Organisaatioasiakirjojen rekisteröinti on tärkeä osa työlästä paperityötä. Tämän prosessin päätavoite on antaa asiakirjoille juridinen voima. Tämän ansiosta ne otetaan huomioon, niitä seurataan ja etsitään nopeasti, jos kiireellisiä tarpeita ilmenee. Tarvittavien tietojen hankkiminen asiakirjoista, riippumatta niiden käsittelyvaiheesta, voidaan tehdä helposti lyhyessä ajassa, jos kaikkia noudatettuja työnkulkua koskevia sääntöjä noudatetaan.
Käsite
Organisaation asiakirjojen rekisteröinti tarkoittaa niiden muodostumisen tai tulojen vahvistamista hakemistolla ja ilmoittamalla tietyt tiedot erityisissä muodoissa. Hakemisto sisältää järjestyksessä olevan numeron, jota täydentävät muut nimikkeistöindeksit, luokittelijat ja muut komponentit. Hakemiston osat, jotka seuraavat toisiaan, on erotettu viivalla.
Organisaation asiakirjojen rekisteröinti luodaan suunniteltujen, kirjanpito-, hallinto-, raportointi-, taloudellisten ja muiden todistusten vastaanottamiseksi. Niitä käytetään sisäisesti, ja ne lähetetään myös muihin rakenteisiin tai tulevat niistä. Sekä käsinkirjoitetut että moderneilla teknisillä laitteilla painetut paperit ovat rekisteröinnin alaisia.
tavoitteet
Paperityön järjestämisessä pääpaikka kuuluu rekisteröintiprosessiin. Vain vakiintuneilla toiminnoilla, toisensa jälkeen, operatiivisen johtamisen tehtävät ratkaistaan helposti. Tätä varten virkailijoiden on toimitettava kaikki asiakirjat lyhyessä ajassa, sekä sisäiset että muilta yrityksiltä saadut asiakirjat.
Kun rekisteröit organisaation asiakirjoja erityisissä lomakkeissa, ilmoitetaan tärkeimmät tosiasiat, mukaan lukien luomisen, lähettämisen tai vastaanottamisen aika. Siten asiakirja tulee lailliseksi. Tähän saakka sen katsotaan olevan olemassa. Toisin sanoen organisaatio ei ole vastuussa sen säilyttämisestä eikä vastaanottamisesta.
arvo
Rekisteröinti on yksi ensimmäisistä työvaiheista alkuperäisen käsittelyn jälkeen asiakirjan vastaanottamisen jälkeen tai toiseksi viimeisin vaihe, jos se lähetetään toiseen rakenteeseen. Tämän vaiheen jälkeen lähtevät paperit sinetöidään kirjekuoriin ja lähetetään postitse tai muilla viestintäkanavilla.
Rekisteröintiä pidetään yhtenä kaikkein aikaa vievistä ja vastuuntuntoisista toimista paperityössä. Siksi, jos syntyy kysymys työnkulun virtaviivaistamisesta, ne alkavat tällä prosessilla.
Tehtävät
Rekisteröinnin päätehtäviin kuuluvat:
- Kirjanpito.
- Suorituksen valvonta.
- Referenssityö.
Kirjanpidossa saadaan kvantitatiivista tietoa työn määrästä, sekä asiakirjojen kokonaisuutena että yksittäisten tyyppien analysoimisesta rakenteen ja muiden elementtien perusteella. Jatkossa tietokanta muodostetaan erityisen hakukoneen muodossa.
Säännöt
Asiakirjojen kanssa tehtävän työn organisointia jatketaan vain tarvittaessa. Asiakirjojen rekisteröinti ei ole välttämätöntä, jos ne hyväksytään vain tiedoksi. Jokaisen yrityksen on oltava hyväksynyt luettelon asiakirjoista, joita ei pidä rekisteröidä. Yleensä se sisältyy virkailijoille annettujen ohjeiden liitteeseen, mutta se voidaan myös muodostaa itsenäisenä paperina. Se on päivitettävä, jos tilanne sitä vaatii.
Rekisteröimättömiä arvopapereita ovat yleensä:
- Mainosmateriaalit.
- Onneksi olkoon.
- Kutsu seminaareihin ja konferensseihin.
- Kirjat ja muut painotuotteet.
- "Henkilökohtaiset" paketit, jotka vastaanotetaan postitse.
- Kopiot valtion asiakirjoista.
- Ilmoituskirjeet.
Rekisteröinnin yhteydessä jokaiselle asiakirjalle annetaan vastaava numero. Saapuvilla papereilla on oma numerojärjestelmä, joka on leimattu kuitille.
Menettely suoritetaan vain kerran. Tämä on yksi tärkeimmistä säännöistä asiakirjoihin liittyvän työn organisoinnille. Asiakirjojen rekisteröinti suuressa yrityksessä suoritetaan toimistoosastolla. Jos kyse on pienestä yrityksestä, sihteeri käsittelee tätä asiaa. Yrityksessä, jossa on divisioonaita ja muita rakenteellisia ryhmiä, tämä prosessi voidaan suorittaa hajautetusti. Tämä koskee kuitenkin vain sisäisiä asiakirjoja. Niiden rekisteröinti olisi suoritettava vastaanotto-, hyväksymis- tai lähetyspäivänä.
Tuotantomenetelmät
Asiakirjat voidaan hankkia seuraavilla tavoilla:
- Postitse.
- Kuriiripalvelun kautta.
- Faksilla.
- Sähköpostitse.
Asiakirjojen rekisteröinnin järjestämisessä noudatetaan erilaisia muotoja seuraavan kirjeenvaihdon suhteen:
- Saapuvat.
- Lähtevän.
- Sisäpuolella.
Rekisteröintitiedot
Saapuvan asiakirjan tiedot, kuten:
- Vastaanottopäivä.
- Saapuva numero.
- Asiakirjan laatimispäivämäärä.
- Indeksi.
- Rekisteröintinumero.
- Asiakirjan laatija.
- Nimi.
- Tarkkuus.
- Suoritusaika.
- Taiteilija.
- Työn eteneminen.
- Niiden tapausten lukumäärä, joissa hän menee tarvittavien manipulaatioiden jälkeen.
Tietojen syöttäminen
Ensinnäkin organisoidaan ensisijaisten asiakirjojen rekisteröinti, joita ei ole täytetty kokonaan, koska niitä ei ole vielä toimitettu päällikölle ja joilla ei ole asianmukaista päätöslauselmaa, samoin kuin määritetty täytäntöönpanoaika ja urakoitsija. Loput tiedot ilmoitetaan valtuutettujen henkilöiden kanssa perehtymisen jälkeen. Jos johtajan kanssa on luotu hyvät suhteet ja hän tutkii kirjeenvaihtoa joka aamu, voit ensin näyttää asiakirjan hänelle ja tehdä asianmukaisen päätöksen jälkeen heti kaikki tarvittavat tiedot.
Jos puhumme rekisteröinnin järjestämisestä ja sisäisten asiakirjojen toteutuksen valvonnasta, tiedot voidaan ilmoittaa asianmukaisessa muodossa mahdollisilla myöhemmillä muutoksilla ja lisäyksillä. Niiden vastaanottopäivämäärä tietysti puuttuu. Siksi, toisin kuin saapuva asiakirja, sisäisellä asiakirjalla on yksi rekisteröintinumero.
Jokaisella yrityksellä on oikeus muuttaa ja täydentää saapuvan asiakirjan tietoja ottaen huomioon toiminnan erityispiirteet. Esimerkiksi, ilmoita usein arkkien ja sovellusten lukumäärä.
muoto
Rekisteröintilomakkeet ovat muodossa:
- Aikakauslehtiä.
- Kortteja.
- Automatisoidut elektroniset järjestelmät.
Tarkastellaan jokaista lomaketta erikseen.
lehdet
Päiväkirjajärjestelmä on hyödyllinen, kun organisaatio käsittelee pienen määrän asiakirjoja. Jos yrityksellä on suuri määrä työnkulkua, niin sitä ei enää käytetä, koska se on monessa suhteessa huonompi kuin muut, edistyneemmät järjestelmät.
Tiedot ilmoitetaan organisaation asiakirjarekisteröintilehdissä niiden vastaanottamisjärjestyksessä. Tässä prosessissa on mukana yksi henkilö. Siksi, kun paljon asiakirjoja saapuu, rekisteröinti vie kauan. Tämä hidastaa luonnollisesti huomattavasti työnkulkua.
Lisäksi toimenpide on kopioitava, koska tietoja vaaditaan sekä toimistossa että yksittäisissä rakenneyksiköissä, joissa asiakirja toteutetaan tulevaisuudessa. Seurauksena on, että samassa yrityksessä samat arvopaperit olisi rekisteröitävä 3–5 kertaa erillisissä lehdissä.
Samanaikaisesti on mahdotonta saada viitetietoja lyhyessä ajassa, koska päiväkirjamerkinnät pidetään aikajärjestyksessä. Saadaksesi tietoja sinun on tiedettävä ainakin suunnilleen, kun asiakirja rekisteröitiin.
Määräaikoja ei voida valvoa, koska niillä kaikilla on omat vaatimukset, eikä niitä voida luokitella erikseen.Siksi, jos ohjaustoiminnolla on etusija, käytä korttijärjestelmää.
kortteja
Korttien rekisteröintijärjestelmä ratkaisee puutteet, joita esiintyy lehtien paperityöskentelyssä. Se ilmestyi viime vuosisadan alussa ja on hyvin yleinen Euroopan maissa. Venäjällä siitä tuli laajalle levinnyttä yhtenäisen valtion kirjanpitojärjestelmän kehittämisen aikana. Tämä järjestelmä asiakirjojen rekisteröimiseksi organisaatiossa on välttämätön, jotta selviytyy suuresta määrästä arvopapereita ilman ongelmia. Sillä on seuraavat edut:
- Useat työntekijät voivat hoitaa rekisteröintiprosessin kerralla.
- Asiakirjoja voidaan tuottaa organisaation moitteettoman toiminnan kannalta tarpeellisessa määrin.
- Kortit voidaan systematisoida samoin kuin tehdä korttitiedostoja. Tämä tekee aputoiminnon käytettävissä.
- Tietty tapaus voidaan siirtää hallitsemaan asiakirjojen toteuttamista.
- Muoto ja yksityiskohdat määritetään suoraan organisaatiossa, ja ne määrätään paperityötä koskevissa ohjeissa.
- Valittua korttimuotoa voidaan levittää valokopiolaitteella. Kirjaa pitääksesi vähintään yhden vuoden levityksen.
Organisaatiolla voi olla niin monta kopiota kortteja kuin tarvitaan. Yleensä sinun on täytettävä vähintään kaksi. Sen jälkeen yksi kopio tallennetaan väliaikaiseen tiedostokaappiin, ja toinen tieto- ja viiteosastoon. Itse asiakirja lähetetään urakoitsijalle töihin. Mutta usein he käyttävät kolmea korttia siirtääkseen jälkimmäisen myös esiintyjälle.
Tällainen järjestelmä soveltuu sekä julkisen organisaation rekisteröintiasiakirjoihin että toimistotyöhön valtion laitoksessa. Viitekorttitiedostot luodaan useista aiheista, esimerkiksi alueittain. Sitten heidän lukumäärä kasvaa automaattisesti. Tämä järjestelmä on tietysti työvoimavaltainen, ja se voidaan tehokkaasti muodostaa vain organisaatioissa, joissa toimistonhallintapalvelu hoitaa tehtävänsä virheetömästi. Nykyaikaisempi järjestelmä auttoi eroon tarpeesta täyttää valtava määrä kortteja. Se tuli mahdolliseksi tietotekniikan käyttöönoton ansiosta.
Automatisoidut elektroniset järjestelmät
Tämä dokumentaatio toteutetaan ohjelmiston (tai ohjelmiston) kautta. Se on asennettu tietokoneeseen, palvelimeen tai useisiin integroituihin tietokoneisiin. Automaattista järjestelmää käytettäessä tiedot syötetään sähköiseen korttiin, joka tallennetaan vastaavaan tietokantaan. Turvallisuuden varmistamiseksi tiedot tallennetaan samanaikaisesti ylimääräiseen (varmuuskopio) tietokantaan.
Juuri tämä muoto on saanut tällä hetkellä parhaimman hakemuksen, koska sillä on merkittäviä etuja verrattuna kahteen edelliseen vaihtoehtoon. Erityisesti nämä ovat:
- Pikahaku millä tahansa perusteella, esimerkiksi päivämäärä.
- Raporttien ja analyyttisen tiedon luominen automaattisessa tilassa.
- Mahdollisuus rekisteröidä eri työpaikoista samanaikaisesti.
- Mahdollisuus asiakirjojen hallintaan hajautetusti erillisissä yksiköissä integroimalla tiedot yhteen tietokantaan.
- Muut ominaisuudet.
Organisaatio voi itse kehittää asiakirjojen rekisteröintiohjelman. Suurimmassa osassa tapauksista käytetään kuitenkin valmiita ratkaisuja, joiden avulla on helppo työskennellä suuren määrän asiakirjoja aloittamisen jälkeen luomisvaiheesta loppuun sen toteuttamiseen tai lähettämiseen toiselle yritykselle.
Automatisoidussa järjestelmässä kaikkein täydelliset tiedot kaikista asiakirjoista voidaan kerätä ja tallentaa. Tämän ansiosta tehokas valvonta toteutetaan ja referenssityöt suoritetaan sekä tarvittaessa sisäinen inventointi.
johtopäätös
Tällä hetkellä kaikissa yrityksissä ja laitoksissa luodaan suuri määrä asiakirjoja. Toimistotyö, joka on asianmukaisesti perustettu lain mukaisesti ja täyttää kaikki asetetut tehtävät, lisää johdon tehokkuutta moninkertaisesti. Henkilökohtaiset tietokoneet, ohjelmat ja uusi tekniikka ovat tehneet prosessista organisoidumman. Automaattinen järjestelmä nopeuttaa ja helpottaa työtä kokonaisuutena samoin kuin etenkin dokumenttien rekisteröintiä ja kirjanpitoa organisaatiossa.
Tämä prosessi on tärkeä koko toimistosyklin ajan. Järjestäytyneen työn ansiosta löydät helposti tarvittavat tiedot ja tietyn asiakirjan nopeasti. Ja tämä puolestaan tarjoaa operatiivisen ratkaisun ongelmiin.
Kortit, joita viime aikoihin asti oli jaettu kaikkialle, korvataan vähitellen automatisoidulla järjestelmällä, jopa rekisteröintiin voittoa tavoittelemattomien asiakirjajärjestöjen kanssa. Koko prosessi suoritetaan nopeutetussa tilassa, mukaan lukien dokumenttien kulun tehokas hallinta.