U bilo kojem poduzeću knjigovodstvo plaća i rada zaposlenih provodi se u skladu s primarnom dokumentacijom, koju vodi i održava služba za kadrove. Ako se aktivnosti ove jedinice ne isporučuju dovoljno dobro, onda se javljaju ozbiljni kvarovi u radu cijele tvrtke. Razmotrimo dalje koji su dokumenti upravljanja evidencijama o osoblju. 
Opće informacije
Kao što je već spomenuto, s nedovoljno kompetentnom organizacijom odjeljenja za osoblje u poduzeću se pojavljuju različiti problemi. Konkretno, moguća su kašnjenja u isplati plaća, naknada za bolovanje i neblagovremena priprema dokumenata za podnošenje nadzornim tijelima. Sve to dovodi do značajnog pogoršanja financijskog učinka tvrtke. Dokumenti službenika za osoblje popunjavaju se u skladu sa zahtjevima sadržanim u Kodeksu rada. Kontrolu ispravnosti papirologije obavljaju i inspekcija rada i poreza. Supervizor može posjetiti bilo koji ured tvrtke, bez obzira na vrstu njegove djelatnosti i vrstu vlasništva, i tražiti osobne dokumente organizacije radi verifikacije. Takve ovlasti imaju inspektori u skladu sa saveznim zakonom br. 134.
Zadaci papirologije
Aktivnosti službe osoblja obuhvaćaju sve procese koji se odnose na sastavljanje i obradu dokumentacije u skladu s utvrđenim pravilima. Provodi se radi rješavanja niza zadataka upravljanja. Oni uključuju, posebno:
- Prebacivanje zaposlenika na drugi posao.
- Sklapanje ugovora o radu i prijem u državu.
- Organizacija profesionalne aktivnosti radnici.
- Poticanje zaposlenika.
- Osiguravanje godišnjih odmora zaposlenima.
- Potvrda zaposlenika.
- Računovodstvo uporabe vremena za rad.
- Izrada osoblja.
- Privlačenje zaposlenika za rad neradnim praznicima i vikendima.
- Organizacija putovanja.
- Otkaz s posla i raskid ugovora.
- Izricanje disciplinskih sankcija.
Čemu su osobni dokumenti?
Glavna svrha ovih vrijednosnih papira je osigurati maksimalnu transparentnost u okviru radnih odnosa. Svećenički sustav temelji se na određenim pravilima i zahtjevima. Njihovo poštivanje jamči stabilnost zaposlenika, a za administrativno osoblje tvrtke - pojednostavljeno upravljanje. Zahvaljujući preciznoj regulaciji raspona dužnosti i prava pruženih kadrovskim dokumentima, uvažavaju se interesi svih sudionika u radnim odnosima.
Vrste radova
U skladu s normama Zakona o radu, glavni oblici kadrovskih dokumenata su sljedeći:
- Raspored osoblja.
- Raspored odmora.
- Interna pravila u poduzeću.
- Dokumenti u skladu s kojima je utvrđen postupak obrade osobnih podataka zaposlenika, kao i njihove dužnosti i prava.
- Upute i pravila za OT. Svaki poslodavac mora osigurati sigurno okruženje zaposlenicima za obavljanje svojih profesionalnih aktivnosti. Zaposlenike treba upoznati s pisanim uputama i pravilima s potpisom.
- Promjene rasporeda. Kodeks o radu utvrđuje maksimalno dopušteno trajanje rada dnevno. Tijekom rada u smjeni, vrijeme se uzima u obzir pri izradi odgovarajućih rasporeda.
Navedeni kadrovski dokumenti najčešće su predmet provjere od strane regulatornih tijela. 
osoblje
Dokumenti o osoblju, uključujući podatke o zaposlenicima, stvaraju se tijekom rada jedinice sa osobljem.Takvi su papiri uvijek usko povezani sa određenim zaposlenikom u poduzeću. Oni odražavaju informacije o profesionalnoj aktivnosti zaposlenika, njegovim kvalifikacijama, rezultatima rada, uvjetima prijema u osoblje, dužini radnog staža i tako dalje. Takvi dokumenti uključuju, posebno:
- Upravni spisi koji potvrđuju radnu aktivnost građanina.
- Informacije i dokumenti o nagodbi.
- Službena interna prepiska.
- Knjige / časopisi o registraciji i računovodstvu.
Dokumenti svake grupe imaju svoje specifičnosti. Namijenjeni su za različite svrhe, razvijeni, stavljeni na snagu, odobreni odgovarajućim redoslijedom.
Administrativni radovi
Ova kategorija uključuje naloge i naloge nadređenih. Uz njihovu pomoć, voditelj izvršava ovlasti za upravljanje poduzećem, kako je određeno u Povelji poduzeća. Narudžbe su podijeljene u dvije skupine. Prvi uključuje akte o glavnim aktivnostima poduzeća. Oni su, posebno, narudžbe o proizvodnim pitanjima, postupak certificiranja, upute i tako dalje. U drugoj skupini su naredbe o osoblju. Oni uključuju otpuštanje, zapošljavanje, premještanje, odobravanje dopusta, disciplinske sankcije, poticaje. Dokumenti prve skupine pokrivaju aktivnosti poduzeća u cjelini i neizravno se odnose na rad odjeljenja za osoblje. Druga kategorija vrijednosnih papira izravno je povezana s djelatnostima osoblja. Uglavnom su to objedinjeni kadrovski dokumenti. Njihove obrasce odobrava Državni odbor za statistiku. Dokumenti koji odražavaju aktivnosti osoblja uključuju:
- radna knjižica;
- potvrda o zaposlenju;
- ugovor o radu;
- kopija nalozi za otpuštanje i upis u državu.
Ovi dokumenti služe kao potpuna ilustracija radnog iskustva zaposlenika. On će, zauzvrat, biti važan kako za buduće dodjele mirovine, tako i za izračunavanje invalidnine tijekom njegovih aktivnosti u poduzeću. Kopije naloga drugih poslodavaca služe kao osnova za izradu u knjizi radne knjižice o honorarnom radu, registraciji njegova duplikata.
Kategorija izračuna informacija
Ovi se dokumenti čuvaju u svrhu evidentiranja osobnih podataka zaposlenika, radi konsolidacije podataka o njihovoj radnoj aktivnosti. Među njima su prisutni:
- osobna karta;
- vremenski list;
- stolovi za osoblje;
- privatna afera.
Većina ih koristi standardne obrasce. Unificirani oblici kadrovskih dokumenata uvelike pojednostavljuju postupak njihovog popunjavanja. 
Unutarnja korespondencija
Koristi se u poduzeću za registraciju prihvaćenih kadrovskih odluka. Na primjer, za privlačenje u stegovna odgovornost svaki zaposlenik mora uzeti objašnjenje od njega. Ako zaposlenika treba poticati, njegov neposredni nadređeni šalje odgovarajući podnesak direktoru poduzeća. Unutarnja korespondencija djeluje kao jedna od opcija za službenu razmjenu mišljenja između zaposlenika.
Knjige nadzora i računovodstva
Časopisi za registraciju osmišljeni su tako da uzimaju u obzir dostupnu dokumentaciju o osoblju (narudžbe, potvrde, osobne dosjee, radne knjižice). Svakom radu se dodjeljuje određeni broj. U časopis se navodi i datum registracije dokumenta. Pravilno računovodstvo daje vrijednosnim papirima pravnu snagu. To vam, zauzvrat, omogućuje dokazivanje određenog stava u radnom sporu. Registraciju i pohranu osobnih dokumenata ove skupine obavljaju ovlaštene osobe. Tvrtka koristi zapisnike:
- Nalozi za premještaj, otkaz, zapošljavanje.
- Ugovori o radu.
- Narudžbe za odmor.
- Putne potvrde.
- Disciplinski nalozi i nagrade.
- Zadaci posla.
- Narudžbe na poslovnom putovanju.
- Lokalni akti.
- Radne knjižice i dodatni umetci na njih.
- Reference.
- Bolnički listovi.
- Nesreće u poduzeću.
Neki primjeri kadrovskih dokumenata odobreni su na saveznoj razini, dok druge razvija sama tvrtka.
Jesu li potrebni svi papiri?
Uslovno su gore navedeni kadrovski dokumenti podijeljeni u tri kategorije:
- Ovisno o specifičnostima tvrtke.
- Preporučeni.
- Obavezna.
Potonja moraju održavati sva poduzeća, bez iznimke, bez obzira na broj zaposlenih, vrstu djelatnosti, pravni status. Ti su dokumenti izravno ili neizravno naznačeni u Zakonu o radu. Na primjer, potreba za izradom pravila poduzeća proizlazi iz članaka 189-190, osoblje - iz čl. 57. Preporučeni radovi dizajnirani su kako bi se optimiziralo osoblje. Njihova prisutnost ili odsutnost ovisi o odluci voditelja. Dokumenti koji ovise o specifičnostima organizacije bit će obavezni za određeno poduzeće. Ako tvrtka osigurava štetne ili opasne radne uvjete, tada je obvezna razviti dodatna pravila i upute. Na primjer, to može biti Uredba o redovitim liječničkim pregledima, sigurnosnim uputstvima i tako dalje. 
Oporavak papira
Kad se u poduzeću pojavi novi zaposlenik, on nailazi na određene poteškoće. Na primjer, tvrtka možda nema jedan ili drugi potrebni vrijednosni papir. Nemoguće je sastaviti i implementirati potrebne dokumente u jednom danu. U ovom je slučaju potrebno istaknuti najvažnije i započeti njihov dizajn. Stručnjaci prije svega preporučuju započeti s sastavljanjem rasporeda odmora i osobljem. Tada treba provjeriti dostupnost i ispravnost izvršenja ugovora, naloga za premještaj, zaposlenje, oznake u radnim knjigama.
Ako tvrtka nema knjigovodstvene knjige, one se također moraju voditi. Zatim morate staviti sve svoje osobne kartice u red. Svi dokumenti su datirani u trenutku izvršenja. Međutim, u tekstu obrasca, na primjer, f. T-2, navodi se pravi datum, odnosno broj kada je zaposleni bio zaposlen ili premješten. U tom se slučaju možete obratiti računovodstvenom odjelu za pomoć i zatražiti osobne račune zaposlenika radi pojašnjenja i provjere podataka. U procesu vraćanja izgubljenih ili nestalih vrijednosnih papira poduzeća ne treba zaboraviti na trenutni rad. Nakon toga potrebno je započeti s sastavljanjem, izradom i provedbom obveznih lokalnih akata. Period skladištenja za osoblje dokumentaciju odobrava odgovarajuća lista. Svi radovi na njima navedeni naknadno se moraju predati u arhivu.
