A leltározás olyan eljárás, amelynek során a társaság meghatározza a leltár, állóeszközök és egyéb eszközök jelenlétét, állapotát és főbb tulajdonságait, amelyek a társaság tulajdonjogán állnak, a társaság bérelt vagy más jogi mechanizmusok által ellenőrzés alatt áll. Melyek az eljárás legfontosabb árnyalata? Milyen dokumentumokat használnak a leltárban?
Mi a leltár lényege?
Kezdjük a témával kapcsolatos fogalmi berendezéssel, amelyet a cikkünkben tárgyalunk. A szervezet vagyonának leltárolása olyan eljárás, amely magában foglalja a társaságban lévő készlet (vagy készlet) vagy egyéb esemény nyilvántartását az esemény időpontjában.
Az ilyen tevékenységek gyakoriságát a társaság vezérigazgatója által jóváhagyott ütemterv rögzíti. A leltárt egy speciális bizottság végzi, amelyet a vállalat vezetése is létrehoz. A résztvevők, valamint az anyagilag felelős személyek ellenőrzik az áruk és anyagok vagy egyéb eszközök rendelkezésre állását, ha szükséges, megmérik az áruk és a források bizonyos tulajdonságait. Három fő típusú készlet van egy boltban, egy raktárban, egy gyártóban - tervezett, szelektív és választható. Elsősorban időben különböznek egymástól. Az összes típusú leltár tartalma általában hasonló. Végrehajtásuk célja egybeesik. Részletesebben tanulmányozzuk azok sajátosságait.
Leltári célok
A leltár fő célkitűzéseit figyelembe vesszük:
- a társaság tulajdonában lévő vagy a számviteli iroda birtokában lévő és nyilvántartott ingatlanok egyeztetése annak tényleges tárolása érdekében, valamint a nem elszámolt eszközök azonosítása érdekében;
- a társaság által a termelésben érintett tényleges erőforrások tényleges mennyiségének meghatározása;
- a társaság tulajdonában lévő erőforrások többletének és hiányának azonosítása;
- a társaság számviteli osztályán a készletkészletre vonatkozó információk tükrözésének helyességének értékelése;
- releváns adatok beszerzése a szervezet vagyonának jellemzőiről a későbbi piaci értékelés céljából;
- a vállalati erőforrások működési színvonalának ellenőrzése.
A leltár magában foglalja, amint azt fentebb megjegyeztük, egy speciális bizottság felállítását a társaság vezetése által. Megvizsgáljuk, hogy milyen alapvető funkciókat hajt végre.
A leltárbizottság fő funkciói
A megfelelő belső vállalati struktúra végzi a leltár főbb típusait - tervezett, szelektív és szükség esetén kiegészítő ellenőrzéseket az első és a második közötti időszakban. Ebben az esetben a bizottság állandó státusú lehet. A társaság viszont megfelelő célú munkacsoportokat is létrehozhat. Feladatuk a leltár lefolytatása a földrajzilag elosztott infrastruktúrával rendelkező vállalkozásokban.
A bizottság alapvető kompetenciái
A leltárbizottság alapvető kompetenciája az, hogy a hitelesítő adatokkal ellenőrizze az áruk és anyagok elérhetőségét a vállalkozásnál és az egyéb eszközöket. De ezen túlmenően ennek a struktúrának vannak olyan hatáskörei, amelyek az értékeléshez kapcsolódnak:
- a tárgy biztonságossága;
- a munkavállalókkal kötött felelősségvállalási szerződések megkötésének helyessége;
- az árucikkek megőrzéséért felelős alkalmazottak pozícióinak való megfelelés mértéke, azoknak a hatásköröknek a sajátosságai, amelyeket a vezetés adott nekik;
- az anyagilag felelős személyek felszereltsége a feladatok megoldásához szükséges erőforrásokkal.
Vizsgáljuk meg részletesebben, hogyan történik a leltár a társaságban annak tartalma szempontjából, valamint az alapítási eljárások speciális dokumentumokban történő tükrözése.
Leltár készítése: Kulcsdokumentumok
Mindenekelőtt fel kell készülnie az áruk és anyagok ellenőrzésére. Ehhez a társaság vezetõjének kiállítási megbízást kell kiadnia. Ezt a helyi forrást külön naplóban kell regisztrálni.
Leltári bizottság létrehozása után. Tartalmaznia kell a vállalatirányítás képviselőit, a könyvelőket és más hozzáértő alkalmazottakat, akik magas szintű ellenőrzést végezhetnek a társaság leltárában. Javasolt külön jogi aktus a hitelesítés tárgyát képező ingatlanok listájának feltüntetése. Ha feltételezzük, hogy nem csak az állóeszközök nyilvántartása, hanem a társaság kötelezettségei is, akkor azok listáját külön forrásban kell rögzíteni.
Az ellenőrzés tárgya a bizottság által azonosított értékek mennyiségének és jellemzőinek, valamint a számviteli adatoknak a összehasonlítása. Ezért a leltárt lebonyolító alkalmazottak rendelkezésére kell állnia az áruk, anyagok és egyéb eszközök jegyzéke a nyilvántartásokban. A bizottság vezetőjének el kell fogadnia az összes rendelkezésre álló dokumentumot, amely tükrözi a jövedelem- és kiadási műveleteket, és nyilvántartást kell vezetnie rájuk, amely tükrözi azt a tényt, hogy a leltár előtt megtörtént.
Hogyan veszik figyelembe a leltár eredményeit?
Tehát a kérdéses eljárás fő résztvevői a különbizottság, valamint az anyagilag felelős személy. Fő feladata a készletek és egyéb eszközök közös újraszámítása, mérése és az eredmények könyvelési dokumentumokba történő rögzítése. Nagyon sok lehet.
Az áruk és anyagok leltárának eredményeinek rögzítéséhez például a törvény által jóváhagyott INV-3 nyomtatványt kell használni. Meg kell adni az egyes árutípusok és anyagok teljes mennyiségét, típusát, árucikkét és egyéb tulajdonságait. Bizonyos esetekben a Bizottság új készleteket kaphat a készletkészítési folyamat során. Ebben az esetben a rájuk vonatkozó információ külön leltárban tükröződik. Az eljárás végén ezeket az értékeket nagybetűkkel használják. A készletkészlet során viszont egyes árukat és anyagokat ki lehet szabadítani, például ha a vásárló ezeket megvásárolja. Ebben az esetben a ártalmatlanítási értékekkel kapcsolatos információkat szintén külön leltárba kell venni. Lehetséges egy olyan változat, amelyben tranzitáruk leltárára van szükség, például egy másik városban található szállítói raktárból. Ebben az esetben az értékekre vonatkozó adatokat az INV-6 formájában rögzítik, amelyet szintén a törvény jóváhagy. Lehetséges egy olyan forgatókönyv, amelyben a jutalék feltárja azokat az árukat, amelyeket szállítanak az ügyfélnek, de nem fizetik ki. Ebben az esetben a vonatkozó értékekre vonatkozó információkat az INV-4 űrlap adja meg.
Az áruk és anyagok leltárához szükség lehet más vállalatok raktárain található értékek elszámolására. Ebben az esetben az INV-5 formát használjuk. Az értékek elszámolásakor a bizottság, valamint a pénzügyileg felelős személy leltározási folyamatában szintén szükség lehet az elsődleges dokumentumokból származó információkra. Ha az ellenőrzés eredményei eltérést derítettek fel a ténylegesen nyilvántartott áruk és anyagok tulajdonságai és a könyvelésben szereplő adatok között, akkor összehasonlító adatlapot készítenek egy másik, törvény által jóváhagyott forma - INV-19 - alapján.
A fő dokumentum, amely rögzíti a szóban forgó eljárás eredményeit, egy nyilvántartási aktus, amelyet néha leltárnak hívnak. Ezt az ellenőrzés minden résztvevőjének - a Bizottság képviselőinek, valamint azoknak a munkavállalóknak kell aláírniuk, akiknek kompetenciája az árucikkek biztonságának biztosítása. A nyilvántartási aktust 5 évig meg kell őrizni a vállalati archívumban.
Hasznos lesz megfontolni, hogy az ellenőrzési eredmények hogyan készülnek a számvitelben.
Számviteli leltár
Az ingatlanok leltárának három lehetséges eredménye lehet - a tényleges adatok teljes mértékben megfelelnek a számvitelben szereplő adatoknak, a többletek vagy a hiányok azonosítása. Általános szabály, hogy a gyakorlatban a legnagyobb nehézségeket a tények helyes megfontolása okozza, ha a felesleges vagy hiányzó áruk és anyagok tükrözik a tényeket. Hiány esetén - a rá vonatkozó információkat a 94-es számlán veszik nyilvántartásba.
Ha a hiányzó készleteket és egyéb eszközöket olyan mennyiségekben azonosítják, amelyek nem haladják meg a meghatározott veszteséghatárokat, akkor a megfelelő értékeket leírják a termeléssel kapcsolatos számlákra. De ha a készlet hiánya meghaladja a veszteség normáit, akkor azt már az anyagilag felelős személy tulajdonában lévő számlán kell elszámolni, amelynek később meg kell kompenzálnia a társaság veszteségét.
A többletek elszámolását viszont a D-t számlán 20 vagy például a 23. és a 44. számú, illetve a K-t számlán szereplő piaci értékkel való összefüggés útján kell elvégezni.
Tehát leltárt hajtanak végre a könyvelésben. Ennek végrehajtására azonban még mindig van néhány árnyalattal. Például azok, amelyek a feltételeinek meghatározásával kapcsolatosak.
Készlet időzítése
A leltár gyakorisága a figyelembe vett leltári értékek adott típusától függ. Általában a jelentési év 4. negyedévében tartják. Vagyis - októbertől decemberig. Az állóeszközök nyilvántartása azonban ritkábban, 3 évente egyszer elvégezhető. Ha a könyvtári gyűjtemények ellenőrzéséről beszélünk, akkor ezt meg lehet tenni ötévente egyszer. A leltárt viszont a kiskereskedelmi szervezetekben gyakran - negyedévente körülbelül 1 alkalommal - végzik. Meghatározott időközönként a kiskereskedők ellenőrizhetik például a raktárakat vagy a pénztárgépeket. A készlet nyilvántartásba vételének megkezdéséig minden olyan dokumentumnak elkészülnie kell, amely a kérdéses eljárás végrehajtásához szükséges.
A leltár időtartamát rendszerint egyetlen jogi forrás sem határozza meg szigorúan. A legfontosabb dolog az, hogy betartják az árutípus egy adott típusára megállapított határidőket.
A könyvelés automatizálása, mint a helyes készlet tényezője
Hogyan lehet a leltárt a lehető legmegfelelőbben és hatékonyan elvégezni? Az ilyen probléma sikeres megoldásának egyik tényezője lehet a készletkészletek elszámolási eljárásának időben történő automatizálása. Ez speciális szoftverekkel valósítható meg a vállalati infrastruktúrában. A megfelelő típusú modern megoldások lehetővé teszik az áruk és anyagok társaságon belüli mozgásával kapcsolatos legtöbb művelet elszámolását. Ez az opció elsősorban jelentősen időt takaríthat meg a leltárban felhasznált dokumentumok előkészítésén és ellenőrzésén.
Milyen tulajdonságot kell ellenőrizni?
Általános esetben a társaság nyilvántartást készít a tulajdonában lévő árukról és anyagokról. A szakértők azonban azt is javasolják, hogy vegye nyilvántartásba azokat az eszközöket, amelyek nemcsak a szervezet tulajdonában vannak, hanem kezelik őket is, például ha bérelt ingatlanról van szó. A lényeg az, hogy az információ jelen van a számvitelben.
Viszont, amikor a vállalati tulajdonjogról van szó, sokféle fajta képviselhető. Leggyakrabban a társaság állóeszközeit, immateriális javakat, készleteket, valamint a készletkészleteket készítik fel. Lehetőség van a társaság pénzügyi kötelezettségeinek nyilvántartására is, például a kölcsönök visszafizetésével kapcsolatban. A leltár gyakorlati árnyalatait tanulmányozzuk az állóeszközök, immateriális javak, valamint a leltár anyagának elszámolására szolgáló megfelelő eljárás megvalósításának példáján.
OS leltár
Hogyan lehet a legmegfelelőbben nyilvántartani az állóeszközöket? Mindenekelőtt azt javasoljuk, hogy ellenőrizze a vállalat elérhetőségét:
- készletkártyák, nyilvántartások, nyilvántartások és egyéb számviteli források;
- a szükséges adatlapok és egyéb dokumentumok a társaság tulajdonában lévő operációs rendszerekről;
- a cég által bérelt operációs rendszerekre és a benne tárolt dokumentumok.
Ha hiányzik bármely dokumentum, akkor azokat el kell készíteni. Ha vannak hibák, ezeket ki kell javítani. Az operációs rendszer leltárkészítése során a társaság vezetése által létrehozott bizottság megvizsgálja a rendelkezésre álló forrásokat, és rögzíti azok mennyiségét és főbb jellemzőit a leltárban. Ha a gépek és berendezések elszámolásáról van szó, akkor a készletekben fel kell tüntetni sorozatszámukat az adatlap, a gyártás éve, célja és kapacitása szerint.
Ha a leltár eredményei azt mutatták, hogy a társaság hibás operációs rendszerrel rendelkezik, akkor a Bizottságnak leltárt kell készítenie, amely rögzíti az operációs rendszerek nem működőképességét tükröző adatokat, és megjelöli a megfelelő értékelés okát.
Egyes esetekben szükség lehet a számviteli dokumentumokba olyan információk beillesztésére, amelyek tükrözik az állóeszközök könyv szerinti értékének az azonosított tervezési változások miatti változását. Például ez lehet a létesítmények fejlesztése korszerűsítés útján, vagy fordítva, működési jellemzőik csökkentése bizonyos alkatrészek kopása miatt.
Immateriális javak készlete
Hogyan lehet leltárt készíteni egy vállalat immateriális javairól? A bizottság fő feladata ebben az esetben annak ellenőrzése, hogy a társaság rendelkezik-e olyan dokumentumokkal, amelyek megerősítik a társaság jogát bizonyos immateriális javak rendelkezésére. Lehetnek igazolások, igazolások, szabadalmak, jogok átruházására vonatkozó szerződések stb. Figyelemre méltó, hogy az immateriális javak magukban foglalják a vállalat üzleti hírnevét. Ha egy társaság immateriális javakat hozott létre önmagában, például ha számítógépes program, akkor jelenlétéhez okirati bizonyíték szükséges.
Fontos, hogy minden típusú eszköz megfeleljen az alábbi kritériumoknak:
- a társaság egyéb vagyonával való közvetlen kapcsolat hiánya;
- több mint 12 hónapig történő felhasználás a vállalat termelési folyamataiban;
- eszközként történő felhasználás, amely gazdasági haszonnal jár a társaság számára.
Áruk és anyagok leltára
Hogyan lehet leltárt készíteni? Ennek az eljárásnak a fő jellemzője az áruk és anyagok elhelyezkedésével kapcsolatos végrehajtása. Ugyanakkor a helyiséget, ahol elvégezték az áruk és anyagok rendelkezésre állásának és kutatásának ellenőrzését, rendszerint lezárták. Ha a raktár leltárt készít, akkor a bizottság munkáját általában a kezelő személy jelenlétében végzi.
Áruk és anyagok jelenlétének ellenőrzése, mennyiségének meghatározása, mérlegelés és szükség esetén egyéb árucikkekkel végzett műveletek. Az árukra és az anyagokra vonatkozó információkat a leltárba veszik, amely jelzi az érték típusát, csoportjait, cikkszámát és egyéb paramétereket. Azokat az eszközöket, amelyek a társaság rendelkezésére állnak a leltárkészítés során, jutalék jelenlétében veszik fel. Tőkésítésüket azonban ellenőrzés után hajtják végre. Valójában a fentebb már említettük erről, valamint az újonnan felmerülő értéktárgyak elszámolásáról, valamint szállításáról, de nem fizetéséről. Az áruk és anyagok leltárában a legfontosabb dolog az, hogy különleges leltáron igazolják a velük végzett összes műveletet.
Az úton lévő vagy szállított, de nem fizetett állapotú készletek ellenőrzésének sajátosságai, valamint azok, amelyek más társaságok raktárában vannak, szükségesek a számlákban tükröződő pénzösszegek igazolásához. Fontos, hogy mindegyiket elsődleges források megerősítsék. Például a szállítás alatt álló áruk és anyagok vonatkozásában ezek lehetnek elszámolási okmányok. A szállított áruk és anyagok adatait meg lehet tanulni, figyelembe véve a rendelkezésre álló fizetési meghagyásokat vagy azok másolatait. A harmadik felek raktáraiban tárolt értéktárgyakra vonatkozó információk szerepelhetnek az áruk és anyagok tárolására vonatkozó átvételi elismervényeken.Amint azt a cikkben fent megjegyeztük, a készletfelvétel tényére összehasonlító lap.
összefoglalás
Ez a készletek készítésének sajátossága az orosz vállalkozásoknál. Fontos, hogy a társaság elkészítse a helyes dokumentumokat, amelyek igazolják ennek az eljárásnak minden szakaszát, figyelembe véve az egyes eszközök sajátosságait. A leltározás során következetesen kell elszámolni az áruk és anyagok, az állóeszközök, az immateriális javak és a kötelezettségek mennyiségét, állapotát és egyéb kulcsfontosságú tulajdonságait. A társaság vezetésének ki kell adnia egy leltármegrendelést, kell összeállítania egy jutalékot, és olyan funkciókkal kell felruháznia azt, amelyek a legjobban megfelelnek azoknak a feladatoknak, amelyeket a megfelelő belső vállalati struktúrához rendelnek.
