Nova pravila za ured

Pravila uredskog rada u saveznoj izvršna tijela vlasti se ne šire na rad s djelima koja sadrže državnu tajnu, Na temelju zahtjeva, ovlaštena struktura razvija smjernice za ispunjavanje, održavanje i spremanje papira. Pri odobravanju pravila uredskog rada koordiniraju se s vodstvom državnog arhiva.

Stvorite djela

Pravila činovničkog rada u saveznim izvršnim tijelima propisuju da te strukture mogu koristiti posebne obrasce, standardne listove papira u A5 ili A4 formatu. Dopušteno je kreiranje akata u elektroničkom obliku. Bez obzira na obrazac, dokument mora sadržavati tražene podatke koji se nalaze na propisani način. Obrasci se razvijaju u skladu s njihovim kutnim ili uzdužnim pravopisom. U prvom se slučaju detalji nalaze u gornjem kutu s lijeve strane lista. Uzdužnom metodom postavljaju se u sredinu oblika na vrhu. Pravila papirologije u papirologiji omogućuju upotrebu predložaka u pripremi elektroničkih akata. Na svakom listu treba navesti uvlake: najmanje 20 mm na lijevoj strani, najmanje 10 mm na desnoj strani i 20 mm na vrhu i dnu. Elektroničke obrasce i uzorke mora odobriti šef izvršne savezne vlasti.

rekviziti

Pravila za papirologiju u papirologiji određuju da u aktima mora sudjelovati:

1. Državni amblem Rusije.
2. Naziv građevine koja čini akt.
3. Naziv strukturne jedinice.
4. Ime radnog mjesta ovlaštene osobe koja izrađuje dokument.
5. Referentne informacije o strukturi.
6. Naziv vrste dokumenta.
7. Datum sastavljanja.
8. Registracijski broj.
9. Povezava na podatke dolaznog čina.
10. Mjesto objavljivanja (sastavljanje).
11. Traka za ograničavanje pristupa sadržaju.
12. Primatelj.
13. Lešnik odobravanja.
14. Rješenje (upute za izvršenje djela).
15. Tekst.
16. Referentna oznaka.
17. Zapisnik o prijavi.
18. Potpis (napomena na elektroničkom potpisu).
19. Lešnik na odobrenje.
20. Visa.
21. Mjesto ispisa.
22. Zapis umjetnika.
23. Bilješka o provedbi akta i upućivanju u slučaj.
24. Zapisnik o primanju dokumenta.
25. Povezanost s činom.

Sastav pojedinosti utvrđuje se u skladu s vrstom i svrhom akta. Opća pravila papirologije određuju da se odobrenje rada ovjerava vizom ovlaštenog zaposlenika. Ova odredba odnosi se na interne akte strukture. Koordinacija dokumenata sastavljenih u saveznoj izvršnoj instituciji s drugim državnim tijelima ovjerava se potpisom, pečatom ili pismom.

Dostava, primanje i registracija akata

U kleričkom radu izvršnih saveznih tijela koriste se sljedeći radovi:

1. Ulazni spremnik.
2. Poslano.
3. Unutarnja.

Slanje i dostava akata obavlja se pomoću telekomunikacija, pošte, kurirske službe. Opća pravila papirologije propisuju početnu obradu pristiglih radova. Nakon toga provodi se registracija i prethodno razmatranje akata radi daljnjeg prenošenja na njihovo upravljanje. Početna obrada vrijednosnih papira uključuje provjeru ispravnosti isporuke, dostupnost dokumentacije i zahtjeva. Domaći stručnjaci također sortiraju certifikate za i ne podliježu registraciji. Potonje se provodi danom primitka, pripreme (potpisivanja ili odobrenja) ili sutradan (radni dan), ako zakonom nije drukčije određeno.

Prelazak na strukturne jedinice

Pravila o svešteničkom radu u saveznim vlastima propisuju da akte nakon registracije treba dostaviti na razmatranje upravi. Međutim, dopušteno je slanje vrijednosnih papira drugom službeniku. To zahtijeva objavu odgovarajuće odluke od strane voditelja. Dokumente ili njihove kopije s rješenjima (uputa za izvršenje) služba za upravljanje uredima mora predati odgovornim osobama. Izvorni čin se šalje na strukturna cjelina na kojem je povjerena njegova provedba. Ako nekoliko odjela djeluju kao izvođači, original se prebacuje na odgovorne, a ostali dobivaju primjerke. Ako ovlaštena jedinica ima pristup elektroničkoj kopiji, izvorni akt može ostati u službi registracije, ako je to određeno relevantnim Pravilnicima.

Podnošenje djela

Nakon potpisivanja od strane rukovoditelja izvršnog tijela ili drugog ovlaštenog zaposlenika, dokumenti se predaju zaposlenicima uredskog odjela. Potonji obavljaju svoju registraciju i otpremu. Pravila činovničkog rada u izvršnim tijelima obvezuju zaposlenike da provjeravaju ispravnost sastavljanja, cjelovitost i usklađenost broja primjeraka s poštom. Pogrešno završeni akti moraju se vratiti jedinicama odgovornim za njihovu provedbu. Ako u njima nema kršenja, papire je potrebno poslati na dan registracije ili sljedeći dan (radni dan). Prijenos dokumenata iz jedne strukturne jedinice u drugu vrši se putem ureda.

Značajke računovodstva

Osnovna pravila uredskog rada uključuju postupak prikupljanja podataka o dolaznim, sastavljenim, poslanim aktima. Analizu i sistematizaciju informacija vrši nadležni odjel. Izvješća se dostavljaju čelu izvršnog tijela na način koji je on odredio. Za snimanje i traženje djela u elektroničkoj bazi podataka primjenjuju se obvezne informacije o aktima, u skladu s dodatkom. Dopušteno je koristiti dodatne podatke.

Dokumentarni fond

Nastaje iz akata koji se koriste u radu državne strukture. Izvršno savezno tijelo, u dogovoru s arhivskim odjela, razvija i odobrava popis radova stvorenih tijekom svog rada, kao i funkcioniranje podređenih institucija. Štoviše, za svaki čin je naznačeno razdoblje skladištenja. Izvršno tijelo također razvija predloge albuma za objedinjene forme, generirane dokumente. Zaposlenici odgovorni za ovu aktivnost koordiniraju je s voditeljem strukture. Pravila papirologije propisuju formiranje nomenklature akata. Odgovorni zaposlenici moraju osigurati njihovu sigurnost, knjigovodstvo i prijenos u arhivu.

nomenklatura

Pravila papirologije uključuju njegovo oblikovanje u zadatke registracijske strukturne jedinice. Nomenklatura:

1. Sastavljen na temelju knjigovodstvenih podataka odjela.
2. Odobrio šef izvršnog federalnog tijela. U ovom slučaju treba izvršiti preliminarnu koordinaciju s stručnim povjerenstvom. Odobrenje se provodi najkasnije do kraja tekućeg razdoblja. Nomenklatura stupa na snagu početkom sljedeće godine (od 1. siječnja).
3. Jednom svakih 5 godina to odobrava Državno povjerenstvo za provjeru arhiva. Akti Arhivskog fonda stvoreni tijekom rada prenose se na trajno čuvanje.
4. Kada mijenja strukturu ili funkcije savezne vlasti ovlasti trebaju biti dogovorene s stručnom komisijom.

Nazivi dijelova nomenklature nazivi su strukturnih jedinica.

Specifičnosti skladištenja

Prilikom formiranja slučajeva oni se distribuiraju ovisno o trajanju sadržaja u arhivi. Postoje kategorije trajnog i privremenog skladištenja.Pravila upravljanja osobljem predviđaju više od 10 godina za papire o osoblju. Vrijeme privremenog skladištenja može biti manje od navedene vrijednosti. Slučajevi od datuma formiranja do prijenosa u arhiv ili uništenja nalaze se u strukturnim jedinicama na mjestu sastavljanja. Radovi se mogu izdavati na privremenu upotrebu zaposlenicima na vrijeme koje utvrdi čelnik ustanove. Nakon isteka ovog razdoblja podliježu vraćanju. Ostale vladine agencije izdaju akte u skladu sa svojim pisanim zahtjevima uz dopuštenje šefa izvršnog federalnog tijela ili njegovog zamjenika. U iznimnim slučajevima dopušteno je uklanjanje vrijednosnih papira iz trajnog skladištenja. Istodobno, pravilima uredskog rada saveznim vlastima propisano je ostavljanje preslike papira ovjerenog na utvrđeni način, kao i zakona o razlozima izdavanja originala.

Prijenos u arhivi

Slučajevi privremenog (više od 10 godina) i trajnog razdoblja čuvanja šalju se najkasnije u roku od godinu dana, ali najkasnije tri godine od dana završetka službe u klerikalnoj službi. Prijenos vrijednosnih papira obavlja se u skladu s zalihama. Slučajevi čije je razdoblje privremenog skladištenja kraće od 10 godina (uključivo) ne prenose se u arhivu. Na kraju određenog razdoblja podložni su uništavanju. Osnova za sastavljanje zaliha je nomenklatura predmeta.

Značajke rada s elektroničkim aktima

Pravila upravljanja uredom određuju da se stvaranje, obrada i pohrana podataka može obavljati u informacijskom sustavu državne strukture. U ovom se slučaju elektronički akti moraju sastaviti u skladu sa zahtjevima koji se primjenjuju na akte na papiru. Moraju imati i tražene podatke, osim Državnog grba Rusije. Sastav elektroničkih akata određuje se popisom dokumenata, čiji se dizajn, pohranjivanje i naknadna uporaba provodi isključivo u digitalnom obliku pri organiziranju unutarnjeg rada građevine. Ovaj se popis razvija u skladu s preporukama Državnog arhiva. Popis akata, čije će se sastavljanje, pohranjivanje i naknadna uporaba provoditi u digitalnom obliku, odobrava ravnatelj ustanove u dogovoru s arhivskim odjela.

Elektronička obrada akta

Dokumenti moraju biti potpisani kvalificiranim poboljšanim digitalnim potpisom ovlaštene službene osobe. Slanje i primanje elektroničkih akata obavlja služba za registraciju ustanove. Nakon primitka dokumenta služba za upravljanje uredom mora provjeriti valjanost digitalnog potpisa. Elektronskim aktima uključenim u informacijski sustav dodjeljuju se podaci o registraciji i registraciji. Omogućuju upravljanje dokumentima. Između ostalog, to uključuje pretragu, pristup, pohranu, kontrolu, uporabu itd. Registracija radnji primljenih na papiru vrši se formiranjem elektroničke kopije. Nomenklatura označava da se slučaj vodi u digitalnom obliku. To je naznačeno u naslovu ili u polju "Napomena". Nakon provedbe ili otpreme, elektronički se akti čuvaju za razdoblja utvrđena za slične slučajeve koji se izvršavaju na papiru. Na kraju razdoblja informacije u digitalnom obliku uništavaju se.

smjernice

Oni su opisani u odgovarajućim uputama. Pravila vezana uz papirologiju služe kao osnova za izradu smjernica i drugih lokalnih akata koji reguliraju tehnologiju rada sa dokumentima unutar institucije. Oni definiraju tehnike, postupak sastavljanja, postupak rada s podacima. Djelujući na temelju vladine uredbe br. 477, Pravilo vođenja evidencije određeno je za svaku državnu strukturu upravo takvim lokalnim aktima.

Značajke razvoja

Pri sastavljanju Metodoloških preporuka uzimaju se u obzir trenutna pravila uredskog rada Ruske Federacije. Dužnosnici odgovorni za razvoj trebali bi se voditi prema Modelnim propisima i koordinirati projekt s arhivskom javnom institucijom. U skladu s GOST R ISO 15489-1-2007, svaka institucija mora utvrditi i popraviti interna pravila uredskog rada. Njihov bi cilj trebao biti formiranje sustava upravljanja pouzdanim, autentičnim i upotrebljivim aktima koji mogu podržati poslovne aktivnosti tijekom potrebnog vremenskog razdoblja.

Sadržaj preporuka

Struktura teksta ne uređuje se propisima od međusektorskog značaja. Preporuke obično sadrže opće odredbe, tematske odjeljke i priloge. U prvom bloku odredite:

1. Opseg preporuka. Na primjer: "Uputa se primjenjuje na svu dokumentaciju ustanove."
2. Odgovornost za nepoštivanje zakona.
3. Jedinica je odgovorna osigurati jedinstven postupak izrade akata i raditi s njima sve ostale službe.
4. Regulatorni okvir.

Sekcije

Obično započinju s pravilima organiziranja papirologije. U ovom se dijelu nalazi klasifikacija akata koji se koriste u provedbi informativnih, administrativnih i drugih aktivnosti u ustanovi. Sljedeći odlomak identificira ključne zahtjeve za papir. Svako pravilo upravljanja uredom utvrđuje se posebnim odlomkom. To također uključuje postupak viđenja, koordinacije, potpisivanja. U ovom su bloku postavljena i pravila:

1. Registracija i ovjera primjeraka (prijave).
2. Upotreba i pohrana žigova, obrazaca, pečata.
3. Rad s aktima osoba odgovornih za njihovu provedbu.

Ostale stavke mogu biti prisutne u ovom odjeljku. Na primjer, sadržaj se može proširiti i na pripremu akata kolegijalne strukture, zamjenike šefova itd. U odjeljku "Upravljanje dokumentima" odredite:

1. Postupak u skladu s kojim se provodi prihvaćanje, obrada i distribucija pristiglih akata.
2. Pravila prijevoza i premještanja iz jedne jedinice u drugu.
3. Ključni slučajevi kretanja djela.
4. Pravila za pripremu i slanje izlazne dokumentacije.
5. Postupak evidentiranja opsega akata.

Odjeljak "Registracija" postavlja:

1. Pravila prema kojima se dolaznim, internim i odlaznim aktima dodjeljuju brojevi.
2. Metode, obrasci i rokovi za registraciju.
3. Postupak indeksiranja akata.

U odjeljku "Referentni rad" su utvrđeni:

1. Principi formiranja referentnog sustava u ustanovi.
2. Opis ormara za datoteke, baze podataka i drugih izvora.
3. Tehnologija za provedbu aktivnosti pretraživanja informacija.

Odjeljak "Kontrola izvršenja dokumenata" definira:

1. Vrste akata koji podliježu obveznoj provjeri.
2. Postupak u skladu s kojim se dokumenti stavljaju pod kontrolu.
3. Pravila za provođenje inspekcija. Ovdje se mogu opisati oblici karata, upotreba posebnih oznaka itd.
4. Odgovornosti izvođača.
5. Tipični rokovi za provedbu akata.
6. Postupak za prikupljanje podataka o kontroli.
7. Pravila u skladu s kojima će uprava biti obaviještena o obavljenim provjerama.

Odjeljak "Online pohrana" sadrži podatke o:

1. Postupak za sadržaj akata. Instalira se i za uslugu upravljanja uredom i za ostale strukturne jedinice.
2. Odgovornost određenih službenika za osiguranje sigurnosti.
3. Pravila u skladu s kojima se provodi formiranje određenih kategorija dokumenata u poslovanju.
4. Postupak razvoja i naknadne uporabe nomenklature.
5. Pravila indeksacije i sistematizacije predmeta.

U odjeljku "Priprema za dostavu u arhivu" definirano je:

1. Redoslijed ispitivanja.Posebno je opisana tehnologija odabira dokumentacije za kasnije skladištenje i uništenje.
2. Postupak pripreme akata za arhiviranje.
3. Zahtjevi za dizajn i opis predanih slučajeva.
4. Postupak u skladu s kojim odgovorne osobe prenose i prihvaćaju akte.

Ovisno o usvojenoj tehnologiji, specifičnosti aktivnosti, radni uvjeti, sastav odjeljaka može se dopunjavati i mijenjati. Tako, na primjer, u upute možete uključiti blokove koji određuju postupak rada sa žalbama građana, aktima s ograničenim opsegom, tehničkom podrškom za obuku (skraćenica, ispis, snimanje zvuka i tako dalje).

aplikacije

Oni trebaju sadržavati najviše referentnog i ilustrativnog materijala. Mora se sistematizirati u skladu s redoslijedom odjeljaka. U Prilozima nalaze se sheme tijeka dokumenata, primjeri pečata i pečata, obrasci uzoraka, izvršenje određenih vrsta akata, popisi kontrolirane dokumentacije, obrasci njenog knjigovodstva i tako dalje.

zaključak

Postojeća službena pravila uredskog rada omogućuju jasan postupak rada sa aktima različitog karaktera koji se koriste u izvršnim tijelima savezne vlade, kao i u drugim državnim institucijama. Oni postavljaju ključne zahtjeve za zaposlenike odgovorne za sastavljanje i registraciju, primanje i slanje papira. Pravila određuju i postupak za rad s elektroničkim oblicima dokumenata, bazama podataka. Svaka posebna ustanova detaljno ih opisuje, razvijajući lokalne dokumente. Kao jedan od njih navodi se i upute o papirologiji. Trebao bi odražavati cjelokupni proces rada s aktima, tehnološkim operacijama smještenim u logičnom slijedu. Uputa regulira aktivnosti ne samo uredskih službi. Budući da se akti premještaju između strukturnih odjela, njihovi zaposlenici također bi trebali biti upoznati s utvrđenim postupkom. Izrada lokalnih regulatornih dokumenata provodi služba za upravljanje uredima. Istodobno, u procesu sudjeluju i zaposlenici arhivskog i pravnog odjela. Nacrt bi trebao dogovoriti i potpisati šef ustanove. Šef izdaje nalog u skladu s kojim upute stupaju na snagu. U svim strukturnim jedinicama trebao bi se koristiti kao normativni akt. Nadalje, njegove odredbe trebaju biti jasno i jasno formulirane za zaposlenike. Sukladno svojim odredbama i zahtjevima, institucija će sastavljati, registrirati i distribuirati dokumente.