Hazánkban az elmúlt években a levéltári leltár kialakítása különösen fontos a folyamatosan változó változások, reformok, szerkezetátalakítások és a gazdasági szektort érintő változások miatt. Az archívumokban tárolt információkat fontosnak és értékesnek tekintik. Ez lehetővé teszi annak megértését, hogy miért alakult ki a helyzet speciális módon, valamint megértheti, milyen kilátások vannak a jövőre. Az archívumok felbecsülhetetlen információforrás, de csak akkor igazán hasznosak, ha navigálhat. Ehhez bevezették az archívumok szervezési rendszerét.
A kérdés relevanciája
Hazánk levéltárainak célja a megbízható információk gyűjtése. Az archív leltár fő funkciója a szükséges információk keresésének egyszerűsítése a legnagyobb információtárakban. Ehhez referenciarendszert bocsátanak rendelkezésre, a módszertani alapot az állam valamennyi levéltári intézményére alkalmazzák. Valójában egy tudományos és referencia-eszközről beszélünk, amelynek köszönhetően nemzeti szintű archívum működik. Ennek a készüléknek a hatékonysága attól függ, hogy a könyvtárak, azaz a leltár milyen hatékonyan és gondosan készüljenek.
Az üzleti élet jelenlegi realitása olyan, hogy az esetek levéltári leltára kulcsfontosságú referencia-útmutató az információs tengerek közötti navigáláshoz. A leltár egy dokumentum, amely felsorolja a tárolt fájlokat, ugyanakkor a dokumentáció rögzítésére is szolgál. Az információterhelést nagyra becsülik, a leltár szolgál a mutatók és útmutatók összeállításának alapjául. Sok szempontból az, hogy mennyire jó a leltár, meghatározza, hogy milyen gyorsan és gyorsan megtalálja a szükséges információkat. Az ilyen dokumentáció két fő funkciójáról beszélnek: az információról és a könyvelésről.
A terminológiáról
Az ügyek archív dossziéja a fő könyvtár, amely egy levéltári szervezet munkáját strukturálja. A leltár számviteli nyilvántartás, ugyanakkor tudományos és referenciaobjektum, amely lehetőséget kínál arra, hogy gyorsan megtalálják azt, amit keresnek. Leltár - a papírmunka utolsó lépése a dokumentációval, amelyet az állami archívumban kell tárolni vagy valamely osztálytal együtt megszervezni. Annak érdekében, hogy az archívum teljesen felszerelt legyen, leltárokat kell összeállítani minden olyan kérdésről, amelyet véglegesen vagy egy évtizedet meghaladó tárolásra szántak. Létre kell hozni olyan könyvtárakat, amelyek leírják, hogy az államhoz kapcsolódó személyes dokumentációt a szakértők miért értékelték és értékesnek ítélték meg, ezért azt is meg kell őrizni.
A modern irodai munka során, levéltári leltárakról és azok céljairól beszélve, megjegyzik, hogy a dokumentáció a referencia kategóriába tartozik. Úgy alakítják ki, hogy leírják a tárolt egységek összetételét és tartalmát, valamint hogy egyesítsék az adott alapban alkalmazott rendszerezési és számviteli rendszert. A leltárban figyelembe vett objektumok egységek. Minden készlet egy szint. Elegendő információnak kell lennie benne, hogy a szükséges adatokat megtalálhassa az egységben anélkül, hogy sok időt költene rá.
Melyik és hol
A módszertani ajánlások szerint az archívumleltárak összeállítását azokra az esetekre kell individualizálni, amelyeket tartósan, több mint egy évtizede kívánnak tárolni, és amelyek a személyzet személyes adatait érintik. Külön kell összeállítani az esetek jegyzékét, amelyek szigorúan egy jogi személyre jellemzőek. Például lehet hivatalos nyomozó, bírósági iratok vagy tudományos jelentések - mindez az intézmény természetétől függ.A leltárt általában ugyanabban az intézményben hozzák létre, ahol a tárolni kívánt dokumentumokat összeállították és velük együtt továbbították az archívumba. Az állami levéltári szervezetek speciális tudományos berendezéssel rendelkeznek. Ha a kapott leírás nem felel meg a szabványoknak, a leltárt újból összeállítják, figyelembe véve a helyi követelményeket.
Az archív leltár összeállítása lehetővé teszi a dokumentáció összetételének felfedését, annak tartalmának leírását, leegyszerűsíti a tárolt fájlok számának elszámolását, és hozzájárul a dokumentumforgalom kezelésének belső rendszerezésének stabilizálásához. Mindegyik esetet egy speciális kártyán írják le. Meg kell jelölni a címet, amelyből világossá válik, hogy milyen típusú dokumentumokat tárolnak belül, és az ilyen egység tartalmát. A helyesen kitöltött leltár világosan leírja a teljes dokumentációs alap tartalmát.
Funkcionalitás és összeállítás: számos árnyalat
A levéltári leltár összeállítása lehetővé teszi annak meghatározását, hogy hány egység van az alapban. Ezen keresztül megvalósul a dokumentáció biztonsága és a hangerő-szabályozás ellenőrzése. Mivel az esetekhez sorozatszámok vannak hozzárendelve, gyorsan megtalálhat hasznos információkat. Ugyanakkor a leltár segít a világos logikának megfelelő dokumentáció racionális elrendezésének kialakításában és beállításában. A dokumentáció osztályozása az archívum keretében néhány tudományos számításon alapuló csoportosítás. Ebben az esetben figyelembe veszik az adott intézményben történelmileg elfogadott szerkezeti sajátosságokat, valamint az alap munkájának sajátosságait.
Az osztályozás, amely szerves része az archívumleltárnak, először egy olyan rendszert dolgoz ki, amelyben minden esetet csoportokra osztanak, majd közvetlenül elosztják. Az összes kártya besorolása után létrehozhat számukra leltárt. Időnként leltárt készítenek, amely tükrözi az alapítvány összes ügyét. Erre általában akkor van szükség, ha a vállalkozás már nem létezik. Ha a jogi személy egy része megszűnik, akkor minden egység nyilvántartását fel kell készíteni az egység fennállásának minden éve tekintetében.
Készletek: mire készülnek?
Szövetségi szinten létezik az archívumleltárak összeállításának kérdését megmagyarázó dokumentáció - ez törvény. Emellett a kérdésben irányadó helyi törvényeket is elfogadhatnak a vállalkozásnál. A készleteket általában egy év alatt készítik el, de más időtartamra is elkészíthetők. Így osztályozzák azokat az ügyeket, amelyek ebben az időszakban megjelentek a társaságban. A készletek különböző funkciókat hordozhatnak, lehetnek tematikusak, tárgyak. Hagyományt hagyhat az alap összes ügyéről, különálló, független dokumentumot készíthet az alap különböző részeiről.
Valójában az archív leltár a tárolt fájlok listája, a végeredmény, egy tanúsító lap, egy könyvtár. A leírás jelzi, mely egységeket tárolja a fájl. Ehhez használjon számokat, mutatókat, címsorokat, határidőket, a lapok és a jegyzetek számát. A leltárt általában egy táblázatban összeállítják, és minden felsorolt paraméternek megvan a saját oszlopa. A leltárkészítésért felelős személy elsődleges dokumentációja a vállalkozás irodai munkájában alkalmazott nómenklatúra. Mielőtt elkezdené az archívumban való munkát, ellenőrizze, hogy a dokumentáció címei megegyeznek-e az eset nevével, mennyire helyesen van formázva, hogy a dokumentáció belül helyes-e. Annak érdekében, hogy a leltárt helyesen lehessen összeállítani, az összes tárolóegységet számozni kell, figyelembe véve a rendszerezés belső szabályait. A normák egységes rendszerét alkalmazzák mind az ügyekre, mind a benne lévő tárgyakra. A leíró cikk helyes kitöltéséhez az összes címsort a lehető legpontosabban át kell helyeznie. Az olyan elemek bevezetésekor, amelyek címsora megegyezik, meg kell írni "Ugyanaz". Ha a fejlécek eltérnek, akkor az információ teljes egészében átkerül.
Alapvető szabályok
A levéltári dokumentumok listája több lapból állhat.Minden újonnan az összes rovatnak teljes szövegben kell lennie, pontosan az eredeti dokumentációnak megfelelően, még akkor is, ha az előző lap azonos nevű volt. A megjegyzésekben meg kell adni a dokumentáció fizikai állapotát, valamint jelölést kell tenni arra az esetre, ha az eset kiesik. Ha egy eset több éven át tartalmaz dokumentációt, akkor rendeznie kell azt, a karbantartás kezdő dátumára összpontosítva. Számozáskor a "9999" értéket nem szabad túllépni. Az ötjegyű számok erre nem vonatkoznak. Ha lehetséges, mindent rendszerezni kell és leírni kell, az időrend figyelembevételével. A második rendezési szabály a vállalkozás belső struktúrája.
Az archív dokumentumok leltárának összeállításakor annak kialakításának utolsó lépése egy egyedi szám. Ennek meghatározására a készletek nyilvántartása vezet. Ha a szervezet leltárokat kap a szerkezeti egységektől, és munkájuk során felhasználja azokat a vállalkozás teljes archívumának leírásához, akkor a részlegnek minden dokumentumot két példányban kell átadnia. Az év leltára négy példányban készül, a személyzet ügyeire három azonos leltár szükséges. A két évtizednél hosszabb ideig történő tárolásra szánt esetekben két példányban kell leltárt készíteni. A személyzettel kapcsolatos dokumentáció leltárának összeállításakor először össze kell adnia az összes megrendelést, majd a listákat, a kártyákat. Csak akkor rendezik a személyes fájlokat, majd a számlákat és a bérszámfejtési lapokat. Következő sorrendben a munkafüzetek vannak, az utolsó rész az ipari balesetek keretében összeállított aktusok. A személyes ügyek rendszerezéséhez folyamodjon az ábécé sorrendbe. A nyilvántartásba be kell vonni az eseteket, összpontosítva arra az évre, amikor a személyt elbocsátották.
Felépítés és tartalom: a tervezés finomságai
Különböző típusú levéltári készletek kialakításáért a vállalkozás különböző struktúrái felelősek. Tehát egy évig egy ilyen szerkezeti dokumentumot osztályokból kell összeállítani, és az összevont leltár készítéséért a megyei levéltár felel. Ez a dokumentum képezi majd az állami levéltár szakembereinek munkáját, akik a vállalattól dokumentumokat kapnak. Összefoglaló leltárt használnak arra, hogy belső archív dokumentációjukat úgy formálják, hogy a személyes fájlok és az állandó tárolásra szánt dokumentumok az archívum különféle rekeszeiben legyenek.
Az archív leltár bármilyen formája a címoldallal kezdődik. A címet egy tartalomjegyzék, majd egy előszó követi, amely után a leltár közvetlenül elindul. Feltétlenül sorolja fel a dokumentumban használt összes rövidítést, megfejtse azokat, helyezze el a mutatókat és festesse a fordítótáblákat. A leltár szükséges eleme egy bibliográfia. Ezután a fogalomjegyzék következik, és egy tanúsító lap zárja le a dokumentumot. A címben teljes mértékben fel kell tüntetni az archívum és a dokumentumokat létrehozó cég nevét, az alap nevét és rendszámát, a készletek nevét és a dátumokat.
Miről írnak?
Az archív leltár tartalomjegyzéke azt jelzi, hogy mely részek vannak benne, mely oldalakon indulnak. Az előszó információkat gyűjt a vállalkozásról, amely megalapította a dokumentációs alapot, magáról az alapról. Itt kommentárt írnak, leírják, hogy milyen dokumentációt tárolnak benne. Az előszó a referenciakészülék felsorolása is.
A fő szöveg egy leírás. Minden egységnél tüntesse fel a sorozatszámot, címét és hitelességét. Ha azt megelőzően, hogy a társaság készletszámokat használt, akkor azokat a készlet fő részében kell rögzíteni. Megemlíti azt is, hogy mi a számviteli egységek, hány lap van egy adott egységben, milyen nyelven készült és milyen változatban készül. A leltárban feltüntetheti a tárolt eset néhány vizuális tulajdonságát. Ha különösen fontos és értékes dokumentációt kíván tárolni, a leírás kommentárokat adhat az ilyen objektumokhoz.
Az archív leltárban használt rövidítések listája szükséges, ha a munka során egy adott vállalkozáson belül használt speciális rövidítéseket használták. A mutatók segítségével tükrözik a tárgy fogalmait. Időnként a mutatókat földrajzi adatok, nevek, időpontok kötik össze. Megjegyzésekkel engedélyezettek. Ha speciális kifejezéseket használtak a műben, akkor azokat a leltárt kísérő szótárban kell megfejteni. A tanúsító lap célja, hogy megjelölje a dokumentum összes információját. Azt mondja, hogy hány lap van számozva belül, hány egységet tárol, és hogy az összetétel megváltozott-e tárolás közben. A leltárkészítőnek aláírnia kell a tanúsító lapot. Ha változtatások szükségesek, ezeket a dokumentáció kezdeményezője vagy más, az eljárásért felelős személy rögzíti a tanúsító lapon.
Részletes és pontos
Amint az ügyek levéltári mintáiból kitűnik, a kész tárgyat az irodai munka előírásainak megfelelően kell megtervezni. Létre kell hozni egy ügyfélszolgálatot, amelynek köszönhetően az adatok visszakeresése gyorsabbá és hatékonyabbá válik. Egy ilyen eszközön gyorsan további információkat szerezhet a dokumentációs alapról. A leltárt kísérő referencia-készüléknek tartalmaznia kell egy címlapot és a dokumentum tartalmát, egy bevezetőt, a használt rövidítések és rövidítések listáját, valamint az indexeket. Bizonyos esetekben lehetnek további elemek - táblák, szótárak.
A címben fel kell tüntetni annak az archívumnak a nevét, amelyben a dokumentációt tárolják, mi az alap neve, beleértve a rövidítést, valamint annak számát. Adja meg a leltár számát és nevét. A tartalomjegyzéknek tartalmaznia kell az összes szakasz és a referencia-berendezés teljes listáját, beleértve az előszó, a rövidítések listáját és az alkatrészek nevét. Mindegyik címhez egy oldalszám tartozik, amelyet hozzárendeltek a leltár összeállításakor. Indokoltnak tekinthető, hogy a nyomozó személyzet egyik legfontosabb része az előszó, amely leírja az alapot alkotó intézmény történetét. Leírják a történelmi környezetet, a társaság működésének feltételeit, megjelenésének dátumát és az alárendeltség hierarchikus struktúráját. Az előszó megmutatja, hogyan szerveződött a papírmunka, mekkora volt az intézmény és milyen feladatokat látott el, miért szervezték újra vagy felszámolták, és mikor történt.
A rövidítésekről
Egy ilyen listát az ábécé figyelembe vételével állítanak össze. Tartalmaznia kell a leltár összeállításához használt összes rövidítést. A dokumentumnak tartalmaznia kell minden szó teljes nevét, amelyet legalább egyszer csökkent. Általában a rövidítéseket használják helymegtakarításra, csak a gyakran használt szavak válnak át. Ezen felül a help desk dekódolja az összes rövidítést. Ennek az elemnek a megfelelő összeállítása elősegíti az egységes leltár készítését, amelynek mindegyike a lehető leginformatívabb, és egyértelműen továbbítja az olvasó számára szükséges információkat.
Vannak olyan rövidítések, amelyeket általánosan elfogadnak és aktívan használnak az írásbeli beszédben - a hosszúságot és a tömeget kódoló szimbólumok, más mértékegységek, valamint a "t. d. "," t. e. ”és hasonló. Nem kell festeni. Nem szükséges dekódolni azokat a rövidítéseket, amelyek valójában használt szavak. Például a "szakszervezeti bizottság" pontosan utal a rövidítések e kategóriájára, amelyeket széles körben használnak a közbeszédben.
Hogy kezdődött az egész
Az emberiség története alapján ismert, hogy a levéltári leltár valószínűleg a legrégibb típusú referencia kézikönyv, amelyet az archívumokhoz vezettek be. A leltárak használatát a tizenharmadik században hivatalosan megerősítették, akkoriban a fontos dokumentumok figyelembevétele és a biztonság garantálása céljából használtak. A nyilvántartásoknak köszönhetően könnyebb lett a dokumentumok keresése, így értékes információforrásként igénybe lehet venni őket.A 13-15. Században a leltárok rövidek voltak, külön rendszerezés nélkül készültek, csak röviden ismertettek könyveket, kéziratokat. Valójában ezek informális listák voltak.
A tizenhatodik században a leltár-megközelítés felelősebbé vált. A listák felsorolták a különféle dokumentációs lehetőségeket. Volt olyan leltár, amelyben az objektumokat valamilyen attribútum szerint csoportosították, bár ugyanakkor még mindig felhasználták, amelyben az információkat szisztematika nélkül rögzítették. A tizenhetedik században a készletek kialakításának előrehaladása tovább haladt, részletes kézikönyvek készültek, formátumban különböznek. Nagyon hasznosak voltak, és még a modern kutatók is, ilyen nyilvántartásokat használva, fontos információkat kapnak tőlük a korábban lefolytatott esetekről, majd dokumentumokat készítenek. A tizenhetedik században a készletek végül megszilárdították a szisztematikus leíró jelleget.