A sok üzletággal rendelkező nagyvállalatok elkerülhetetlenül szembesülnek a belső munkafolyamat kérdésével. A fejlett vállalatoknál egy ilyen eljárás számítógépesített, egy szerényebb változatban ez a papír hordozókkal folytatott levelezés. Ennek ellenére az üzleti írás normái minden formátum esetében változatlanok maradnak. Általában egy ilyen dokumentumot emlékeztetőnek hívnak.
Milyen esetekben készít emlékeztetőt
Az egységek közötti kapcsolat kényes kérdés, és néha írást igényel. Tegyük fel, hogy több földrajzilag távoli egység alkalmazottai dolgoznak együtt egy projekten. A megbízható információk cseréjéhez nem elég a telefon, írásos forrásokra van szükség.
Vagy egy másik, kevésbé kellemes lehetőség: fegyelmi felelősségre kell vonnia a munkavállalót a hivatalos feladatok megsértése miatt. Hogyan bizonyíthatjuk, hogy egy ilyen jogsértés létezett-e, és miből áll ez? Természetesen, írásbeli források segítségével: határozatok, belső levelezés, írásbeli utasítások és más hasonló megjegyzések.
Előfordulhat, hogy kérést kell kérnie, vagy fontos információkat kell felhívnia minden alkalmazott figyelmébe. Ezt megjegyzés segítségével lehet megtenni.
Vagyis egy minta-feljegyzés hasznos lehet a vállalkozás különféle kérdéseiben:
- munkaerő;
- megállapodás alapján;
- adminisztratív és vezetői;
- fegyelmi;
- adminisztratív és gazdasági;
- szakszervezet;
- információkat.
És ez a lista nem kimerítő.
Kötelező részletek
Az emlékeztető mindenekelőtt egy dokumentum, ezért össze kell állítani az üzleti munkafolyamat szabályainak betartásával, a mintára összpontosítva. A kompetens módon elkészített feljegyzés elegendő a termelési probléma megoldásához. A dokumentumnak a következő információkat kell tartalmaznia:
- kinek szól az értesítés;
- mi a lényege, igazolása, hivatkozás a törvényekre, normákra, utasításokra;
- pályázatok - ha vannak ilyenek;
- aki aláírta - az egység vezetője, akinek joga van belső dokumentumok aláírására;
- aki összeállította - az előadóművész, aki közvetlenül összeállította a szolgáltatási feljegyzés mintáját;
- a dokumentum regisztrációs száma és a címzettnek történő megküldés dátuma.
A szolgáltatási nyilvántartásokat általában az eredeti dokumentumok címzettjeinek száma és egy, a feladónak szóló példány összeállítja. Ha sok címzett van, akkor azokat a lap jobb oldalán, hierarchiában sorolják fel.
Hogyan lehet memo írni?
A dokumentumminta megtalálható bármilyen referencia-kiadványban üzleti levél felhasználásával vagy üzleti dokumentumok gyűjteményében. alak memo nincs kifejezetten jóváhagyva. Alapvetõen a fordítás során az üzleti forgalom normáira és a bevett gyakorlatra irányulnak.
Vannak úgynevezett állami szabványok, amelyek szabályozzák a dokumentáció formáját. Bizonyos követelményeket írnak elő a vállalkozás belső dokumentációjára, elő van írva, hol kell elhelyezni ezeket vagy ezeket a feliratokat, hogyan kell helyesen megjelölni a kezdőbetűket, vagy miként lehet helyesen aláírni a dokumentumokat a helyettesnek feje hiányában.
Az írott mindent figyelembe véve használhatja az alábbi példakénti szolgáltatási megjegyzést. Természetesen a megjelenítés logikáját és az indokolás logikáját, amelyre a fordító hivatkozik, alaposan át kell gondolni, mivel a formátum meghatározza a dokumentum észlelését és következésképpen annak hatékonyságát. A megalapozott és jól átgondolt dokumentum mindig hitelesebb.
Minta feljegyzés
HR igazgató
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
feljegyzés
A dokumentum átadása a munkavállaló számára
214 / OK, kelte: 14/03/14
2014. augusztus 31-én a társaság levelet kapott a végrehajtótól, miszerint Degtyareva Irina Pavlovna alkalmazottnak találkoznia kell vele, mivel bírósági határozat szerint adós az, hogy behajtja az összeget a Foglalkoztatási Központ javára.
A rendelkezésre álló adatok szerint a megadott alkalmazott a villamosenergia-üzletágban diszpécserként dolgozik.
A végrehajtó követelményeinek megfelelően kérem, hogy sürgősen biztosítsa a mellékelt idézés aláírással szembeni kézbesítését a Degtyareva Irina Pavlovnának, és küldje el az aláírás példányát levélben a végrehajtónak.
Függelék: idézés 2 példányban.
Üdvözlettel
Jogi osztály vezetője
MV Blanche
App. Oleva I.R.
5027982
Ebben a formátumban bármilyen kérdést feltehetnek, a legfontosabb az, hogy a szolgáltatási feljegyzés mintájára összpontosítson, és ne hagyja figyelmen kívül a megadott követelmények értelmét.
Feljegyzés - belső dokumentum
Egy feljegyzés egy példája ad áttekintést az elkészítésének folyamatáról. Emlékeztetni kell arra, hogy ez a dokumentum, függetlenül annak tárgyától, továbbra is a társaság belső ügye.
Általában a vállalkozás külön rendelést ad ki a korlátozott hozzáféréssel rendelkező információk meghatározására, amelyekre hivatkozva harmadik személyek kérésére megtagadhatják a hivatalos dokumentumok másolatainak vagy ezen felül eredeti példányainak kiadását.
Emlékeztetni kell azonban arra, hogy a bűnüldöző szervek és az igazságügyi hatóságok kérésére a hivatalos levelezés a nyomozó vagy a bíró tulajdona lehet. Ezek a dokumentumok szintén jogosultak ellenőrző szerveket kérni. Ennek a lehetőségnek a figyelembevételével jobb, ha azonnal helyesen és körültekintően készít egy dokumentumot, mert azt, amit tollal írunk, nem lehet fejszével levágni. Ehhez a legjobban illeszkedik a szolgáltatási feljegyzés mintája.
