi koota täysimittainen yrityskirje, yritä ensin tarkistaa esimerkit ja valita tehtävällesi sopivin. Sitten sinun on mukautettava se mahdollisimman paljon tilanteeseen, jonka olet kehittänyt yleisen konseptin mukaisesti, mutta samalla kirjoita se uudelleen luodaksesi oman esitystyyliisi ja kirjoitustyyliisi. Loppujen lopuksi pystyt ehkä välittämään tiedot paremmin ja tekemään viestinnästä tuottavampaa ja tehokkaampaa.
Opi ja harjoittele! Ja voit luoda omia yrityskirjeitäsi melko lyhyessä ajassa!
