U ruskoj svakodnevici pojavila se nova engleska riječ "back office". Što je ovo Koje funkcije obavlja? U kojim tvrtkama postoji? Pokušajmo razumjeti detaljnije.
Pomoćni ured. Što je ovo
Te jedinice postoje u mnogim organizacijama. Back office je odjel ili odjel tvrtke koji ima određene funkcije. Riječ je o rutinskim, administrativnim i uslužnim uslugama. Tradicionalno funkcije uključuju i informacijsku tehnologiju (administracija i podrška), ljudske resurse i računovodstvo.
U nekim su organizacijama dodatni pravci rada koje bi pomoćni ured trebao obavljati odvojeno. Što je ovo? Radnici ovog odjela često se bave statističkim i analitičkim računovodstvom prodaje, kupovine, stanja zaliha i održavanjem arhive.
Ako je ovaj back office podjela banke, onda funkcije uključuju operacije poravnanja, tekuće usluge namire gotovine i tako dalje.
Povratak uredske povijesti
U početnim fazama razvoja poslovanja izgled prostora bilo koje tvrtke bio je poseban. Prednji plan zauzeo je takozvani front office. To je učinjeno tako da su klijenti imali priliku brzo i lako pronaći pravog zaposlenika. Naravno da je uprava uložila puno u ovu sobu, napravivši skupe popravke, čišćenje i namještaj. Prednji ured trebao je ostaviti najbolji dojam, jer je to "lice" bilo koje tvrtke.
Njegovi zaposlenici također moraju biti dosljedni u stilu odjeće i ponašanja. To je javna strana bilo koje tvrtke.
U pozadini se tradicionalno nalazi stražnji ured. Ovo je takvo mjesto na kojem se odvijala sama proizvodnja, postojao je sustav upravnih prostorija, raznih odjela, skladišta itd.
Stoga su ta područja tradicionalno bila prljava, tmurna i ne baš njegovana. Prezentativnost ovih prostorija nije se posebno gledala, jer se kupci nikada nisu pojavili u njima. Naravno, prema izgledu zaposlenika se ne postavljaju posebni zahtjevi. Više pozornosti posvećeno je profesionalnim vještinama.
Ova podjela ureda u dva velika odjela koji obavljaju različite funkcije dokazala se dobro i postoji do danas.
Djelatnici prednjih ureda stvaraju prekrasnu "sliku" za tvrtku. U isto vrijeme, tvrtka se razvija i cvjeta zahvaljujući djelatnicima u uredu. Zašto? Pogledajmo.
Značaj i značaj back officea za razvoj tvrtke
Praksa pokazuje koliko je velika uloga ove jedinice za organizaciju.
Prvo, pomoćni ured pomaže održati reputaciju tvrtke u visoko konkurentnom okruženju. Naravno, ako zaposlenici obavljaju svoje dužnosti dobro i jasno. Za svaki je klijent glavni kriterij dobre tvrtke kvalitetna usluga. Zahvaljujući zaposlenicima iz ureda, provodi se kompletan ciklus određene operacije.
Drugo, upravljanje rizikom provodi i stražnja služba. Što to donosi tvrtki? Djelatnici ovog odjela sastavljaju izvješća, odabiru podatke, čimbenike i izračunate na temelju kojih se donose odluke uprave. Stoga je njihova ispravnost i točnost vrlo važna za budućnost tvrtke. Zaposlenici rade izuzetno odgovorno, značajno smanjujući rizike.
Treće, back-office usluga također razvija nove metode štednje i prijedlozi za racionalizaciju. Naravno, zaposlenici izravno ne zarađuju financijska sredstva za tvrtku. Ali mogu posredno utjecati na taj proces.
Pomoćni ured u banci
To je operativna knjigovodstvena jedinica. Zahvaljujući njegovom radu osigurane su aktivnosti glavnih odjela.
Back office se bavi računovodstvom i registracijom transakcija s vrijednosnim papirima, upravljanjem obvezama i imovinom, kao i obračunima s klijentima. Ali ovo je samo vrh ledenog brijega.
Pomoćni ured obavlja operacije obrade zajma. Osim toga, zaposlenici se često bave otvaranjem računa, knjigovodstvom i upravljanjem rizikom.
Pomoćni ured. Dokumentarno izvršenje i podrška transakciji na tržištu vrijednosnih papira
U bankama se pomoćni ured često sastoji od nekoliko odjela. Naročito ako organizacija izvrši veliki broj transakcija na tržištu vrijednosnih papira. Dužnosti zaposlenika uključuju elektroničku i dokumentarnu obradu, njihovu podršku. Zaustavimo se na ovome detaljnije.
Prvo, zaposlenik u uredu vodi registar transakcija, sastavlja ugovor o prodaji vrijednosnih papira određenog izdavatelja.
Slijedi postupak preregistracije vrijednosnih papira. Ovo je prijenos vlasništva. Za pokretanje ovog postupka, zaposlenik u uredu mora izdati nalog za prijenos i ovjeriti trenutnu transakciju.
Nakon što se izvrši preregistracija i dobije se prateći dokument, zaposlenik kontrolira postupak konačne nagodbe.
Zaposlenik stražnjeg ureda ima vrlo veliku odgovornost. Ako postoji najmanja netočnost u procesu papirologije, transakcija se prepoznaje kao nevaljana. Zbog toga će kupac trpjeti, a tvrtka će pretrpjeti ozbiljne gubitke.
Pored toga, pomoćni ured bavi se analitičkim (internim) transakcijama između odjela u organizaciji u sustavu preraspodjele financija.
Posljednjih se godina na području trgovine često koriste raznim automatizacijskim programima.
Trgovina stražnjim uredom
Prilikom organiziranja poduzeća, menadžer se suočava s mnogim problemima. Potrebno je osigurati trgovinu sa robom, automatizirati računovodstvo skladišta u poduzeću, upravljati cijenama, komunicirati s dobavljačima i podružnicama.
Kako bi se riješili ovi i mnogi drugi problemi, kao što je napomenuto, postoje posebni programi za stražnji ured.
U maloprodajnom sustavu zaposlenici takve jedinice pomoći će kontroliranju dolaska i puštanja robe, otpisu i premještanju, ponovnoj procjeni, ostvarivanju povrata, gotovine i bankarske operacije rad s trgovinskom opremom.
Softverski paket može imati različite konfiguracije: maloprodajnu hranu, dućan, dućan ili supermarket. Trenutno postoji izbor.
Mrežni back office
Glavna područja rada na mrežnoj trgovini su:
- unošenje izmjena i dopuna u velikom rasponu robe;
- razmjena podataka između odjela;
- centralizirano računovodstvo;
- pribavljanje operativnih izvještaja o funkcioniranju podružnica itd.
Da bi olakšali rad i osigurali interakciju ureda s mrežom prodajnih mjesta, oni često koriste automatiziranu verziju back-office-a. Ovi programi omogućavaju organizaciji učinkovitiji i brži rad.
Pomoćni ured u ugostiteljstvu
Rad uslužnih ugostiteljskih djelatnika uglavnom je u tijeku. Oni tradicionalno uključuju sljedeće:
- vršenje rutinskih obaveznih operacija;
- vođenje robnog i skladišnog računovodstva;
- postupak kontrole proizvodnje posuđa;
- prikupljanje i analiza podataka;
- Priprema izvješća.
Ovisno o veličini i prometu organizacije, pomoćni ured u trgovini obično broji od tri do trinaest do petnaest ljudi.
Trenutno, kao što je napomenuto, postoje automatizirani sustavi koji olakšavaju provedbu operacija koje zaposlenici moraju obavljati. To je, naravno, pozitivan trenutak za šefa organizacije. Ali ne uvijek za radnike. Praksa pokazuje da nabava automatiziranih sustava koji obavljaju većinu poslova u dvorištu dovodi do smanjenja osoblja.
