Arhivska papirologija: zakon, pouka

U svim organizacijama dokumentacija se pohranjuje određeno vrijeme nakon čega se mora proslijediti u općinski ili državni arhiv. Proces prijenosa službenih papira na pohranu ima određene karakteristike koje mogu varirati u različitim dijelovima zemlje.

Papirologija je područje rada koje je odgovorno za postupak dokumentiranja, kao i za izvršavanje službenih papira.

Arhivski svećenički rad posebna je djelatnost državnih struktura, organizacija i građana u računovodstvu, pohrani i korištenju arhivskih radova.

Vrste dokumenata

Arhivska i papirologija obuhvaća mnoge izraze za označavanje radova različitih vrsta. Dokumenti su:

• Fino (sadrže podatke u obliku slike bilo koje vrste).
• Foto dokument (stvoren fotografijom ili ikonografijom. Takav dokument obično sadrži slike različitih umjetničkih predmeta).
• Grafički (koriste crte, kiaroskuros i poteze).
• Fonografski dokument (nosač zvučnih podataka koji instalira bilo koji sustav za snimanje zvuka).
• Audiovizualni (sadrže slike i zvukove).
• Filmski dokument (češće je to audio-vizualni ili slikovni dokument; za sastavljanje se koristi metoda kinematografije).
• Pismeni dokument (to su podaci koji se mogu prepoznati bilo kojom vrstom slova).
• Tekst (sadrži bilo kakve glasovne podatke pomoću snimanja zvuka).
• Strojni tekst (snimanje je uključeno u razvoj na jedan od mogućih načina, zbog kojeg se informacije obrađuju pomoću elektroničkog računala).
• Belova (konačni oblik dokumenta kopiran ručno ili uz pomoć tehničkih sredstava bez ispravljanja i pogrešaka).
• Rukom pisane (znakovi u takvom dokumentu primjenjuju se samo ručno).
• Videogram (slika koja prikazuje informacije na ekranu).
• Pismeni stroj: podrazumijeva znakove slova, koji se primjenjuju bilo kojim tehničkim sredstvima.
• Nacrt dokumenta - odražava aktivnosti autora sa svim blotovima i ispravkama.

standardi

U skladu s ruskim zakonom, postupak prijenosa službenih papira u arhivu regulira GOST R 7.0.8-2013. 12 mjeseci nakon završetka papirologije dokumenti se obvezno prenose u arhivu u skladu sa svim pravilima i zahtjevima. Pripreme za prijenos mogu izvršiti sami proizvodni djelatnici ili neka treća tvrtka.

Arhivska i papirološka dokumentacija GOST 2013 sadrže definicije osnovnih, najčešćih izraza koji se koriste u ovom području. U dokumentu možete vidjeti kako najopćenitije izraze - obrazac ili inventar, kao i visoko specijalizirane, na primjer, traku za ograničenje pristupa.

Uz to, GOST uredskog upravljanja i arhiviranja sadrži definiciju (tumačenje) pojmova koji se odnose na područje organizacije rada s dokumentima, dokumentacijom i ostalim uredskim procesima.

Faze pripreme

Korak po korak priprema materijala za prijenos u arhivu:

• pobrinite se da papirologija ispunjava sve zahtjeve ove arhive;
• provoditi dokumentaciju o knjižicama;
• brojite sve listove;
• razviti Certifikat slučaja;
• odrediti detalje na naslovnici;
• razviti interni spis predmeta;
• stvoriti inventar.

Ako se može očekivati ​​prijenos papira koji će se čuvati manje od 10 godina, tada je dopušteno odsustvo knjižica, sistematizacije, numeriranja, certifikacijskih elemenata.Ovdje se prije svega treba usredotočiti na zahtjeve određene arhive, jer standardi različitih institucija mogu sadržavati jedno ili sva navedena pitanja.

Zakon o arhivskim poslovima i evidenciji navodi glavne pojmove i njihove definicije u ovom području. U nastavku razmotrimo neke od njih.

Čuvanje i arhiviranje: Uvjeti i definicije

1. Dokumentacija - popravljanje podataka u bilo kojem obliku, u skladu s danim pravilima.
2. Jedinstveni dokumentacijski sustav (DCL) - sustav koji sadrži informacije potrebne za upravljanje u određenom području rada.
3. Pravila dokumentacije - popis pravila i propisa o postupku rada s dokumentima.
4. Oblik obrasca dokumenta (UFD) - mnoštvo detalja koji se postavljaju određenim redoslijedom na različitim nosačima podataka kako bi se riješili bilo kakvi problemi u području aktivnosti.
5. Dokumentacijski sustav - mnoštvo radova koji su ujednačeni po vrsti, vrsti i namjeni, kao i zahtjevima za njihovu pripremu.
6. Naziv dokumenta - određeno ime dokumenta u pismu.
7. Organizacijski i administrativni dokument - ima rješenje različitih organizacijskih i administrativnih zadataka, pitanja upravljanja, reguliranje rada proizvodnih dućana, organizacija, kao i državnih struktura i vlasti.
8. Pomoćni rekviziti - bilo koji od potrebnih elemenata službenog dokumenta. Podupirači se najčešće sastoje od promjenjivih i stalnih dijelova.
9. Obrazac - uzorak papira. Označava opseg korištenja, građevinska pitanja i glavne detalje.
10. Obrazac je skup detalja koji pomažu identificirati autora službenog dokumenta.
11. Standardizirani izvještajni list je popis odobrenih UVD-ova.
12. Registracija - unos u dokument svih potrebnih elemenata koji su utvrđeni zahtjevima uredskog rada.
13. Servisno polje jednolike forme - UVD zona, učvršćeno je u tehničkim komponentama skladišta i koristi se za primjenu specijaliziranih slika.

Ovo su osnovni pojmovi i definicije postojećeg državnog standarda za arhiviranje i papirologiju.

Vrste detalja

Zasebno je vrijedno detaljnije se pozabaviti detaljima koji se koriste u pripremi službenih dokumenata:

1. Potpis - pisani znak ovlaštene osobe.
2. Pečat odobrenja - izražava pozitivnu ocjenu organizacije ili osobe koja nije autor službenih radova.
3. Datum - označava dan kada je rad sastavljen, kao i kad je prihvaćen, dogovoren ili objavljen.
4. Ogranični žig - znak koji ukazuje da su informacije dostupne određenom, ograničenom broju ljudi.
5. Naslov - sažima suštinu dokumenta.
6. Pečat odobrenja - govori o normativnosti i zakonitosti informacija sadržanih u dokumentu.
7. Visa - izražava pristanak ili neslaganje ovlaštene osobe s podacima navedenim u dokumentu.
8. Tekst - podaci zabilježeni bilo kojom vrstom slova ili zvučnog sustava za snimanje. Sadrži glavni dio govornih informacija dokumenta.

Priručnik s uputama

Pravila, popisi, upute za arhivski rad i ostali regulatorni dokumenti pomažu u provedbi osnovnog zakona. Postoje osnovni zahtjevi za rad arhivskih struktura koje su stvorene 2002.

Vrijedi napomenuti da takva pravila nisu registrirana kod Ministarstva pravde Ruske Federacije. U tom pogledu još vrijede "Osnovna pravila arhiva u departmanima" iz 1986. godine.

Prisutnost ovih zahtjeva u području papirologije i arhiviranja uzrokovana je potrebom dosljednosti u računovodstvu, uporabi, dovršavanju i pohrani dokumenata u arhivima, u organizaciji svih tih procesa. Glavni fokus zahtjeva je nomenklatura.

Dakle, algoritam radnji je sljedeći:

• organizirati ispitivanje vrijednosti vrijednosnih papira;
• priprema dokumente za slanje u arhivu;
• osnovati posao;
• sastaviti postupak dodjele dokumenata za uništenje;
• poslati slučaj u arhivu.

Vrijedno je napomenuti da se ovi zahtjevi ne primjenjuju na dokumentaciju, čiji posao nije reguliran zakonom Ruske Federacije od 21. srpnja 1993. o "državnoj tajni".

organizacija

Arhivska pohrana dokumenata i papirologije pomaže u jasnom kontroliranju rada s dokumentima, istovremeno osiguravajući njihovu sigurnost i dostupnost. Postoje određene vrste dokumenata koji imaju određeni pojam, pa čak i način pohrane.

Prilikom organiziranja arhivskog svešteničkog rada, državni odjeli i tijela bez odlaganja prenose službene dokumente u Arhivske fondove Ruske Federacije (AF RF). Komercijalne strukture zauzvrat imaju širi izbor metoda pohrane dokumentacije.

Svaka skupina službenih radova ima svoje specifično razdoblje skladištenja, koje je regulirano u skladu s regulatornim okvirom Ruske Federacije. Izrađuje se i popis u kojem se bilježi datum oduzimanja dokumenata u arhivu s datumom isteka pohrane i upućivanjem na odgovarajuću odredbu zakona.

Zahtjevi za mjesto pohrane dokumenata

Unutar tvrtke organizirano je arhiviranje pohrane dokumenata u specijaliziranim zgradama ili u zasebnim, izdvojenim prostorijama. Istodobno, prekomjerno zagrijavanje i visoka vlaga u sobi strogo su zabranjeni. Ovo su najvažniji kriteriji za pohranu arhivskih dokumenata. Istodobno, različiti nosači podataka trebaju svoj vlastiti način. Naime:

1. Radovi: 18-20 ° S, vlaga zraka - 52-57%.
2. Filmovi: crno-bijeli - 16 ° S, boja - 3-6 ° S. Vlažnost zraka je 41–44%.
3. Magnetske vrpce i diskovi: 16-19 ° C, vlaga zraka - 52-64%.

Nemoguće je organizirati dokumente u blizini skladišta s hranom i kemikalijama, kao i mjesta brze hrane, menze. Pored toga, trebao bi postojati poseban prostor za primanje papira, u kojem će se odvijati aklimatizacija dokumentacije. Ponekad se te prostorije koriste za kratkotrajno skladištenje raznih medija za pohranu.

Soba treba sadržavati potrebne kataloške police, stalak i mape s arhivima, posebne kutije. Posebno potrebni i ekonomski vrijedni dokumenti smješteni su u metalne ormare sa sigurnim bravama. Pored osnovnih zahtjeva, postoje i drugi, ne manje važni uvjeti:

1. Sigurnost. Arhivske prostorije moraju biti otporne na vatru, zaštićene od poplave, postoji hitni izlaz. Udaljenost dokumenata od izvora topline (uključujući prozore) je najmanje 0,6 m. Strogo je zabranjeno postavljati papir blizu njih.
2. Koristite samo cjevovode izolirane zaštitnom opremom.
3. Prikrivene zatvorene utičnice i električno ožičenje.
4. Stroga zabrana rada svih grijaćih uređaja. Također, hrana i drugi predmeti koji nisu povezani sa skladištenjem dokumentacije nisu dopušteni.
5. U prisutnosti moraju biti pokretni ili nepomični metalni nosači. Radovi na njima najbolje su smješteni u kutije ili svežnjeve. Istodobno, udaljenost od glavnog hodnika bit će najmanje 1,3 m, a između regala - 0,7 m. Udaljenost od donje ladice - najmanje 0,1 m, a od stalka do zida - ne više od 0,5 m.

Također obavezan zahtjev za pohranu: mjesto ormara okomito je na zidove, prozore i baterije.

U zgradi za arhivsko skladištenje papira umjetna i prirodna svjetlost su prihvatljiva. Istovremeno, važno je spriječiti da direktna sunčeva svjetlost uđe u dokumentaciju. Ako se koriste žarulje sa žarnom niti, na svaku se mora ugraditi zaštitni poklopac. Fluorescentne uređaje treba odabrati s malim UV spektrom.

Vrijeme skladištenja

Za arhivsko pohranjivanje službenih radova koristi se specifična metoda sistematizacije dokumentacije u proizvodnji. Pomaže u skladu s primjenjivim zakonima i propisima. Svrha toga je eliminirati gubitak važnih podataka.

Po isteku utvrđenog vremena za pohranu vrijednosnih papira u arhivu, odgovorna osoba uništi službene papire, a zatim stvori akt o likvidaciji.

Osim toga, postoje dokumenti s neograničenim vremenom skladištenja. Za njih se provodi postupak financiranja. To je podjela radova u arhivskom svešteničkom radu za razne fondove i zbirke.

Regulatorni dokumenti

Zakonodavstvo u području arhivskog svešteničkog rada sadrži mnoge metodološke preporuke i regulatorne pravne akte. Ovo je složen, ali logično ispravan regulatorni mehanizam.

Glavni stup u regulaciji odnosa je zakon od 22. listopada 2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“. Na njegovoj osnovi doneseni su zakoni na razini konstitutivnih entiteta Ruske Federacije o pravilima za rad s dokumentacijom, popisima papira s rokovima skladištenja. Sadrži i druge regulatorne dokumente o upravljanju arhivskim dokumentima, dogovorene s arhivskim jedinicama.

Ovi zakoni i propisi pomažu u provedbi zakonskog propisa. Obavezno za sve organizacije i institucije svih oblika vlasništva.

GOST o arhiviranju i papirologiji odnosi se na dokumentaciju državnog, općinskog i privatnog vlasništva. Identificirao je glavne vrste dokumentacije koja se prenosi u državno skladište i uključena je u Arhivski fond Ruske Federacije. Uključivanje dokumenata koji su u privatnom vlasništvu odvija se u skladu sa zakonom.

Također je strogo određeno vrijeme prijenosa službenih radova u općinske i državne arhive. To se odnosi na općinska i državna, kao i na nedržavna poduzeća koja zaključe ugovor o trajnom skladištenju.

Državni i općinski arhivi stvaraju popise organizacija i prenose ih papire (popise) za pohranu i daljnji prijenos u Arhivski fond Ruske Federacije. Uključivanje nedržavnih poduzeća u takve popise vrši se na njihov zahtjev i u skladu s postojećim sporazumom. Uz to, arhiva može voditi popise osoblja za organizacije s kojima je suradnja tek planirana.

Što se događa s arhivskim dokumentima kada se organizacija zatvori?

Nakon likvidacije, reorganizacije ili stečaja poduzeća, sva se arhivska dokumentacija predaje nasljednicima koji na to imaju zakonsko pravo, osnivaču, državnom ili općinskom arhivu.

Privatizacija općinskih ili državnih organizacija omogućuje vam da u njihovoj arhivi ostavite sve papire koji su izdani kao rezultat njihovih aktivnosti (na primjer, naredbe o osoblju).

Pristupni nalog i ograničenja

Oni su također regulirani zakonom. Ograničenja utječu na skretanje pristupa dokumentaciji koja sadrži državne (ili državne) tajne ili podatke o osobnim ili obiteljskim tajnama (u ovom slučaju će rok skladištenja biti 75 godina od trenutka sastavljanja dokumenta).

Treba napomenuti da arhivi moraju pravnim i fizičkim osobama besplatno davati pravne papire (preslike ili potvrde o arhivskim dokumentima) u rokovima utvrđenim zakonom. Takvi su dokumenti potrebni za socijalnu zaštitu, mirovine, naknade i naknade.

Arhivirani dokumenti oduzeti kao dokaz (u skladu sa zakonima Ruske Federacije) moraju se vratiti.

Nepoštivanje pravila i kršenje zakonodavstva Ruske Federacije o arhivskim stvarima podrazumijevaju administrativnu, kaznenu i pravnu odgovornost.