Az üzleti levelezésben minden dokumentumnak megvan a maga jelentése, és úgy vagy úgy befolyásolhatja a partnerek közötti kapcsolatot. Az ilyen típusú dokumentumok hatalmas száma között külön helyet foglal el a válaszlevél.
Az üzleti dokumentumok osztályozása
A felek közötti kapcsolatokban a legtöbb kérdést írásban oldják meg. És a törvény szerint, amint tudod, a szóbeli megállapodások nem érvényesek. Ezért minden vállalkozásnál üzleti levelezés. Ez a különböző szervezetek és vállalkozások közötti hivatalos kapcsolat eredményeként az információcsere általánosan elfogadott módja.
Minden üzleti levelet két kategóriába sorolunk:
- Azok, amelyek kötelező választ igényelnek.
- Azok, akiknek nincs szükségük ilyen reakcióra.
A válaszlevél a második kategóriába tartozik. Ez az egyik kereskedelmi típusú dokumentum, beleértve a megkeresési levelet, információt, figyelmeztetést, ajánlatot, emlékeztetőt vagy bemutatót. Az ilyen értékpapírokat általában a felek közötti különféle megállapodások és egyéb megállapodások megkötésekor és további támogatásakor használják fel. A válaszlevél, a többitől eltérően, nem kér semmit, és semmit sem kínál. Csak olyan információkat tartalmaz, amelyeket a másik fél korábban kért.
Alkalmazás megerősítése
Különböző esetekben válaszlevelet készítenek. Ez reakció lehet egy adott panaszra, igényre vagy kérelemre. Sőt, lehet pozitív és negatív is. A második esetben a dokumentum már tartalmaz egyfajta elutasító levelet. De ezt részletesen meg kell magyarázni az ilyen döntéshez vezető okok miatt. Megvizsgálhatjuk például azt az esetet, amikor a társaság hivatalos írásbeli megrendelést kapott egy bizonyos termék gyártására egy meghatározott ideig. Ha az ilyen együttműködés kívánatos a vállalkozás számára, akkor azonnal reagálnia kell. A válasz önkényes. A következő szavakkal kezdődhet: „Befejezzük” vagy „Gyártunk”. Időszakként jobb a szállítás dátumát feltüntetni, figyelembe véve az áruk előállításához és a raktárba történő átadásához szükséges időt. Ezenkívül meg kell határozni a fizetési feltételeket, mivel az ügyfél számíthat több szakaszra. Továbbá csak a teljes összeg kiszámítása és az Ön adatainak megadása marad, amelyekre az ügyfél pénzátutalásokat hajt végre. Egy ilyen dokumentumot általában az igazgató és a fő könyvelő ír alá, és a végén a közvetlen végrehajtó koordinátáit adják meg.
Levelezés az egyénekkel
Néhány vállalkozás tevékenységük jellege alapján közvetlen kapcsolatban áll az egyénekkel. Ez lehet egy szervezet, amely a szolgáltatási szektorban működik, vagy egy olyan társaság, amely fogyasztási cikkeket gyárt. Egy nagyon eltérő természetű információ - akár pozitív, mind negatív - egy ilyen vállalkozás címére a polgároktól származhat. Ennek ellenére megfelelő választ és kötelező választ igényel. Ilyen esetekben nem korlátozódhat személyes beszélgetésre vagy telefonhívásra. A polgároknak teljes körű magyarázatot kell kapniuk az őt érdeklő összes kérdésben. Ennek a levélre adott részletes válasznak kell lennie.
Egy ilyen dokumentum mintájának meg kell felelnie bizonyos követelményeknek:
- Minden üzleti levelezéshez jobb a hivatalos űrlapot használni.
- Figyelembe kell venni az ilyen dokumentumok elkészítésének sajátosságait.A lényeg az, hogy azokat a közismert párhuzamosság szabályával kell megírni, azaz ugyanazokat a szókincseket és nyelvi fordításokat tartalmazzák, mint amelyeket a szerző kezdeményező használt. Ez maximalizálja a kölcsönös megértést.
- Feltétlenül hozzon létre egy linket a megkeresési levélhez, jelezze annak számát és dátumát.
- Jobb a szöveget a következőkkel mondani: "A levél számához ...", "Kérdésére válaszul ..." vagy "Informálunk ...".
Az alábbiakban közöljük a tényeket és meghozzuk a végleges döntést.
Szigorúan formális
Ha a hivatalos levélre szeretne válaszolni, akkor ezt helyesen kell megtennie. Emlékeztetni kell arra, hogy az ilyen fellebbezésnek mindenképpen udvariasnak és helyesnek kell lennie. Ne felejtsük el az írástudást is. Nevetséges, hogy nyilvánvaló hibákat látunk az elismert szervezet által nyújtott információkban.
A címet a kezdetektől a jobb felső sarokban nyomtatják ki. A borítékban feltüntetett pontos példánya. A választ mindig valamilyen kérésre megkapják, ezért a bal felső sarokban lévő regisztrációs bélyegzőn fel kell tüntetni annak eredeti adatait (számát és az indulás dátumát). Ezután rövid fellebbezést küld a címzettnek (egyszerűen megadhatja a vezetéknevet kezdőbetűk nélkül). A szövegnek részletes magyarázatokat kell tartalmaznia az érdeklődés problémájára vonatkozóan. Érvként csak ellenőrzött adatokat szabad használni. Semmi esetre sem támaszkodhat pletykákra és spekulációkra. Szükség esetén a rendeletek kivonatait is felhasználhatja a vonatkozó cikkekhez. A vállalkozás igazgatója aláír egy ilyen dokumentumot, és egy kissé alacsonyabb megjegyzés kerül az illetékes ügyvezetõ név és telefonszám adataival.
