Az üzleti utakat üzleti utazások képviselik, amelyek során a vállalkozás alkalmazottai a szervezet számára fontos kérdéseket oldnak meg. Kirándulások lehetnek Oroszországon belül vagy más országokban. Ezeket a munkáltató fizeti, amelyért a munkavállaló üzleti utazási költségjelentést készít. Ez a dokumentum információkat tartalmaz arról, hogy mennyi pénzt költöttek az utazásra. E jelentés alapján a könyvelőnek át kell fizetnie a munkavállalónak a felmerült költségek fedezésére szükséges összeget.
Dokumentum fogalma
Üzleti utazásokra vonatkozóan a 2017. évi előzetes jelentést AO-1 formájában állították össze. 2018-ban e dokumentum formája változatlan maradt. Ezt a dokumentumot a statisztikai hatóságok jóváhagyták, de minden vállalatnak lehetősége van arra, hogy kiegészítéseket készítsen a jelentéshez.
Nemcsak új oszlopokat adhat hozzá, de kizárhat néhány, feleslegesnek tekintett sort is. Az üzleti útra vonatkozó költségjelentést az elsődleges számviteli dokumentum mutatja be. Ez megerősíti, hogy az utazás céljából a munkavállalónak kiadott pénzeszközöket egy vagy másik célra küldték el.
Összeállítási nuanák
Költségjelentés összeállítása üzleti útra nagyon egyszerű. Ezt a folyamatot egy elszámoltatható személy vagy egy reprezentatív alkalmazott hajtja végre, aki egy bizonyos összeget pénzt kapott az utazáshoz a cég vezetőjétől. Annak ellenőrzése érdekében, hogy ezeket a pénzeszközöket ténylegesen felhasználták-e az üzleti út során, összeállít egy jelentést, amelyet továbbítanak a cég könyvelőjének.
A jelentést a főkönyvelő ellenőrzi, majd aláírás céljából átadja az igazgatónak. Ha a munkavállaló többet költött, mint amit az utazás előtt kapott előleg formájában, akkor kártérítést kaphat. Készpénzben állítják ki a szervezet pénztárából. Ennek érdekében egy állampolgár először készpénzköltség-megrendelést kap, amely jelzi, hogy milyen célra költötték el az alapokat.
Milyen formákat használhatok?
A költségjelentés elkészítésekor a vállalkozások alkalmazottai a következő dokumentumokat használhatják:
- A statisztikusok által jóváhagyott AO-1 forma;
- egy adott cég által az AO-1 forma alapján kifejezetten kifejlesztett forma;
- elektronikus dokumentum, ha a vállalat elektronikus dokumentumkezelést használ.
Ha a vállalat úgy dönt, hogy saját formáját fejleszti ki, akkor fontos, hogy írjon be benne néhány szükséges részletet. Ha nincs távol, akkor ez bizonyos problémákat okozhat az adóellenőröknél.
Hogyan készül?
A vállalkozás minden alkalmazottjának, aki üzleti úton jár, meg kell értenie, hogyan kell kitölteni egy üzleti útra vonatkozó költségjelentést. Csak e dokumentum segítségével tudják igazolni a felmerült költségek érvényességét és jogszerűségét. A tervezési szabályok a következőket tartalmazzák:
- a jelentési formanyomtatványt a számviteli osztály szakértője állítja ki a munkavállaló számára;
- A dokumentációt Ön is kitölti vagy könyvelő segítségével;
- az adatokat közvetlenül az utazás után veszik be;
- bizonyos információk beleférnek a cég könyvelőibe.
A munkavállalónak ehhez a jelentéshez további dokumentumokat kell csatolnia, amelyek bizonyos kiadások igazolására szolgálnak. Ezeket különféle csekkekkel, nyugtákkal vagy egyéb fizetési dokumentumokkal mutatják be.
Az útiköltség-jelentés mintája az alábbiakban található.
Milyen információkat tartalmaz?
A dokumentum kitöltése hivatalos dokumentumok alapján történik, amelyek a vállalkozás alkalmazottjának érkeznek, aki üzleti útról érkezett.Ha a számításokat készpénzben végezték el, akkor a jelentéshez különféle fizetési dokumentumokat csatoltak. Nem készpénzes kiadások felhasználása esetén kivonat szükséges a bankból.
A dokumentáció a következő információkat tartalmazza:
- információ az utazott polgárról;
- adatok a könyvelőről, aki a jelentés több bekezdését kitölti;
- annak a szervezetnek a neve, amelyben az állampolgár dolgozik;
- személyzet száma;
- az előleg célja, amelyet háztartási vagy szórakoztatási költségek képviselnek;
- információk a költségtúllépésekről vagy a készpénzes egyenlegekről;
- felsorolja azokat a dokumentumokat, amelyek igazolják az állampolgár költségeit üzleti úton;
- A társasági alkalmazott által üzleti úton elköltött teljes összeg
- állampolgár aláírása.
A jelentés tanulmányozása után a könyvelő aláírja. Ezenkívül megjelölik a jelentés számát és dátumát. Meg kell adni a elszámolandó költségeket, valamint a számviteli számlák számát. A helyesen elkészített és ellenőrzött dokumentumot átadják a cég igazgatójának tanulmányozás és aláírás céljából.
Az alábbiakban bemutatunk egy példát egy üzleti útra vonatkozó költségjelentés kitöltésére.
Milyen dokumentumokat csatoltak?
A társaság alkalmazottjának üzleti út során el kell mentenie az összes kifizetési okmányt, amely igazolja bizonyos költségeket. Ezeket a jelentésben rögzítik a kitöltése során. Ez a dokumentáció különféle formában is bemutatható. Ezért a következő dokumentumokat csatolták a jelentéshez:
- a leggyakoribb dokumentáció a pénztáros csekkek;
- szigorú jelentési űrlapok;
- készpénz utalványok;
- bevételek;
- overhead;
- egyéb fizetési dokumentumok.
Ezeket a papírokat gondosan ellenőrizni kell és optimális körülmények között kell tárolni. Ha elvesznek, a munkavállaló nem tudja bizonyítani, hogy a munkáltatótól kapott pénzeszközöket valóban a szükséges célokra költette. Ebben az esetben a könyvelés megtagadhatja a költségek megtérítését.
Ha pénzeszközöket költenek olyan szervezetekben és üzletekben, amelyekben nem bocsátottak ki pénztárcsekket, akkor árucikkeket kell kérnie.
Melyek a nehézségek?
Az üzleti útra vonatkozó költségjelentés kitöltése során különböző nehézségek merülhetnek fel. Ide tartoznak:
- ha egy személyt küldenek egy másik országba, akkor a költségeket a külföldiektől beérkezett fizetési okmányokkal kell igazolnia, de ha nem ismeri az idegen nyelvet, akkor előfordulhat, hogy eltérő bevételek és csekkek vannak;
- gyakran egy ilyen utazás után egy állampolgár vakációra megy, így nincs ideje jelentést készíteni közvetlenül az érkezés után, de a pihenőidő után azonnal dokumentumokat kell megfogalmaznia;
- minden külföldiektől beérkezett dokumentumot le kell fordítani oroszra.
A jelentés kitöltésének és az egyéb dokumentumok elkészítésének helyességétől függ, hogy a költségeket helyesen térítik meg a polgárnak.
Jellemzők külföldre utazáskor
Az üzleti utak nemcsak Oroszországon belül folytathatók, mivel gyakran külföldi partnerek meglátogatására van szükség, ezért külföldi üzleti utazásra van szükség. Hogyan lehet kiadási jelentést készíteni ebben az esetben? Ehhez a jellemzőket veszik figyelembe:
- ha visszatér az utazásból, a munkavállalónak három munkanapon belül jelentést kell készítenie;
- ha a pénzt devizában bocsátották ki, akkor ezt mindenképpen feltüntetik a dokumentációban;
- a devizában történő kiadásokra vonatkozó információkat átváltás nélkül, rubelárfolyamon kell megadni;
- ha bizonyos kiadásokat igazoló dokumentumok idegen nyelven készülnek, akkor soronként oroszra történő fordítással kell foglalkozniuk;
- a fordítási folyamatot a társaság közvetlen alkalmazottja vagy szakosodott társaságok alkalmazottai végezhetik;
- ha a különféle járművekre szóló jegyeket idegen nyelven állítják elő, akkor mindenképpen szükség van a részletek átadására, amelyre a teljes név utal.utas, érkezési hely, repülés, indulás és érkezés dátuma, valamint a jegy ára;
- nem szükséges olyan információkat lefordítani, amelyeknek nincs jelentősége, például ide tartoznak a repülési szabályok vagy a poggyászszállítás jellemzői;
- nincs szükség átutalásra, ha az állampolgárnak elektronikus jegy van, mivel az összes információt az Egységes Nemzetközi Kódex követelményei alapján töltik ki;
- átutalás szükséges minden egyéb igazoló okmányhoz, beleértve a szállodai számlát vagy az autókölcsön-csekket.
Csak akkor, ha a fenti követelményeket figyelembe veszik, a vállalat alkalmazottja megerősíti a munkáltatótól kapott pénz célzott felhasználását. Ha szakosodott társaságok alkalmazottai vesznek részt az átruházásban, akkor az ilyen szolgáltatások költségeit bele kell foglalni a társaság egyéb költségeibe.
Elmehet-e egy alkalmazott utazás után nyaralni?
Az üzleti utazások gyakran elég hosszúak, ezért egy ilyen utazás után a munkavállalónak pihenni kell. Megengedett, hogy egy ilyen utazás után azonnal nyaraljon. Ehhez nem kell munkába jönnie, és haladéktalanul át kell küldenie egy üzleti útra vonatkozó előzetes jelentést.
A dokumentáció elkészítése megengedett közvetlenül a szabadság elhagyása után, és nem az utazástól való visszatérést követő három napon belül.
Szállítási határidők
A dokumentumot három napon belül ki lehet bérelni. A visszaszámlálás a következő pontokkal kezdődik:
- visszatér üzleti útról;
- távozás nyaralásból;
- visszatérés betegszabadságból.
Ezért a három napon belüli visszaszámlálás attól a pillanattól kezdődik, amikor az állampolgár visszatér munkahelyére karrierje folytatása érdekében. Ha az üzleti útra vonatkozó előzetes beszámoló átadásának határidejét megsértik, ez ahhoz vezet, hogy a munkavállaló nem kap pénzt a társaságtól az általa felmerült költségek fedezésére. Ezenkívül ez a helyzet lehet a társaság elszámoltathatóságának alapja, ha az adóellenőrök a jogsértéseket észlelik.
Milyen vezetékeket használnak?
Az üzleti útról szóló előzetes jelentés helyesen kitöltött formanyomtatványának jóváhagyása érdekében be kell írnia a vonatkozó adatokat a könyvelési nyilvántartásokba. Ehhez a könyvelő könyvelést használ a bevételi vagy kiadási tranzakciók tükrözésére. A költségeket a 71. számlára utalják.
Ha egy polgár több utazást töltött el, mint amennyit a munkáltató kapott, akkor számíthat az ilyen költségek kompenzációjára. Ehhez hivatalos dokumentumokkal meg kell erősítenie őket. Csak ebben az esetben a szükséges információkat a könyvelő adja meg a társaság könyvelésében.
következtetés
Üzleti célokat bármely társaság különféle okokból megkövetelhet. Ezek végrehajthatók Oroszországban vagy más országokban. Az üzleti úton utazó munkavállalók elvárhatják, hogy kompenzációt kapjanak költségeikért. Ehhez el kell menteniük a felmerült költségeket igazoló fizetési dokumentumokat.
Üzleti út után előzetes jelentést készít a cég alkalmazottja. Információkat tartalmaz az utazás során felmerülő összes költségről. A hozzá csatolt egyéb dokumentumokat a könyvelő és a cég igazgatója tanulmányozza. E jelentés alapján a szükséges adatok bekerülnek a társaság könyvelésébe.