A „személyzet ellenőrzése” fogalma határozottan bekerült a hazai cégek és vállalkozások beszélgetési készleteibe. De nem mindenki tudja, mi az. Az általánosan elfogadott értelmezés szerint a személyi ellenőrzéseket elvégzik annak értékelésére, hogy az alkalmazottak megfelelnek-e jelenlegi pozíciójuknak. Valójában ennek a fogalomnak sokkal szélesebb értelme van.
Mi az ellenőrzés?
A személyzet ellenőrzését a vállalkozás speciálisan képzett alkalmazottai végzik. Ennek oka annak szükségessége, hogy ellenőrizze a munkavállalói menedzsment eredményeit, kölcsönhatásukat és álláspontjaik kilátásait a vállalat teljesítménye szempontjából.
A szervezetben a személyzet ellenőrzése jellegénél fogva az ajánlási műveleteknek tulajdonítható, nem pedig kötelező. Az ellenőrzés segíti a vállalkozásban uralkodó helyzet elemzését, és lehetőséget ad a vezetőségnek az alkalmazottak felvételéről vagy cseréjéről. A személyzetváltással kapcsolatos végleges döntéshozatali jog azonban kizárólag a társaság főnökeinek tartozik.
Az ellenőrzési célok
Az ellenőrzés a következő feladatokkal rendelkezik. Mindenekelőtt a személyzet ellenőrzésének feladata annak megállapítása, hogy a szakemberek megfelelnek a vállalkozás céljainak. Ugyanakkor érdemes ellenőrizni: vajon az alkalmazottak betartják-e a vállalkozás szabályozási kerete által nekik kidolgozott utasításokat, vajon a hatáskörükön belül cselekszenek-e, nem haladják meg a felelősségüket, hogy az alkalmazottak milyen gyorsan tudnak reagálni a helyzetre és meghozhatják a helyes döntéseket. Az ellenőrzés fő célja a vállalkozás személyzeti politikájában felmerülő problémák és hiányosságok időben történő megszüntetése.
Az ellenőrzés tárgya a teljes személyzet, mivel ő az a fő eszköz a vállalkozás teljesítményének és tevékenységük profitjának.
A személyzet ellenőrzése a menedzsment egyik formája, vagy inkább a munkaerő nyomon követésének és irányításának egyik módja.
Mint minden folyamatot, az ellenőrzést konkrét iránymutatások alapján végzik. Az egyik fő könyvvizsgálati alapelvek a kivitelezés professzionalizmusának tulajdonítható.
A személyzet kiválasztását és ellenőrzését speciálisan képzett szakemberek végzik annak érdekében, hogy az alkalmazottak tiszteletben tartsák pozíciójukat. Ezenkívül az ellenőrzési szakértőknek rendelkezniük kell a szükséges függetlenséggel, és nem mutathatnak elfogultságot vagy engedményt az ellenőrzött személyzettel szemben.
A személyzeti ellenőrzés az őszinteség és a nyitottság elvein alapul, senkinek nincs joga befolyásolni az auditorok által a személyzet posztjára való megfelelésről szóló határozatok elfogadását.
A személyzet értékelési kritériumai
Tevékenységük során az auditorok elsősorban arra figyelnek, hogy a személyzet képesítése megfelel-e beosztása vagy szakmai jellemzői követelményeinek. Ugyanakkor az auditorok általában hivatkoznak a kidolgozott egységes szakma-képesítési referenciakönyvre. Ezen felül az értékelők értékelik a személyzet hasznosságát és kiegészítő jellegét. Azt is ki kell deríteni, hogy a személyzet kiegyensúlyozottan használja-e munkaidejét.
Meg kell jegyezni, hogy az alkalmazottak értékelésekor az auditorok figyelembe veszik, mennyire helyesen vezetik a vezetés a személyzeti politikát, és milyen mutatók mutatják a személyzet változását.
Az ellenőrzés eredményei alapján az auditorok döntést hoznak a személyzet megfeleléséről az általuk betöltött pozíciókra és a törvény követelményeire, valamint további lépéseket tesznek a személyzet felvételének javítása, az alkalmazottak hiányának kiküszöbölése, az irányítás javítása és a feletteseik tiszteletének fokozása érdekében az alárendelt személyek körében.
Ellenőrzési információk
Az adatokra, amelyek alapján a személyi ellenőrzés elvégzésre kerül, bizonyos feltételeket is felvesznek. Szükséges, hogy az ellenőrzés során megszerzett információk kifejezetten arra az időszakra vonatkozzanak, amelyben azokat elvégezték.Azt is ellenőriznie kell, hogy ezeket az adatokat teljes mértékben megkapták-e, annak ellenére, hogy teljes mértékben szükségesek vagy sem, és minden alkalmazottra vonatkoznak.
A szokásos módon a szükséges információkat három formában kapják meg. Az első ilyen információ beszerzése grafikonok, táblázatok, táblázatok, diagramok formájában, általában dokumentum vagy elektronikus változatban.
A személyzettel kapcsolatos információk felismerésének egyik módja a személyzet vagy a beosztottak kölcsönös interakciójának valós idejű nyomon követése.
Egy másik módszer az, hogy kommunikáljunk az alkalmazottakkal, és közvetlen benyomásokat szerezzünk tőlük a csapat légköréről, a vállalat politikájáról stb.
Ellenőrzési módszerek
A szakértők három területen végeznek ellenőrzést a HR menedzsment területén. Az első szervezeti megközelítéssel rendelkezik, és célja, hogy ellenőrizze a dokumentumok törvényi megfelelését. A jogszerűség ellenőrzésén túl az ilyen intézkedések megtudják, mennyire hatékony a személyzet irányítása.
A második megközelítés a motiváció és a pszichoszociális helyzet felmérése a csapatban, tevékenységük eredményéhez való hozzáállás, a vállalat általános sikerére összpontosítva.
A harmadik terület gazdasági jellegű, és a vállalkozás sikerének ellenőrzéséből áll.
Audit besorolás
A szakértők javasolják a személyzet és a dokumentáció rendszeres ellenőrzését. A legtöbb szakértő egyetért abban, hogy az optimális ellenőrzési időszak két-három évben egyszer történik, a vállalat méretétől, forgalmától és ennek megfelelően személyzet változása.
Az ellenőrzés gyakorisága alapján a következő osztályozást végezhetjük el.
Mindenekelőtt az ellenőrzést fel lehet osztani a jelenlegire, amelyet bizonyos időközönként hajtanak végre, valamint az operatívra, amelyet akkor kell elvégezni, amikor egy ilyen igény élesen felmerül.
Az ellenőrzött adatok mennyiségének teljességétől függően a személyzeti politika ellenőrzése teljes, helyi és tematikus.
Az ellenőrzési módszerekkel szelektív és összetett lehet.
Az ellenőrzés szintjével összefüggésben az ellenőrzést a felső vezetés, az osztályvezetők vagy maga a munkaerő-felvételi szolgálat végezheti.
A személyzet potenciáljának ellenőrzése külső, illetve saját szakemberekből áll. A lényeg az, hogy kompetensek ebben a kérdésben.
Audit algoritmus
Minden ellenőrzésnek megvannak a sajátosságai. A személyzeti szervezet ellenőrzését általában több lépésben végzik.
Ezek közül az első az előkészítés. Ebben a szakaszban a szakértők feladata az ellenőrzési feladatok megfogalmazása, az elvégzéséhez szükséges szakemberek kiválasztása és a dokumentumok kiadása.
Ezután közvetlenül ellenőrizzük az információkat, amelyek során az auditorok összegyűjtik a szükséges dokumentumokat, találkozókat és beszélgetéseket szerveznek az alkalmazottakkal, felméréseket végeznek stb.
A harmadik szakaszban az összegyűjtött adatokat ellenőrzik, és az eredményeket összehasonlítják a jogszabályokkal. Az utolsó szakaszban az auditorok előkészítik az ellenőrzés eredményeit, és azok alapján következtetéseket vonnak le, amelyeket megküldnek a szervezet vezetőségének.
Az ellenőrzés két-három hétig tart, ritkábban egy hónapig. Az ellenőrzés időtartama a személyzet méretétől függően változhat. A jogi keretnek való megfeleléshez szükséges dokumentumok összegyűjtése és tanulmányozása után ezeket az eredményeket megjelenítik a záró jelentésben. Külön fejezetet szentelnek nekik.
Az ismételt ellenőrzés után az auditorok másolatot készítenek a végleges összefoglalóról. A megfigyelési eredmények dokumentálásának ez a módszere kiküszöböli a hibák lehetőségét. Az eredményeket általában az A-4 formátumú lapon mutatják be. Egy átlagos vállalkozás esetében a mennyiség körülbelül 50 lap lesz.
A jelentés megerősíti az ellenőrzést, és tartalmazza az eredményeket.Ez a dokumentum információkat tartalmaz a vállalat személyzeti politikájának helyzetéről, valamint a hiányosságok kiküszöbölésének módjairól és tippeket a vállalkozás helyzetének javítására.
Általános szabály, hogy a jelentést egy általánosan elfogadott rendszer alapján állítják össze, és a következő tételeket tartalmazza:
- mely dokumentumokat vagy osztályokat ellenőrizték;
- milyen hiányosságokat találtak;
- szakértői vélemény a dokumentáció hiányosságainak orvoslására;
- adatok az alkalmazandó joggal azonosított ellentmondásokról;
- mennyire valós a jogi felelősség fenyegetése további tétlenség mellett;
- Információ az elveszített adatok vagy dokumentumok helyreállításának lehetőségéről.
Mindez hozzájárul bármely vállalkozás munkájának optimalizálásához, és ezáltal növeli nyereségességét.
