Todennäköisesti jokaisen on ainakin kerran pitänyt käsitellä tarvetta kirjoittaa yrityskirje. Laatiessasi sitä, päätät tahattomasti, että tämä ei ole ollenkaan helppoa. Liikekirjeiden kirjoittamisessa on monia sääntöjä ja sääntöjä, jotka sinun on tiedettävä. Artikkelissa kuvataan yksityiskohtaisesti asiakirjan kokoamisprosessi, tarjotaan näytteitä yrityskirjeestä, keskustellaan niiden tyypeistä ja suunnittelusta.
muoto
Valmiit lomakkeet antavat vakautta ja osoittavat yrityksen luotettavuuden. Ne sisältävät tarvittavat tiedot organisaatiosta, kuten:
- Nimi.
- Osoitteen.
- Ota yhteys puhelimiin.
- Sivusto.
- Sähköposti.
- Logo.
- Muut yhteystiedot.
Lomakkeissa ei ole tiukkoja sääntöjä. Siksi kukin organisaatio päättää itsenäisesti, mitä tietoja heihin laitetaan.
Kuinka kirjoittaa yrityskirjeitä? koulutus
Liikekirjeet kirjoitetaan ja toteutetaan tietyllä tavalla niiden luontaisten sääntöjen ja vaatimusten mukaisesti. Tavoitteesta riippuen kirjoittaja pohtii sisältöä yksityiskohtaisesti saadakseen lasketun tuloksen. Hänen on ymmärrettävä selkeästi, mitä tietoja vastaanottaja tietää jo kirjeen aiheesta, mitä jatkaa ja mitä uutta siinä on. Argumentit riippuvat tekijän tarkoituksesta. Liikekirjeen laatimisprosessi voidaan jakaa seuraaviin vaiheisiin:
- Aiheen tutkimus.
- Kirjeesityksen kirjoittaminen.
- Hänen suostumuksensa.
- Allekirjoittamista.
- Rekisteröidy.
- Lähetetään vastaanottajalle.
Liikekirjeiden rakenne
Kirjeen kirjoittamisessa on välttämätöntä kyllästää se tiedoilla, eli laittaa kaikki tarvittavat tiedot sinne. Se voi olla yksinkertainen tai monimutkainen. Yksinkertaisessa kirjeessä sisältö näyttää selkeästi ja ytimekkäästi tietoja, jotka yleensä eivät vaadi vastaanottajan vastausta. Kompleksi voi koostua useasta osasta, kappaleesta ja kappaleesta. Jokainen kappale sisältää yhden näkökohdan tiedoista. Tämän tyyppisen yrityskirjeen näytteet koostuvat yleensä johdanto-, pää- ja loppuosasta.
Merkintä sisältää perustan viittauksella asiaan liittyviin asiakirjoihin sekä kirjeen tosiseikat ja tarkoitukset. Se ilmoittaa nimen, kirjoittajan, päivämäärän, numeron ja otsikon.
Alla on esimerkki liikekirjeen kirjoittamisesta - johdanto-osa.
Pääosa kuvaa tilanteita, tapahtumia, tarjoaa niiden analyysit ja todisteet. Juuri tässä osassa he ovat vakuuttuneita siitä, että on toimittava tavalla tai toisella, he todistavat erilaisista väitteistä, miten asiat menivät, ja ilmoittavat osallistumisen tarpeesta joka tapauksessa.
Päätelmä sisältää päätelmät, jotka tehdään ehdotusten, pyyntöjen, muistutusten, epäämisten ja niin edelleen muodossa.
Seuraavassa esitetään esimerkki liikekirjeen kirjoittamisesta - sen viimeinen osa. Siinä esitetään yhteenveto pääpiirteessä esitetystä vaatimuksesta.
Kaikkien annettujen tietojen on oltava optimaalisesti yhdenmukaisia ja ymmärrettäviä.
Jokainen kirje alkaa keskitettyyn viestiin. Tämä pieni osa on erittäin tärkeä. Valitessaan kirjailijan on otettava huomioon:
- Kohdepaikka
- Suhteen luonne.
- Virallisesti.
- Etiketti.
Kirjeessä tulisi olla kohtelias muoto. Esimerkiksi: “... Toivon edelleen yhteistyö (kiitos kutsu) ... ". Näiden lauseiden jälkeen tulee olla tekijän allekirjoitus.
tyyli
Kaikkien kirjeiden on oltava muodollisen liiketoiminnan tyyliä, mikä tarkoittaa puhetyökalujen käyttöä muodollisiin liikesuhteisiin. Tällaisen kielen ominaisuudet muodostuvat seuraavissa tilanteissa:
- Liiketoiminnan suhteiden pääosapuolina ovat oikeushenkilöt, joiden johtajien ja virkamiesten puolesta kirjeet kirjoitetaan.
- Suhteet organisaatioissa ovat luonteeltaan tiukasti säänneltyjä.
- Viestinnän aihe on yrityksen toiminta.
- Hallinnollisilla asiakirjoilla on yleensä tietty vastaanottaja.
- Usein organisaation toiminnan aikana tapahtuu samoja tilanteita.
Tältä osin liiketoimintakirjeessä mainittujen tietojen olisi oltava:
- Virallinen, persoonaton, korostaen viestinnän osallistujien välistä etäisyyttä.
- Tietylle vastaanottajalle tarkoitettu osoite.
- Todellinen kirjeen kirjoittamishetkellä.
- Aito ja puolueeton.
- Argumentit vastaanottajan kannustamisesta ryhtymään toimiin.
- Täydellinen päätöksentekoon.
vaatimuksista
Liikekirjeen on täytettävä seuraavat vaatimukset:
- Puhe on standardisoitu kaikilla tasoilla - leksikaalisella, morfologisella ja syntaksisella tasolla. Se sisältää monia kierroksia, termejä ja kaavoja.
- Kirjoittamisen sävy on neutraali, hillitty ja tiukka, ilman tunne- ja ilmaisukeinojen käyttämistä.
- Tekstin tarkkuus ja selkeys ilman loogisia virheitä, selkeys ja harkittu sanamuoto.
- Tiivisys ja lyhyys - ilman ilmaisujen käyttöä, joilla on ylimääräinen merkitys.
- Toistuvien tilanteiden seurauksena muodostettujen kaavojen käyttö.
- Termien, toisin sanoen tai ilmausten, joilla on erityisiä käsitteitä, käyttö.
- Lyhenteiden käyttö, joka voi olla leksinen (ts. Monimutkaiset lyhennetyt sanat, jotka muodostuvat poistamalla kirjaimet sanan osista: LLC, GOST ja niin edelleen) ja graafinen (eli sanojen lyhennetty muoto: gr-n, juna ja muut).
- Kuvioiden käyttö genitiivisissä ja instrumentaalisissa tapauksissa.
- Lauseet, joissa on sanallisia substantiivit (”tarjoa tukea” ”tuen” sijasta).
- Käytä yksinkertaisia yleisiä lauseita.
Yllä olevat liikekirjeenäytteet esitetään alla täysversiona (pääosan kanssa). Tiedot täyttävät kaikki virallisen liiketoimintatyylin vaatimukset.
Liikekirjeiden tyypit
On parasta kirjoittaa liikekirjelmä mistä tahansa tietystä aiheesta. Jos on tarpeen ratkaista useita ongelmia kerralla, on suositeltavaa tehdä useita erilaisia vaihtoehtoja.
Liikekirjeet voivat olla sisällöllään:
- Liitännäistoimet. Tällaisia kirjeitä tarvitaan yleensä kommunikoimaan missä asiakirjat lähetetään.
(Kuinka kirjoittaa yrityskirje? Näyte saatekirje auttaa niitä, joiden on laadittava tämäntyyppisiä asiakirjoja.)
- Takuu. Ne on kirjoitettu lupausten tai ehtojen vahvistamiseksi. Se voidaan taata esimerkiksi maksamalla työ, vuokra, toimitusaika ja paljon muuta.
- Kiitos. Niitä alettiin käyttää erityisen usein viime aikoina. Tällaiset kirjeet osoittavat hyvän äänen kumppanuuksille. Ne voidaan antaa tavallisessa muodossa tai värilliselle paperille, jolla on kaunis painatus.
(Kuinka kirjoittaa yrityskirje? Kiitoslomakkeen malli laaditaan vapaassa muodossa riippuen tehtävistä, jotka se ratkaisee. Tässä tapauksessa kirje ilmaisee olemuksensa lyhyimmässä muodossa. Tällainen näyte, joka on tehty värilliselle paperille, jossa on koriste, voi ripustaa huoneen seinälle. yritykset kunniapaikassa.)
- Tietoa.
- Valaisevia.
- Tervehdys.
- Mainontaa.
On myös kirjeitä:
- Yhteistyöehdotukset. Äskettäin laajalle levinnyt, organisaatioille lähetetty asiakirja on usein mainosluonteinen esimerkiksi tämän mallin muodossa. Kaupallisten kirjeiden kirjoittaminen on melko vaikeaa, sinun on otettava huomioon paljon vivahteita voidaksesi huomata ja vielä enemmän kiinnostaa. Mutta jos se kootaan alla olevan näytteen mukaan, sillä on kaikki mahdollisuudet menestyä.
- Kutsuja. He lähetetään tarjoamaan osallistumista erilaisiin tapahtumiin. Yleensä ne on osoitettu johtajalle tai upseerille, mutta ne voidaan osoittaa koko joukkueelle.
- Pyyntöjä.
- Ilmoitusta.
- Pyynnöt ja monet muut.
Kuinka kirjoittaa vastaus kirjeeseen. esimerkki
Vastauksen on alkaa toistamalla pyyntö ensimmäisessä kirjaimessa. Sitten sen käsittelyn tulokset annetaan ja hyväksyntä tai kieltäytymismalli ilmaistaan. Liiketoimintavastauskirje voi sisältää vaihtoehtoisen ratkaisun odotettuihin tietoihin. Yleensä se täyttää seuraavat periaatteet:
- Linkki ensimmäiseen kirjaimeen ja sen sisältö.
- Sama kieli tarkoittaa.
- Vertailukelpoiset määrät ja sisältönäkökohdat.
- Tiettyjen jaksojen noudattaminen.
rekisteröinti
Kirjelomakkeiden yrityskirjeiden käytön lisäksi on otettava huomioon myös muut hienot yksityiskohdat niiden suunnittelussa. Nämä ovat yksityiskohdat, lyhenteiden säännöt, osoitteen oikeinkirjoitus, otsikko, tekstin pituus, marginaalin leveys ja enemmän.
Yrityksen kirjeen näytteet auttavat sen laatimisessa, ottaen huomioon kaikki hienoukset ja vivahteet. Niitä käyttävät sekä aloittelijat että kokeneet työntekijät. Kuvioiden ansiosta he oppivat kirjoittamaan kirjeitä oikein ja säästävät paljon aikaa.
