Među ogromnim brojem mogućnosti poslovne korespondencije, pismo o potvrdi zaslužuje posebnu pozornost. Što je to i u kojim slučajevima treba sastaviti sličan dokument?
Glavni cilj
Poslovna etika uvijek osigurava međusobno uvažavanje stranaka. To je preduvjet za normalno vođenje poslovanja. Bez njega je nemoguće zamisliti bilo kakvu dugu i plodnu suradnju. Pismo s potvrdom ponekad je jednostavno potrebno.
To samo po sebi nije toliko važno. Ovo je samo gesta uljudnosti. Jasno mu daje do znanja da su se partneri dogovorili dan prije nego što se dogodilo. Odnosno, potvrdno pismo navodi ispunjenje neke činjenice ili radnje. U ovom slučaju postoje dvije mogućnosti:
- Potvrda primitka robe, pisma ili drugih dokumenata koji se šalju po prethodnom zahtjevu. Ovdje jedna od strana obaviještava drugu da je radnja završena.
- Potvrda pristanka s nečim određenim (cijena ili količina robe, datum predstojećih pregovora, uvjeti za slanje robe i drugo). Evo, pratioci izražavaju odobrenje za određene točke slaganja.
Iz ovoga je jasno da je potvrdno pismo neobvezni dokument. Ali njegovo ponovno slanje pokazuje partneru s kojom se pažnjom i poštovanjem postupa.
Pravopisna pravila
Da biste razumjeli kako napisati potvrdno pismo, morate znati osnovna pravila za obradu poslovnih papira. Ne biste se trebali baviti djelom dok se potpuno ne shvati značenje takve žalbe. U stvari, nema ništa komplicirano.
Takvo pismo, kao i sva druga poslovna korespondencija, treba se sastojati od tri dijela: naslov, tekst i zaključak. Svaki od njih nosi svoje semantičko opterećenje:
- Naslov prije svega sadrži podatke u obliku datuma odlaska i odlaznog registracijskog broja.
- Sadržaj se obično dijeli na dva dijela: uvod i tekst teksta. Takvo pismo u pravilu započinje žalbom primatelja. Ovo su uobičajena pravila dobre forme. U većini slučajeva piše se na ime šefa tvrtke partnera, ali ponekad je preporučljivo obratiti takav službeni papir stručnjaku koji je izravno uključen u rješavanje ovog pitanja. Na primjer, potvrda narudžbe za rad može se poslati direktoru prodaje ili zamjeniku proizvodnje.
- U zaključku je uobičajeno izraziti zahvalnost. Možete dodati i nekoliko riječi o želji za nastavkom suradnje.
Takve poruke omogućavaju partnerima da budu sigurni jedni u druge.
Pisanje pisma
Neki ljudi zbunjuju takav dokument s obaviješću. Ali postoji ogromna razlika između dvaju slova. Jedan od njih jednostavno prijavljuje činjenicu ili događaj, a drugi potvrđuje dovršavanje određene radnje na temelju preliminarnog sporazuma. Da biste izbjegli pogreške, trebate znati kako izgleda potvrdno pismo. Uzorak se može pripremiti samostalno jer ne postoji posebno odobren obrazac za takvo poslovno pismo.
To bi se trebalo izdati na zaglavlju organizacije koja šalje. Ako ga tvrtka nema, tada se može upotrijebiti žig za ugao. Podaci bi trebali biti postavljeni uzastopno:
- Prvo, u lijevom kutu u posebnim stupcima naznačite broj i datum u skladu s upisom u registar.
- Zatim s desne strane navedite sve podatke o primatelju (naziv tvrtke i adresa, položaj i puno ime primatelja).
- Niže je napisana ključna fraza koja sadrži bit ove poruke.
- Glavni dio započinje žalbom primatelja. Bolje je to učiniti imenom i prezimenom, a na samom početku dodati riječ „poštovani“.
- Nadalje, jasnim riječima potrebno je obavijestiti da su uvjeti sporazuma ispunjeni.
- Nakon toga trebale bi biti riječi zahvalnosti.
- Tekst možete završiti izrazom "Pozdravi".
Dokument potpisuje voditelj, što mora potvrditi pečatom organizacije.
