Dokument je opipljiv predmet koji sadrži određene informacije. Riječ ima latinske korijene i prevodi se kao "dokaz, uzorak, dokaz". Razmotrimo dalje tipove dokumenata. 
terminologija
Zakonodavstvo sadrži definiciju dokumenta. U skladu s njim, to je materijalni medij informacija zabilježenih u njemu u obliku teksta, slike, zvučnog zapisa ili njihove kombinacije. Gotovo sve vrste dokumenata imaju svoje podatke. Po tim elementima možete prepoznati medije. Koristi se za prijenos informacija u prostoru i vremenu za pohranu i daljnju upotrebu. Ova definicija karakterizira dokument u užem smislu. U širokom smislu različiti predmeti mogu djelovati kao takav medij za pohranu. Na primjer, dokumenti se mogu smatrati knjigama, skulpturama i slično.
Ključne značajke
Trenutno postoje razne vrste dokumenata. Svi oni imaju svoje specifičnosti, karakteristične osobine. Međutim, sve ih objedinjuje jedna svrha - koriste se za prijenos bilo koje informacije. Najvažnijim nosiocima informacija smatraju se dokumenti građana. Oni djeluju kao potvrde kojima se identificira jedna ili druga osoba, ukazujući na njihovu pripadnost bilo kojoj udruzi ili sposobnost obavljanja jedne ili druge aktivnosti. U informacijskim sustavima, s jedne strane, dokument kao materijalni objekt karakterizira kompleks vrijednosti njegovih svojstava (detalja, atributa), odnosno njegovih metapodataka. Uz to je opisan sadržaj prisutnih i učvršćenih informacija u njima. To se obično radi putem indeksa ili kodova. Primjerice, liječnici prilikom popunjavanja određenih medicinskih dokumenata umjesto riječi koriste kodove. 
Klesarski rad
Različite vrste dokumenata mogu se odnositi na jedno pitanje. U nekim se slučajevima pojednostavljuju rad s njima. Zbirka medija posvećenih određenom predmetu naziva se dokumentacija. U procesu nastanka i oblikovanja bilježe se informacije. Provodi se prema određenim pravilima. To se posebno odnosi na slučajeve kada se izrađuju dokumenti poduzeća. Organizacija mora imati osobu koja će bilježiti informacije na medije. Bilo koji izvor, uključujući opće dokumente tvrtke, djeluje kao izvor ove ili one informacije.
Ako se ne poštuju utvrđena pravila, mogu se izgubiti važne informacije. Tijekom dokumentacije potrebno je uzeti u obzir postojeće zakonodavne norme, udovoljiti nacionalnim zahtjevima za prikupljanje i obradu informacija. Radi cjelovitije provedbe zahtjeva izdaju se posebne upute i pravila te se uspostavlja postupak za činovnički rad. Dakle, knjigovodstveni dokumenti se izvršavaju prema PBU. Ovim se pravilima utvrđuju osnovni zahtjevi za prijavljivanje sadržaja. Za pojednostavljenje rada koriste se obrasci dokumenata odobrenih na državnoj razini. Njihova je upotreba obvezna za sve organizacije koje djeluju na raznim poljima.
Klase dokumenata
Svi nositelji ove ili one informacije mogu se podijeliti prema različitim znakovima. Dakle, po podrijetlu se razlikuju osobni i službeni dokumenti. Prvi uključuju medij za pohranu koje je stvorila osoba izvan svoje profesionalne djelatnosti. Osobni dokumenti uključuju prepisku, dnevnike, memoare i tako dalje. Sve su stvorene kao dio nečije privatnosti.Službeni dokumenti su oni koji sastavljaju, izvršavaju i ovjeravaju na odgovarajući način pojedinačne ili pravne osobe.
U ovoj se kategoriji razlikuje skupina nositelja osobnih podataka. Oni uključuju, posebno, dokumente koji omogućuju identifikaciju osobe (boravišna dozvola, putovnica), potvrđuju njezino obrazovanje i specijalnost (potvrda, diploma), radni staž i tako dalje. Uredske usluge obično rade s službenim prijenosnicima podataka. Većina ih je povezana s menadžmentom. Oni su stvoreni za provedbu takvih funkcija i zadataka kao što su planiranje, financiranje, računovodstvo (računovodstveni dokumenti), nabava, kontrola i tako dalje. U trenutnim aktivnostima tvrtke koriste se uslužni mediji. 
Kategorije prema načinu unosa
Ovisno o načinu snimanja podataka, raspoređuju se sljedeći dokumenti:
- Pisanje. Ovo je tekstualni medij, informacije u koje se bilježe različite vrste slova.
- Rukom. Podaci se unose u takav dokument ručno.
- Tekst. Na takvim medijima postoje glasovne informacije snimljene pomoću bilo kojeg sustava za snimanje zvuka ili pisanje.
- Elektronički. Ti se dokumenti izrađuju pomoću računala.
- Pisaći stroj. Pismeni natpisi primjenjuju se na takve medije tehničkim sredstvima.
- Slikovno. Dokumenti u ovoj kategoriji prikazuju informacije ilustriranjem predmeta.
- Fotografski - stvoren pomoću fotodetektora.
- Kinematografski - audiovizualni ili vizualni dokumenti.
U upravljanju tvrtkama koriste se tekstualni nosači podataka koji se stvaraju strojno ili rukopisom, kao i elektronički. Uredske usluge obavljaju njihovu obradu i pohranu. Dokumenti mogu biti i:
- Belov. U takvim dokumentima tekst se piše bez ispravka ili ispravki ili se prenosi s drugog medija.
- Chernoff. Takvi dokumenti odražavaju rad urednika ili autora na tekstu.
Ovisno o stavu prema upravljačkom aparatu, organizacije razlikuju dolazne, unutarnje i odlazne medije za pohranu. Obično imaju svoj serijski broj. 
Sadržaj i ograničenja pristupa
Ovisno o broju pitanja, tekst obuhvaća jednostavne i složene dokumente. U prve spadaju, na primjer, izjave, pisma itd. Njihov tekst postavlja jedno pitanje. Složeni dokumenti mogu se istovremeno poslati više službenika, strukturnih odjela, institucija. Tu se posebno uključuju odluke, odluke, naredbe, upute i drugo. Neke od njih koriste se kao pravni dokumenti.
Na primjer, lokalni regulatorni akti organizacije - naredbe, upute. Među njima su i tehnički dokumenti. Na primjer, to mogu biti propisi, standardi, upute itd. Ovisno o ograničenjima pristupa, dokumenti mogu biti nerazvrstani, tajni i za službenu upotrebu. Potonje mogu po potrebi besplatno koristiti službenici ove tvrtke. Za rad s tajnim dokumentima potrebno je posebno dopuštenje. Njihova se upotreba provodi u skladu s utvrđenim pravilima. Mnogi se od njih koriste i kao pravni dokumenti. Tajni i službeni mediji za pohranu označeni su odgovarajućim markama.
Način prezentacije
Prema ovom kriteriju dokumenti su podijeljeni na:
- uzorak;
- sitotisak;
- pojedinac.
U potonjem je sadržaj predstavljen u obliku povezanog teksta. Autor (sastavljač, izvršitelj) pojedinih dokumenata priprema originalnu izjavu o jednom ili više pitanja za obavljanje određenog menadžerskog zadatka. Takvi su mediji književni tekst. Zaslonski dokumenti razlikuju se formaliziranom prezentacijom.Koriste unaprijed pripremljene izraze ili pojedine fragmente teksta koji se ponavljaju i postoje propusti za unošenje varijabilnih informacija. Najčešće vrste takvih dokumenata uključuju potvrdu ili upitnik.
Promjenjive informacije obično im se poklapaju ručno. Za trajne informacije postoje posebni obrasci dokumenata. Na primjer, moglo bi biti zahvalna pisma deklaracije i tako dalje. Uzorci dokumenata koriste se za bilježenje duplikata podataka. Tekstovi su modelirani. Na primjer, to mogu biti pravni dokumenti (ugovori, ugovori), upute, pravila i tako dalje. Način pisanja u papirologiji koristi se za sastavljanje oblika tekstova - uzoraka (standarda). Na njihovoj osnovi već se izrađuju određeni dokumenti. Uzorak teksta naziva se modelom. Nakon toga na njezinoj osnovi postavljaju se tekstovi sličnog sadržaja. 
Stupanj autentičnosti
Dokumenti mogu biti izvornici, duplikati i kopije. Izvornici se nazivaju jednostruke ili prve instance. To su u pravilu pravni dokumenti koji su ovjereni potpisom ovlaštene osobe, pečatom odobrenja, pečatom pečata i registracijskim indeksom. Izvornik, bez greške, sadrži podatke koji potvrđuju njegovu vjerodostojnost. Dakle, pravni dokumenti, na primjer, sadrže podatke o autoru, mjestu, vremenu nastanka. Duplikat se naziva duplikat. Takav dokument ima i pravnu snagu. Duplikati se izdaju kada se izgubi izvornik. Primjerice, u slučaju gubitka radne knjižice, poslodavac je dužan zaposleniku izdati duplikat. Kopija u potpunosti ili djelomično reproducira podatke iz originala. Takav dokument nema pravnu snagu. Kopija je stječe primjenom relevantnih podataka. Na primjer, preslika punomoći koju je ovjerio javni bilježnik ima pravnu snagu.
Ostali kriteriji
Ovisno o razdoblju tijekom kojeg su u instituciji prisutni informativni mediji, oni raspoređuju: dokumente trajnog, privremenog (do deset godina) i dugoročnog (više od 10 godina) pohrane. Ova ili ona razdoblja utvrđuje Savezni arhiv i utvrđuju se na odgovarajućim popisima. Ovisno o načinu prijenosa, razlikuju:
- Telefonske poruke.
- Telexes.
- E-poruke.
- Brzojava.
- Pisma.
- Faks poruke.
Za prijenos nekih podataka koristi se uredska oprema (na primjer faks).
Dodjela medija
Dokumenti, prikazujući (popravljajući) ove ili one podatke, pružaju, na taj način, njihovo nakupljanje i očuvanje, mogućnost prijenosa zainteresiranim osobama, ponovnu uporabu. Nosioci informacija smatraju se jednim od bitnih elemenata unutarnje strukture organizacije, institucije, tvrtke pomoću koje se osigurava interakcija jedinica. Na temelju ove ili one informacije donose se različite odluke. Informacije djeluju kao dokaz o izvršavanju naloga, izvor generalizacija, materijal za referentne i pretraživačke aktivnosti. Dokument u menadžerskom radu je i predmet i rezultat rada, jer se odluka koja se donosi bilježi u njemu. Zadaća službenika je praćenje sigurnosti, pravovremene isporuke, izdavanja informacijskog medija. Ako se rad odnosi na papirne ili elektroničke dokumente, tada ih stručnjaci moraju ispunjavati utvrđene zahtjeve prilikom izrade.
Glavni znakovi
Vanjski parametri dokumenta uključuju one koji odražavaju njegovu veličinu i oblik, način snimanja kao i elemente dizajna. Autor je pravna osoba ili osoba koja je tekst sastavila. Dokument sadrži nekoliko elemenata koji se nazivaju rekviziti. Oni posebno uključuju:
- Ime.
- Primatelj.
- Autor.
- Datum.
- Tekst.
- Rezolucija.
- Potpis.
- Pečat odobrenja, odobrenja i tako dalje.
Različiti dokumenti koriste različite skupove detalja. Neki imaju ograničen broj potrebnih elemenata. Broj detalja ovisi o svrsi stvaranja, svrsi, zahtjevima forme i sadržaja dokumenta, kao i načinu snimanja podataka.
obrazac
To je skup detalja. Obrazac koji se koristi za određeno vrsta dokumenata (naredbe, nalozi) naziva se standardnim. Karakterizira ga određeni skup detalja, koji su raspoređeni u strogom slijedu.
Na primjer, obrazac za prijavu uključuje: primatelja, autora, naslov dokumenta, tekst, osobni potpis, datum. Jedan medij za pohranu smatra se jednim primjerkom. Međutim, aktivnosti organizacije su dokumentirane i zabilježene u kompleksu više dokumenata. Oni ili njihove skupine na određeni način komuniciraju i odgovaraju upravljačkim funkcijama. Sveukupnost nositelja informacija koji su povezani svojim imenom, svrhom, karakteristikama, opsegom distribucije, kao i jednoobrazni zahtjevi za njihov dizajn, tvore dokumentacijski sustav. Trenutno se u poslovnom prometu poduzeća nalaze službene informacije na papirnom i elektroničkom mediju.
