Levéltári papírmunka: törvény, utasítás

Bármely szervezetben a dokumentációt egy meghatározott ideig tárolják, majd át kell vinni az önkormányzati vagy állami archívumba. A hivatalos papírok tárolásra történő átadásának bizonyos tulajdonságai vannak, amelyek országonként eltérőek lehetnek.

A papírmunka az a munkaterület, amely felelős a dokumentálás folyamatáért, valamint a hivatalos iratok végrehajtásáért.

Az archívum irodai munkája az állami struktúrák, szervezetek és polgárok speciális tevékenysége az archív iratok könyvelésében, tárolásában és felhasználásában.

A dokumentumok típusai

Az archívum és a papírmunka számos kifejezést tartalmaz különféle papírok megnevezésére. A dokumentumok:

• Finom (adatokat tartalmazhat bármilyen kép formájában).
• Fotódokumentum (fényképezés vagy ikonográfia segítségével készítették. Ez a dokumentum általában különféle művészeti tárgyak képeit tartalmazza).
• Grafikus (vonalakat, chiaroscurot és stroke-ot használnak).
• Fonográfiai dokumentum (hang adathordozó, amelyet bármely hangfelvevő rendszer telepít).
• Audiovizuális (képeket és hangokat tartalmaz).
• Filmdokumentum (gyakrabban audiovizuális vagy képi dokumentum; összeállításához a filmes módszert alkalmazzák).
• Írásos dokumentum (ezek olyan adatok, amelyek bármilyen típusú betűvel azonosíthatók).
• Szöveg (a hangfelvétel segítségével bármilyen hangot tartalmaz).
• Gépi szöveg (a rögzítés a lehetséges fejlesztési módok egyikében részt vesz, amelynek eredményeként az információkat elektronikus számítógép segítségével dolgozzák fel).
• Belova (a dokumentum végleges formája, kézzel vagy technikai eszközökkel másolva, javítások és hibák nélkül).
• Kézírás (az ilyen dokumentumokban szereplő jelek csak kézzel vannak feltüntetve).
• Videogram (kép, amely információt jelenít meg a képernyőn).
• Gépeléssel írott dokumentum: a levél jeleit jelenti, bármilyen technikai eszköz alkalmazásával.
• Dokumentumtervezet - tükrözi a szerző tevékenységét az összes blottel és helyesbítéssel.

szabványok

Az orosz törvényeknek megfelelően a hivatalos iratok archívumba történő továbbításának szabályát a GOST R 7.0.8-2013 szabályozza. A papírmunka befejezése után 12 hónappal a dokumentumokat kötelezővé kell tenni az archívumba, az összes szabálynak és követelménynek megfelelően. Az átadás előkészítését maguk a gyártó személyzet vagy egy harmadik fél cég végezheti.

A GOST 2013 archívum és papírmunka tartalmazza az ezen a területen használt leggyakoribb kifejezések meghatározásait. A dokumentumban láthatja mind a legáltalánosabb fogalmakat - az űrlapot vagy a leltárt, mind a speciális kifejezéseket, például a hozzáférési korlátozások sávját.

Ezenkívül az irodai kezelés és archiválás GOST meghatározása (értelmezése) a dokumentumokkal, a dokumentációval és az egyéb irodai folyamatokkal kapcsolatos munka megszervezéséhez kapcsolódó kifejezések meghatározásával (értelmezésével).

Előkészítési szakaszok

Az anyagok lépésről lépésre történő előkészítése az archívumba történő átvitelhez:

• győződjön meg arról, hogy a papírkészlet megfelel-e az archívum által megállapított összes követelménynek;
• brosúra-dokumentáció készítése;
• számozza az összes lapot;
• esettanulmányozó fejlesztése;
• adja meg a fedezet részleteit;
• belső ügyirat létrehozása;
• készítsen leltárt.

Ha 10 évnél rövidebb ideig tárolni kívánt papírok átadása várható, akkor megengedett a füzet, a szisztematika, a számozás és a tanúsítási elemek hiánya.Itt mindenekelőtt az adott archívum követelményeire kell összpontosítani, mivel a különféle intézmények szabványai tartalmazhatják a fenti kérdéseket vagy mindegyiket.

A levéltári ügyekről és nyilvántartásról szóló törvény felsorolja a fő fogalmakat és meghatározásaikat ezen a területen. Az alábbiakban néhányat vizsgálunk meg.

Nyilvántartás és archiválás: Fogalmak és meghatározások

1. Dokumentáció - információk rögzítése bármilyen formában, az adott szabályoknak megfelelően.
2. Egységes dokumentációs rendszer (DCL) - olyan információt tartalmazó rendszer, amely egy adott munkaterület kezeléséhez szükséges.
3. Dokumentációs szabályok - a dokumentumokkal való munka folyamatára vonatkozó szabályok és rendeletek listája.
4. Az egységes dokumentum nyomtatványa (UFD) - sok olyan részlet, amelyet különféle adathordozókra külön sorrendben állítanak fel a tevékenységi területen felmerülő problémák megoldására.
5. Dokumentációs rendszer - sok olyan anyag, amelyek típusa, típusa és célja, valamint az elkészítésük követelményei egyformák.
6. A dokumentum neve - a levélben szereplő dokumentum neve.
7. Szervezeti és adminisztratív dokumentum - megoldást kínál különféle szervezeti és adminisztratív feladatokra, menedzsment kérdésekre, a termelési osztályok, szervezetek, valamint az állami struktúrák és hatóságok munkájának szabályozására.
8. Kellékek - a hivatalos dokumentum bármely szükséges eleme. A kellékek leggyakrabban változó és állandó részekből állnak.
9. Űrlap - papírmintát. Jelöli a felhasználás körét, az építés kérdéseit és a fő részleteket.
10. Az űrlap olyan részletekből áll, amelyek segítenek a hivatalos dokumentum szerzőjének azonosításában.
11. A szabványos jelentés a jóváhagyott UVD-k listáját tartalmazza.
12. Regisztráció - az összes szükséges elem beírása az irodai munkára vonatkozó követelmények alapján.
13. Az egységes forma szolgáltatási területe - az UVD zóna - rögzítve van a tárolás műszaki alkotóelemeiben és speciális képek alkalmazására szolgál.

Ezek az archiválásra és a papírra vonatkozó meglévő állami szabvány alapfogalmai és meghatározásai.

A részletek típusai

Külön érdemes a hivatalos dokumentumok elkészítéséhez használt részletekbe foglalkozni:

1. Aláírás - felhatalmazott személy írásbeli aláírása.
2. Jóváhagyási bélyegző - a szervezet vagy egy személy pozitív értékelését fejezi ki, aki nem a hivatalos iratok szerzője.
3. Dátum - a papír elkészítésének napját jelzi, valamint azt, amikor elfogadták, elfogadták vagy közzétették.
4. Limit bélyegző - olyan jel, amely jelzi, hogy az információk bizonyos, korlátozott számú ember számára elérhetők.
5. Cím - összefoglalja a dokumentum lényegét.
6. Jóváhagyási bélyegző - a dokumentumban szereplő információk normativitásáról és jogszerűségéről szól.
7. Vízum - kifejezi a felhatalmazott személy hozzájárulását vagy egyet nem értését a dokumentumban említett információkkal.
8. Szöveg - bármilyen típusú levél vagy hangfelvevő rendszer által rögzített adatok. Tartalmazza a dokumentum beszédinformációjának fő részét.

Használati útmutató

Az alaptörvény végrehajtását a szabályok, listák, az archívum irodai munkájához kapcsolódó utasítások és egyéb szabályozási dokumentumok segítik. A 2002-ben létrehozott archív struktúrák működésére alapvető követelmények vonatkoznak.

Érdemes megjegyezni, hogy ezeket a szabályokat nem regisztrálták az Orosz Föderáció Igazságügyi Minisztériumán. Ebben a tekintetben az 1986-os "Osztályi Levéltár Alapszabályai" továbbra is érvényesek.

E követelmények jelenléte a papírmunka és az archiválás területén annak következtében rejlik, hogy következetesnek kell lennie a dokumentumok elszámolásában, felhasználásában, kitöltésében és a dokumentumok archívumban történő tárolásában, ezen folyamatok szervezésében. A követelmények középpontjában a nómenklatúra áll.

Tehát a műveletek algoritmusa a következő:

• megszervezi az értékpapírok értékének vizsgálatát;
• előkészíti a dokumentumokat az archívumba történő elküldéshez;
• vállalkozás alapítása;
• eljárást dolgoz ki a megsemmisítésre kerülő dokumentumok kiosztására;
• küldje el az ügyet az archívumba.

Érdemes megjegyezni, hogy ezek a követelmények nem vonatkoznak azokra a dokumentációkra, amelyekkel kapcsolatos munkát az Orosz Föderáció 1993. július 21-i, az államtitokról szóló törvénye nem szabályozza.

szervezet

A dokumentumok archív tárolása és a papírmunka elősegíti a dokumentumokkal való egyértelmű ellenőrzést, miközben biztosítják azok biztonságát és hozzáférhetőségét. Vannak bizonyos típusú dokumentumok, amelyeknek kifejezése és tárolási módja van.

A levéltári irodai munkák megszervezésekor az állami szervezeti egységek és szervek minden bizonnyal átjuttatják a hivatalos dokumentumokat az Orosz Föderáció Levéltári Alapjaiba (AF RF). A kereskedelmi struktúrák viszont szélesebb választékot kínálnak a dokumentáció tárolására.

A hivatalos iratok mindegyik csoportja rendelkezik saját külön tárolási periódussal, amelyet az Orosz Föderáció keretszabályozásával összhangban szabályoznak. Létrehoznak egy leltárt is, amelyben feljegyzik az iratok lefoglalásának dátumát, a tárolás lejárati idejével és a vonatkozó jogszabályi hivatkozással.

A dokumentumok tárolásának helyére vonatkozó követelmények

A társaságon belül a dokumentumok archív tárolását speciális épületekben vagy különálló, elkülönített helyiségekben szervezik meg. Ugyanakkor a túlzott melegítés és a magas páratartalom szigorúan tilos. Ezek a legfontosabb kritériumok az archív dokumentumok tárolására. Ugyanakkor a különféle adathordozóknak saját módra van szükségük. nevezetesen:

1. Papírok: 18-20 ° С, levegő páratartalma - 52-57%.
2. Filmek: fekete-fehér - 16 ° С, színes - 3-6 ° С. A páratartalom 41–44%.
3. Mágnesszalagok és tárcsák: 16-19 ° С, levegő páratartalma - 52-64%.

Lehetetlen rendezni dokumentumokat raktárak közelében élelmiszerekkel és vegyszerekkel, valamint gyorséttermi helyekkel, étkezdékkel. Ezen felül külön helyiségnek kell lennie az iratok fogadására, ahol a dokumentáció akklimatizálódik. Ezeket a szobákat néha különféle adathordozók rövid távú tárolására használják.

A helyiségnek tartalmaznia kell a szükséges katalóguspolcokat, állványokat és archív mappákat, speciális dobozokat. A különösen szükséges és gazdasági szempontból értékes dokumentumokat biztonságos zárakkal ellátott fémszekrényekbe helyezik. Az alapkövetelményeken kívül vannak további, nem kevésbé fontos feltételek:

1. Biztonság. A levéltári helyiségeknek tűzzel szemben védetteknek kell lenniük, az áradástól védeni kell, van egy vészkijárat. Az iratok távolsága a hőforrástól (az ablakokat is) legalább 0,6 m. Szigorúan tilos papírt a közelükbe helyezni.
2. Csak védőfelszereléssel szigetelt csővezetékeket szabad használni.
3. Rejtett zárt aljzatok és elektromos vezetékek.
4. Minden fűtőberendezés szigorú tilalma. Ezenkívül nem engedélyezettek az élelmiszerek és egyéb, a dokumentáció tárolásához nem kapcsolódó tárgyak.
5. Jelenlétében mozgó vagy helyhez kötött fémléceknek kell lennie. A rajtuk lévő papírok a legjobban dobozokba vagy kötegekbe helyezhetők. Ugyanakkor a fő folyosón a távolság legalább 1,3 m, az állványok között - 0,7 m. A távolság az alsó fióktól - legalább 0,1 m, és az állványtól a falig - legfeljebb 0,5 m.

Szintén kötelező tárolási követelmény: a szekrények merőlegesek a falra, az ablakokra és az elemekre.

Az archív papír tároló épületben a mesterséges és a természetes fény elfogadható. Ugyanakkor fontos, hogy megakadályozzuk a közvetlen napfény bejutását a dokumentációba. Ha izzólámpákat használnak, mindegyik tetejére védőburkolatot kell felszerelni. A fluoreszcens eszközöket kis UV spektrummal kell kiválasztani.

Tárolási idő

A hivatalos iratok archiválására a termelés során a dokumentáció rendszerezésének speciális módszerét használják. Segít a vonatkozó törvények és rendeletek betartásában. Ennek célja a fontos információk elvesztésének kiküszöbölése.

Az értékpapírok archívumban való tárolásának megállapított határidejének lejártakor a felelős személy megsemmisíti a hivatalos iratokat, majd felszámolási aktust készít.

Ezen kívül vannak olyan dokumentumok, amelyek korlátlan ideig tárolhatók. Nekik finanszírozási eljárás zajlik. Ez az iratok megosztása az archív irodai munkában különféle alapok és gyűjtemények számára.

Szabályozó dokumentumok

Az archívum irodai munkájának jogszabályai számos módszertani ajánlást és szabályozási jogi aktust tartalmaznak. Ez egy összetett, de logikusan helyes szabályozási mechanizmus.

A kapcsolatok szabályozásának fő pillére a 2004. október 22-i 125-ФЗ számú, az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről szóló törvény. Ennek alapján az Orosz Föderáció alapító szervezeteinek szintjén törvényeket fogadtak el a dokumentációval kapcsolatos munka szabályairól, a tárolási időtartamú papírok listájáról. Ez magában foglalja a levéltári nyilvántartások kezelésével kapcsolatos egyéb, a levéltári egységekkel megállapodott dokumentumokat is.

Ezek a törvények és rendeletek elősegítik a jogi szabályozás végrehajtását. Kötelező minden szervezetnek és intézménynek, bármilyen típusú tulajdonjoggal.

Az archiválással és a papírmunkával kapcsolatos GOST vonatkozik az állami, önkormányzati és magántulajdonú dokumentációra. Meghatározta a dokumentáció azon főbb típusait, amelyeket az állami tárolásra továbbítanak, és amelyek az Orosz Föderáció Levéltári Alapjába tartoznak. A magántulajdonban lévő dokumentumok felvétele a törvényeknek megfelelően történik.

A hivatalos iratok önkormányzati és állami levéltárakba történő átvitelének idejét szintén szigorúan meghatározza. Ez vonatkozik az önkormányzati és állami, valamint a nem állami vállalkozásokra, amelyek megállapodást kötnek az állandó tárolásáról.

Az állami és az önkormányzati levéltárak létrehoznak szervezetek listáját, és átadják számukra dokumentumokat (válogatási listákat) tárolásra és továbbadásra az Orosz Föderáció Levéltári Alapjába. A nem állami vállalkozások felvétele az ilyen listákra kérésre és a meglévő megállapodással összhangban történik. Ezenkívül az archívum személyzeti listát vezethet azoknak a szervezeteknek a számára, amelyekkel csak az együttműködés tervezik.

Mi történik az archív dokumentumokkal, amikor egy szervezet leáll?

Egy vállalkozás felszámolása, átszervezése vagy csődje esetén az összes levéltári dokumentációt átadják az erre törvényes jogutódoknak, az alapítónak, az állami vagy az önkormányzati levéltárnak.

Az önkormányzati vagy állami szervezetek privatizációja lehetővé teszi, hogy archívumukba hagyhassák az összes tevékenységük eredményeként kiadott iratot (például a személyzetre vonatkozó megrendeléseket).

Belépési rend és korlátozások

Ezeket szintén törvény szabályozza. A korlátozások befolyásolják az állami (vagy állam által védett) titkokat vagy a személyes vagy családi titkokat tartalmazó információkhoz való hozzáférést (ebben az esetben a tárolási idő a dokumentum összeállításától számítva 75 év).

Meg kell jegyezni, hogy a levéltáraknak a törvény által megállapított határidőn belül jogi személyeknek és magánszemélyeknek jogi dokumentumokat (levéltári iratok másolatát vagy igazolásait) kell ingyenesen kiadniuk. Ilyen dokumentumok szükségesek a szociális védelemhez, a nyugdíjakhoz, az ellátásokhoz és a kompenzációhoz.

A bizonyítékként lefoglalt archivált dokumentumokat (az Orosz Föderáció törvényeinek megfelelően) vissza kell küldeni.

A szabályok be nem tartása, az Orosz Föderáció levéltári ügyekre vonatkozó jogszabályainak megsértése adminisztratív, büntetőjogi és jogi felelősséget von maga után.