Fontos, hogy minden munkáltató tudja, hogy mennyi ideig tárolják a személyzeti megrendeléseket. Végül is a dokumentáció biztonsága minden vállalat felelőssége. Nemcsak információt kell gyűjtenie az alkalmazottak személyzetéről, hanem biztosítania kell tárolását is. És kudarc nélkül. Csak nem mindenki tudja, mit jelent ez a dokumentáció. Sőt, sokan nem értik a személyzet megbízásainak tárolásának és rögzítésének alapelveit. Az ezekkel a kérdésekkel kapcsolatos részletek az alábbiakban találhatók. Segítik megérteni, hogy mennyi és milyen pontosan tárolják az alkalmazottakra vonatkozó információkat, valamint a személyi dokumentációhoz hozzárendelhető egyéb dokumentumokat.
Mi ez?
Az első lépés, hogy kitaláljuk, mi a tét. Mik a megrendelések? a személyzet szempontjából? Végül is, mielőtt elkezdené valami tárolását, teljes mértékben meg kell értenie, hogy milyen dokumentációval kell dolgoznia.
Személyzeti megrendelések - Szabályozási iratok munkaügyi kapcsolatok a munkavállaló és a munkáltató között. Ez a dokumentáció mindazokat jelölhet, amelyek a tevékenységhez kapcsolódó fájlokat és információkat tartalmaznak. Minden megrendelés több kategóriába tartozik:
- A hosszú távú tárolás dokumentumai.
- Rövid távú dokumentumok.
- Ideiglenes megrendelések.
Ennek megfelelően minden kategóriának megvannak a sajátosságai. Ezért, mielőtt elkezdené tanulmányozni a vállalat személyzetének tárolási és számviteli dokumentációját, meg kell értenie, hogy milyen típusú ez vagy az papír tartozik. Csak azután, a meglévő szabályok megsértése nélkül, lehetőség van a vizsgált folyamatok végrehajtására. Mennyi a megőrzési idő a személyzet megrendeléseinél? Mit kell minden munkáltatónak tudnia erről a pillanatról?
Hosszú távú dokumentumok
Itt az ideje, hogy fontolja meg a korábban felsorolt dokumentumok minden típusát. Már elmondták, hogy ez segít megérteni a dokumentáció megőrzésének mértékét. De az összes típusú értékpapír elszámolása azonos. Ezért a kérdés általában egyértelmű. Tárolási idő személyi dokumentumok közvetlenül függ a papír típusától. Az első a hosszú távú tárolás megrendelése. Nem nehéz kitalálni, hogy a munkáltató ezeket figyelembe veszi és hosszú ideig tárolja. Pontosan mennyit? Erről bővebben később.
Mi tulajdonítható ennek a dokumentációnak? Ezek olyan dokumentumok, amelyek leírják a munkáltató és az alárendelt személyek közötti munkaviszonyokat, és szintén jelzik a fontos munka tényezőket. Mit lehet nekik tulajdonítani? Ez a következő:
- Munkaszerződés megrendeléssel.
- Fordítási dokumentumok.
- Rendelkezések egy bizonyos fizetés megállapításáról egy adott helyzetben.
- Tanúsítványok, amelyek igazolják a munkavállalók díját vagy jutalmát.
- (Hosszú, külföldi) üzleti utakról szóló iratok.
- Személyes fájlok.
- A foglalkoztatás során kitöltött jelentkezési lapok
- Elbocsátási utasítások.
Nem személyzet
Most egyértelmű, hogy mely dokumentumok hosszú távúak. Az egyetlen, hogy egy alkalmazott felvételi megbízása egy papír, amely a személyzetre vonatkozik. Van azonban egy kis kivétel a szabály alól. Emlékezni kell rá.
Miről beszélsz? Nem minden foglalkoztatási megrendelés, a munkaszerződéssel együtt, személyzeti megrendelés. A hasonló dokumentumok kivételt képeznek. Vannak úgynevezett megrendelések a fő tevékenységre. Ide tartoznak a következők:
- Munkaszerződés megfelelő megrendeléssel.
- Változások a munkaszerződésben (például egy másik pozícióra való áttéréshez).
- A keret elutasításáról szóló dokumentumok.
Meg kell jegyezni, hogy a fő tevékenységnél ezeket az értékpapírokat csak magánszemélyekkel szemben veszik figyelembe. Jellemzően ezek vállalati vezetők, valamint könyvelők, vezérigazgatók, helyettesek. Ezeket a személyzeteket gyakran írják elő a társaság alapszabályában. Ezt a szabályt nem szabad elfelejteni, ha a munkáltató meg akarja tudni, hogy mik a feltételek a személyzeti megrendelések tárolására. Nem minden dokumentum tartozik ebbe a kategóriába.
Rövid távú tárolás
Ezután meg kell értenie, mi tulajdonítható a rövid távú tárolópapíroknak. Természetesen ebben a helyzetben valamilyen módon kerül sor a személyzet megrendeléseinek elszámolására. De rövid idő elteltével az ilyen dokumentumokat megsemmisítik. Mit lehet hozzárendelni ehhez a kategóriához? A rövid távú tárolásra szolgáló dokumentumokat megrendeléseknek nevezzük, amelyek haladéktalanul szabályozzák az adott munkavállalói tevékenység végrehajtását. Vagyis ezek nem olyan súlyos dokumentumok, mint az elbocsátási iratok vagy a munkaszerződés. Pontosabban megkülönböztethetjük a következőket:
- Nyaralási megrendelések.
- Útmutatások rövid kirándulásokhoz.
- A különféle fegyelmi intézkedéseket jelző dokumentumok.
- A személyzet kiképzésre vagy továbbképző tanfolyamokra küldésére vonatkozó parancsok.
De ez még nem minden. A vizsgált dokumentumok tárolási szabályainak számos tulajdonsága és árnyalata van. A már megvizsgált lehetőségek mellett meg lehet különböztetni az ideiglenes tárolást és az állandó tárolást. Ezek az esetek nem túl gyakoriak.
Ideiglenesen és tartósan
Az ideiglenes dokumentumok olyan megrendelések és utasítások, amelyek a munka szempontjából nem játszanak jelentős szerepet. Általában fontosak egy bizonyos ponton. És miután már nincs szükségük rájuk, megsemmisülnek. Vannak rendelések az állandó tároláshoz is. Leggyakrabban csak a vezetõk és a tisztviselõknek a társasági alapszabályban elõírt személyes iratai különböztethetõek meg a személyzet irataiból. Az ilyen dokumentáció elszámolását és tárolását folyamatosan végzik. És csak a társaság bezárása után pusztul el.
Hosszú idő
Mennyi a megőrzési idő a személyzet megrendeléseinél? Már elmondták, hogy sok a kérdéses értékpapíroktól függ. Van dokumentáció a hosszú távú tároláshoz. Rendszerezni kell, és a megállapított szabályok szerint figyelembe kell venni. És az ilyen dokumentumokat hosszú ideig tárolják.
Tekintettel arra, hogy csak néhány vállalat képes megnyitása után hosszú ideig dolgozni, mondhatjuk, hogy a hosszú távú tárolópapírt nem szabad folyamatosan megsemmisíteni. Miért? Az a tény, hogy az e kategóriába tartozó személyzet megrendeléseit 75 évig tárolják. És csak ezen idő eltelte után megsemmisítheti a pusztítást. Csak néhány vállalatnak sikerül a meghatározott időszaknál hosszabb ideig dolgozni.
Rövid?
És mennyi a rövid ideig besorolt személyi dokumentumok tárolási ideje? Az ilyen dokumentáció a szervezet bezárása vagy felszámolása nélkül is menthet a pusztítási szakaszon. A rövid távú dokumentumokat általában 5 évig tárolják. Bizonyos esetekben (ha a charta előírja) - 10. De nem több.
A könyvelésről és a tárolásról
Hány személyi megrendelést tárolnak? Erre a kérdésre nem nehéz válaszolni. Most figyelni lehet ezen dokumentumok elszámolásának szabályaira. Ez is fontos szempont, amelyet minden munkáltatónak tudnia kell. Végül is, ha vannak olyan papírok, amelyeket egy ideig tárolnak, akkor valamilyen módon nyilvántartást kell vezetniük ezekről, különben elveszítheti a fontos megrendeléseket.
Most többféle dokumentumtárolás létezik. Minden társaságban be kell vezetni őket. Most a vállalatoknak külön listákat kell készíteniük az értékpapírok elszámolásáról a személyzet számára, mind papír, mind elektronikus formában.Egyébként a második elhanyagolható. De a bemutató általánosan elfogadott papíralapú formája kötelező. De hogyan kell elvégezni a könyvelést? Az elektronikus és az anyagi változat alapelvei megegyeznek. Róluk tovább.
Számviteli alapelvek
Tehát a személyzeti megrendelések elszámolása felelős kérdés, és általánosan elfogadott szabványok szabályozzák őket. Minden személyi okmányt regisztrálni kell. Ha ez nem történik meg, akkor nem tárolhatja ezt vagy azt a papírt. Nincs regisztráció - nincs dokumentum. Mit jelent ez a folyamat?
A személyzeti megrendelések nyilvántartásba vétele a dokumentumokon szereplő részletek átvitele a speciális dokumentációs űrlapokra, a szám hozzárendelésével és a papír rögzített jóváhagyásának dátumával. Vagyis papíralapú és elektronikus értelmezéssel minden egyes rendeléshez digitális megnevezést kell rendelni. És írja azt egy vagy másik formában. Ez kötelező elem.
Az adatokat a személyzeti megrendelések nyilvántartásába rögzítik. A belépés elektronikus adatbázisokba és archívumokba történik. Ez az egyetlen módja a dokumentumok teljes rögzítésének és tárolásának. A vállalatok biztosítják a dokumentáció elmentésének űrlapjának szabad választását. A chartának tartalmaznia kell azokat a szabályokat, amelyek szerint az összes megrendelést (vagy bármiféle megrendelést) papíron és elektronikusan is tárolják. Érdemes megjegyezni, hogy az első bekezdés általában kötelező. Anyagokról szóló dokumentum, amely képes egy adott megrendelést megerősíteni.
Rendelési napló
A dokumentáció rögzítésének és tárolásának leggyakoribb gyakorlata a cég által kiadott rendelési könyv a személyzet számára. Ez a dokumentum egy kicsi notebook. Ez tartalmazza a megrendelések számát, valamint azok fő adatait (részletek). Például a név és a jóváhagyás dátuma. A rendelési napló nyilvántartja az állandó, hosszú és rövid távú tárolást. De ha ideiglenes dokumentációról van szó, akkor azt nem szabad ilyen jegyzetfüzetbe bevinni. Hacsak a társaság nem bocsátja rendelkezésre külön napló chartáját, amelyet kizárólag ideiglenes megrendelésekre szánnak. A végére tele van. Amint az üres lapok véget érnek, be kell írnia egy új számviteli dokumentumot. A régi be van iktatva és tárolásra elküldve. Mellesleg, ez egy állandó számviteli papír.
feljegyzések
Függetlenül attól, hogy a személyzet milyen megrendelésekről beszél, minden vállalat gondoskodik a dokumentumok archív tárolásáról. Ez a papíralapú könyvelés leggyakoribb formája. És mindet. Nem feltétlenül a személyzetben. Az összes adatot elküldik az archívumba, miután nincs rá szükség. Vagy azokat, amelyeket már végrehajtottak. Például az alkalmazottak személyes iratai. Amint aláírják elbocsátási végzés valamint az esetet lezárják, azt el kell küldeni az archívumba egy meghatározott ideig tárolásra. Az adatrendezésnek többféle típusa van, de erről később.
Először is meg kell jegyezni, hogy az archívumok papíralapú (kötelező) és elektronikus formában is bemutathatók. Ettől függetlenül a társaság megválasztja a tárolt információk szervezésének alapelveit. Az archív adatok leltárral rendelkeznek. Az összes tárolt dokumentáció rövid listáját tartalmazza. Az adatok rögzítésének legkényelmesebb formája a dokumentumok archív tárolása. Papírban és elektronikus formában is használják. Meg kell jegyezni, hogy az ideiglenes dokumentumokat nem archiválják. Ezeket a fő értékpapírokhoz csatolják, majd megsemmisítik. Ajánlatos, hogy minden ideiglenes tárolási megrendelést külön helyre küldje el, és ne kombinálja azokat hosszú távú vagy rövid távú megrendelésekkel.
Rendszerezési tippek
A személyzeti dokumentumok megőrzési ideje érthető. Általában 5 és 75 éves. De ez még nem minden. Különös figyelmet kell fordítani az archívumokra.A megrendelés regisztrálása és az archívumba helyezése után minden rendelkezésre álló adatot valamilyen módon rendszereznie kell. E célból a vállalatok több alapelvet alkalmaznak:
- A dokumentáció tárolása külön mappákban, rövid és hosszú távú dokumentumokra osztva. Ajánlott, hogy ne rakja össze az összes papírt.
- Rendszerezés év, hónap és dátum szerint. A dokumentumokat tartalmazó összes mappa egy meghatározott időtartamú megrendelés. Belül az összes papírt elrendezik, figyelembe véve a számviteli naplóban való nyilvántartásba vételüket (hónapok és napokig). Így megkönnyíti az adott dokumentum megtalálásának feladatát.
- A hely megrendelési számok alapján történő felhasználása, figyelembe véve az ábécé sorrendet. Az egyes mappákban már javasolt a rendszerezés rendszámok, valamint nagybetűk felhasználásával.
A számvitel vége
Mit tegyünk egy dokumentum archívumban való tárolásának lejárta után? A cég speciális szolgálata ellenőrzi az iratokat. Aztán szisztematálja őket, és kiad bizonyos utasításokat a megsemmisítésre. A dokumentumokat általában égetik, vagy egy iratmegsemmisítőn továbbítják. Mindenesetre a megrendeléseket nem lehet egyszerűen eldobni. Pontosan megsemmisíteni őket. Ahhoz, hogy a dokumentumokat egy vagy másik típushoz rendeljék, külön bizottság vesz részt. Felismeri a megrendelések fontosságát, elosztási időt számít nekik. És csak akkor helyezik el őket archívumokba egy vagy másik formában.
