Kako složiti stvari u mape? Zašto je nomenklatura potrebna i što se općenito podrazumijeva pod ovim pojmom? Kako pohraniti datoteke, mape i na koji drugi način možete organizirati dokumentaciju u poduzeću? Trenutno je uredski posao tako složen zadatak koji zahtijeva sustavni pristup i najveću preciznost. O tome što je nomenklatura poslova i čemu je namijenjena trebaju znati ne samo zaposleni odgovorni za tijek rada unutar tvrtke, već i svi menadžerski službenici zainteresirani za održavanje kontrole nad radnim procesima organizacije.
Opća terminologija
S obzirom na to koja je nomenklatura predmeta, prije svega je potrebno napomenuti da se ovim pojmom označava takva metoda sistematizacije, koja uključuje formiranje popisa predmeta pokrenutih unutar poduzeća i institucije. Za svaki od njih jasno su propisani rokovi skladištenja, usredotočujući se na pravila koja stupaju na snagu važećim zakonima naše zemlje.
Teorija i svakodnevni život
Koja je nomenklatura slučajeva u praktičnoj primjeni? Ovo je takva shema distribucije koja pomaže grupirati izvršenu dokumentaciju, stvarajući slučajeve. Da bi to učinila, tvrtka je odobrila shemu, klasifikaciju, a zatim primijenila u praksi. Uvodi se i indeks indeksa za slučajeve, dokumente. Morate odrediti trajanje pohrane i odrediti dizajn indeksa kartica, koji će se koristiti kao referentni materijal i koji se koristi za pretraživanje dokumentacije prema broju neispunjenih. Odgovarajući na pitanje što je nomenklatura predmeta, treba imati na umu da se termin koristi za označavanje takvog knjigovodstvenog dokumenta, koji regulira rad odjela zaduženih za činovnički rad, arhiva. Nomenklatura jasno navodi sve te slučajeve, trajanje skladištenja je unutar jednog desetljeća, odnosno onih koji pripadaju broju privremene skladištenja.
Zašto je to potrebno?
Tko treba znati što je nomenklatura predmeta, kako to provesti u praksi? Prije svega, to su osobe odgovorne za organiziranje tijeka rada u poduzeću, kao i čelnik ustanove, pravne osobe. Nomenklatura pomaže brzo pronalaženje potrebnog dokumenta ako su vrsta ili sadržaj poznati. Kvaliteta formiranja, izvršavanja nomenklature predmeta određuje koliko će brzo biti moguće raditi s dokumentacijom unutar zidova ustanove. Trenutno je činjenica dostupnosti nomenklature utvrđena kao obvezna za bilo koji pravni subjekt, bilo da se radi o ustanovi ili organizaciji, poduzeća.
Na državnoj razini usvojena je Jedinstvena državna carinska služba - to je takav sustav koji ocrtava pravila za održavanje dokumentacije. U prilozima uz njega možete pronaći trenutno relevantan uzorak nomenklature slučajeva. Povrh toga, takav jedinstveni sustav državnih izvora podataka prikupio je sve odredbe koje trebaju biti vođene razvojem i provedbom nomenklature slučajeva godišnje u instituciji ili poduzeću.
Značajke pitanja
Trenutno je nomenklatura u uredskom poslu složen pojam koji uključuje nekoliko vrsta i skupina dokumentacije. Uobičajeno je govoriti o tipičnoj, približnoj, specifičnoj nomenklaturi.Pojedinci se obično uvode na razini institucije u cjelini i zasebne strukturalne jedinice.
Tipična uzorna nomenklatura poziva se na kombiniranje dokumentacije slične prirode i sastava. Model također regulira specifični sustav indeksiranja, koji se koristi unutar određene agencije. Potrebno je primijeniti takav popis naziva predmeta. Približni je savjetodavne naravi, mada je u općenitom slučaju razumno i prikladno pridržavati se jer pomaže u pojednostavljivanju čitavog volumena službenih papira koji se gomilaju u tvrtki.
Sustav kao osnova reda
Svako suvremeno poduzeće mora sistematizirati sadašnju dokumentaciju, a nomenklatura je takav vodič za razvrstavanje koji može riješiti probleme organizacije. Ovo je dokument u kojem su imena svih poslova poduzeća koja se mogu započeti biti naznačena linijom po red. Istodobno je jasno istaknuto koliko dugo papir treba čuvati. Nomenklatura računovodstva, usluga osoblja i poduzeća u cjelini mora biti odobrena od strane voditelja.
Glavni ciljevi uvođenja nomenklature
Takav službeni rad pojednostavljuje sistematizaciju internog tijeka rada. U stvari, to je takav plan koji jasno precizira koji se algoritmi trebaju koristiti za distribuciju izvršenih dokumenata i u kojim su stvarima trebali biti postavljeni. Ovo čini arhivski sustav poduzeća i olakšava orijentaciju među nakupljenim papirnim resursima.
Istovremeno, nomenklatura kadrovskih poslova, računovodstva, kao i općenita za poduzeće, sadrži jasnu definiciju vremenskih intervala za različite kategorije dokumentacije. Strukturirani sustav točno određuje koliko vremena je potrebno pohraniti dokumente raspoređene u određenom slučaju. Prilikom izrade kućišta pomoću izvedenih dokumenata morate odmah pretpostaviti koliko će trajati rok trajanja. Ova se faza naziva primarnim pregledom, što omogućava prepoznavanje vrijednosti dokumentacije.
Kazalo, sustav i osnovne informacije
Nomenklatura slučajeva službeno izjavljuje po kojem sustavu je potrebno indeksirati slučajeve. Ove su informacije važne za registraciju, jer je indeks utvrđen nomenklaturom element registracijskog broja dodijeljenog svakom pojedinačnom dokumentu u poduzeću. Nomenklatura je informativna referenca koja vam omogućuje brzu analizu strukturnih značajki određene pravne osobe.
Dokumentacija se koristi kada je potrebno kreirati popis predmeta. Ovo je relevantno za skladištenje vrijednosnih papira koji po zakonu imaju rok duži od jednog desetljeća, uključujući trajno skladištenje. Zbog toga je nomenklatura predmeta glavni knjigovodstveni dokument koji se koristi u odjelima nadležnim za poslove pisarnice u poduzeću.
Računovodstvo i daljnji razvoj
Često je nomenklatura predmeta najprikladniji dokument kroz koji se u poduzeću primjenjuje računovodstveni sustav, koji vam omogućuje kontrolu privremenih poslova, odnosno namijenjen za pohranu cijelo desetljeće.
Druga važna svrha nomenklature predmeta je njezina primjenjivost u formiranju datoteke referentne kartice, potrebne za održavanje relevantnih podataka o izvršenoj dokumentaciji. Sustav klasifikacije koji se koristi u formiranju nomenklature postaje osnova za stvaranje kabineta datoteka koji pruža referentne informacije o protoku dokumenata unutar organizacije.
Kako to izgleda?
Uzorak nomenklatura predmeta može izgledati na sljedeći način.
Prilikom pripreme dokumentacije potrebno je navesti svoje nazive poduzeća, odjeljenja za koja je unesena nomenklatura, kao i trenutne datume.
Ovo je važno!
Poduzetniku se ponekad čini da je s relativno malim tijekom rada uvođenje nomenklature samo nered, pretjerana „papirologija“ koja neće donijeti stvarne koristi. Ovaj pristup pitanju je kategorički netočan. Treba uvesti ispravnu, prikladnu, uzimajući u obzir nomenklaturu određene organizacije u bilo kojoj modernoj tvrtki. Prilikom izrade dokumenta potrebno je osigurati da on pokriva cjelokupni volumen tijeka rada poduzeća, uključujući faze stvaranja. Potrebno je da se svi sektori aktivnosti, procesa i aktivnosti tvrtke odražavaju u nomenklaturi.
Općenito prihvaćene zahtjeve za pripremu takvog normativnog dokumenta možete pročitati u pravnim aktima usvojenim na državnoj razini. Temu su posvećena pravila rada uvedena za arhive poduzeća, standardna uputstva koja reguliraju promet dokumenata poduzeća. Godine 1988. razvijen je državni sustav podrške dokumentaciji, koji je važan i danas. Dokumenti koji se redovito usvajaju na državnoj razini dovršavaju se uzimajući u obzir stvarnosti našega dana, uključujući upotrebu elektroničkih računala, dok su osnovne teorije sistematizacije i klasifikacije ostale iste.
Obrasci predmeta
U klasičnoj verziji ovaj je dokument sastavljen kao tablica. Indeksi, klasifikacije postaju osnova za procese registracije dokumentacije koja se generira u poduzeću, a koja izvire od vanjskih primatelja i prihvaća ih za obradu iz vanjskih izvora. Dobro sastavljena nomenklatura povoljan je alat za formiranje drugih klasifikatora koji nužno prate proces uredskog rada bilo koje moderne tvrtke. Dakle, preliminarni pregled dokumentacije često zahtijeva razvrstavanje pitanja, područja za raspravu. Također, potrebni su posebni klasifikatori za izvršenu dokumentaciju. Pri uvođenju elektroničkog sustava potrebno je razviti navigatore, predstavke koje odražavaju različite strukturne jedinice i izvođače. Uz to, na temelju nomenklature slučajeva, možete razviti sustav koji vam omogućuje organiziranje dokumentacije koja je pod posebnom kontrolom, kao i druge vrste.
Nomenklatura pripada kategoriji planske dokumentacije. U njemu možete pronaći naslove slučajeva predloženih za planiranje, računovodstvo u različitim smjerovima aktivnosti, ekonomsku aktivnost poduzeća. Funkcije dodijeljene kompaniji vidljive su iz nomenklature. Dokument se priprema za sljedeću godinu, pa je u njemu potrebno postaviti ne samo raspoložive mogućnosti i potrebe tijeka rada, već i one koji su planirani u bliskoj budućnosti. Poželjno je da bi prilikom sastavljanja nomenklature bilo moguće prilično precizno predvidjeti potrebe sustava upravljanja dokumentima u poduzeću za sljedećih pet godina, iako to nije uvijek izvedivo u trenutnim teškim ekonomskim uvjetima koji prisiljavaju poduzeća na prilagodbu.
Stvarnost i plan
U praktičnoj primjeni, nomenklatura slučajeva najčešće se smatra računovodstvenom dokumentacijom, što je zbog prisutnosti broja, indeksa za svaki navedeni naslov. Konačni zapis nomenklature koji sažima rezultate godine omogućava nam zaključak o broju i kategorijama slučajeva pokrenutim u proteklom razdoblju. Također možete izračunati, bez posebnog napora i bez uzaludnog gubljenja vremena, broj predmeta, svezaka pokrenutih u proteklom vremenu. Ovo daje kvantitativni opis dokumentarnog fonda, sustava rada. Potreba za takvom analizom javlja se unutar okvira zasebne strukturalne jedinice i organizacije u cjelini.
Nomenklatura koja djeluje kao knjigovodstvena evidencija može se koristiti prilikom prijenosa datoteka u arhivu.To vrijedi prije svega za one namijenjene za privremeno skladištenje - ne više od deset godina. Nomenklatura također pruža prikladnu osnovu za izradu inventara, koji uključuje slučajeve namijenjene za kontinuirano ili privremeno skladištenje, ako razdoblje prelazi desetljeće. Nomenklatura je prikladna kada se formira popis slučajeva koji sadrže dokumentaciju o osoblju tvrtke, kao i akte kojima se popravlja uništavanje dokumenata, raspoređivanje papira koji ne trebaju ili ne mogu biti pohranjeni.
Specifičnosti pojedinih vrsta organizacija
Obvezna mjera bit će sastavljanje nomenklature za bilo koju državnu instituciju. Ovaj dokument mora biti prisutan u općinskim, podređenim teritorijalnim pravnim osobama. Takav obvezni postupak nastaje zbog prijenosa dokumentacije stvorene u organizacijama, ustanovama za pohranu u arhivima općine ili saveznoj razini.
Ako govorimo o privatnoj organizaciji, tada je potrebno i formiranje nomenklature, ali zahtjevi koji se na nju odnose su mnogo stroži. S jedne strane, dokument je i višenamjenski - ne ovisi o sudjelovanju države u tvrtki. Preporučuje se razvijanje nomenklature u vrijeme kada pravni subjekt tek nastaje. Tijekom preuzimanja, spajanja, potrebno je preoblikovati takav sustav klasifikacije dokumenata, ako se istovremeno formira nova pravna osoba. Prema pravilima, razvoj nomenklature izuzetno je prioritetni zadatak, a na njoj je potrebno raditi i prije formiranja upute koja opisuje pravila tijeka rada.