Kirjoittaminen muinaisista ajoista lähtien on ollut ja on edelleen yksi yleisimmistä tavoista vaihtaa tietoja. Kirjaintyypit muuttuvat huomattavasti vuosien mittaan. Jos noin 30 vuotta sitten maamme ihmiset eivät voineet edes kuvitella tietojen elektronista siirtoa, nyt melkein kaikki yritykset perustavat työnsä tällaiseen dokumentointiin. Vaikka lähetysprosessi on muuttunut huomattavasti, kirjainten tyypit ja olemus pysyvät ennallaan.
Liikekirjeiden tyypit
Minkä tahansa yrityksen työprosessissa yrityskirjeitä käytetään ratkaisemaan monenlaisia kysymyksiä. Siksi on melko paljon kirjallisia asiakirjoja.
Liikekirjetyypit alueellisesti:
- kotimaan kirjeenvaihto;
- kansainvälisen merkityksen kirjeenvaihto.
Erota kirjeen toimittamistavan perusteella vastaanottajalle:
- kirjeitse lähetetty kirjeenvaihto;
- faksilla lähetetyt kirjeet;
- Viestit, jotka ovat sähköpostin muodossa.
Viestinnässä osallistujien tilan perusteella:
- oikeushenkilöiden kirjeenvaihto (yrityksen, organisaation puolesta);
- kirjeenvaihdon siirto yksilöiden välillä.
Liiketoimintakirjeet erotellaan vastaanottajamäärän perusteella:
- yhdelle vastaanottajalle osoitettu kirje;
- useille vastaanottajille osoitetut kirjeet kerralla.
Liikekirjetyypit jaetaan niiden soveltamisalasta riippuen:
- ylimmän johdon kirjeenvaihto;
- kaupallinen kirjeenvaihto;
- oikeudenkäynteihin liittyvät kirjeet;
- henkilökohtainen kirjeenvaihto.
Englanninkieliset kirjaintyypit erotetaan suuntautumisensa mukaan:
- aloitteellinen kirjeenvaihto.
- Vastaa kirjeenvaihtoon.
Kirjoitustyypin mukaan:
- säännelty (vakiintuneen muodon perusteella kirjoitetut kirjeet);
- sääntelemätön (kirjeet, joita säännöissä ei määrätä).
Kirjaintyypit hierarkiatason mukaan:
- kirjeitä organisaatioilta, joilla on korkeampi hallinnollinen asema;
- alaisten organisaatioiden kirjeenvaihto;
- kolmansien organisaatioiden kirjeet, joita ei ole määritelty sopimuksessa.
Viestin ongelmien perusteella voimme erottaa:
- taloudellinen kirjeenvaihto;
- laillinen kirjeenvaihto;
- kirjeitä organisaation materiaalisesta ja teknisestä pohjasta.
Kirjeet voidaan jakaa lähettäjän tavoitteen mukaan:
- kirjeenvaihto, joka lähetetään vastaanottajalle liiketoimintakysymysten ratkaisemiseksi;
- etikettiluonteiset kirjeet, jotka lähetetään vaikuttamaan vastaanottajan tunteisiin.
Tiedotuskirjeiden tyypit
Toiminnallisen tarkoituksen mukaan erotellaan seuraavat kirjaintyypit:
1. Informaatiokirjeet ovat viestejä, joiden päätarkoitus on antaa tietoja vastaanottajalle. Tämän tyyppistä kirjeenvaihtoa voidaan edustaa seuraavilla tyypeillä:
- Tiedotusviesti on viesti, joka sisältää pääsääntöisesti virallisia tietoja. Usein se selittää normatiivisten ja säädösten olemuksen. Tiedotuskirjeet voidaan lähettää monelle vastaanottajalle.
- Kirjeviesti on viesti, jonka avulla lähettäjä ilmoittaa tiedoista, jotka ovat mielenkiintoisia ja merkityksellisiä molemmille osapuolille. Tämäntyyppinen kirje voi olla joko ennakoiva tai vastata aiemmin lähetettyyn viestiin pyynnöllä tai pyynnöllä.
- Saatekirje - viesti, joka selventää ja täydentää lähetettyjen asiakirjojen pakettia. Esimerkiksi työssäolon yhteydessä sinun on lähetettävä lyhyt luettelo ja sisältö ansioluettelon, tehtävänkuvauksen, elämäkerran ja muiden tarvittavien asiakirjojen lisäksi.
- Muistutusviesti - kirje, jossa pyydetään vastaanottajaa suorittamaan tehtävät tai toimenpiteet sovitulla tavalla.
- Ilmoitusviesti on kirje, joka ilmoittaa tulevista joukkoyhteistyötapahtumista (seminaareja, konferensseja jne.). Tyypillisesti tämä viesti lähetetään suurelle vastaanottajapiirille, muiden organisaatioiden edustajille, kutsuakseen heitä osallistumaan ja rohkaisemalla niitä.
Ilmoituksessa ei ilmoiteta vain tulevan tapahtuman päivämäärää ja kellonaikaa, vaan myös aiheen, tavoitteita ja hallussapitoolosuhteita:
- Ilmoitusviesti on kirje, jota käytetään virallisten tietojen välittämiseen joukkotapahtumasta tai kokouksesta. Ilmoitus ilmoittaa pääsääntöisesti monille sidosryhmille, joten se voidaan julkaista painetussa mediassa.
- Kirjemainos on viesti, joka vaikuttaa positiivisesti potentiaalisiin tavaroiden ja palveluiden ostajiin, lisää halua ostaa tietty esine tai käyttää palveluita.
Pyydä kirje ja tarjouskirje
Pyyntökirje tai ehdotuksen tekemistä koskeva kirje on eräänlainen ilmoitus, joka kannustaa vastaanottajaa suorittamaan tiettyjä toimenpiteitä, jotka kiinnostavat kirjeen lähettäjää.
Varaa pääpyynnön tyypit ja ehdotukset:
- Pyyntökirje on viesti, jonka tarkoituksena on kehottaa toimenpiteitä tai saada tärkeitä tietoja kirjeen kirjoittajalle. Tällainen pyyntösanoma vaatii joka tapauksessa vastauksen.
- Pyyntöä sisältävä kirje on viesti, jonka päätarkoitus on saada virallinen vahvistus, tärkeitä tietoja tai tiettyjä asiakirjoja. Kuten pyyntökirje, pyyntö vaatii vastauksen.
- Tarjouskirje - viesti, jonka tarkoituksena on tehdä ehdotus potentiaaliselle asiakkaalle, kumppaniorganisaatiolle tai tulevalle työntekijälle. Tällainen ehdotuksen sisältävä viesti voi olla joko ennakoiva tai vastata aiemmin vastaanotettuun pyyntöön tai pyyntöön.
- Hakemuskirje on viesti, jonka kautta organisaatio ilmaisee haluavansa osallistua tiettyyn tapahtumaan, konferenssiin, näyttelyyn tai ilmaisee suostumuksensa palvelujen tai tavaroiden toimittamiseen. Tämäntyyppinen kirje ei edellytä vastaanottajan pakollista vastausta. Tärkeintä on, että hän vastaa pyyntökirjeeseen ja esimerkiksi sisällyttää organisaation toimintasuunnitelmaan tai toimittaa tarvittavat tavarat, tarjoaa palvelun.
- Tilauskirja on viesti, jossa on ostajan aloiteehdotus sopimuksen allekirjoittamisesta tietyin ehdoin. Useimmiten tilaus on vastaus yritystarjoukseen.
- Kutsukirje on viesti, joka sisältää ehdotuksen organisaation osallistumisesta tiettyihin tapahtumiin. Jos organisaatioilla on erityisiä kirjelomakkeita ja tapahtuma on juhlallinen ja virallinen, tällainen kirje annetaan heille.
Vaatimuskirje ja vaatimus
- Vaatimusta tai vaatimusta sisältävä kirje on viesti, joka lähetetään organisaatiolle tai henkilölle, jos toinen osapuolista ei ole lainkaan suorittanut tehtäviä, ottanut velvollisuuksiaan tai suorittanut sen väärin.
- Pyynnön sisältävä kirje on sellainen viesti, jonka tarkoituksena on rohkaista vastaanottajaa täyttämään velvollisuutensa, sille osoitetut toiminnot siinä tapauksessa, että olemassa olevia sopimuksia on rikottu tai jo tapahtunut.
- Vaatimuskirje on viesti, joka sisältää hakemuksen sopimuksen pääkohtien noudattamatta jättämisestä ja vahingonkorvausvaatimuksen.
Hylkäämiskirje kieltäytymällä tai hyväksymällä tarjous
Vastauskirje on viesti, joka lähetetään pyynnön, kutsun, pyynnön tai ehdotuksen tekijälle.
Palveluvastauskirjeiden tyypit erottavat seuraavat:
- Suostumuskirje on viesti, joka sisältää myönteisen vastauksen kirjeeseen, jossa on pyyntö, ehdotus tai pyyntö.
- Kieltäytymiskirje - viesti, joka sisältää kielteisen vastauksen kirjeeseen, jossa on pyyntö, pyyntö tai ehdotus.
Kirjeet, jotka sisältävät sitoumuksen, takuun tai vahvistuksen
tyypit palvelukirjeet joka sisältää takuun, velvoitteen tai vahvistuksen, on:
- Takuukirje - viesti, joka sisältää sitoumuksen tai vahvistaa ajoissa suoritetun työn laadun, tavaran toimituksen, luottorahojen maksamisen. Takuukirjeet voidaan osoittaa sekä oikeushenkilöille että yksityishenkilöille.
- Vahvistuskirje on viesti, jossa vastaanottaja ilmoittaa aloitekirjeen lähettäjälle, että hän on vastaanottanut aiemmin lähetetyt asiakirjat tai aineelliset arvot. Tämän tyyppisiä kirjeitä käytetään myös ilmoittamaan suostumuksesta osallistumaan tapahtumaan tai toteuttamaan tiettyjä aiemmin allekirjoitettuja sopimuksen lausekkeita.
- Suosituskirje on viesti, jossa organisaatio esittelee pääsääntöisesti ominaisuuden yksilölle, jotta hän voi saada työpaikan tai suorittaa koulutuksen ja niin edelleen.
Merkitse kirjaimet
Etikettikirjeet ovat viestejä, joissa ilmaistaan surunvalittelut, huomio, onnittelut tai osallistuminen.
Seuraavat etikettikirjainlajit erotellaan:
- Onnittelukirje on palveluviesti, joka lähetetään onnittelemaan henkilöä erityisessä tilanteessa.
- Kiitoskirje on viesti, joka lähetetään yksityishenkilölle tai oikeushenkilölle tarkoituksena ilmaista kiitollisuus suoritetuista palveluista, suoritetuista toimenpiteistä tai suoritetuista toimista.
- Surunvalittelukirje on tyyppi tekstiä, joka laaditaan tarvittaessa osallistumiseksi ja surunvalittelun ilmaisemiseksi. Tällainen kirje lähetetään kuoleman, luonnonkatastrofin tai onnettomuuden sattuessa.
- Pahoittelukirje on viesti, jossa lähettäjä pyytää anteeksi palveluiden virheellisestä suorittamisesta tai toimien tekemisestä.
Minkä tyyppisiä postituksia on olemassa?
Kirjeitä on erityyppisiä. Mail erottaa seuraavat tyypit:
- Yksinkertainen kirje on viesti, jonka lähettäminen on helpointa. Sinun on otettava arkkiin kirjoitettu asiakirja tai viesti, asetettava se kirjekuoreen, kirjoitettava vastaanottajan ja lähettäjän osoite hakemistolla, kiinnitettävä leima ja pudotettava kirjekuori postilaatikkoon. Yksi tämän tyyppisen kirjeen haitoista on, että lähettäjä ei voi seurata, kun hänen viestinsä lähetetään. Vaikka tilastot osoittavat, että suurin osa kirjeistä saavuttaa onnistuneesti vastaanottajan. On kuitenkin parasta olla lähettämättä tärkeitä asiakirjoja yksinkertaisella kirjeellä. Tämän tyyppisen lähettämisen haittana on, että lähettämisen jälkeen kirje punnitaan. Jos se osoittautuu normaalia suuremmaksi (likimääräinen koko on 2 paperiarkkia) tavallisella merkinnällä, se palaa yhteen postitoimistoon. Jos haluat lähettää sen uudelleen, sinun on seisotettava rivissä ja maksettava muutama käteislasku edusta.
- Kirjattu kirje. Tällainen viesti on rekisteröitävä johonkin postitoimistoista. Kun kirje saapuu vastaanottajalle, voit selvittää sen kuitin kautta.
- Kirjattu kirje mukana. Tavalliselle kirjatulle kirjeelle on ominainen piirre, että siihen on kiinnitetty erityinen repäisykupari, joka osoittaa: lähettäjän osoite, vastaanottajan sukunimi ja osoite, lyhyt kuvaus kirjekuoressa olevasta. Muutama päivä myöhemmin tämä kuponki olisi toimitettava lähettäjälle vastaanottajan allekirjoituksella, jotta taataan, että kirje toimitettiin henkilökohtaisesti.
- Kirjattu kirje, jossa on kuvaus liitteestä. Tällainen viesti voidaan lähettää sekä rekisteröidynä että ilmoituksena. Tärkeintä on täyttää sähköposti-lomake luettelo liitteistä joka on missä tahansa postitoimistossa. Se täytetään kahdessa kappaleessa, joista toinen suljettomalla kirjeellä on palautettava postityöntekijälle, ja toinen jää teidän kanssanne.
Kirjeet eräänlaisena puhetoimintana
Puhetoimintatyyppejä on vain 4: kuuntelu, puhuminen, lukeminen ja kirjoittaminen. On myös huomattava, että puhuminen ja kuuntelu ilmestyivät tietysti aikaisemmin kuin kirjoittaminen ja lukeminen. Viime aikoihin asti ensimmäiset puhetoiminnan tyypit olivat pääasiallisia. Kirjoittaminen, lukeminen ei vain tasaantunut, vaan myös tuli suosituksi ja vallitsevaksi. Kaikki tämä johtuu tietotekniikan nopeasta käyttöönotosta, Internetin suosimisesta ympäri maailmaa, samoin kuin siitä, että on kehittynyt riippuvuus teknisistä tiedonsiirtomenetelmistä.
Kirjoittaminen puhetyyppinä on johtava asema, koska nykyaikaiset ihmiset viettävät yhä enemmän aikaa töissä ja viestinnän välityksellä tapahtuva viestintä sosiaalisissa verkostoissa syrjäyttää viestinnän yhä enemmän. Nykyaikaisissa olosuhteissa on vaikea kuvitella organisaatiota, jonka työ ei olisi riippuvainen sähköpostista.
Kirjoittaminen aktiviteettina on erittäin tehokas tapa kommunikoida, mutta kaikista eduista huolimatta on monia haittoja:
- Vastaanottaja puuttuu kirjoittamisen ajankohtana, joten välivaiheen palautetta ei ole.
- Kirjailijalla ei ole mahdollisuutta tehdä kirjeen intonatoituneeksi, joten vastaanottaja voi nähdä sen epäselvästi. Lähettäjän on valittava lauseet ajatusten oikeaan tulkintaan pidempään ja perusteellisemmin.
- Lähettäjä ei voi käyttää viittomakieltä ja ilmeitä.
Kirjeet joulupukille
Joulupukille on erityyppisiä kirjeitä. Tällainen viesti on erittäin tärkeä jokaisessa lapsessa, siksi lapset ovat erittäin vastuullisia sen kirjoittamisessa. Vanhempien on mietittävä kaikkia hänen kirjoituksensa pieniä asioita auttaakseen lapsiaan järjestämään kaiken kauniisti.
Tämän tyyppisen kirjeen arvoa ei voida aliarvioida, koska vanhemmat sen sisällöstä voivat selvittää, mitä heidän vauva todella haluaa. Ja lapset osoittavat mielikuvituksensa ja hankkivat ensimmäiset taidot kirjoittaa viestejä leikkisällä tavalla. Ja mikä tärkeintä - he tekevät sen suurella ilolla.
Joulupukkiin on olemassa 5 tyyppisiä kirjeitä ja esimerkkejä niiden suunnittelusta:
- Malli viestille joulupukki. Tämä tyyppi on yksinkertaisin kaikista tyypeistä. Sinun on vain löydettävä vaihtoehto täyttää kirje haluamallasi postikortilla ja tulostaa se lisäämällä tietosi ja toiveesi.
- DIY käsintehty kortti joulupukille. Lapsi voi valmistaa tällaisen postikortin aikuisen avulla tai itsenäisesti. Tätä varten sinun täytyy vain ottaa arkki moniväristä pahvia ja tehdä siitä koristeita (joulukuuset, lumihiutaleet, lumiukot, oravat, tulevan vuoden symboli, Joulupukki, Snow Maiden jne.) Sateesta tai puuvillasta. Kaunisksi koristeeksi voit käyttää myös moniväristä kangasta, helmiä, värillistä tai valkoista paperia, käärmettä, helmiä, hiekkaa, pähkinäkuoria.
- Perheen kirje. Voit kirjoittaa alkuperäisen kirjeen perheen symboleilla. Tätä varten sinun on keksittävä salanimi perheenjäsenille tai yksinkertaisesti kutsuttava kaikkia satu- tai sarjakuvahahmoksi. Tällaiselle kirjeelle on parempi ottaa pergamentti ja kirjoittaa viesti kauniilla käsinkirjoituksella, joka lopussa lisää perheesi symbolit: lippu, vaakuna ja sinetti.
- Kollaasi uudenvuoden tyyliin. Voit ottaa valkoisen pahvin tai paperiarkin ja kiinnittää siihen etukäteen veistettyjä lasten, eläinten, Joulupukin, Snow Maidenin ja muiden suosikkihahmojen lukuja.
- Leimat ja kirjekuoret. Kirjekuori sellaiselle asialle on parempi valita kirkas ja juhlava. Voit ostaa sen kaupasta tai tehdä sen itse tarramerkillä. Kirjekuori voi myös olla epätavallisesti sisustettu uudenvuoden tyyliin ja luoda oman leiman.
