Poslovna putovanja su poslovna putovanja na koja idu različiti zaposlenici organizacije. Tijekom takvih putovanja rješavaju se važna pitanja za tvrtku, na primjer, provjerava se rad podružnice, potpisuje ugovor s novim izvođačima ili se određena roba kupuje od dobavljača. Zaposlenik tvrtke koji putuje na ovo putovanje može se osloniti na brojne troškove. Za obroke i smještaj, na poslovnom putu dodjeljuje se dnevnica, čija se veličina može značajno razlikovati u različitim organizacijama. Norma je utvrđena u internoj lokalnoj dokumentaciji izdavanjem naloga čelnika tvrtke.
Namjena plaćanja
Visina dnevnice tijekom službenih putovanja određuje se pojedinačno u svakom slučaju, jer uzima u obzir koliko je novca potrošio zaposlenik tijekom putovanja. Dnevnice se prikazuju iz proračuna zaposlenika dok je u drugom gradu ili zemlji. Svi troškovi nadoknađuju se na temelju zakonskih zahtjeva. Za sve vrijeme zaposlenika na poslovnom putu zadržavaju se plaće i zauzeto mjesto u tvrtki.
U gotovo svim tvrtkama dnevnice za jednodnevna poslovna putovanja ne plaćaju se, tijekom kojih zaposlenik ne boravi u drugoj regiji preko noći. Dnevnica se koristi u sljedeće svrhe:
- odabir i plaćanje prebivališta zaposlenika;
- prehrana zaposlenika u ugostiteljskim objektima, kao i nadoknada troškova kupnje raznih proizvoda u trgovinama;
- putovanje u drugu regiju ili zemlju, kao i troškovi kretanja po gradu na različitim vrstama javnog prijevoza;
- izvođenje različitih događaja na temelju upravljačkog zadatka
- ostali važni troškovi, ali moraju biti potrebni i primjereni, u protivnom menadžment tvrtke može odbiti prijenos sredstava.
Dnevnica za poslovno putovanje u Rusiji određuje se individualno za svakog zaposlenika. Ali u isto vrijeme se mogu zabilježiti maksimalna plaćanja na lokalnoj razini.
Kada su popisani?
Svaka tvrtka pojedinačno određuje kada bi dnevnice trebalo prenijeti zaposleniku organizacije. Za to se mogu koristiti dvije mogućnosti:
- prijenos sredstava unaprijed, a u ovom se slučaju obično plaća fiksni iznos, koji zaposlenik može upravljati na putovanju, ali ako je potrebno, nakon poslovnog putovanja može zatražiti dodatna sredstva;
- plaćanje dnevnica nakon putovanja, tijekom kojih zaposlenik mora utrošiti vlastita sredstva, a zatim sastaviti izvještaj koji sadrži podatke o svim troškovima na temelju kojih se troškovi nadoknađuju.
Najčešće se koristi druga opcija, pa gotovo svaki zaposlenik tvrtke mora nakon putovanja napraviti posebno izvješće.
Koje dokumente priprema zaposlenik?
Nakon putovanja zaposlenik tvrtke može računati na nadoknadu nastalih troškova. Koja će se dnevnica u službenom putovanju nadoknaditi ovisi o troškovima građana. Za primanje novca zaposlenik priprema sljedeće dokumente:
- izravno izvješće, koje sadrži podatke o tome koliko je novca potrošio građanin tijekom putovanja;
- najam ako je građanin privatni stan koristio za život na putovanju;
- potvrda o hotelu;
- dokumente koji potvrđuju putne troškove, što uključuje čekove, potvrde za posteljinu u vlaku, putničke karte za avion ili druge slične papire;
- dokaz o korištenju taksi usluga pruženih raznim potvrdama, čekovima ili kartama, a ako građanin koristi osobni prijevoz, onda čekove primljene na benzinskim postajama prosljeđuje poslodavcu;
- dokumenti koji potvrđuju ostale vrste troškova.
Na temelju takvog izvještaja i drugih dokumenata, računovođa poduzeća izračunava dnevnice, stoga se nadoknađuju troškovi koje je pretrpio zaposlenik.
Kako se postavlja isplata?
Svaka tvrtka samostalno određuje veličinu ovih plaćanja koja uzima u obzir svrhu putovanja, financijske mogućnosti organizacije, kao i druge pojedinačne čimbenike. U ovom se slučaju uzimaju u obzir norme sadržane u internoj dokumentaciji tvrtke.
Za odobravanje dnevnica na poslovnom putovanju u poduzeću se formira posebna pozicija. Potpisuje ga šef tvrtke. Uz to, izdaje se i dnevnica na poslovnom putovanju. U ovom se slučaju uzimaju u obzir norme na temelju kojih se sredstva iz tih plaćanja prenose u različite fondove.
Kada se plaća uplatama poreza na dohodak i doprinosima u razne fondove?
Kada izračunavaju dnevnice, poslodavci moraju uzeti u obzir koliko im nije potrebno plaćati porez na dohodak i druge doprinose vladinim organizacijama. Stoga, ako uprava tvrtke ne želi da se plaćanja oporezuju, uzimaju se u obzir sljedeća ograničenja:
- ako planirate putovanje unutar Rusije, tada bi maksimalna plaćanja trebala biti 700 rubalja. u jednom danu;
- ako je zaposlenik poslan u drugu državu, tada mu se isplaćuje najviše 2,5 tisuće rubalja. dnevno.
Ako zaposlenik troši više sredstava, tada se porez na dohodak plaća s razlike, a potreban iznos sredstava prebacuje se u državne fondove. Iako zakon ne sadrži zahtjeve za minimalnom uplatom, svaka organizacija mora uzeti u obzir stvarni iznos sredstava koji će radnik trebati za dovršavanje zadatka u drugom gradu ili državi. Stoga, pretjerano smanjenje dnevnica na poslovnom putovanju u Rusiji može dovesti do nezadovoljstva radnika tvrtke.
U obzir se uzima i trajanje putovanja jer, ako je jedan dan dovoljan za izvršenje zadatka, poslodavac može nadoknaditi samo putne troškove navedene u izvješću. Neke organizacije jednostavno prenose na zaposlenika 50% utvrđene norme.
Opća pravila za prijenos sredstava
Pri izračunavanju iznosa dnevnice na poslovnom putovanju u Rusiji, poslodavci moraju uzeti u obzir neka važna pravila. To uključuje:
- Dnevnica se plaća samo pod uvjetom da je putovanje zbog proizvodnih potreba, a ne djeluje kao inicijativa izravnog zaposlenika;
- na poslovnom putu voditelj izdaje nalog u kojem su navedeni svi uvjeti i zahtjevi za poslovno putovanje;
- zaposlenik može zatražiti predujam, izdat na temelju naloga za isplatu novca;
- imenovani zaposlenik koji je od poslodavca primio sredstva mora obavljati određene zadatke za koje se formira posao;
- u roku od tri dana nakon putovanja, zaposlenik podnosi posebno izvješće o predujmu, uz koje se prilažu drugi dokumenti koji potvrđuju nastale troškove;
- izvještaj provjerava računovođa ili ekonomist tvrtke, nakon čega dokument odobrava voditelj;
- Iznos plaćanja izračunava se uzimajući u obzir datum odlaska i dolaska.
Ako se na temelju dokumenata koje je poslao zaposlenik utvrdi da je potrošio manje od onoga što je unaprijed izdano u obliku dnevnica za službeni put, razliku mora vratiti blagajnici tvrtke.
Plaćaju li se dnevnice za jednodnevni izlet?
Često je za rješavanje raznih problema potrebno trošiti ne više od jednog dana, pa se postavlja pitanje isplaćuje li se dnevnica u takvim uvjetima. Za putovanje u jednom danu na bazi putnog računa potreban je svakodnevni prijevoz. Takvo putovanje obavlja se na standardni način, stoga vremenski raspored ukazuje da zaposlenik nije bio prisutan na glavnom mjestu rada. Sutradan, zaposlenik tvrtke generira izvještaj o putovanju na temelju kojeg dobiva naknadu od šefa tvrtke.
Mnoge tvrtke ne plaćaju dnevnice za jednodnevna poslovna putovanja, ako drugačijim lokalnom dokumentacijom nije drugačije određeno.
Što učiniti kada radno putovanje završi rano?
Često zaposlenici primaju gotovinu unaprijed, ali se istodobno vraćaju kući unaprijed, jer brzo ispunjavaju zadatke koje im je postavio šef. U tom su slučaju dužne da pravilno pripreme izvješće o troškovima.
Računovođa tvrtke na temelju zaprimljene dokumentacije vrši preračun. Razlika koja ostaje kod zaposlenika vraća se u blagajnu tvrtke.
Kako se plaća rad za vikend?
Dnevnice za poslovno putovanje isplaćuju se za svaki kalendarski dan putovanja, ali samo ako se zaposlenik udovoljava svojim zadacima ne samo radnim danom, već i vikendom.
Ako je građanin upućen u drugi grad da nadgleda rad nove podružnice nekoliko tjedana, tada mu se ne dodjeljuje dnevnica za vikend.
Nijanse inozemnog putovanja
Radnici mogu otići na poslovno putovanje ne samo u Rusiju, već čak i u neku drugu zemlju. Značajke takvog putovanja uključuju:
- visina dnevnice za poslovno putovanje u drugu zemlju obično je 2,5 tisuće rubalja;
- sredstva se isplaćuju u rubaljima samo za one dane kada je državljanin na teritoriju Ruske Federacije;
- pri prelasku granice, dnevnica se plaća u valuti zemlje u koju se šalje zaposlenik tvrtke;
- ako je zaposlenik isti dan u Ruskoj Federaciji i u drugoj državi, onda je plaćanje podijeljeno na dva dijela, od kojih je jedan predstavljen u rubaljima, a drugi se prenosi u valuti.
Svaka tvrtka ima pravo u svojoj internoj dokumentaciji uspostaviti drugačiji postupak na temelju kojeg se plaća dnevnica za poslovno putovanje.
Što trebam učiniti ako zaposlenik kupuje valutu u drugoj zemlji?
Na poslovnim putovanjima dnevnice omogućavaju zaposlenicima plaćanje smještaja i obroka, kao i nadoknadu ostalih obveznih troškova. Ako je državljanin upućen u drugu zemlju, tada mu poslodavac može izdati sredstva, i u rubljem i u stranoj valuti.
Ako se novac daje u rubaljima, tada zaposlenik, po dolasku u stranu zemlju, mora samostalno steći potreban iznos valute. Istodobno, mora poslodavcu poslati potvrdni dokument dostavljen bankovnim izvodom. Označava koliko je valuta kupljeno kada je postupak dovršen i po kojoj je cijeni izvršena.
Dnevnice za putovanje u inozemstvo uzimaju se u obzir po stopi koju je banka utvrdila na dan podnošenja izvješća o putovanju tvrtke menadžmentu.
Što trebam učiniti ako se zaposlenik vrati i odlazi istog dana?
Često postoje situacije u kojima zaposlenik koji se vratio iz poslovnog putovanja odlazi isti dan na drugo radno putovanje. Ova situacija ni na koji način ne krši zahtjeve zakona. U normativnim aktima nema uputa o pravilima izvršenja. Stoga poslodavac može koristiti dvije metode:
- Za svako putovanje pripremljena su dva skupa dokumenata. Stoga poslodavac izdaje dva naloga, a također oblikuje dvije potvrde i zadatke. Dnevnica se plaća dva puta, a dan kada se presijecaju dva putovanja plaća se dvostruko.
- Kombinira dva putovanja.Ovaj se postupak koristi ako se unaprijed zna da će jedan zaposlenik biti poslan u dva putovanja odjednom. Stoga se dokumenti sastavljaju odmah, na temelju kojih se produžuje prvo putovanje. Zakonom nema ograničenja u trajanju putovanja, pa ga organizacija može neograničeno produžiti.
Izbor ovisi samo o odluci izravnog menadžmenta tvrtke.
računovodstvo
Mnoge tvrtke ne plaćaju dnevnice za poslovno putovanje jedan dan, ali prema zakonu, svaka tvrtka mora pravilno organizirati poslovna putovanja. Za to, voditelj ne samo izdaje nalog i sastavlja se radni zadatak, već se potrebne informacije unose i u računovodstvene dokumente.
Sljedeća knjiženja se koriste za dnevnice:
- D71 K50.2 - izdavanje sredstava od deviznog ureda tvrtke;
- D71 K50.1 - izdavanje gotovine u rubaljima, ako planirate putovanje kroz teritorij Rusije;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - prihvaćanje izvještaja zaposlenika za računovodstvo;
- D91 K71 - otpis troškova tečajnih razlika prilikom kupnje valute;
- D50 K71 - zaposlenik vraća ostatak ako nije potrošio svu primljenu predujam;
- D71 K50 - izdavanje prekoračenja ako zaposlenik nije imao dovoljno prethodno primljenih sredstava;
- D70 K68 - obračun poreza na dohodak ako je zaposlenik potrošio više od iznosa utvrđenog zakonom.
Ako je zaposlenik proveo na poslovnom putu više od 700 rubalja. ili 2,5 tisuće rubalja., porez na dohodak plaća se od razlike. Plaćanje poreza evidentira se u izvještajima 2-PIT i 6-PIT.
zaključak
Poslovna putovanja nužno su popraćena dnevnicama. Koriste se za plaćanje sobe i pansiona. Njihova veličina ovisi o tome obavlja li zaposlenike u zemlji ili je poslana u drugu državu.
Sredstva se mogu prenijeti unaprijed ili nakon putovanja. Ako iznos ne prelazi zakonom propisane norme, ne morate odbiti plaćanje poreza na dohodak.