A vállalkozóknak a dokumentumok villogásának szükségessége messze nem ritka. Papírokra lehet szükség adóellenőrzéshez, nyugdíjalaphoz vagy az archívumban történő tároláshoz.
Szigorúan tilos dokumentumokat ragasztani vagy tűzőgéppel rögzíteni. A problémák elkerülése és az írástudatlan személy hírnevének elkerülése érdekében tudnia kell, hogyan kell villogni a dokumentumokat az összes követelménynek megfelelően.
Általános szabályok
Első pillantásra úgy tűnik, hogy a dokumentumok kötelező erejével nem merülhetnek fel nehézségek, de ez nem teljesen igaz. A folyamatot felelősségteljesen kell megközelíteni, hogy az iratok megfelelő formában legyenek. Számos nyomdában meghatározott díj ellenében és rövid időn belül elvégezheti ezt a munkát, de nem minden üzletember kockáztatja meg, hogy a fontos papírokat a kívülállókra bízza. Annak érdekében, hogy minden alkalommal ne használja a szakemberek szolgáltatásait, érdemes kitalálni, hogyan lehet a dokumentumokat megfelelően villanni.
A felügyeleti struktúrák nem adnak konkrét útmutatást a vállalkozóknak ebben a kérdésben, tehát Önnek kell ezzel foglalkoznia. Információkat szerezhet az irodai munka irányelveiben.
Varrjon papírt fonallal
Hogyan lehet így villogni a dokumentumokat? Ehhez készítse elő a kiegészítőket. Szálaknak, tűknek és ragasztónak kell lennie. A folyamat három szakaszból áll:
- Dokumentumok elkészítése. Az összes papírt megfelelő sorrendben kell elrendezni és ceruzával számozni a lap sarkában. A lyukak elkészíthetők nyílással vagy lyukasztó segítségével. Abban az esetben, ha nagyon sok papír van, és lehetetlen lyukasztóval átszúrni, érdemes éles szöget és kalapácsot használni. A lyukak száma a dokumentum fontosságától és céljától függ. A nagyon érzékeny dokumentumokat öt lyukba kell tűzni, hogy elkerüljék a szórólapok hamisítását. A lyukakat balra, a szabad mező közepén kell elhelyezni. A távolságnak körülbelül három centiméternek kell lennie az egyik lyukasztástól a másikig.
- Sztornó. A dokumentumok szálakkal való varrásának megértésével meg kell ismerni a fontos árnyalatokat. A legtöbb esetben szokásos zsineg vagy fonal LS-210 használata. Más tartós szálak is megengedettek. A folyamatot a közepén található lyuk hátuljáról kell elindítani. A szokásos módon a dokumentumokat kétszer tűzik, hogy a kívánt erőt biztosítsák. A szálat a központi lyuk hátuljába helyezik, és egy csomóval megkötik. Ha olyan papírokat kell rögzítenie, amelyek nem különösek, akkor használhat egy normál szálat.
- A dokumentum igazolása. A papír helyes hitelesítéséhez el kell készíteni egy 4 x 5 cm méretű kis levelet, amelyet a köteghez kell ragasztani, hogy a fonal vége szabadon maradjon. A lapon fel kell tüntetnie a benyújtott iratok számát és szavát, valamint a felelős személy beosztását, vezetéknevét és kezdőbetűit. Ezután a hitelesítő aláírja és bélyegzőjét helyezi el, ha van. Az aláírás és a pecsét széleinek meg kell haladniuk a szórólap-matricákat.
Hogyan készítsünk papírokat az adóellenőrzésre?
Minden vállalkozó köteles különféle jelentéseket benyújtani tevékenységeiről, ezért szükséges az adószolgálathoz szükséges dokumentumok villogásának ismerete. A következetlenségek elkerülése érdekében tanácsos egyeztetni a felelős személynél a dokumentumok rögzítésének szabályairól.
A kész dokumentumhoz csatolni kell az összes csatolt dokumentumot. A listát az ügy elején kell csatolni, és külön kell számozni.Meg kell adni a dokumentumok dátumait és a lapok számát is. Emlékeztetni kell arra, hogy a számot a lapokra helyezik, nem pedig az oldalakra. Ha a dokumentum több kötetes, az egyes kötetek lapjai külön vannak számozva.
Az adóhatóságok számára a dokumentumokat 3 lyukban kell villannia, nem több és nem kevesebb. A punkciók közötti távolságnak három centiméternél nagyobbnak kell lennie. A bal oldalon lévő mezőkbe kell rendezni őket. A lyukakat acél vagy vastag tűvel készítik. A punkcióknak a mező közepén kell lenniük, hogy a szöveg jól látható legyen. Minden lyukat úgy kell elkészíteni, hogy szigorúan egymás alatt legyenek.
Milyen cérnát varrni?
Az adózási dokumentumokat csak áttört tűvel kell varrni, az LS-210 zsineg vagy cérna segítségével. Szélsőséges esetben villanás többszörös hajtogatott nejlonszállal megengedett.
A szál megjelenik az utolsó lap hátulján. A végeket, amelyek hossza nem haladhatja meg a 6 cm-t, meg kell kötni. A matrica az általánosan elfogadott szabályok szerint készül, aláírással és pecséttel hitelesítve. A szál végének szabadnak kell lennie.
Ha a dokumentumot több mint tíz évig tárolják, öt lyukasztást kell végrehajtani. Ebben az esetben a matrica szöveti papírból készül.
A dokumentum borítója
Nemcsak tudnia kell, hogyan kell villogni a dokumentumokat, hanem azt is, hogyan kell kiválasztani a borítékot. Háromféle lehet: szabványos, nem szabványos és a papír hosszú távú tárolására szolgáló. Általános szabály, hogy a fedél mérete általában 229 x 324 mm, A4-es lapokhoz használják.
Ha a dokumentum nagyobb, akkor egyedi borítót kell készítenie. Ehhez vegye fel a kapcsolatot a nyomdával vagy készítse el saját maga. Azokat a papírokat, amelyeket több mint 25 évig kell tárolni, vastag kartonból készült erős borítóba kell bekeretezni. Ha a dokumentumot várhatóan áthelyezik az állami archívumba, a borító anyagának savmentesnek kell lennie.
4 lyukú firmware
Attól függően, hogy mennyi ideig tárolják a dokumentumokat, a végrehajtás kétféle lehet:
- Részleges, amelyben a lapokat nem lehet számozni. Ebben az esetben a leltárt és a tanúsító lapot nem kell összeállítani. Ez a formatervezés olyan dokumentumok esetében engedélyezett, amelyeket legfeljebb tíz évig tárolnak.
- A teljes végrehajtás akkor szükséges, ha az iratok több mint tíz éve vannak az archívumban. Ebben az esetben a dokumentumokat 4 lyukba kell villannia.
A burkolatnak szilárdnak kell lennie, vastag kartonból, amelynek vastagsága 0,35–1,5 mm. A leíró elemeket a GOST 17914-72 szerint kell elhelyezni. Papír benyújtásakor ne feledje, hogy a szöveget jól olvasni kell. Az összes fém elemet, például gemkapcsokat és kapcsokat, el kell távolítani.
A 4 lyukú firmware-hez el kell készítenie az awl-t, a rögzítőelemet, a nagy tűket és a meneteket. Ha sok lap van, akkor jobb, ha vet egy fúrót.
Az archív varrás finomságai
A dokumentumok villogása előtt ellenőrizze az összes papírt, és rendezze el őket a megfelelő sorrendben. A nyilvántartási lapokat külön kell számozni. Végül tanúra van szükség.
Ha az ügy részlegesen befejeződött, a kartont fel kell helyezni a tetejére és aljára. Teljes terv esetén PVA ragasztóval kell varrni és megkötni.
A csomag rögzítéséhez elnyomást vagy speciális eszközt kell használni. Az alsó és a felső pontot 30 mm-re kell elhelyezni a mezők határaitól. A fennmaradó két lyuk körülbelül 80 mm-re van a szélső lyukasztástól.
A szál végét különféle tűkbe kell becsavarni, és az első oldalon a középső lyukasztásban kell tartani. A szálat a hátulról a szélsőséges lyukasztásokkal az első oldalra mutatják. További meneteket szomszédos lyukakba. A végeket hátulról kell megkötni.
következtetés
A helyes jelentés és a dokumentumkezelés a sikeres üzleti vállalkozás egyik alapvető szempontja. Ezért a vezetőknek minden felelősségteljesen kell kezelniük ezt a kérdést, és tudniuk kell, hogyan kell megfelelően átöblíteni a dokumentumokat.
