Bármely vállalkozás tevékenysége során nagyszámú üzleti dokumentum jelenik meg. E tömegek között a személyzeti dokumentumok különálló komplexumban kiemelkednek. Cikkünkben arról szeretnénk beszélni, hogy milyen típusú létezik, hogyan tárolódnak.
Munkavállalói kapcsolatok
A vállalkozás megfelelően szervezett munkafolyamata kulcsa a tevékenysége sikerének. Ezért az üzleti dokumentumoknak mindig kellő figyelmet kell fordítaniuk, és ezért megfelelően formázni és tárolni kell őket.
Érdemes emlékeztetni arra, hogy a munkáltató és a munkavállalók közötti munkaviszonyokat mindig az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve szabályozza. Cikkeinek alapján kell a szervezetnek megfelelően megszerveznie az alkalmazottak elbocsátását, befogadását és áthelyezését. Azok az iratok, amelyekben feltüntetik a munkavállalók munkatevékenységének szakaszát, ezek a személyzetre (személyzetre, személyzetre) vonatkozó dokumentumok.
E dokumentumok feladata a munkavállalói és a munkaadó közötti munkaviszony megfelelő megvalósítása és biztosítása. Meg kell jegyezni, hogy a személyzet dokumentációja a vállalkozás személyzetének egyik legfontosabb eleme. A papírmunka helyességét és időszerűségét a fej ellenőrzése alatt kell tartani.
A dokumentáció nagy része kötelező, és az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve, a munkafüzetek vezetésére vonatkozó utasítások, a nyugdíjjogszabályok és más rendeletek írják elő.
A személyzettel kapcsolatos dokumentumok típusai
A személyzettel kapcsolatos dokumentumok a következő típusokra oszthatók:
- A vállalkozás személyzetével kapcsolatos dokumentumok.
- A munkavállalók előléptetését igazoló dokumentumok.
- A munkafegyelem végrehajtását igazoló dokumentumok.
- A munkaviszony megszűnésével kapcsolatos dokumentumok.
Mint láthatjuk, a személyzetre vonatkozó dokumentumok sok olyan dokumentumot tartalmaznak, amelyek szabályozzák a munkáltatók és a munkavállalók közötti kapcsolatot. Mindegyik a vállalkozás személyzetével kapcsolatos bizonyos kérdéseket szabályozza.
Az elsődleges személyi dokumentumok két típusra oszthatók:
- A számviteli személyzetben.
- A munkaidő elszámolásáról és a javadalmazással kapcsolatos számításokról.
A személyzetre vonatkozó dokumentumok tartalmazzák: megrendeléseket, munkaszerződéseket, okleveleket, igazolásokat, munkafüzeteket, személyes iratokat, kártyákat, munkavállalói igazolásokat, személyes meghatalmazást.
Dokumentumok tárolása
Az utóbbi években sajnos tendencia mutatkozik arra, hogy az üzleti dokumentumok biztonságára nem fordítanak kellő figyelmet. Az állami levéltári szolgálat ellenőrzésének eredményei alapján következtetéseket vontak le, amelyek arra utalnak, hogy a dokumentumokat normál körülmények között a személyzetnél csak az ellenőrzött vállalkozások 20% -ában figyelik meg.
Bár minden társaságnak be kell tartania a törvényben rögzített szabályokat. Az üzleti papírokhoz való helyes hozzáállás közvetlenül kapcsolódik annak szükségességéhez, hogy segítséget nyújtsanak a szervezeteknek a nyugdíjbiztosítási testületeknél és más kormányzati ügynökségeknél. A dokumentumkezelés megsértése nemkívánatos következményekkel járhat, és pénzbírsággal is jár.
A személyzettel kapcsolatos dokumentumok (az értékpapírok típusait a cikk adta) az emberek munkatapasztalatát bizonyítják, és alapul szolgálnak a polgárok nyugdíjai és egyéb kifizetéseihez is. Abban az esetben, ha a munkáltató elkövet olyan hibákat, amelyek alulbecsülik a munkavállaló jövedelmét, az a személy ezt a tényt bíróságon megtámadhatja.
Ezenkívül érdemes megérteni, hogy a dokumentumokat a személyzetnél kell tárolni, mivel csak a meglévő történeti információk alapján állíthatók helyre. Nem hiába, hogy a személyi papírok számára a leghosszabb tárolási idõt törvény állapítja meg.
Nem szükséges azt mondani, hogy a dokumentumokat nem lehet elveszíteni, ráadásul megfelelő körülmények között kell őket megőrizni. Bármely szervezet vezetõjének és személyzeti osztályának vezetõjének meg kell adnia a jelenlegi és az archívum tárolásához szükséges feltételeket.
Az értékpapírok tartalmára vonatkozó fő követelmények a következők:
- Külön helyiség rendelkezésre áll az aktuális tároláshoz.
- A dobozokat vagy szekrényeket papírral kell kulccsal rögzíteni.
- A dokumentumokat korlátozni kell.
- Az archívumhoz külön szobát kell választania, és ellenőriznie kell annak hozzáférését.
Tárolási idő
A személyi dokumentumok tárolásának ideje a leghosszabb az egyéb üzleti dokumentumokhoz képest. A hosszú eltarthatóságú dokumentumok a következők:
- Minden adminisztratív irat - megrendelések, megrendelések, rendeletek.
- Az alkalmazottak listája.
- Munkavállalói számviteli kártyák.
- Személyes ügyek.
- Az alkalmazottak személyes elszámolása.
- Felszerelés és munkafüzetek.
- Munkaszerződések és megállapodások.
- Az ülés jegyzőkönyve.
- Kedvezményes nyugdíjba vonulók listája
- Könyvelési könyvelés és alkalmazottak elbocsátása.
A 75 évig tárolt papírok teljes listáját messze nem adtuk meg. A következő dokumentumok kivételek:
- Ipari balesetekkel kapcsolatos törvények - 45 év.
- Tarifalap - 25 év.
- A hosszú szolgálati idő után járó juttatások kifizetéséről szóló bizottság üléseinek jegyzőkönyve - 15 év.
A meghatározott időn belül a társaságnak a törvény által előírt módon gondoskodnia kell az értékpapírok biztonságáról.
Dokumentumok elkészítése
A vállalkozás személyzetével kapcsolatos dokumentumok archívumának külön helyiségben kell lennie, ahol illetéktelen személyek nem férhetnek hozzá. A teljesen elkészített és megfelelően elkészített eseteket átviszik erre. Érdemes megjegyezni, hogy a papírok elkészítése a készítésük szakaszában kezdődik.
A személyzeti osztály felelős a személyzettel kapcsolatos dokumentumok helyes végrehajtásáért. A használat megkönnyítése érdekében a papírok teljes tömegét a személyzet tisztjei az alábbiak szerint rendezik el:
- Az egyes dokumentumtípusokhoz eseteket készítenek: megrendelések, személyes iratok, protokollok stb. Esetén a mappákban vannak feltüntetve a nómenklatúrát tükröző fejlécek.
- Minden esethez hozzárendeltek számlaszámot, és a leltárt mellékeljük.
- Biztonságos biztonságos áramtárolást biztosítunk: széfben vagy zárt szekrényben.
- Minden ügy adatlapját iktatják és számozzák. És a firmware helyét lepecsételik a vállalkozás pecsétjével és igazolják a felelős személyek aláírásával.
- Mindegyik esetben a belső készletnek feltétlenül jelen kell lennie.
- A kész dokumentumok borítóján minden részlet feltüntetésre kerül: tárolási idő, név, dátum.
Személyes dosszié létrehozása
A személyes dosszié tartalmazza azokat a dokumentumokat, amelyek információkat tartalmaznak a vállalkozás alkalmazottjáról és munkaügyi tevékenységéről. Alapvetően a személyi dossziékat a szervezet minden alkalmazottja számára el kell készíteni. Általános szabály azonban, hogy a személyzet tisztviselői jelenleg csak vezető szakemberek és vezetőik számára adják ki őket. A szervezetnek joga van önállóan eldönteni, hogy milyen papírt szerez a dolgozókra. Ezért a személyes dossziék összetétele a vállalkozásonként eltérő lehet. De általában a következő papírokat kell tartalmaznia:
- Az ügydokumentumok leltára.
- Összegzés és önéletrajz.
- Profil.
- Az oktatás elérhetőségéről szóló iratok másolatai.
- A specifikációk másolata.
- A bejegyzés jóváhagyásáról szóló megbízás másolata.
- Munkaszerződés.
- Mindenféle segítség.
- Kinevezési, elbocsátási és áthelyezési megrendelések másolata.
A belső leltárnak tartalmaznia kell a fájlban szereplő egyes dokumentumok sorozatszámát. Az ilyen dokumentumot az aláíró írja alá.
Az eseten belül olyan kérdőívnek kell lennie, amely sok információt tartalmaz a munkavállaló életrajzáról, oktatásáról és családi állapotáról. A helyes kitöltés érdekében az alkalmazottak általában munkafüzetet, katonai személyi igazolványt és útlevelet, oklevelet használnak.
Személyzeti számviteli dokumentumok
A személyi nyilvántartást egy személyzeti tiszt vezet. Elsődleges értékpapírok alapján a vállalkozás alkalmazottai számának változásai és mozgásainak operatív elszámolása történik. A számviteli dokumentumok magukban foglalják: megrendeléseket, kártyákat, személyzeti állományt, bérszámfejtést és sok más dokumentumot.
Felvételkor minden alkalmazottnak személyzeti számot kapnak, amelyet később felsorolnak a személyi nyilvántartás és a bérszámfejtés minden iratában. Még ha egy személyt új pozícióra költöztetnek vagy elbocsátáskor vesznek igénybe, személyzetének száma vele marad, és nem adják át másik személynek.
Személyzeti megrendelések
A személyzettel kapcsolatos dokumentumok megrendelése az egyik legfontosabb dokumentum a személyi ügyekben. Különálló esetekre vannak csoportosítva, és ugyanakkor saját számozással is rendelkeznek. A mappában a rendszerezés időrendi sorrendben történik.
Néhány megrendelés egységes formában készül, és a jövőben csak a szükséges oszlopokat tölti ki. A többit szükség szerint állítják össze, de ugyanakkor minden dokumentumnak meg kell felelnie bizonyos követelményeknek.
A személyzettel kapcsolatos dokumentumok - ideértve a megrendeléseket is - szervezését a tárolásuk feltételei alapján végzik. Logikus az azonos határidővel rendelkező esetekben benyújtani őket. Tehát például a felvételi és elbocsátási utasításokat 75 évig meg kell őrizni, ami azt jelenti, hogy azokat külön kell tartani a szabadságot szabályozó éves dokumentumoktól, és csak öt évig kell tárolni.
Ha a vállalkozás nagy, és a dokumentumok áramlása meglehetősen megfelelő, akkor különféle típusú papírokat lehet különállóan elkészíteni (például nyaralási megrendelések - egy mappa, üzleti utazási megrendelések - egy másik). Ez nagyban megkönnyíti a dokumentumokkal való munkát. Ezenkívül minden egyes esetet fel kell tüntetni a szervezet nómenklatúrájában. Ha a megrendelésnek melléklete van, akkor azt is benyújtják. Ami a megrendelések indokát illeti - jelentések, nyilatkozatok, cselekedetek, azokat külön tárolják.
Mint a gyakorlat azt mutatja, a megrendeléseket és azok indoklásait a jelenlegi papírmunka tartja össze, ám az archív tárolásra való felkészülés során újraszerveződni kezdenek, és különféle mappákba osztják őket. Például a nyilatkozatokat 75 évig őrzik meg, ám ezek a személyi dosszié részét képezik.
Az összes többi bázis tárolási ideje legfeljebb öt év, tehát önálló üzletré válnak.
Megrendelés tárolása
A megrendelések eltarthatóságának meghatározásához a szokásos dokumentumok listáját kell használni. Időszakosan felülvizsgálják és frissítik. Jelenleg a 2010-ben összeállított lista releváns. Elmondása szerint, mint korábban, a megrendelések okait körülbelül öt évig kell tárolni, és maguk a megrendelések nagy részét akár 75 évig is tárolhatják (a feladatok ellátása, üzleti utak, névváltoztatás, vakáció és igazolások esetén).
Ezen felül navigálhat a tárolási időszakokban az egyes tevékenységi területek szervezeteinek elkészített osztályos listák szerint. A szabályok előírják az értékpapírok értékének vizsgálatát.
A hosszú távú tároló papírokat át kell vinni a személyzeti dokumentumok archívumába. Róluk leltárt készítenek, majd átadják a hosszú távú tárolásra.
Azok az esetek, amelyek tárolási ideje eltelt, megsemmisíthetők.
Hogyan lehet elpusztítani a dokumentumokat?
A vállalkozás archivált papírokat önállóan megsemmisíthetik (ha a tárolási időszak lejárt), vagy segítségért fordulhatnak speciális szervezetekhez, amelyek foglalkoznak ezzel a kérdéssel.Nem számít, hogyan szervezi a folyamatot, mindenképpen el kell készíteni a pusztításról szóló aktust.
A papírok önmagukban elégethetők, ha van erre biztonságos hely, vagy speciális készülékkel elpusztíthatják azokat. Ilyen esetekben a jogi aktus bármilyen formában meg van írva. De a nagy mennyiségű esetet könnyebben lehet megsemmisíteni. Ebben az esetben minden cselekedethez papírokat kell kísérni. Az elfogadási aktusban meg kell határozni az esetek számát és súlyát. Sokkal jobb, ha a szervezet alkalmazottja személyesen jelen lesz a papírok megsemmisítésén a titoktartás megőrzése érdekében.
Állami Archívum
Az Orosz Föderáció minden régiójában található a személyzetre vonatkozó dokumentumok állami archívuma. Tevékenységének fő célja az, hogy biztosítsa az összes vállalkozás személyzetére vonatkozó papírok megbízható tárolását. Ezenkívül az archívum válaszol a vállalkozások és az állampolgárok kérdéseire a személyzeti iratokkal kapcsolatos kérdésekben. Tevékenységének ezen iránya nagyon szükséges és releváns, mert amikor a szervezetet bezárják, az embereknek egyszerűen nincs hová menniük, hogy megszerezzék a szükséges információkat.
Ezért az archívumok feladata az összes iratok megőrzése. Jelenleg nemcsak a magánszektorbeli, hanem a költségvetési szervezeteket is gyakran felszámolják és bezárják. Ebben az esetben a személyzettel kapcsolatos dokumentumokat tárolás céljából át kell vinniük az állami archívumba. A következő iratokat 75 évig meg kell őrizni benne: megrendelések, elszámolási lapok, áthelyezési és elbocsátási dokumentumok, személyi dossziék stb.
Érdemes megjegyezni, hogy az eseteket az összes átruházás előtt elő kell készíteni, az összes szabálynak megfelelően. Az önkormányzati levéltár szolgáltatásait a dokumentumok benyújtásának előzetes jóváhagyása mellett nyújtja.
Az átutaláshoz szükséges papírok előkészítése magában foglalja az összes eset helyes végrehajtását, az értékpapírok szakértői értékelését, valamint a készletek összeállítását.
Fizetnem kell pénzt a tárolásért? Az állami és költségvetési vállalkozások nem fizetnek a levéltári szolgáltatásokért. A nem állami tulajdonjog-átruházással rendelkező felszámolt vállalkozások csak akkor kötöttek helyesen végrehajtott ügyeket, ha megállapodás született.
Az eseteket az archívum szakértői felülvizsgálati bizottságával történő jóváhagyás és koordináció útján továbbítják. Az értékpapírok elfogadását és átutalását az intézmény alkalmazottai végzik a felszámolás alatt álló szervezet jelenlétében. Ez a folyamat meglehetősen hosszú és fáradságos, mivel a dokumentumok állapotát vizuális megtekintés útján ellenőrzik. A végén egy megfelelő törvény készül.
Utószó helyett
A személyi dokumentumok egy speciális papírkategória, amely bármely vállalkozásnál rendelkezésre áll. Fontosságuk az, hogy nagyon hosszú ideig ne veszítsék jelentőségüket. Még hosszú idő eltelte után is kialakulhat olyan helyzet, hogy újra kell fordulni hozzájuk. Nem hiába, hogy ezeket a papírokat különös gondossággal készítik el és évekig tárolják, nem csak a vállalkozásokban, hanem az állami levéltárakban is.