Az ellenőrzés dokumentálása lehetővé teszi, hogy megteremtse azt az alapot, amellyel következtetéseket vonhat le az eljárás helyességéről és az eseményt végrehajtó auditorok megfelelőségéről, professzionalizmusáról és pontosságáról. Az ellenőrzés során elkészített dokumentumokból megkaphatja a szükséges mennyiségű adatot az ellenőrzési tevékenységek elemzéséhez és értékeléséhez.
Az ellenőrzés dokumentálása lehetővé teszi az ellenőrzés felett az ellenőrzés megteremtését, függetlenül attól, hogy belső ellenőrzést szerveztek-e, vagy harmadik fél szervezetét vették-e be. Ha a konfliktushelyzet eljutott a bírósághoz, akkor az ellenőrzés során kialakított papírok segítik megvédeni helyzetüket az állami ügyben, még akkor is, ha az ügyfél meg van győződve arról, hogy a szolgáltatást nem nyújtották kielégítően.
Dokumentáció: könyvvizsgálat és papír
Elfogadhatatlan a hivatalos iratok kialakítását figyelmen kívül hagyni. A könyvvizsgáló szakember egyik fő feladata, hogy alaposan összegyűjtse a meghatározott módon alaposan összegyűjtött információkat, amelyek legalábbis fontosak a következtetés szempontjából, valamint amelyek felhasználhatók az álláspontjuk igazolására. Ezenkívül nem szabad elfelejteni, hogy az ellenőrzés lefolytatásához szövetségi szabványokat vezettek be, amelyeknek mindenképpen be kell tartaniuk. Az ellenőrzés helyes és helyes dokumentációja, valamint a könyvvizsgáló munkadokumentumai bizonyítékul szolgálnak az állami szintű szabályok betartásának, amely segít megvédeni érdekeit az ügyféllel való konfliktus esetén.
Dokumentációval szokás megérteni azokat az anyagokat, az ellenőrzés során kialakult dokumentumokat, amelyeken a könyvvizsgáló dolgozott. Ez magában foglalja az ügyfél által a könyvvizsgálónak szolgáltatott, a szakember által tárolt adatokat is, az ellenőrzési feltételek megkövetelése alapján. Ebben a vonatkozásban a kisvállalkozás könyvvizsgálatának dokumentálása ugyanolyan követelményekkel jár, mint a közép- és nagyvállalatokkal való együttműködésnél.
Elhanyagolás elfogadhatatlan!
Miért tartalmaz az ellenőrzés megszervezése hatalmas mennyiségű hivatalos irattal együtt a munkatervezést? Számos indok van az ilyen munkafolyamatra és hivatalosságra, amelyet a szakértők és az ellenőrzéseket szervező cégek fogadtak el.
Ha a könyvvizsgáló benyújthat egy könyvvizsgálati tervet és munkadokumentációt, amelyek alapján végleges következtetést vontak le, ez azt jelenti, hogy az ellenőrzést magas színvonalú és teljes módon végezték el. De abban az esetben, amikor az ellenőrzés során nem álltak össze munkadokumentáció, azt mondják, hogy az ellenőrzés "hamis" volt. Biztonságosan feltételezhetjük, hogy az ellenőrzési jelentés szó szerint a nulláról készült. Ha egy ilyen álláspont bíróságon bebizonyítható, a társaság elveszíti engedélyét könyvvizsgálati tevékenységekhez.
Fontos szempontok
A megadott ok nem az egyetlen, amely arra kötelezi a figyelmet, hogy gondosan kezelje az ellenőrzés dokumentálásának kérdését. Tehát a hivatalos iratok megléte teszi lehetővé annak ellenőrzését, hogy az ellenőrzésért felelős személy hatékonyan és eredményesen teljesítette-e feladatait. A felügyelők nyomon követhetik a munka előrehaladását és intézkedéseket tehetnek az indikátoroktól függően.
Ha egy gazdasági egység elégedetlen volt az ellenőrzési jelentéssel, a munkafolyamatban előállított dokumentáció kulcsfontosságú tényező lehet az álláspont megvédésében. Egyes esetekben elegendő ezeket a dokumentumokat bemutatni a következtetések alátámasztására, más esetekben az esetüket a bíróságon kell bizonyítani.Emlékeztetni kell arra, hogy a bíróság meglehetősen bürokratikus bíróság, amely nagy figyelmet fordít arra, hogy az összes iratot időben elkészítették-e. Vagyis az ellenőrzési terv és más dokumentumok döntő jelentőségűek lehetnek, amelyek igazolják az könyvvizsgáló cég érvényességét.
Mit kell még keresni?
Az ellenőrzési standardokat és az ellenőrzési dokumentációt nem véletlenül találták ki. Ez a papírmunka alapos, figyelmes és aprólékos megközelítése, amely lehetővé teszi a munkafolyamat legnagyobb optimalizálását, vagyis a tervezett tevékenységekre fordított személyzet erőfeszítéseinek és idejének minimalizálását. Ha a dokumentumokat szabványosítják, szisztematikusan hajtják végre, anélkül, hogy hiányoznának fontos pontok, akkor a könyvvizsgáló gyorsan feldolgozhatja az összes információt, elemezheti azokat, és pontos, megbízható eredményt adhat.
Ugyanakkor a könyvvizsgálónak joga van minden esetben eldönteni, hogy a munkafolyamathoz milyen mennyiségű dokumentáció szükséges, és melyik felesleges időpocsékolás lesz. Ugyanakkor a könyvvizsgálati dokumentációs szabványokat is figyelembe veszik, de a kulcs a szakmai vélemény, az „ösztön” lesz. Az elbíráló hatalmas számú kérdést vet fel a munkafolyamat során, és a szabályok szerint nem kell mindegyiket tükrözni a dokumentációban. A dokumentáció csak fontos, jelentős szempontokból áll.
Hivatalos álláspont
Az ellenőrzési kritériumokat először 2006-ban fogalmazták meg, amikor a nemzetközi könyvvizsgálati standardok hatályba léptek. Még akkor is jelezték, hogy az ellenőrzés dokumentációját úgy végezték el, hogy a könyvvizsgáló véleményét helyesen fejezzék ki, valamint hogy rendelkezzenek bizonyítékokkal az ellenőrzésről a nemzetközi standardok, az alkalmazandó törvények és követelmények szerint. A frissített szabványban foglalt követelményeket a szigorítás irányába felülvizsgálták. Amint az innovációk szerzői kifejtették, erre az elvégzett ellenőrzések minőségének javítása érdekében került sor.
A fő cél mellett, azaz a minőség javítása, a követelmények frissítése mellett, volt még néhány további, amelyek elérése lehetségesnek tűnt a dokumentumkezelő rendszer fejlesztésével az ellenőrzések során. Különösen az auditorok voltak képesek teljes mértékben viseli a felelõsséget az elvégzett feladatokért, tudatában voltak ennek és bizonyíthatták álláspontjukat, ha az ügyfél képviselõje nem ért egyet. Mivel a dokumentációt a munka végrehajtásának minden szakaszában elkészítik, a folyamat során elkészített jelentések meglehetősen teljesek, és képet adnak a feladatok teljesítésének mértékéről, ami fontos mind a jelenlegi ellenőrzés, mind a jövőben hasznos tapasztalatok felhalmozása szempontjából. Ha az auditoroknak lehetősége van arra, hogy együttmûködjenek egy ezen a területen tapasztaltabb szakemberekkel, akkor a munkafolyamat során elõállított dokumentumok révén kapják meg az elvégzett feladat minõségi értékelését harmadik fél által.
Működési szempontok
Ha fordul a hivatalos ajánlásokhoz a munkafolyamatot tükröző ellenőrzési dokumentáció formátumáról és formátumáról, tartós tanácsot találhat a felesleges iratok kizárására az archívumokból. Különösen nincs szükség olyan projektek tárolására, amelyeket a munka során fejlettebb projektek váltottak fel, nem kell tárolni a később átszervezett, újrafogalmazott jelentések másolatait. A következtetéseket, a nyilvántartásokat, amelyek nem tartalmaznak hasznos információkat, ideértve az előzetes megállapításokat, szintén ki kell zárni az archívumokból. Nem kell tárolni a jövőben kijavított dokumentumokat, valamint a további példányokat.
Az ellenőrzéssel kapcsolatos dokumentumok elkészítése nem könnyű feladat, ezért javasoljuk, hogy bízza ezt tapasztalt könyvvizsgálókra, akik megértik a dokumentumkezelési és irodai munka szabályait.Ugyanakkor a papírokat úgy alakítják ki, hogy még az ellenőrzésben közvetlenül nem részt vevő szakemberek a dokumentációból következtetéseket vonhassanak le az esemény jellemzőiről. Az elvégzett munka mennyiségének, jellegének és az rá fordított időnek nyilvánvalónak kell lennie. Feltétlenül tükrözze az eredményeket, bizonyítékokat, következtetéseket az eljárás megszerzése érdekében. Fontosnak tartjuk az audit során feltárt jelentős szempontok, valamint a tanulmányuk során elért eredmények rögzítését.
Maximális figyelem minden fontosra
Helyesen, a szakmailag összeállított dokumentáció szükségszerűen tartalmaz olyan mennyiségű információt, amelyből egyértelmű ellenőrzési terv készíthető, figyelemmel kísérhető a munkafeladatok végrehajtása, és következtetéseket lehet készíteni a vizsgált gazdasági alany valós helyzetét tükrözve. A dokumentációnak olyan információkat kell tartalmaznia, amelyek egyértelműen megerősítik, hogy az ellenőrzést az országban a szolgáltatásnyújtás ezen területét szabályozó törvények, követelmények, szabályozási és jogi aktusok figyelembevételével hajtották végre.
Audit: kényes kérdés
A munkafolyamat dokumentálásáért felelős könyvvizsgáló egyik fontos feladata nemcsak az ellenőrzés teljes körű biztosítása hivatalos iratokkal, hanem az időben történő, késedelem nélküli megszervezése is. Amint megkezdődik a munka konkrét szakasza, elkészítik neki egy dokumentumot, amely tükrözi a lépés összes adatát. Ugyanakkor a szakaszt leíró dokumentáció három csoportra osztható: a munka elején, a folyamatban, az ellenőrzési lépés végén kialakított formában. A könyvvizsgálói jelentés ügyfél általi kézhezvételekor az összes dokumentumnak minden szakaszban készen kell lennie, és az államban hatályos dokumentumkezelési szabályoknak megfelelően kell elkészíteni.
Fontos vagy sem?
A szabványokból következik, hogy csak az előírt módon dokumentált adatok jelentősek. A könyvvizsgáló által az ügyfélnek szóban továbbított információk nem jelentik megerősítést a megrendelés végrehajtásáról. A szóbeli megállapítások nem lehetnek könyvvizsgálati vélemények. Ugyanakkor szóbeli magyarázatokat, magyarázatokat lehet adni az írásbeli véleményben megadott adatokra.
A munkadokumentáció bizonyítékként besorolt adatokat tartalmaz. Ezeket tekintik az elsődleges információforrásoknak, amelyek alapján következtetés készül. Az ilyen igazolások felhasználhatók adóbevallások előállításakor, valamint más értékpapírok különböző esetekben történő feldolgozásakor.
Mindent megjavítunk!
Amikor a könyvvizsgáló elkészíti a munkafolyamatot leíró dokumentációt, feladata az összes lényeges szempont részletes leírása. Az eljárások jellemzésekor a szakember írja le azok jellegét, a végrehajtáshoz kiosztott határidőket, az elvégzett méretarányt, a feladattal dolgozók adatait. Ugyanakkor feltételezzük, hogy a magasabb beosztások minden lépésben ellenőrzik a munkafolyamatot, és nem kötelező semmilyen bizonyítékot beadni erről a tényről.
A személyzet megfelelő megközelítése a siker kulcsa
A gazdálkodó egység hitelesítési folyamatát leíró dokumentáció megőrzése abban a pillanatban kezdődik, amikor az ügyfél képviselője jelentkezési levelet küld az könyvvizsgáló cég címére. A vállalkozó kinevez egy felelős könyvvizsgálót, aki a feladat vezető szakértője lesz. Ez az ő felelősségi területe - az ellenőrzés dokumentálása az adott ügyféllel való együttműködés keretében. Az asszisztenseket általában közvetlenül kinevezik a vezető könyvvizsgáló segítségére, aki csak a személyzet ellenőrzéséért felel. Az ilyen rendszerről azonban előzetesen megállapodnak a vezetőséggel, és ehhez engedélyt kérnek. Különleges megközelítést alkalmaznak, ha az könyvvizsgáló cég nagyszámú megrendeléssel rendelkezik, ami a vezető szakemberek megnövekedett munkaterheléséhez vezet.Ilyen helyzetben csak akkor lehet megbízni a munkát az asszisztensekre, ha megbízható információ áll rendelkezésre magas szintű professzionális szintjükről.