Velike korporacije s mnogim odjelima neizbježno se suočavaju s problemom unutarnjeg tijeka rada. U naprednim tvrtkama takav je postupak kompjuteriziran, u skromnijoj verziji to je dopisivanje na papirnim nosačima. Ipak, norme poslovnog pisanja ostaju iste za bilo koji format. Tipično se takav dokument naziva podsjetnik.
Za koje ćete slučajeve napraviti dopis
Odnos između jedinica osjetljiva je stvar i ponekad zahtijeva pisanje. Pretpostavimo da zaposlenici nekoliko geografski udaljenih jedinica zajedno rade na projektu. Za razmjenu pouzdanih informacija telefon nije dovoljan, potrebni su pisani izvori.
Ili druga, manje ugodna opcija: zaposlenika trebate privesti disciplinskoj odgovornosti za kršenje službenih dužnosti. Kako dokazati da takva povreda uopće postoji i od čega se sastojala? Naravno, uz pomoć pisanih izvora: rezolucija, interne prepiske, pisanih uputa i drugih sličnih napomena.
Ponekad je potrebno podnijeti zahtjev ili upozoriti sve zaposlenike na važne informacije. To se može učiniti pomoću memoranduma.
Odnosno, uzorak napomena može biti koristan u različitim pitanjima poduzeća:
- rada;
- sporazumno;
- administrativni i upravljački;
- disciplinski;
- administrativno i gospodarsko;
- sindikat;
- Informacije.
A ovaj popis nije iscrpan.
Obavezni detalji
Zapisnik je prije svega dokument, pa ga je potrebno sastaviti u skladu s pravilima poslovnog tijeka, s naglaskom na uzorak. Pisani dopis kompetentno sastavljen sasvim je dovoljan da riješi problem proizvodnje. Dokument treba sadržavati sljedeće podatke:
- kome je dopis upućen;
- koja je njegova suština, opravdanje, upućivanje na zakone, norme, upute;
- aplikacije - ako ih ima;
- koji je potpisao - voditelj jedinice, koji ima pravo potpisati interne dokumente;
- tko je sastavio - izvođač koji je izravno sastavio primjerak usluge note;
- matični broj isprave i datum kada je upućen primatelju.
U pravilu se evidencija o uslugama sastavlja prema broju primatelja u izvornicima plus jedan primjerak za pošiljatelja. Ako je puno primatelja, oni su navedeni u hijerarhiji u desnoj polovici lista.
Kako napisati bilješku
Uzorak dokumenta može se naći u bilo kojoj referentnoj publikaciji pomoću poslovnog pisma ili u zbirkama poslovnih dokumenata. oblik memorandum nije posebno odobren. U osnovi, pri sastavljanju su vođeni normama poslovnog prometa i ustaljenom praksom.
Međutim, postoje takozvani državni standardi koji reguliraju oblik dokumentacije. Oni nameću određene zahtjeve unutarnjoj dokumentaciji poduzeća, propisano je gdje se trebaju nalaziti ovi ili oni natpisi, kako ispravno navesti inicijale ili ispravno potpisati dokumente zamjeniku u odsutnosti voditelja.
Uzimajući u obzir sve napisano, možete upotrijebiti primjerak servisne napomene u nastavku. Naravno, logika predstavljanja i opravdanja na koje se prevoditelj poziva treba dobro razmisliti, jer će format odrediti percepciju dokumenta, a samim tim i njegovu učinkovitost. Zvuk i dobro osmišljen dokument uvijek je vjerodostojniji.
Uzorak bilješke
Direktor za ljudske resurse
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
memorandum
O pitanju predaje dokumenta zaposleniku
Broj 214 / OK od 06.03.14
31.05.2014. Tvrtka je primila pismo ovršitelja prema kojem zaposlenica Degtyareva Irina Pavlovna treba doći kod njega, budući da je dužnik sudskom odlukom da joj nadoknadi iznos u korist Zavoda za zapošljavanje.
Prema dostupnim podacima, navedeni zaposlenik radi u odjelu električne energije kao dispečer.
U skladu sa zahtjevima ovršitelja, molim vas da hitno osigurate dostavu priloženog poziva Degtyarevoj Irini Pavlovni protiv potpisa i da kopiju s potpisom poštom pošaljete izvršitelju.
Prilog: poziv u dva primjerka.
S poštovanjem,
Šef pravnog odjela
MV Blanche
App. Oleva I.R.
5027982
U ovom formatu možete postaviti bilo koje pitanje, glavna stvar je usredotočiti se na uzorku službene napomene i ne zanemariti obrazloženje navedenih zahtjeva.
Memo - Interni dokument
Primjer bilješke daje predstavu o postupku njegove pripreme. Treba imati na umu da ovaj dokument, bez obzira na njegov sadržaj, ostaje unutarnja stvar tvrtke.
Poduzeće obično izdaje poseban nalog za određivanje informacija s ograničenim pristupom, pozivajući se na to, moguće je odbiti izdavanje kopija ili, osim toga, originala službene dokumentacije na zahtjev trećih strana.
Međutim, treba imati na umu da službena prepiska na zahtjev tijela za provođenje zakona i pravosuđa može postati vlasništvo istražitelja ili suca. Također, ti dokumenti imaju pravo zatražiti inspekcijska tijela. S obzirom na ovu mogućnost, bolje je odmah ispravno i oprezno sastaviti dokument, jer ono što je napisano olovkom ne može se sjeći sjekirom. Za to je najbolje uzorak uslužne napomene.
