Sve veći broj ruskih tvrtki počinje proučavati probleme povezane s protokom informacija. Koji je to fenomen? Koliki je značaj protoka informacija za razvoj organizacija? Koje su značajke primjene metodologije njihova proučavanja za poduzeća različitih industrija?
Praktična važnost protoka informacija
Među područjima u kojima su tokovi informacija od najveće praktične važnosti su upravljanje poduzećem.
U cilju povećanja učinkovitosti proizvodnje roba, kao i njihove kvalitete, radi savladavanja proizvodnje novih vrsta i uvođenja naprednih tehnologija, čelnici tvrtki koriste širok spektar znanstvenih i primijenjenih metoda.
Tokovi informacija u organizaciji značajno doprinose kvalitetnom radu menadžera u svim spomenutim područjima.
Istražujući ih, tvrtke mogu uspješno riješiti probleme povezane s iskorištavanjem postojećih proizvodnih resursa.
Korištenje informacijskih tokova u proizvodnji
Razmotrimo po kojim mehanizmima su informacijski tokovi u poduzeću uključeni. U pravilu ih tvrtke pokušavaju graditi u sistemskim projekcijama. Osnova za to su informacijski resursi (koji imaju unutarnje i vanjsko podrijetlo).
tipičan informacijski model protoci u tvrtki, kao što smo gore rekli, odražavaju interes rukovodstva tvrtke za poboljšanje kvalitete upravljanja. Njegova konstrukcija podrazumijeva rješavanje sljedećih glavnih zadataka:
- uvođenje kontrolnih sustava na proizvodne linije;
- analiza kvalitete izvora informacija, njihovo prikupljanje, procjena značaja i perspektiva bavljenja poslovanjem;
- modeliranje mehanizama izravnog utjecaja informacija na proizvodne procese;
- stvaranje i ažuriranje korporativne baze znanja;
Specifični algoritam za izgradnju modela u pravilu ovisi o industrijskim specifičnostima tvrtke. U nekim segmentima razmjena informacija kako unutar korporacije, tako i s vanjskim tržištem može biti otežana zbog tajnosti ili tehnoloških poteškoća u prikupljanju podataka u datoteke i njihovom daljnjem prenošenju na adresu primatelja.
Vrste tokova informacija
Općenito prihvaćeni kriteriji za klasifikaciju, koji bi omogućili nedvosmisleno imenovanje vrsta tokova informacija, još nisu razvijeni u modernoj ruskoj marketinškoj školi. Previše problematičnih aspekata koji odražavaju istraživanje podataka. Međutim, među stručnjacima postoji prilično raširen model koji dijeli tokove na vrste ovisno o prirodi informacija. Dakle, oni mogu biti:
- financijski;
- tehnologija;
- marketinga;
To je, naravno, daleko od iscrpne klasifikacije protoka informacija. Naravno, popis se nastavlja. Konkretni primjeri protoka informacija mogu biti vrlo različiti. Važno ih je ne brkati zbog usklađenosti s industrijskim pojavama. Na primjer, financijski i informacijski tokovi koji podrazumijevaju novčane i bezgotovinske kanale podmirenja koji odražavaju informacije, statističke ili analitičke, o novčanim tokovima nisu ista stvar. Međutim, prvo se može vrlo kvalitativno nadopuniti posljednjim.
Angažiranje niti kao konkurentnog alata
Ako se u poduzeću uvede pravilno funkcionirajući sustav tokova informacija, to može postati značajna konkurentska prednost tvrtke. U kojim aspektima?
Prije svega, u kontroli procesa. Kada se odgovorni zaposlenici tvrtke na odgovarajući način opskrbljuju potrebnim informacijama, to im omogućava učinkovitiju optimizaciju određenih faza proizvodnje. Podaci dobiveni od strane stručnjaka omogućuju nam prepoznavanje tehnologija koje su najznačajnije sa stajališta profitabilnosti poslovanja, kao i uvođenje onih koje će vjerojatno postati takve.
Još jedna prednost koju pruža analiza tokova informacija je poboljšanje kvalitete upravljanja na razini osoblja.
Posjedovanje potrebnih podataka, korporativno upravljačke strukture osoblje u svojim rukama ima alat koji omogućava učinkovitiji rad unutarnjih korporativnih struktura.
Drugi konkurentski faktor koji tvrtka može dobiti koristeći informacijske tokove u svom radu je bolja raspodjela financijskih i materijalnih resursa.
Posjedujući potrebne informacije, menadžeri će znati u koju količinu i gdje intenzivnije usmjeravati novčane tokove i sirovine, a gdje manje.
Sva tri navedena faktora čine tvrtku jačom u potencijalnom sučeljavanju s konkurentima. Tokovi informacija omogućuju, prije svega, mogućnost pretjecanja s tržišnim sudionicima zbog bolje izgradnje komunikacije između unutarnjih korporativnih struktura. Kao rezultat toga, proizvodnja je učinkovitija, profitabilnost je veća, cijene su konkurentnije, a samim tim i sve veća atraktivnost u očima kupaca ili kupaca u njihovom segmentu.
Praksa upravljanja informacijama
Kojim praktičnim mehanizmima tvrtke upravljaju protokom informacija? Osnova za razmjenu podataka i analizu u pravilu je interakcija zaposlenika odgovornih za rad na odgovarajućim područjima, putem internih korporativnih dokumenata, mreže i web izvora, ponekad i financijskih izvora. U njima je u pravilu u najpouzdanijem obliku (za razliku od, primjerice, usmenih pregovora, dopisivanja zaposlenika itd.) Opisano trenutno (ili planirano) stanje u određenoj organizacijskoj strukturi.
Postoji posebna kategorija osoba uključenih u upravljanje korporacijskim informacijskim sustavom - generatori informacija. Vlasnici su autorstva prethodno opisanih vrsta podataka. Glavna nijansa ovdje je da je u nekom poduzeću (posebno ako se radi o velikoj tvrtki) u nekim slučajevima problematično identificirati određene zaposlenike koji su sudjelovali u stvaranju određenih informacija. Glavni razlog je taj što značajan dio dokumenata (posebno financijskih) prolazi kroz višefazne postupke odobravanja i prilagođavanja na razini različitih razina upravljanja.
Rad "autora" protoka informacija može biti ili spontan (to jest, dokumenti se formiraju kao nusproizvod glavne radne aktivnosti), ili se izvršavaju redovito - to mogu biti stručnjaci čiji je zadatak prikupiti što više podataka povezanih s aktivnostima tvrtke.
Podaci izvađeni iz internih korporativnih dokumenata i drugih izvora s znakovima pouzdanosti prenose se u informacijski sustav (složit ćemo se da on već postoji u tvrtki). Nakon toga se analiziraju podaci i donosi odluka o tome kako koristiti dokumente. Ako su na recept (na primjer, upute), tada upravitelji mogu smatrati da je potrebno prilagoditi ih ili, obrnuto, ostaviti ih nepromijenjene. Ako su to, recimo, knjigovodstveni papiri, tada se relevantni zaključci o njima mogu prenijeti na financijski odjel radi naknadne analize i izvještavanja.
Na kraju se sve svodi na to da se osigura da su tokovi informacija na neki način uključeni. A oni koji nisu od praktične koristi isključeni su iz prometa. Primijenjeni značaj je glavni kriterij informacija u poduzeću.
Mrežna tehnologija
Brojni stručnjaci nazivaju korištenje mrežnih tehnologija glavnim kriterijem kvalitete funkcioniranja korporacijskog informacijskog sustava. Što se ovdje misli?
Činjenica je da bi se kretanje informacijskih tokova, u idealnom slučaju, prema mišljenju stručnjaka, trebalo temeljiti na principu viševektorskog. Odnosno, što su manje zatvoreni (kao i jednosmjerni) kanali - to je bolje. Što su kompetentniji ljudi uključeni u prikupljanje i razmjenu podataka, to je poslovanje učinkovitije. Sa tehnološkog stajališta, mreža će biti najoptimalniji kanal za njihovu interakciju. U praksi to može biti korporativna web stranica. To nije nužno javno - pristup od korisnika interneta može biti u potpunosti ili djelomično ograničen.
Mrežne tehnologije, naravno, korisne su i u smislu izgradnje odnosa između tvrtke i vanjskih igrača, što usput može biti i generator podataka. Eksterni tokovi informacija koji dolaze, na primjer, u obliku zahtjeva kupaca ili komercijalnih ponuda drugih organizacija, u mnogim su slučajevima podaci praktičnog značaja.
Na primjer, nakon što je od kupaca primio određeni skup zahtjeva za puštanje robe s karakteristikama koje još nisu karakteristične za proizvode, uprava tvrtke može odlučiti lansirati te proizvode u proizvodnju. Budući da ih kupac želi vidjeti na šalteru, o svojim željama obavijestio se putem informacijskog kanala koji je tvrtka pružila. Sposobnost komunikacije s kupcima može se također smatrati konkurentskom prednošću u poslu.
Kriteriji za kvalitetu informacija
Razmatrajući kako se formiraju vanjski i unutarnji tokovi informacija, možemo proučiti kriterije koji određuju kvalitetu informacija primljenih u unutarnjem korporacijskom prometu. Takvi stručnjaci uključuju:
- relevantnost (pravovremenost);
- istinitost (provjerljivost);
- relevantnost (odraz stvarnih problema);
- korisnost (primijenjena vrijednost);
- razumljivost (nedvosmisleno tumačenje);
- kompletnost (nema potrebe za objašnjenjem činjenica);
Postupak, koji uključuje provjeru podataka koji kruže unutar tvrtke, za gornje kriterije, neki stručnjaci nazivaju kontroling (od engleske kontrole). Zadaća stručnjaka odgovornih za ovaj rad je minimizirati prisustvo podataka koji ne zadovoljavaju kriterije u informacijskom sustavu tvrtke.
O kontroliranju
Brojni stručnjaci dodaju dodatno značenje pojmu "kontroliranje". Konkretno, postoji mišljenje da se radi o aktivnosti koja se odnosi ne samo na analizu kvalitete informacija, već i na njezinu interpretaciju, identificirajući aspekte koji utječu na primijenjeni značaj informacija. Pored toga, postoje stručnjaci koji značenje pojma "kontroliranje" svode samo na aktivnosti financijskih i ekonomskih struktura poduzeća. To je, prema njihovom mišljenju, sve informacije koje su u prometu unutar tvrtke u konačnici bi trebale biti iskorištene za optimizaciju dobiti i rashoda. Svaka shema protoka informacija u skladu s ovim konceptom treba analizirati kako bi utjecala na profitabilnost poslovanja.
Postoje stručnjaci koji pomalo sužavaju funkcije stručnjaka u kontroli. U svojoj se teoriji ta aktivnost treba ograničiti samo na prikupljanje informacija od različitih proizvođača i njegovu distribuciju nadležnim odjelima. U nekim slučajevima, kontrolori mogu prema svojoj procjeni oblikovati optimalnu, strukturu protoka informacija, format prezentacije.Stručnjaci smatraju da bi to trebalo analizirati i interpretirati strukture specijalizirane za određeno područje poduzeća.
To je, relativno gledano, statistika koja odražava potrošnju boje tijekom proizvodnje igračaka trebala bi se proslijediti stručnjacima odgovornim za odgovarajuću fazu proizvodnje. Financijski podaci - u računovodstvu itd. Kontroliranje podrazumijeva samo statističku funkciju. Studiju protoka informacija provode nadležne strukture poduzeća.
Vrijednost upravljanja protokom informacija
Pokušajmo utvrditi u kojim se aspektima izražava najveća vrijednost upravljanja tokovima informacija. Istovremeno se slažemo da kontrola zauzima jednu od glavnih funkcija u ovom procesu (a ne samo u smislu prikupljanja podataka i njegove strukture).
Glavna karakteristika protoka informacija je koncentracija ciljeva upravljanja. Ukupnost podataka koji kruže unutar korporacije određuje kvalitativno povećanje razine znanja svakog odjela, velikim dijelom zahvaljujući interakciji s drugim strukturama poduzeća i međusobnom prepoznavanju važnosti zadataka s kojima se suočava poduzeće.
Rad s protokom informacija, kao i kontrola (pod uvjetom da postoji dovoljna dubina njegove upotrebe) omogućava vam da otkrijete slabosti u poslovanju. Poboljšavaju se pojedinačne proizvodne veze, proizvodi tvrtke postaju bolji i konkurentniji.
Rad s protokom informacija uključuje koncentraciju resursa tvrtke (ne samo materijalnih, već i osoblja), identificiranje najjačih strana u poslovnom modelu, pronalaženje novih izvora povećanja konkurentnosti, uvođenje inovativnih mehanizama proizvodnje koji nisu testirani u tvrtki prije.
Uporaba informacijskih tokova u logistici
U kojim se drugim područjima aktivno koriste tokovi informacija? U logistici, definitivno. Što bi mogao biti razlog za to?
Poduzeća koja posluju u području proizvodnje i prodaje robe karakteriziraju ne samo informacije, već i širok raspon materijalnih tokova - kretanje proizvoda iz tvornice do potrošača, sa i bez posrednika, unutar zemlje i inozemstva. Zapravo je ta funkcija odgovornost logistike koja se razvila u neovisnu industriju. Njegova je najvažnija karakteristika da se u njoj informacije i materijalni tokovi mogu istovremeno proučavati. Kako?
Stručnjaci vjeruju da učinkovito upravljanje materijalnim tokovima izravno ovisi o kvaliteti obrade informacija koja se koristi u logističkim sustavima.
Ovdje puno ovisi o razini znanja koju posjeduju menadžeri i stručnjaci koji provode odgovarajuću analizu.
Činjenica je da je logistika za Rusiju relativno novo područje. A ti kriteriji koji su karakteristični za informacijske sustave, recimo, bankarskog ili proizvodnog tipa, nisu u potpunosti kompatibilni s ovom industrijom.
Prije svega, kažu stručnjaci, na razini metoda i principa. S tehnološkog stajališta, logistički protok informacija može se dobro istražiti tradicionalnim alatima. Ali kako ih pravilno koristiti u metodološkom aspektu, ruska logistika tek uči razumjeti, kažu stručnjaci.
Istodobno, stručnjaci iz industrije, kako analitičari kažu, postižu izvjestan napredak. To je uglavnom zbog intenzivne informatizacije logističkog sektora. Sada većina zaposlenika ruskih tvrtki ima pristup računalima i mrežnim tehnologijama, a softver relevantan za istraživačke i analitičke zadatke se aktivno razvija. Logističke tvrtke dobivaju više mogućnosti za otvaranje u okviru mrežnih tehnologija - kako u pogledu interakcije s drugim tržišnim sudionicima, tako i u pogledu razmjene podataka s kupcima.
