Mindannyian az életünkben legalább többször írtunk hivatalos leveleket és jegyzeteket. Bárhol is vagyunk, bármit is tegyünk, üzleti levelezésre bármilyen területen megyünk, amelyet bizonyos pontok megismerése, az információk tisztázása, kérdés feltevése és annak érdekében folytatni kell. Ha korábban ez a jelenség gyakoribb volt a papíralapú alkalmazásokban és a feletteseknek (valamint az üzleti partnereknek) küldött levelekben, ma ez a kategória szélesebb körben elterjedt környezetünkben.
Tudnia kell az üzleti levelezés megfelelő lebonyolítását, még akkor is, ha csak rendelést készít valamilyen online áruházban, és kommunikálni akar annak képviselőjével.
Ebben a cikkben néhány fő kérdést írunk le, amelyek az üzleti kommunikációt alkotják. Figyelembe fogjuk venni, hogy milyen árnyalatokat kell figyelembe venni, amikor partnereinkkel levélváltást folytatunk; amit nem szabad elhanyagolni, ha nem akarja, hogy a beszélgetőpartner illetéktelennek és udvariatlannak tűnjön, és emlékezzen a szabályokra is, amelyeket minden helyzetben be kell tartani.
Adott esetben
Nyilvánvaló, hogy az üzleti levelezést leggyakrabban a munkafolyamat során használják. Ha egy cégnél dolgozik, akkor feltétlenül szembe kell néznie az ilyen típusú levelezés összeállításának szükségességével. Mivel üzleti kérdésekről beszélünk, könnyű megérteni, hogy az írási stílusnak megfelelőnek kell lennie - a lehető leghatalmasabbnak és hivatalosnak.
A társaság alkalmazottainak további benyomása az önről és a vállalatról, amelyben a levelet elküldik, attól függ, mennyire sikerül létrehozni üzleti levelezést. Ezért a szöveg írásának folyamatát és annak kialakítását a lehető legnagyobb mértékben felelősségteljesen kell megközelíteni.
Először is, ha üzleti levelezést keres, javasoljuk, hogy ismerkedjen meg az utasításokkal. Ebben, amint azt már fentebb megjegyeztük, néhány elméleti pontot és gyakorlati kérdéseket mutatunk be. A cikk végén megpróbálunk néhány példát mutatni azokról a fordításokról, amelyek jellemzőek az írás formai stílusára. Végül, a cikkből származó alap felhasználásával önállóan készíthet kiváló minőségű szöveget a vállalkozókkal folytatott további kommunikációhoz.
A levelezés típusai
Azonnal megvitatva, mi az üzleti levelezés, felhívom a figyelmet annak típusaira. Tehát kiválaszthat egy kérési levelet, és ennek megfelelően válaszlevél; egy levelet információs jelleg (leggyakrabban az ügyfélnek küldik); köszönőlevelet (hála a nyújtott szolgáltatásért), értesítő levelet, emlékeztetőt, figyelmeztetést; ajánlólevél; garancia és kísérőlevél. Valójában ezek csak a leggyakrabban használt típusok, amelyek valós és elektronikus üzleti levelezést egyaránt alkotnak. Ezért velük gyakrabban találkozunk.
struktúra
Logikus, hogy bármilyen levélírás kényelmesebb megszervezéséhez hasznos lenne, ha dolgozzunk annak bizonyos felépítésével vagy tervével. Ez lehetővé teszi, hogy a feladatot kisebb szakaszokra bontja, amelyek sokkal könnyebben teljesíthetők. Gondolkodjon például a levél sora fölött úgy, hogy a lehető legpontosabban lefedje a szükséges témákat. Például, ha azt a kérdést írja, hogy milyen ára van ennek vagy annak a terméknek, próbálja meg röviden közölni a motívumot: miért írsz a társaságnak (mert meg akarja vásárolni vagy megrendelni ezt vagy azt a terméket); tisztázza a fő célt (hogy megtudja, mennyit fog fizetni 10 egységnyi áru rendelése bizonyos opciókkal).Végül határozza meg, hogy milyen formában szeretné megkapni a számítást, és kérdezze meg, hogy engedményt kap-e ilyen termelési mennyiségre.
Ez az információ természetesen már nyilvánvaló - egyszerűen logikusan elemeznie kell, mit akar írni. Ezenkívül nem szabad elfelejteni a kialakítást és a követelményeket. Erről később többet fogunk mondani.
Írásbeli követelmények
Tehát az üzleti levelezés szabályai szerint minden levélnek először rövidnek kell lennie. Ez a fő szabály, hogy elolvassa. Egyetértek, mindannyian nem szeretjük, ha nagy mennyiségű információ van megterhelve. Ha ez a levél üzleti jellegű, akkor nem szabad hatalmasnak lennie - ebben az esetben egyszerűen figyelmen kívül hagyható. Ha nem tudja azonnal csökkenteni az információkat, akkor ezt megteszi a levél első vázlatának megírása után.
Másodszor, a partnerének (levelezési résztvevőnek) meg kell értenie a kockázatot. Vagyis a levelet a tájékoztató és érthetővé kell tenni. A továbbítandó információkat be kell helyezni oly módon, hogy elkerülhető legyen a további kérdés, és ne pazarolja az időt a részletek tisztázására.
Harmadszor, a levelet a lehető legnagyobb mértékben tiszteletben kell tartani partnerével vagy cég alkalmazottjával szemben, aki el fogja olvasni. Igaz - minél több tiszteletet mutat ki a beszélgetőpartnerének, annál nagyobb az esélye, hogy megfelelően válaszol a kérésére, és végül eléri a kívánt hatást.
Levelezés angolul
Bizonyos esetekben a tárgyalásoknak angol (vagy oroszon kívüli) nyelven kell zajlaniuk. Ez normális, különösen, ha kapcsolat áll fenn külföldi ügyfelekkel. Figyelemre méltó, hogy az üzleti levelezés szabályai bármilyen nyelvre vonatkoznak: csak a stilisztikai fordulók különbözhetnek. Az Ön feladata, hogy kiválasztja a legmegfelelőbbet arra a helyzetre, amelyben Ön és partnere (beszélgetőpartnere) van.
Az angol nyelvű üzleti levelezéshez természetesen elegendő magas szintű ismerete szükséges, tehát ha ez nem rólad szól, akkor javasoljuk, hogy vegye fel a kapcsolatot fordítóival. Fontos, hogy a fordítást olyan személy végezze, akinek speciális beszéde van, amely szerepel az üzleti levelezés nyelvén.
Egy példa. belépés
Minden beszélgetésben nagyon fontos, hogy miként kezdje el. Ebben a tekintetben üzleti etikett A levelezés nem különbözik az élő kommunikációtól: az első dolog az, hogy üdvözöljük a beszélgetőpartnert, és valamilyen módon bevezetjük őt a beszélgetésbe. Az üdvözlet lehet a szokásos „Hello”, de a bevezetésnek személyesebbnek kell lennie. Például megadhatja a levél rövid célját („Felvesszük Önnel a kapcsolatot, hogy pontosítsuk az Ön termékével kapcsolatos információkat. Mindenekelőtt mi érdekli az A1 modell költségei). Egy másik lehetőség: „Az A1 modellről folytatott telefonbeszélgetésünk folytatásaként kérdést írok neked a termék költségeiről”). A helyzetét egyszerűen leírhatja: "Arra írok, hogy partnere 2010-ben felvette a kapcsolatot cégünkkel, és felajánlotta, hogy az ön nevében kezdje meg együttműködését ezen a területen."
Anyagnyilatkozat
Ezenkívül, miután írt néhány bevezetést levélben, tisztáznia kell, miért ír. Például, miután feltett egy kérdést a termék áráról, adja meg, mi érdekli Önt. Írhatja ezt: "Szeretnénk megrendelni a szállítandó termékek számának n-edik számát az X címre." A telefonbeszélgetés folytatása esetén megadhatja kérését - miért írta az a személy, miután telefonon beszélt vele (mondjuk, hogy megerősítse a tranzakció befejezésének szándékát): "Nevezetesen: érdekli az N termék, feltéve, hogy azt kézbesítjük. X opcióval ". Ha figyelembe veszi a harmadik verziót, akkor elkezdheti fejleszteni a társasággal való együttműködési vágy témáját is.Írja le, hogy ez az Ön érdeke, és hogy a partner minden konkrét hasznot megkap az önökkel való kapcsolatból, ha elfogadja: "Érdekes lesz tudni, hogy cégünk folyamata megváltozott, miután még közelebb került vállalkozásának érdekeihez."
ajánlat
Bármely üzleti levelezéshez (az általunk idézett példáknak szükségszerűen van ez a tulajdonsága is) logikai sorrendet kell követnie. Ha először azt írta, hogy miért ír, akkor tovább kell kidolgoznia és kibővítenie ezt az ötletet. Mutassa be szélesebb körben, mit szeretne a beszélgetőpartnertől - talán rajzolja meg vele a veled való együttműködés előnyeinek előnyeit. Ennek a résznek, logikának véve, a levél „csúcsának” kell lennie, egyfajta csúcspontnak. Ha kezdetben simán megközelítette azt, ami elsősorban érdekli, akkor ebben a részben fel kell tárnia a kártyákat. Minden üzleti levelezést (a fenti levélpéldák nem kivétel) egy ilyen sima görbére kell építeni. Akkor a sorod olvasója megérti a hangulatát, és így sokkal kényelmesebb lesz veled kommunikálni. Ne hajtson végre meredek ugrásokat, és ne váltson az egyik témáról a másikra.
Mint a példák azt mutatják, ha például két egymással nem összefüggő kérdést kell megvitatnia, akkor a cikk egyes részeire oszthatja, részekre bontva. Ez kényelmes az olvasó számára, aki vizuálisan látja azt a pillanatot, amikor az egyik kérdésről a másikra mozog; így van neked, mert ebben az esetben úgy írsz, mintha két különböző betűről beszélnénk.
Ha a példáinkról beszélünk, akkor írnod kell: "Ezen túlmenően szeretnénk újra megrendelni az N termékeket, amelyekkel egy hónappal korábban kapcsolatba kerültünk." Vagy: "A körülményeinknek megfelelő áron állandó együttműködést szeretnénk létrehozni veled ezen a téren, növelve az értékesítési csatornát X-Y ezer egységre." Végül: "Ha a velünk való együttműködés iránti érdeklődése továbbra is érvényes, kérjük, ossza meg velünk."
Az üzleti levelezés minden második mintája erre az elvre épül, tehát ebben nincs semmi baj. Éppen ellenkezőleg, a címsorok gyakran kiemelve segítenek a jobb navigációban, mivel eltávolítja a „szilárd szöveget”, egyfajta „horgonyt” eredményez benne, amelyet vizuálisan csatolhat.
Záró rész
Végül zárja be a levelet ugyanúgy, ahogyan elindította. Ha köszönetet ír, írja, hogy örömmel együttműködik a leírt társasággal; Ha ez egy kereskedelmi ajánlat, köszönetét fejezze ki levele iránti figyelmet, és remélje, hogy folytatja a kapcsolatot ezzel a személlyel. Meg kell értenie, hogy a levél kitöltésének módja nagyrészt meghatározza a végleges véleményt rólad és a cégről. Minden üzleti levelezés (a levélpéldák ezt folyamatosan igazolják) az udvariasságon alapul - tehát mindig emlékezzen arra, hogy megköszönje beszélgetőpartnerét, kifejezze reményét, dicsérje őt, vagy hagyja el az ajánlását. A szöveg végét úgy kell választania, hogy teljes mértékben megfeleljen a levélben leírt problémanak.
Példák: "Reméljük, hogy állandó partnerünk maradni a jövőbeni tevékenységeinkben folytatott stabil együttműködés reményével." Vagy "őszintén hálásak vagyunk a figyelmünkről, és reméljük, hogy a jövőben fejleszthetünk veled együttműködést." Vagy "Köszönöm a figyelmet. Remélem, hogy a jövőben továbbra is biztosítani tudjuk érdekeit az N piacon."
Etikett és írástudás
Semmi esetre ne felejtsd el az udvariasságot. Mint fentebb már említettük, fontos, ha érdekli az üzleti levelezés. Az olyan kifejezések, mint „örömmel működünk együtt”, „köszönöm a figyelmet”, „elnézést kérek az érdeklődésemet illetően”, „örülünk, hogy láthatunk téged”, „ha nem tesz minket társasággá”, és mások. Az utóbbi kettő egyébként inkább a vállalati ünnepségekre való meghívásokra vonatkozik, mint az üzleti írásra.
A tisztelet jeleként mindig adjon hozzá „kérlek”, „köszönöm”, „kedves” és így tovább kifejezéseket, ha ez helyénvaló.
Ugyanilyen fontos az üzleti levelek írása során az emberi írástudás. Pontosabban, ha legalább egy alapvető hibát követett el a levél létrehozása során, akkor azt mondhatjuk, hogy a beszélgetőpartner egy teljesen más véleményt alkot majd rólad, mint amit elvár. Ezért próbálja meg minél hozzáértőbb módon írni és mindent többször ellenőrizze. Ha nem tudja, hogyan lehet hibákat megtalálni és azokat kijavítani, akkor használja a javító vagy a speciális szolgáltatások szolgáltatásait. Nagyon egyszerű, de lehetővé teszi, hogy magabiztos legyen a szövegében.
Gyakorlat és képzés
A hálózatban, amint azt fentebb megjegyeztük, számos példa található bármilyen témáról kész üzleti levélre. Nem egészbe helyeztük őket ide, mert valójában ennek a cikknek egyszerűen nincs elegendő hely ilyen nagy mennyiségű információ elhelyezésére. Cserébe úgy döntöttünk, hogy egyszerűen közöl néhány alapvető szabályt és alapelvet, amelyekkel Önnek lehetősége volt megismerkedni a fentiekkel. Ez természetesen azonban messze nem minden lépéstől, amelyet meg kell tenni az üzleti írás tanulmányozásának útján. Valójában ezen a téren a gyakorlati szerep játszik a legfontosabb szerepet.
Ha például 5-10 példát tanulmányoz a kész levelekről, és elolvassa a cikkünket, és innen kivon néhány szabályt, akkor hamarosan képes lesz leveleket írni a kívánt módon. Valójában ez elegendő bármilyen levél létrehozásához az üzleti levelezés keretében.
Kész példák
Mivel, amint már fentebb megjegyeztük, hatalmas számú kész példány van, a hallgatók és a kezdő szakemberek csábítóak arra, hogy valaki más készen állt know-how-jára használják saját projektük elkészítését. Azt akarom mondani, hogy ezt a gyakorlatban nem ajánljuk, edzés közben - kérlek.
A többi levél írásának tanulmányozása során könnyebben navigálhat, amit meg kell magyaráznia a leveleiben. Ez normális, mivel az emberi természet közvetlenül a tapasztalatokból tanul.
Igaz, ha teljes feladatot kap egy teljes üzleti levél összeállítása, akkor először próbálja áttekinteni a példákat, és válassza ki a feladathoz legmegfelelőbbet. Ezután a lehető legnagyobb mértékben hozzá kell igazítania az általános koncepció szerint kialakult helyzethez, ugyanakkor újra meg kell írnia, hogy megteremtse a saját bemutatási és írási stílusát. Végül is talán jobban át tudja adni az információt, és eredményesebbé és hatékonyabbá teszi a kommunikációt.
Tanulj és gyakorolj! És viszonylag rövid idő alatt elkészítheti saját üzleti leveleit!
