Bármely szervezetben minden dokumentumot regisztrálni kell és be kell jegyezni egy speciális naplóba. Ez vonatkozik a munkaszerződésekre is. Minden olyan társaságnál, amely nyilvántartást vezet a munkavállalói dokumentumokról és adatokról, munkaszerződés-nyilvántartásra van szükség, amelynek mintáját tovább elemezzük.
Szükségem van egy magazinra?
A szervezetek vezetõinek meg kell értenie, hogy a munkaszerzõdések és a kiegészítõ megállapodások nyilvántartása nem időpocsékolás, hanem egy alkalom, hogy biztosítsa magát. Először is, nagyon kényelmes. A dokumentumokkal kapcsolatos összes információ egy helyen található, ahelyett, hogy az alkalmazottainak halom szerződést tárolna az asztalán. Másodszor, magazinra lehet szükség, ha konfliktusok merülnek fel a munkavállaló és a munkáltató között. Harmadszor, a magazinnak köszönhetően az emberi erőforrás-tisztviselő bármilyen információt kiadhat egy alkalmazottnak rövid idő alatt.
Egyes szervezetekben szokásos több ilyen folyóiratot tartani: állandó szerződések és sürgős szerződések esetén.
A törvény szava
Mellesleg, a jogszabályok sehol nem jelzik, hogy kötelező a munkaszerződések nyilvántartása. De úgy történt, hogy ez egy adott irodai munka és általános szabályai. A normák szerint minden dokumentumot rögzíteni kell. Ezenkívül ez a napló szerepel a kezelési dokumentumok listájában. És hiánya a szervezetben problémákat okozhat az ellenőrző szervezetekkel.
A személyzeti osztály tapasztalt alkalmazottai azt állítják, hogy a munkaszerződések nyilvántartásának megléte, amelynek mintáját később mutatják be, jelentősen megkönnyíti a munkanapokat, és lehetővé teszi az alkalmazottakra vonatkozó adatok szervezését és nyilvántartásának vezetését.
töltelék
A törvény nem szabályozza, hogy pontosan hogyan kell kinéznie a számviteli naplót. A legtöbb esetben a munkaszerződések nyilvántartásának formája rendszeres jegyzetfüzet. A lényeg az, hogy a fedél sűrűbb a nagyobb kihasználás érdekében.
A napló címlapján fel kell tüntetni a szervezet nevét, a napló nevét, a karbantartás kezdetét. Ezután az első lapon fel vannak tüntetve a könyv karbantartásáért felelős személyek. Ha feltételezzük, hogy az engedéllyel rendelkező személyek megváltozhatnak, akkor jobb, ha rájuk vonatkozó információt rendszeresen adunk meg:
- Szám sorrendben.
- A munkavállaló adatai.
- A hozzászólás címe.
- Az okok, amelyek miatt ez a személy megváltoztathatja a naplót.
- Az alkalmazott aláírása.
A munkaszerződések nyilvántartásának kitöltése standardnak tekinthető. Minden információ egy táblázatba kerül, amelyben az oszlopok száma a szervezet kívánságaitól függően változik. Átlagosan legfeljebb tíz oszlop lehet. A táblázat a következőképpen lakott:
- A dokumentum regisztráció sorszáma.
- A szerződés megkötésének időpontja.
- A szerződés száma.
- A munkavállaló adatai.
- A pozíció vagy specialitás neve.
- Az osztály vagy egység neve.
- A szerződés érvényességi ideje.
- A munka jellege.
- További megállapodások megléte.
- Különleges megjegyzések.
Opcionálisan megadhat egy másik oszlopot, ahol a munkavállaló aláírja a megadott információk mellett. Ezen felül az aláírás azt jelzi, hogy a munkavállaló megkapta a szerződés másolatát.
Azok, akik nem tudják, hogy néz ki a munkaszerződések nyilvántartása, az alábbi képen láthatják a mintát.
Papír verzió
Annak ellenére, hogy manapság virágzik a számítógépes technológia korszaka, szinte minden vállalat megőrzi a regisztrációs napló papír változatát.
Először ezt a dokumentumot fel kell varrni, számozni és a szervezet vezetőjének hitelesíteni kell. Másodszor, a személyzeti osztály biztosítja, hogy sokkal kényelmesebb ilyen naplót vezetni. És harmadszor, a naplóban a munkavállalók aláírásait kell feltüntetni, jelezve, hogy egyetértenek a megadott információkkal.
Elektronikus változat
A munkaszerződések elektronikus regisztrációjának mind előnyei, mind hátrányai vannak. Kétségtelen, hogy az elektronikus dokumentumok nagyon kényelmesen használhatók. Mappák és papírok nem borítják az íróasztalot és a polcokat, mert mindent a számítógép tárol. De az elektronikus változatban nem szerezhető be a munkavállaló aláírása a dokumentumban, és gyakran előfordul, hogy a számítógépek leállnak, és minden információ egyszerűen eltűnik.
Ezért sok személyzetvezető, ha elektronikus naplót vezet, csak a papírok biztonsági másolatának készült.
Általában elektronikus formátumban készítik el Excel formátumot. Ez a táblázat számos funkcióval rendelkezik, és könnyen kitölthető. A magazin elektronikus formátuma:
- az információk tárolásának ellenőrzése;
- az információk titkossága;
- a megrendelések és igazolások másolatainak azonnali elkészítése;
- A szükséges dokumentumok azonnali keresése.
Ezen felül külön naplót vezethet a további adatokról. munkaszerződésekre vonatkozó megállapodások. De néha kényelmetlen különféle dokumentumokban keresni az alkalmazottra vonatkozó információkat. Sokkal jobb, ha ezeket az információkat külön oszlopként jelölik ki a közös dokumentumban.
Jellemzők
Vannak olyan funkciók, amelyeket a naplózáskor lehet a legjobban megtartani. Ez magában foglalhatja:
- A munkaszerződésekkel és a szerződésekkel kapcsolatos nyilvántartás évente újból elindítható. Ez különösen igaz a nagyvállalatokra, ahol sok dokumentum van.
- Ha a felhatalmazott személy hibát követett el az információk bevitelekor, akkor erre nem számítanak bírságot.
- Egy ilyen dokumentumot legalább 75 évig kell tárolni.
- Miután a hajónapló véget ért, azt villogni és számozni kell. Ezután tegye a pecsétet, és küldje el a dokumentumok archívumához, ahol azt ténylegesen tárolják.
- Ha a határozott időre szóló szerződés a határozatlan kategóriába kerül, ezt a tényt fel kell jegyezni. Ezután a szerződést újra regisztrálják, vagy megfelelő megjegyzést fűznek a naplóba.
- A vezetőnek igazolnia kell a regisztrációs naplót azáltal, hogy aláírja a notebook hátlapjára.
Ki tart magazint?
Mint azt már kiderült, a szerződéses könyvelési napló olyan dokumentum, amely megerősíti a fontos dokumentumok jelenlétét a szervezetben.
A szabályok szerint ezeket az okmányokat felhatalmazott személyek töltik ki és tartják karban. Alapjában ezek HR alkalmazottak vagy HR vezetők. Ők felelősek a különféle ellenőrzésekért, azaz a munkavállalókkal kapcsolatos információk teljes körű biztosításáért.
Ugyanazok a munkavállalók felelősek az összes szerződés és a hozzájuk kapcsolódó kiegészítő megállapodások eredeti példányáért. Indítsa el ezeket a dokumentumokat a munkáltató utasítása szerint.
A sorrend meghatározza:
- a fakitermelés típusa (papír vagy elektronikus);
- munkavállaló felelős fakitermelés;
- regisztrációs napló űrlap.
Korábban benyújtották a munkaszerződések nyilvántartását (minta dokumentum). Az alábbi képen látható, hogy néz ki a szerződéshez kapcsolódó további megállapodások regisztrálására szolgáló napló.
változások
Korábban azt mondták, hogy kis felügyelet mellett a munkavállaló nem vállal különös felelõsséget vagy büntetést. De mégis gondosan ki kell töltenie a naplót.
Szigorúan tilos bármilyen változtatást végrehajtani, a dokumentum típusától függetlenül. Ha egy felhatalmazott alkalmazott súlyos hibát követ el, akkor a naplót le kell zárni. Ez azt jelenti, hogy a könyv utolsó oldalán szerepel a bezárás oka. Ezenkívül a problémát be kell jelenteni a vállalat vezetőjének. Egy új számviteli napló elindításához megrendelést kell kiadnia.
Ami az adott alkalmazottal kapcsolatos kiegészítő változásokat illeti, ezek a következők:
- elbocsátás hivataláról;
- a munkakörülmények változása;
- alkalmazott áthelyezése egy másik osztályra, felosztás vagy munkavállalói pozíció megváltoztatása.
Ilyen információként külön könyv készül a kiegészítő megállapodások számára, vagy külön oszlop a szerződés-regisztrációs naplóban.
Fontos megjegyezni, hogy egy ilyen napló elsősorban olyan alkalmazott számára fontos, aki az alkalmazottakkal kapcsolatos információkat tárol.
Ennek a dokumentumnak köszönhetően könnyen megtalálhat információkat azokban a folyóiratokban, amelyek régóta átkerültek az archívumba. Ugyancsak a magazinot tekintik annak a munkaszerződésnek a jogi megerősítésére, amelyet a vállalkozásban tevékenységet végző alkalmazottakkal kötnek.