Haluamme artikkelissamme puhua kirjeistä. Loppujen lopuksi ne ovat yleisin tapa vaihtaa tietoja. Arjessa ja työssä et vain voi tehdä ilman heitä.
Mikä on palvelukirje
Kirje on yleinen nimi asiakirjoille, joiden sisältö on hyvin erilainen ja jotka toimivat viestintävälineenä täysin erilaisten rakenteiden ja organisaatioiden välillä niiden toiminnan prosessissa.
Kirjeet ovat papereita, jotka yhdistetään yhdessä suuressa ryhmässä siirtomenetelmällä - postitse. Valtava määrä heistä kertyy mihin tahansa organisaatioon. Ne on jaettu lähteviin ja saapuviin.
Kirjeissä voidaan sanoa erittäin suuri määrä tietoa: toive, tervehdys, mikä tahansa. Se annetaan erityisissä A4-lomakkeissa. Jos kirjain on pieni eikä sisällä enempää kuin seitsemää riviä, on sallittua käyttää A5-muotoa.
Jokaisen asiakirjan on oltava päivätty, ja siten myös kirje. Sen päivämäärä on allekirjoituspäivä.
Palvelukirjeen laatiminen
Kirje on rakennettu tietyn järjestelmän mukaan:
- Johdanto. Se osoittaa motiivit ja syyt asiakirjan kirjoittamiselle, tosiasiat, linkit menneisiin tapahtumiin, korkeampien organisaatioiden päätökset.
- Todisteita. Siinä esitetään kaiken asiakirjassa esitetyn perustelut.
- Päätelmät. Se tekee päätelmiä, esittää ehdotuksia, pyyntöjä ja vaatimuksia.
Tämä vaihtoehto on myös mahdollista, kun palvelukirje sisältää vain viimeisen osan ilman selityksiä.
Kirjeillä ei yleensä ole suuria määriä, yleensä se on noin yksi sivu.
Kokoonpanon tarkoitus
Minkä tahansa kirjeen tarkoitus on motivaatio. Joten sisällön tulisi olla selkeää, ymmärrettävää, tiivistä, ilman turhia ja tarpeettomia tietoja. Asiakirjan käsittelyssä on noudatettava useita sääntöjä.
Virallinen yrityskirje on omistettu yhdelle ainoalle numerolle. Tämä yksinkertaistaa niiden jatkokäsittelyä, jonka avulla voit nopeuttaa suorittamista organisaatiossa.
Teksti esitetään kolmannessa persoonassa ja yksinään. Esimerkiksi: "Lähitulevaisuudessa koulu suunnittelee ...".
Organisaation päälliköllä on oikeus allekirjoittaa mikä tahansa virallinen asiakirja, joten kirjeet ja hänen poissaolonsa aikana siirretään väliaikaisesti toimivaan johtajaan valtuudet.
Palvelukirje voidaan tällä hetkellä lähettää paitsi postitse, myös puhelinsoitto, faksi ja tietysti Internet-posti, mikä on kätevin ja suosituin vaihtoehto.
Asiakirjan laatimista ja toteuttamista koskevat vaatimukset
Huolimatta siitä, millä tavalla asiakirja lähetetään, palvelukirjeen valmisteluun sovelletaan yhtenäisiä suunnitteluvaatimuksia. Ne ovat mutkaton ja tietyt vivahteet voivat joskus olla hyödyllisiä.
Katsotaanpa miten palvelukirje kirjoitetaan. Alla on esimerkki.
Näin laaditaan vastaava kirje.
Pankkitiedot
Virallinen kirje on suuren ryhmän yritysasiakirjojen yleinen nimi, jota tarvitaan yhteydenpitoon laitosten välillä ja tavallisten kansalaisten välillä. Ne sisältävät suunnittelussa tarvittavat elementit.
Pankkikirjeen tiedot:
- Päivämäärä.
- Kirjeen numero.
- Linkit niiden asiakirjojen rekisteröintinumeroihin ja päivämääriin, joihin vastaus on kirjoitettu.
- Tekstin otsikko yhtenä lauseena.
Lisäksi yksityiskohtien yksittäiset komponentit on ilmoitettava oikein:
- Yrityksen nimi.
- Rakenneyksikkö.
- Urakoitsijan asema.
- Sukunimi ja nimikirjaimet.
- Vastaanottajan osoite
Jos kirje on osoitettu useille ihmisille tai organisaatioille, ilmoita ensin tärkein vastaanottaja (hänen osoite) ja sitten loput.
Palvelukirjeluokitukset
Palvelukirjeet voidaan luokitella täysin eri perusteilla, jotka voivat liittyä vastaanottajan tarkoitukseen, sisältöön, merkitykseen, kiireellisyyteen ja tilaan.
Yleensä kaikki liikekirjeet voidaan jakaa seuraaviin tyyppeihin:
- Tukemalla.
- Pyydä kirje.
- Tietoa.
- Mainontaa.
- Takuu.
- Kunnianhimoisia.
- Välimiesmenettelyyn.
- Muistutuskirjeet.
- Vahvistuskirjeet.
- Pyyntökirjeet.
- Ilmoituskirjeet.
Tällainen luokittelu on yleisin. Katsotaanpa lähemmin joitain liiketoiminnan kirjoittamisen muodoista.
Saatekirje
Saatekirje - asiakirja, jolla he ilmoittavat vastaanottajalle, että hänelle on lähetetty kaikki paperit, kenties jotain selitetään tai selvennetään. Tällainen kirje ei sisällä osoiteosaa.
Tällainen asiakirja alkaa pääsääntöisesti sanoilla: "Lähetämme sinulle ...", "Me ilmoitamme sinulle ..."
Samanaikaisesti myös tuotannon tai hallinnon tilannetta koskevat lisätiedot voivat sisältää. Esimerkiksi: "Sopimusten mukaisesti ..."
Tällaisen asiakirjan teksti voi sisältää selityksiä tai pyyntöjä materiaalista, joka on liitetty saatekirjeeseen. Se on laadittu lomakkeelle. Kaikkien yllä olevien yksityiskohtien lisäksi siinä tulisi olla huomautus sovellusten läsnäolosta.
Kutsu kirje
Tällaisessa asiakirjassa vastaanottaja kutsutaan osallistumaan tapahtumaan. Tällainen kirje voidaan lähettää tietylle henkilölle tai organisaatiolle. Ne alkavat lauseilla: "Pyydämme sinua vierailemaan ...", "Kutsumme sinut ...". Asiakirja paljastaa tulevan tapahtuman ytimen ja pakollisen ilmoituksen tapahtuman päivämäärästä ja ajasta sekä siihen osallistumisen ehdot.
Tiedotuskirje
Tämäntyyppinen kirjoittaminen on hyvin yleistä. Se ilmoittaa virallisten tietojen lähettäjälle. Tällaiset kirjeet ovat yleensä tyypillisiä, ja johtorakenteet lähettävät ne alaisille organisaatioille. Ne voivat antaa erityisiä lakeja, ehdotuksia ja suosituksia.
Muuten, uutiskirjeissä voi olla liitteitä. Asiakirjan määrä ei yleensä ylitä useita sivuja. Ne allekirjoittaa yrityksen päällikkö.
Myynninedistämiskirje
Tämä on myös eräänlainen tiedotuskirje, mutta se on osoitettu tietylle henkilölle tai organisaatiolle, se sisältää yksityiskohtaisen kuvauksen tavaroista ja palveluista. Kirjeen teksti sisältää yksityiskohtaisia tietoja. Sen päätavoite on kannustaa vastaanottajaa hankkimaan jotain.
Takuukirje
Tämä on asiakirja, joka sisältää velvoitteet tai niiden vahvistuksen. Ne on osoitettu tietyille henkilöille ja organisaatioille. Mistä takuista puhumme? Esimerkiksi takuut tavaroiden, vuokra, palvelujen ja työehtojen maksamiselle. Tällaisen kirjeen allekirjoittavat pääsääntöisesti kaksi henkilöä - johtaja ja pääkirjanpitäjä, ja myös varmentaa sinetin.
Vaatimuskirje (valitus)
Tämä on yritystoimiinkirjelmä, joka sisältää tietoja esimerkiksi tuotteen havaitsemisesta sopimuksessa mainittujen standardien noudattamatta jättämisestä. Tällaisen asiakirjan tarkoituksena on korvata tappiot, jotka ovat syntyneet sopimusmääräysten vastaisesti. Vaatimus on tehtävä kirjallisesti. Tällaisella kirjeellä ei ole käytännössä yhtä muotoa, mutta on pakollisia osia, joita on noudatettava.
Vaatimuksen on sisällettävä seuraavat tiedot:
- Sen organisaation täydellinen osoite, johon asiakirja lähetetään.
- Perusteet on ilmoitettu (viittaus takuuseen, sopimukseen).
- Erityisvaatimukset (tavaroiden palautus, rahat, alennus).
Vaatimus lähetetään kirjatulla kirjeellä tai toimituskirjeellä.Se sisältää valokopiot kaikista asiakirjoista, jotka vahvistavat lähettäjän oikein. Postituskuitti on parasta säilyttää.
Kirje alkaa aina lauseella: "Lähetämme sinulle valituksen ..."
tiedustelu
Pyydä kirje - yritystodistus, joka lähetetään virallisia tietoja varten. Sen tekstissä on selkeä perustelu tietojen tarpeelle. Nämä voivat olla linkkejä lakeihin, asetuksiin. Kirjeet allekirjoittaa virallisesti valtuutettu virkamies.
Pyyntökirje tarkoittaa vastauskirjettä. Erityinen asema annetaan viranomaisten lähettämille pyynnöille.
Muistutuskirje
Tätä asiakirjaa käytetään tapauksissa, joissa organisaatio ei suorita toiminnallisia velvollisuuksiaan, vaan toimii vain välittäjänä. Kirje koostuu pääsääntöisesti useista osista. Ensimmäinen niistä viittaa asiakirjaan, jossa velvoitteet on vahvistettu. Ja toisessa - pyyntö suorittaa kaikki toimet.
Ilmoituskirje
Tällainen asiakirja kertoo tapahtumista (julkisista). Kirjeet lähetetään monille organisaatioille tai ihmisille osallistumisesta, osallistumisesta. He voivat tiedottaa paitsi tapahtumista, paikasta ja ajasta myös kutsua osallistumaan. Kirje voi sisältää liitteitä, esimerkiksi osallistujan kyselylomakkeen, tapahtumaohjelman. Yleensä se lähetetään kokonaiselle vastaanottajaluettelolle, mikä tarkoittaa, että vastaanottajaa ei ilmoiteta. Tapahtumasta vastaavan henkilön on allekirjoittanut kirjeen.
Jälkisanan sijasta
Tutkimme artikkelissamme eniten käytettyjä yrityskirjeitä ja niiden kirjoittamisen vivahteita. Tutkittuaan aihetta vähän, voit nyt selata sitä vapaasti ja älä sekoitu, jos sinulle lähetetään ehdotus: "Kirjoita palvelukirje." Kuten huomaat, tämä ei ole vaikeaa, varsinkin jos muistat kaikki asiakirjan kirjoittamista koskevat perusvaatimukset ja yksityiskohdat. Artikkelissa annettiin esimerkki palvelukirjeen (näytteen) laatimisesta. Onnea.
