Postoje različita razdoblja pohrane u papirologiji dokumenata određene vrste. Neki od njih odnose se na one s neograničenom informativnom vrijednošću, dok drugi gube relevantnost dovoljno brzo. Pa što dokumente i koliko dugo trebate čuvati? Kako ih zbrinuti? Sve je to vrlo jasno navedeno u zakonodavstvu.
Tri vrste retencijskih razdoblja
Popis razdoblja pohrane dokumenata u papirologiji: privremeni (do 10 godina), dugoročni (preko 10 godina) i trajni. Ako govorimo o slučajevima dugotrajnog i trajnog skladištenja, oni se nakon njihovog dovršetka prebacuju u posebna odjeljenja na razdoblje od 2 godine, a zatim se arhiviraju.
Utječe li izgled medija na vrijeme skladištenja?
Vrsta nosača informacija (papirnati ili elektronički) ne utječe na razdoblje pohrane. Važni su podaci koje sadrži. Daljnja upotreba određenog slučaja utvrđuje se posebnim ispitivanjem. Ona klasificira sve dokumente, ukazuje mogu li se oni koristiti u interesu (ili protiv) znanosti, države, društva, pojedinaca itd.
Zašto se provodi ispitivanje radi utvrđivanja vrijednosti dokumenata?
Bez ovog postupka na polju uredskog rada, bilo da se radi o državnom arhivu, organizaciji ili poduzeću, nije moguće.
Ciljevi ispitivanja - utvrditi ili promijeniti rok trajanja dokumenta; izvršiti izbor onih slučajeva koji su podložni uklanjanju jer više nemaju vrijednost ili su izgubili važnost; navesti razdoblje čuvanja dokumenata koji nemaju povijesnu ili znanstvenu vrijednost, ali imaju praktičnu vrijednost. Također, ispitivanjem bi se trebalo utvrditi na koju se vrijednost druga dokumentacija odnosi: politička, znanstvena, ekonomska, kulturna, industrijska itd.
Za informacije o upošljavanju, računovodstvu, pohranjivanju i daljnjem imenovanju predmeta trebali biste se obratiti Zakonu o arhivskim poslovima.
Rezultat ispitivanja trebao bi biti popis koji sadrži 12 odjeljaka dokumenata koji proizlaze iz funkcioniranja državnih struktura, organizacija, institucija i drugih poduzeća. Posebnu ćemo pozornost posvetiti računovodstvenim i kadrovskim pitanjima, uzimajući u obzir uvjete i uvjete čuvanja dokumenata u poduzećima. Lagano dodirnite medicinske dokumente.
Medicinska evidencija
Medicinski spisi, kao i drugi informativno važni, imaju svoje posebne vremenske rokove čuvanja dokumenata iz svešteničkog rada medicinske organizacije. To razdoblje je regulirano regulatornim zakonskim aktima Ruske Federacije i kreće se od jedne godine do 50 godina za različite kategorije dokumenata.
Knjigovodstveni zapisi
Za dokumentaciju koju izrađuju računovodstveni odjeli primjenjuju se zasebni uvjeti i rokovi skladištenja dokumenata u papirologiji. Nakon obrade, primarna dokumentacija, bilance, podaci knjigovodstvenih registara, izvješća moraju se pohraniti ili u posebnu sobu ili u zatvoreni ormar - sve dok se ne prenesu u arhivu organizacije. Strogi obrasci za prijavljivanje trebaju se čuvati u metalnim ormarima ili sefovima. Glavni računovođa imenuje osobu ovlaštenu za nadgledanje ovih pitanja.
Ako se ova vrsta dokumenta izgubi, ošteti, ilegalno prebaci trećim osobama, tadašnje rukovodstvo organizacije mora obavijestiti tijela za provođenje zakona o toj činjenici. Uništavanje ili oduzimanje dokumentacije mora se dogoditi isključivo u skladu sa zakonom propisanim zahtjevima.
Period čuvanja knjigovodstvenih dokumenata
Postojeći računovodstveni standardi roka trajanja:
- primarna dokumentacija, obrasci - 3 godine;
- novčani dokumenti, informacije u vezi s financijskim transakcijama - 5 godina;
- listovi plaćanja i namire (ako nema osobni račun) - 75 godina.
Zabranjeno je oduzeti predmete na kraju razdoblja skladištenja bez provjere od strane poreznih vlasti, a posebno imenovano povjerenstvo mora donijeti odluku o uništavanju dokumenata u uredskim poslovima s istekom roka skladištenja.
Uprava za ljudske resurse
Dokumentacija o osoblju ima veliki društveni značaj (prije svega, odnosi se na dostupnost osobnih podataka), stoga je njihovo pohranjivanje određeno posebnim pravilima. Značajan dio njih služi kao stvarna potvrda prava radnika na socijalno osiguranje (u starosti, invaliditetu itd.), Sadrži podatke o njihovom radnom stažu itd. U vezi s tim, većina kadrovskih dokumenata odnosi se na one s dugim ili trajnim rokom čuvanja i koristi se u arhivima gdje se građani obraćaju za pozadinske informacije. Oni također imaju arheografsku i biografsku vrijednost, služe kao izvor za statistička istraživanja ili povijesne i društvene studije.
Glavni uvjet za pohranu dokumentacije iz odjeljenja za osoblje je ograničenje ilegalnog pristupa osobnim podacima o zaposlenicima, kao i mogućnost brzog pronalaženja pravih stvari.
U organizaciji uredskog rada i razdoblja pohrane kadrovskih dokumenata mogu se razlikovati dvije vrste skladištenja: trenutna i naknadna. Prva vrsta dijeli se na dvije podvrste: pohranjivanje dokumentacije tijekom izvođenja i pohranjivanje izvršene dokumentacije.
Slučajevi tijekom njihovog izvršenja nalaze se kod osobe koja ih obrađuje u posebnim mapama s imenima (na primjer, "Hitno", "Za potpis"). Ovdje moraju biti navedeni i telefonski broj, prezime, inicijali izvođača. Nakon što se podnesu i pohranjuju u skladu s nomenklaturom.
narudžbe
Svi se nalozi moraju čuvati u izvornicima, a njihove kopije (za poticaje, kazne, zapošljavanje, otkaz itd.) Unose se u osobni dosje zaposlenika. Smještena je u numeriranu mapu, a njezine stranice moraju biti prošarane. Naslovnica osobnog dosjea ima svoj serijski broj. Trenutno razdoblje pohrane HR podataka odnosi se samo na trenutno zaposlene zaposlenike. Nakon otpuštanja, slučaj se mora ukloniti iz mape i izvršiti za prijenos u arhivu.
Uvjeti skladištenja u radnim knjigama zaposlenika, kao i pečati, markice, natpisi, ključevi ormarića s dokumentacijom, znače da se čuvaju u sefu voditelja odjela za osoblje. Pored toga, preporučuje se da službenik osoblja, napuštajući svoj ured, očisti sve bilješke i dokumente u ormaru i isključi računalo. Na kraju radnog dana potrebno je svu dokumentaciju staviti u metalni ormar i zapečatiti. Ključ se predaje voditelju odjela s popisom u odgovarajućem časopisu. Svi nacrti i odbijeni obrasci su uništeni, a računala isključena iz mreže. Ako je zaposlenik primio primjerak ili izvadak iz dokumenta, mora o tome ostaviti potpis u časopisu.
U arhivski fond spadaju samo dokumenti čiji je rok čuvanja duži od 10 godina. Oni imaju društvenu, ekonomsku, političku, povijesnu i drugu vrijednost. Raspored predaje dokumenata u arhivu odobrava rukovoditelj ili poslodavac. Ovdje bi trebali dolaziti dokumenti u obliku originala. Ako to nije moguće, njihova kopija ovjerava se i predaje.
Regulira pojam i postupak pohranjivanja dokumentacije o osoblju "Popis tipičnih upravljačkih dokumenata", koji je odobrio Savezni arhiv. Periodi skladištenja dokumenata u papirologiji i postupak pohranjivanja radnih knjiga odobreni su posebnim regulatornim aktom - Uredbom Vlade Ruske Federacije "o radnim knjigama".
Uvjeti skladištenja dokumentacije o osoblju
Dakle, pet godina su pohranjeni:
- Dokumenti (potvrde, informacije, izjave itd.) O dostupnosti, stjecanju ili kretanju radnika.
- Dokumenti (popisi, informacije, potvrde) koji se odnose na otpuštanje ili potrebu za radnim osobljem, otvaranje radnih mjesta, spol, dob i profesionalnu kvalifikaciju zaposlenika.
- Dopisništvo o pitanjima zapošljavanja.
- Dokumenti o premještanju zaposlenika na kraći radni dan ili tjedan.
- Dokumenti koji se odnose na radne sporove.
- Izvješća o statusu i provjeri rada sa zaposlenicima pohranjuju se kontinuirano, a prijave (potvrde) za otpuštanje i potrebe zaposlenika čuvaju se i pet godina.
3 godine su pohranjeni:
- Dokumenti (informacije, bilansi radnog vremena, informacije, bilješke) koji se odnose na bilježenje radnog vremena.
- Djela (informacije, karakteristike, poruke, potvrde itd.) Koja sadrže podatke o radnoj disciplini.
- Akti (izvješća i druge informacije) koji se odnose na knjigovodstvo dodataka za rad i knjiga.
Skladištenje na godinu dana odnosi se na vremenske listove i knjige za praćenje vremena, kao i na rasporede odmora.
Osobni karton i osobna iskaznica zaposlenika pohranjuju se 75 godina, a ako govorimo o ovoj dokumentaciji za rukovoditelje, zaposlenike s državnim nagradama ili činovima, članove izvršne, upravljačke ili kontrolne strukture organizacije, onda trajno.
Broj zaposlenih u organizacijama i njihove promjene pohranjuju se kontinuirano, a aranžmani za osoblje traju 75 godina.
Tipičan opis posla na mjestu odobrenja i razvoja pohranjuje se trajno, osobno (kao dio osobnih dosjea) - tijekom 75 godina.
Preostali primjerak ugovora o radu poslodavca, koji je upisan u osobni dosje zaposlenika, mora se čuvati 75 godina i potom arhivirati. Ako se osobni dosjei ne vode, takvi bi se ugovori trebali formirati u zasebno poduzeće pod istim uvjetima skladištenja.
Knjigovodstvene kartice, knjige i časopisi također imaju svoje vlastite uvjete za pohranu dokumenata u papirologiji:
- Prijem, preseljenje, otpuštanje zaposlenika - 75 godina.
- Računovodstvo za poslovne putnike - 5 godina od datuma otkaza.
- Računovodstvo vojnog roka - 3 godine.
- Podaci o odmoru - 3 godine.
- Osobni dosjei, kartice, ugovori o radu i ugovori - 75 godina.
- Izdavanje radnih dodataka i knjiga - 50 godina.
- Izdavanje potvrda o plaći (mjesto ili radno iskustvo) - 3 godine.
- izdavanje putnih potvrda - 5 godina.
Rezimirajući sve gore navedeno, za praktičnost onih kojima su informacije potrebne u sastavljenom obliku, možete nezavisno predati razdoblja skladištenja dokumenata u papirologiji u tablici.
Što učiniti ako je dokument oštećen?
Takvi dokumenti podliježu restauraciji. Na primjer, ako je vremenski list oštećen (njegov rok trajanja je sedamdeset i pet godina), tada se informacije o njemu mogu naći na računalu računovodstvenog odjela. Oštećenu karticu izvještaja nemoguće je izbaciti, jer će ovo biti neovlašteno smanjenje razdoblja skladištenja propisanih normama, što može dovesti do kažnjavanja rukovodstva organizacije. Dakle, svaki dokument koji je postao neupotrebljiv prije roka mora se vratiti. Sada sve organizacije koriste softver koji sadrži potrebne podatke za to.
U zaključku
Dakle, razdoblja skladištenja u papirologiji ovise o vrsti i vrijednosti dokumenata. Značajan dio dokumentacije o osoblju ima produljeni rok trajanja. U dijelu zakonodavstva Ruske Federacije za to postoje strogi propisani standardi. Zakon također uređuje postupak i uvjete čuvanja određenih vrsta dokumenata, kao i odlaganje dokumenata: to bi se trebalo dogoditi tek nakon ispitivanja i u skladu s tim.