Registracija organizacijskih dokumenata važan je dio napornog rada sa papirom. Glavni je cilj ovog postupka dati dokumentima pravnu snagu. Također, zahvaljujući tome, oni se uzimaju u obzir, prate i brzo traže ako se ukaže hitna potreba. Dobijanje potrebnih podataka o dokumentima, bez obzira na fazu rada s njima, lako se može obaviti u kratkom vremenu, ako se poštuju sva utvrđena pravila za promet dokumenata.
Koncept
Registracija dokumenata organizacije predstavlja fiksaciju njihovog formiranja ili prihoda primjenom indeksa i navođenjem određenih podataka u posebnim obrascima. Indeks uključuje broj u redoslijedu, nadopunjen drugim nomenklaturama, klasifikatorima i ostalim komponentama. Dijelovi indeksa koji slijede jedan za drugim su odvojeni koso.
Registracija dokumenata organizacije stvara se za primanje potvrda planiranog, računovodstvenog, administrativnog, izvještajnog, financijskog i drugog karaktera. Oni se koriste interno, a također se šalju drugim strukturama ili dolaze iz njih. Ručno napisani papiri i tiskani pomoću modernih tehničkih uređaja podliježu registraciji.
ciljevi
U organizaciji rada na papiru, glavno mjesto pripada postupku registracije. Samo dobro uspostavljenim operacijama, koje slijede jedna za drugom, zadatci operativnog upravljanja lako se rješavaju. Za to, službenici moraju u kratkom vremenu dostaviti sve dokumente, interne i one dobivene od drugih tvrtki.
Pri registraciji dokumenata organizacije u posebnim obrascima navode se najvažnije činjenice, uključujući razdoblje stvaranja, slanja ili primanja. Tako dokument postaje legalan. Do ovog trenutka smatra se kao da ne postoji. Odnosno, organizacija nije odgovorna za njeno očuvanje, kao ni za primanje.
vrijednost
Registracija je jedna od prvih faza rada nakon inicijalne obrade po primanju dokumenta ili pretpostavljena ako je poslana drugoj strukturi. Nakon ove faze odlazeći se papiri zapečaćuju u koverte i šalju poštom ili drugim komunikacijskim kanalima.
Registracija se smatra jednim od najzahtjevnijih i odgovornih postupaka u papirologiji. Stoga, ako se postavlja pitanje pojednostavljenja tijeka rada, oni započinju s tim postupkom.
Zadaci
Glavni zadaci registracije uključuju:
- Računovodstvo.
- Kontrola izvršavanja.
- Referentni rad.
Prilikom računovodstva dobivaju se kvantitativni podaci o količini rada, analiza oba dokumenta u cjelini i pojedinačnih vrsta, po strukturi i ostalim elementima. U budućnosti će se formirati baza podataka u obliku posebne tražilice.
Pravila
Samo po potrebi daljnja upotreba je organizacija rada s dokumentima. Registracija dokumenata nije potrebna ako su prihvaćeni samo za informaciju. Svaka tvrtka mora imati odobren popis dokumenata koji se ne smiju registrirati. U pravilu je sadržan u dodatku uputama službenika, ali može biti sastavljen i u obliku samostalnog papira. Treba ga ažurirati ako situacija to zahtijeva.
Neregistrirani vrijednosni papiri obično uključuju:
- Promotivni materijali.
- Čestitam.
- Pozivi na seminare i konferencije.
- Knjige i drugi tiskani mediji.
- "Osobni" paketi primljeni poštom.
- Preslike državnih dokumenata.
- Informativna pisma.
Tijekom registracije svakom dokumentu dodjeljuje se odgovarajući broj. Dolazni papiri imaju vlastiti brojčani sustav koji je ovjeren pečatom na računu.
Postupak se provodi samo jednom. Ovo je jedno od glavnih pravila organiziranja rada s dokumentima. Registracija dokumenata u velikoj tvrtki provodi se u odjelu službenice. Ako je riječ o maloj tvrtki, tajnik se bavi tim pitanjem. U društvu s odjelima i drugim strukturnim skupinama, taj se postupak može provesti decentralizirano. To se, međutim, odnosi samo na interne novine. Njihova registracija treba biti izvršena na dan primitka, odobrenja ili otpreme.
Metode proizvodnje
Dokumenti se mogu dobiti na sljedeće načine:
- Poštom.
- Putem kurirskih usluga.
- Telefaksom.
- E-poštom.
Različiti oblici organizacije registracije dokumenata provode se u odnosu na sljedeću korespondenciju:
- Dolazni.
- Odlazni.
- Unutarnja.
Podaci o registraciji
Za dolazni dokument slijede podaci poput:
- Datum primanja.
- Dolazni broj.
- Datum sastavljanja dokumenta.
- Indeks.
- Registracijski broj.
- Autor dokumenta.
- Ime.
- Rezolucija.
- Razdoblje izvršenja.
- Umjetnik.
- Napredak rada.
- Broj slučaja u koji ide nakon potrebnih manipulacija.
Unošenje podataka
Prvo, provodi se organizacija registracije primarnih dokumenata koji nisu u potpunosti popunjeni, jer još nisu predati čelniku i nemaju odgovarajuće rješenje, kao i određeno razdoblje izvršenja i izvođač. Preostali podaci navode se nakon upoznavanja s ovlaštenim osobama. Ako je s voditeljem uspostavljen dobar odnos i on svako jutro pregledava prepisku, prvo mu možete pokazati dokument, a nakon što donesete odgovarajuću odluku, odmah popunite sve potrebne podatke.
Ako govorimo o organizaciji registracije i kontroli nad izvršenjem internih dokumenata, podaci se mogu navesti u odgovarajućem obliku s mogućnošću naknadnih promjena i dopuna. Datum primitka u njima, naravno, izostaje. Stoga, za razliku od ulaznog dokumenta, interni dokument ima jedinstveni matični broj.
Svaka tvrtka ima pravo izmjene i dopune podataka na dolaznom dokumentu, uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti. Na primjer, često navedite broj listova i aplikacija.
oblik
Prijavni obrasci su u obliku:
- Časopisima.
- Kartice.
- Automatizirani elektronički sustavi.
Razmotrimo svaki obrazac zasebno.
časopisi
Sustav časopisa koristan je kada se organizacija bavi malim brojem dokumenata. Ako tvrtka ima veliku količinu radnog tijeka, onda se više ne koristi, jer je u mnogim aspektima inferiornija od drugih, naprednijih sustava.
Podaci se navode u časopisima za registraciju dokumenata organizacije redoslijedom kojim su primljeni. U tom procesu je uključena jedna osoba. Stoga, kad pristigne puno dokumenata, registracija traje dugo. To, naravno, usporava tijek rada.
Pored toga, operacija mora biti duplicirana, jer su potrebne informacije i u uredu i u pojedinim strukturnim jedinicama, gdje će se dokument provoditi u budućnosti. Kao rezultat toga, u istoj tvrtki iste vrijednosne papire treba registrirati 3-5 puta u zasebnim časopisima.
Istodobno, nemoguće je dobiti referentne podatke u kratkom vremenu, jer se unosi u časopise vode kronološkim redoslijedom. Da biste dobili informacije, morate znati otprilike kada je dokument registriran.
Neće biti moguće kontrolirati rokove, jer svi imaju svoje i ne mogu se zasebno klasificirati.Stoga, gdje kontrolna funkcija ima prednost, koristite sustav kartica.
kartice
Sustav registracije kartica rješava nedostatke koji se javljaju pri vođenju papira za časopise. Pojavio se početkom prošlog stoljeća i vrlo je čest u europskim zemljama. U Rusiji je postala široko rasprostranjena tijekom razvoja Jedinstvenog državnog sustava evidencije. Ovaj sustav registracije dokumenata u organizaciji potreban je kako bi se bez problema mogao nositi s velikom količinom vrijednosnih papira. Ima sljedeće prednosti:
- Postupak registracije može voditi više zaposlenika odjednom.
- Dokumenti se mogu proizvesti u količini koja je potrebna za nesmetano funkcioniranje organizacije.
- Kartice se mogu sistematizirati, kao i napraviti kartoteke. Na ovaj način je pomoć dostupna.
- Za izvršavanje nadzora nad izvršavanjem dokumenata može se prenijeti određena instanca.
- Oblik i naznaka pojedinosti utvrđuje se izravno u organizaciji i propisuje se u uputama za papirologiju.
- Odabrani obrazac kartice može se razmnožavati pomoću fotokopirnog stroja. Za vođenje evidencije potrebno je imati tiraž dovoljan najmanje 1 godinu.
Organizacija može imati onoliko kopija kartica koliko je potrebno. Obično morate ispuniti najmanje dva. Nakon toga, jedan primjerak pohranjuje se u privremeni dokument, a drugi u odjel za informacije i reference. Sam dokument šalje se izvođaču na posao. Ali često koriste tri kartice kako bi potonju prenijeli i izvođaču.
Takav je sustav prikladan kako za dokumente za registraciju javne organizacije, tako i za vođenje uredskog rada u državnoj ustanovi. Datoteke referentnih kartica stvaraju se o različitim pitanjima, na primjer, po regijama. Tada se njihov broj automatski povećava. Naravno, ovaj sustav je zahtjevan i može se učinkovito formirati samo u organizacijama u kojima usluga upravljanja uredom svoje funkcije obavlja besprijekorno. Moderniji sustav pomogao je da se riješite potrebe za popunjavanjem ogromnog broja karata. To je postalo moguće zahvaljujući uvođenju računalne tehnologije.
Automatizirani elektronički sustavi
Ovaj se oblik dokumentacije provodi putem softvera (ili softvera). Instalira se na PC, poslužitelj ili nekoliko integriranih računala. Kada se koristi automatizirani sustav, podaci se unose u elektroničku karticu koja se pohranjuje u odgovarajuću bazu podataka. Da bi se osigurala sigurnost, paralelno se podaci pohranjuju u dodatnu (rezervnu) bazu podataka.
Upravo je ovaj oblik dobio najveću primjenu u ovom trenutku, jer ima značajne prednosti u odnosu na prethodne dvije mogućnosti. Konkretno, to su:
- Brzo pretraživanje na bilo kojoj osnovi, na primjer, datum.
- Generiranje izvještaja i analitičkih informacija u automatskom načinu rada.
- Mogućnost prijave istovremeno s različitih mjesta rada.
- Mogućnost decentraliziranog upravljanja dokumentima u zasebnim jedinicama s integriranjem podataka u jedinstvenu bazu podataka.
- Ostale značajke.
Program za registraciju dokumenata može razviti sama organizacija. Međutim, u velikoj većini slučajeva koriste se gotova rješenja koja olakšavaju rad s velikim brojem dokumenata, počevši od faze stvaranja i završavajući s njegovim izvršenjem ili slanjem drugoj tvrtki.
U automatiziranom sustavu mogu se prikupiti i pohraniti najpotpunije informacije o svim dokumentima. Zahvaljujući tome provodi se učinkovita kontrola i provode se referentni radovi i po potrebi interni inventar.
zaključak
Trenutno se u bilo kojem poduzeću i ustanovi stvara velika količina dokumenata. Uredski posao, pravilno uspostavljen u skladu sa zakonom i ispunjavanje svih postavljenih zadataka, višestruko povećava učinkovitost upravljanja. Osobna računala, programi i nove tehnologije učinili su ovaj proces organiziranijim. Automatizirani sustav ubrzava i olakšava rad u cjelini, posebno registraciju i računovodstvo dokumenata u organizaciji.
Taj je proces važan tijekom svešteničkog ciklusa. Zahvaljujući organiziranom radu, u kratkom vremenu možete lako pronaći potrebne informacije i određeni dokument. A to zauzvrat pruža operativno rješenje problema.
Kartice, koje su se donedavno distribuirale posvuda, postupno se zamjenjuju automatiziranim sustavom, čak i za registraciju u neprofitnu organizaciju dokumenata. Cijeli proces se odvija ubrzano, uključujući učinkovitu kontrolu protoka dokumenata.