Časopis o ugovorima o radu: Ispunite uzorke

Svaki se dokument mora registrirati i upisati u poseban časopis. To se odnosi i na radne ugovore. Registar ugovora o radu, čiji će se uzorak dalje analizirati, potreban je u svakoj tvrtki koja vodi evidenciju dokumenata i podataka svojih zaposlenika.

Trebam li magazin

Čelnici organizacija trebali bi razumjeti da registar ugovora o radu i dodatnih sporazuma nije gubljenje vremena, već prilika za osiguranje. Prvo, vrlo je prikladno. Sve informacije o dokumentima nalaze se na jednom mjestu, umjesto da na vaš stol sjedine gomilu ugovora svih zaposlenika. Drugo, časopis može biti potreban ako nastanu sukobi između zaposlenika i poslodavca. Treće, zahvaljujući časopisu, službenik za ljudske resurse može zaposleniku izdati sve podatke u kratkom vremenu.

U nekim je organizacijama uobičajeno voditi nekoliko takvih časopisa: za vječne ugovore i za hitne.

Riječ zakona

Usput, zakonodavstvo nigdje ne navodi da je potreban registar ugovora o radu. Ali tako se dogodilo da je ovo zadati uredski posao i njegova opća pravila. Prema normama, svaki se dokument mora popraviti. Pored toga, ovaj je časopis naveden na popisu dokumenata za upravljanje. A njegova odsutnost u organizaciji može stvoriti probleme inspekcijskim tijelima.

Iskusni zaposlenici odjela za osoblje tvrde da prisutnost registra ugovora o radu, čiji će uzorak biti predstavljen kasnije, značajno olakšava radne dane i omogućava vam organiziranje podataka o zaposlenicima i njihovo vođenje.

Ispunjavanje

Nije zakonski regulirano kako bi točno trebao izgledati knjigovodstveni časopis. U većini slučajeva oblik registra ugovora o radu je redovna bilježnica. Glavna stvar je da je pokrov gust za veću eksploataciju.

Naslovna stranica časopisa mora sadržavati naziv organizacije, naziv časopisa, početak njegova vođenja. Potom su na prvom listu označene osobe odgovorne za vođenje knjige. Ako se pretpostavlja da se ovlaštene osobe mogu promijeniti, onda je bolje unijeti podatke o njima na uredan način:

1. Broj po redu.
2. Pojedinosti o zaposleniku.
3. Naslov radnog mjesta.
4. Razlozi zbog kojih ta osoba može unijeti promjene u časopis.
5. Potpis zaposlenika.

Popunjavanje registra ugovora o radu može se nazvati standardnim. Sve informacije unose se u tablicu, broj stupaca u kojima varira ovisno o željama same organizacije. U prosjeku može biti do deset stupaca. Tablica je popunjena kako slijedi:

1. Serijski broj registracije dokumenta.
2. Datum zaključenja ugovora.
3. Broj ugovora
4. Pojedinosti o zaposleniku.
5. Naziv radnog mjesta ili specijalnosti.
6. Naziv odjeljenja ili jedinice.
7. Razdoblje valjanosti ugovora.
8. Priroda rada.
9. Prisutnost dodatnih sporazuma.
10. Posebne napomene.

Po želji možete unijeti drugi stupac u kojem će se zaposlenik potpisati pored navedenih informacija. Osim toga, u potpisu će biti naznačeno da je zaposlenik primio primjerak ugovora.

Oni koji ne znaju kako izgleda registar ugovora o radu mogu vidjeti primjer uzorka na fotografiji u nastavku.

Verzija na papiru

Unatoč činjenici da doba računalne tehnologije procvjeta danas, gotovo sve tvrtke drže papirnatu verziju registracijskog časopisa.

Prvo, ovaj dokument mora prošivati, numerirati i ovjeriti voditelj organizacije. Drugo, odjel za osoblje uvjerava da je mnogo prikladnije voditi takav dnevnik. I treće, u časopisu bi trebalo biti potpisa zaposlenika, što ukazuje na njihov pristanak s navedenim podacima.

Elektronička verzija

Elektronički oblik registracije ugovora o radu ima i svoje prednosti i nedostatke. Bez sumnje, elektronički su dokumenti vrlo prikladni za upotrebu. Gomile mapa i papira ne gomilaju stol i police jer je sve pohranjeno na računalu. Ali u elektroničkoj verziji ne možete dobiti potpis zaposlenika u dokumentu i često se dogodi da se računala poklope i sve informacije mogu jednostavno nestati.

Stoga, mnogi menadžeri osoblja, ako vode elektronički časopis, to je samo kao sigurnosna inačica papirnih medija.

Obično izrađuju elektroničku verziju u Excel formatu. Ova tablica ima mnogo funkcija i lako ju je ispuniti. Elektronički format časopisa je:

• kontrolu nad pohranom podataka;
• tajnost informacija;
• trenutno formiranje kopija naloga i potvrda;
• Instantno pretraživanje potrebnih dokumenata.

Osim toga, možete odvojeno voditi dnevnik dodatnih. ugovori o ugovorima o radu. Ali ponekad je nezgodno tražiti informacije o zaposleniku u različitim dokumentima. Bolje je da se te informacije istaknu kao poseban stupac u zajedničkom dokumentu.

Značajke

Postoje neke značajke koje je najbolje zadržati pri prijavi. To može uključivati:

1. Registar ugovora o radu i samih ugovora može se pokrenuti iznova svake godine. To se posebno odnosi na velika poduzeća u kojima postoji puno dokumenata.
2. Ako je ovlaštena osoba pogriješila u unosu podataka, ne predviđa se novčana kazna za to.
3. Takav dokument treba čuvati najmanje 75 godina.
4. Nakon završetka dnevnika, potrebno ga je prolistati i numerirati. Zatim stavite pečat i pošaljite ga u arhivu dokumenata gdje je i zapravo pohranjen.
5. Ako ugovor na određeno vrijeme prelazi u kategoriju neograničenih, ta se činjenica mora zabilježiti. Zatim se ugovor ponovno registrira ili se u dnevnik bilježi odgovarajuća napomena.
6. Vođa mora ovjeriti registracijski dnevnik stavljanjem svog potpisa na stražnju koricu bilježnice.

Tko vodi časopis

Kao što smo već saznali, časopis za računovodstvo ugovora je dokument koji potvrđuje prisutnost važnih dokumenata u organizaciji.

Prema pravilima, takve dokumente popunjavaju i održavaju ovlaštene osobe. U osnovi su to zaposlenici HR-a ili HR menadžeri. Odgovorni su za razne provjere, odnosno potpuno pružanje informacija o zaposlenima.

Isti zaposlenici snose odgovornost za originale svih ugovora i dodatnih ugovora s njima. Pokrenite ove dokumente prema nalogu poslodavca.

Narudžba određuje:

• vrsta sječe (papirnata ili elektronička);
• zaposlenik odgovoran za bilježenje;
• obrazac za registraciju.

Ranije je podnesen registar ugovora o radu (uzorak dokumenta). Sada na fotografiji možete vidjeti kako izgleda časopis za registraciju dodatnih ugovora.

promjene

Ranije je rečeno da s malim nadzorom zaposlenik ne snosi posebnu odgovornost ili kazne. Ali ipak morate pažljivo ispuniti časopis.

Strogo je zabranjeno unošenje bilo kakvih promjena, bez obzira na vrstu dokumenta. Ako ovlašteni zaposlenik pogriješi, časopis treba zatvoriti. To znači da je na posljednjoj stranici knjige naveden razlog njegovog zatvaranja. Nadalje, problem treba prijaviti čelniku tvrtke. Da biste pokrenuli novi računovodstveni časopis, morate izdati nalog.

Što se tiče dodatnih promjena koje se odnose na određenog zaposlenika, one uključuju:

• otpuštanje iz službe;
• promjena radnih uvjeta;
• premještaj zaposlenika u drugi odjel, podjelu ili promjena položaja zaposlenika.

Za takve se informacije izrađuje ili posebna knjiga za dodatne ugovore ili zasebni stupac u časopisu o registraciji ugovora.

Važno je zapamtiti da je takav časopis prvenstveno važan za zaposlenika koji održava informacije o zaposlenima.

Zahvaljujući ovom dokumentu, lako možete pronaći informacije u onim časopisima koji su već davno preneseni u arhivu. A također se časopis smatra pravnom potvrdom postojanja svih onih ugovora o radu koji se sklapaju sa zaposlenicima koji obavljaju svoje djelatnosti u poduzeću.