Gotovo svaki zaposlenik trebao bi imati pri ruci uzorke. Ovo je vrlo važan dokument interne komunikacije, bez kojeg je normalno funkcioniranje većine velikih institucija nemoguće.
Definicija izvješća o napomeni
Bilješka je dokument koji je osmišljen za prijenos informacija duž vertikalne usluge odozdo prema gore. Namjerava se neposrednom šefu izvijestiti o činjenicama i incidentima koji se događaju u procesu obavljanja posla.
Osim informiranja zaposlenika koji izvještava, njegov sastavljač nudi mjere koje je potrebno primijeniti nakon analize situacije.
Gotovo svaki šef odjela zna kako se piše dopis. uzorak uvijek je na radnoj površini. Izvještaj ima gotovo istu strukturu, ali nešto drugačiji fokus.
memorandum šalju se horizontalno, od voditelja do vođe jedne razine. Izvještavanje se piše od podređenog do neposrednog nadzornika okomito.
Tema bilješki
Razlog pisanja memoranduma može biti svaki incident u poduzeću. U današnje vrijeme, primjerice, uzorak memoranduma o nepristojnosti radnika nije toliko čest, ali čak i prije 30-35 godina to je bila raširena pojava.
Danas su sve češća izvješća o neizvršenju službenih dužnosti, o kašnjenju. Oni se također mogu sastaviti tako da izraze zahtjev određenog zaposlenika ili cjelokupnog osoblja jedinice.
Zaposlenici također pišu izvještaje o izvršavanju uputa dobivenih od viših tijela vlasti, posebno ako su im data u pisanom obliku.
Proizvodni incidenti, nepredviđene situacije ili planirane akcije također redovito postaju informativna prigoda za pisanje izvještaja. Stoga je tema ovog dokumenta prilično opsežna i može obuhvatiti apsolutno sve aspekte proizvodnog procesa o kojima bi trebalo izvještavati više vlasti.
Fokus izvješćivanja
Svaka tvrtka zna da postoje dvije vrste podsjetnika: unutarnji i vanjski. Češće se koristi unutarnji. Oni ne prelaze granice jedne strukturalne jedinice i šalju se od zaposlenika neposrednom nadzorniku. Svatko tko ima takvu potrebu može to napisati. Primjer za to je memorandum o neizvršavanju službenih dužnosti, čiji se uzorak nalazi u svakom odjeljenju osoblja.
Vanjsko izvještavanje nadilazi granice strukturne jedinice i šalje se u ime njegove glave višem rukovoditelju. Ako se unutarnji može sastaviti na običnom listu veličine A4, tada se vanjski šalje samo na pismu i ovjeren pečatom, ako postoji, na jedinici. Ali obje ove vrste moraju biti sastavljene strogo prema GOST-u, jer se u protivnom ne mogu priključiti na opću dokumentaciju poduzeća.
rekviziti
Prema GOST-u, svaki uzorak zapisnika mora sadržavati određene detalje, bez kojih dokument prestaje biti takav.
Izvješće započinje s pojedinostima koje navode naziv poduzeća ili njegove strukturalne jedinice. Nadalje, kao i u izjavi, postoji zaglavlje u kojem se navodi adresa i autor bilješke. Vrlo je važno navesti puno ime njihovih postova.Naziv dokumenta napisan je u novom retku, a odmah ispod njega nalazi se njegov naslov, koji započinje riječima "Što se tiče ..." ili "Oh ...". To čitatelja odmah priprema za vrstu podataka koje su predstavljene u tijelu dokumenta. Glavni dio sastoji se od dva uvjetna dijela. Prvi iznosi cjelokupnu suštinu incidenta, a drugi daje preporuke ili sastavlja molbu da se poduzme mjere iz gore navedenog razloga. Izvješće je zatvoreno datumom i potpisom sastavljača teksta uz njegovo tumačenje.
Osobe koje imaju pravo sastavljanja izvještaja
Svi u poduzeću trebali bi znati kako napisati izvještaj o zaposleniku ili o incidentu. O tome ovisi hoće li biti zakonito i hoće li sve naredne radnje nadići opseg zakona.
Svatko tko ima sličnu potrebu može sastaviti takav dokument. Zaposlenici niske razine češće dostavljaju informativne bilješke o napretku izvršenja zadataka, poslovnim putovanjima i inspekcijama. Manje često pišu izvješća kolegama o njihovom neuspjehu u obavljanju posla.
No, šefovi odjela često prate radnu disciplinu. Njegova kršenja postaju razlog novčanih kazni. Ali za njihovo imenovanje potrebno je pružiti snažne argumente.
U pravilu, uz memorandum, upravitelju se podnosi objašnjenje, koje ukazuje na dobre ili ne baš dobre razloge za incident. Na temelju ova dva dokumenta izrađuje se odgovarajući nalog za poduzeće.
Dokaz izvodljivosti
U svakom odjeljenju osoblja, u bilo kojem računovodstvenom odjeljenju, postoji uzorak bilješke. Ovaj dokument služi kao važna potvrda da su određene akcije izvedene razumno.
Na državnim se poduzećima često događaju inspekcije službi raznih slučajeva. Svi su osmišljeni kako bi potvrdili legitimitet novčanog toka proračunskih sredstava. Nerazumno obračunavanje premije ili odbitak od plaća ozbiljna je povreda, što povlači kazne.
Ali, prisutnost memoranduma o čijim su pravnim radnjama poduzete služi kao ozbiljno opravdanje za ovu ili onu činjenicu. Bilješka može biti argument čak i na suđenju ako je sastavljena u obliku i ovjerena od strane primatelja koji ju je primio i upoznao s njenim sadržajem.
Prevalencija bilješki
Povijesno se dogodilo da oblik memoranduma, čiji je uzorak dat u ovom članku, uopće nije ukorijenio u privatnom poslu. U tvrtkama i poduzećima u vlasništvu privatnih osoba češće se pitanja proizvodnje rješavaju usmeno ili sastavljanjem naloga. To je zbog činjenice da posao ima značajno manje vanjskih tijela koja ga kontroliraju, za što nema potrebe izvještavati o zakonitosti određenih radnji. Ali ovdje ima mjesta za izvješća koja se odnose na financijski promet, jer je kontrola porezne uprave još uvijek prisutna.
U vladinim institucijama bilješke su česta pojava. Omogućuju reosiguranje svakog podređenog, prenoseći zajedno s dokumentom odgovornost za rješavanje problema na svog neposrednog nadređenog.
Primjer napomena zaposlenika
O činjenici da zaposlenik ne ispunjava službene dužnosti ili krši radnu disciplinu, sastavlja se najjednostavnije izvješće.
Dokument započinjemo sa nazivom jedinice: "Služba za informiranje Instituta za poljoprivredna istraživanja". Zatim pišemo šešir: "Voditelju odjela za informacije, Ivanu I., od programera treće razine Petrov P. P."
U tijeku izvješća, izričemo suštinu napomene: "Skrećem vam na znanje da je mlađi programer Sidorov Ivan Ivanovič došao na posao 02.06.2011. Kasno u 2 sata i bio u vrlo jakom alkoholu.Nasilnik nije naveo valjane razloge i njihove dokaze, već je na zahtjev reagirao otvorenom nepristojnošću upućenom meni. S obzirom na pravilnost takvih kršenja radne discipline, predlažem uzimanje odgovarajućih kazni uz ukor i odbitak novčane kazne jednake iznosu njegova rada za 2 sata od plaće, za vrijeme koje I. Sidorov nije bio na poslu. "
Izvješće je zatvoreno po datumu i potpis s dešifriranjem.
Preporuke za sastavljanje
Ako pažljivo proučite svako izvješće o uzorcima, vidljivo je da su svi dizajnirani u strogom službeno-poslovnom stilu. Nema smisla odstupiti od njega i ulaziti u detalje sa njihovim opisom u razgovornom stilu. Što je tekst jasniji i sažetiji, to je izvještaj bliži.
Obavezno analizirajte opisani incident i dajte svoje preporuke po tom pitanju. To ne znači da će biti tako. Voditelj ima pravo odlučivati koje će sankcije poduzeti, ali češće se slaže s prijedlozima sastavljača izvještaja, jer nema vremena detaljno se baviti svim detaljima.
Upamtite da je memorandum punopravni pravni dokument za čiju ispravnost jamčite svoj vlastiti potpis.
