Gyűjtőlap. A dokumentum elkészítésének célja és szabályai

Bármely alkalmazott, aki közvetlenül kapcsolódik az anyagi értékekhez, elmondhatja, mi az összehasonlító lap. Meg tudja magyarázni e dokumentum összeállításának fontosságát is.

Alapfogalmak

Az anyagi értékekkel való munka csak első pillantásra egyszerű. Számos funkcióval és buktatójával rendelkezik. Itt próbálnak megtalálni egy összevetési nyilatkozatnak nevezett dokumentumot. Mi ez és miért értékelik oly magasra? Először is meg kell jegyezni, hogy bármely vállalkozás folyamatosan nyilvántartást vezet az összes elérhető típusú értékről. Ezek általában a következőket tartalmazzák:

• állóeszközök;
• készlet tételek;
• késztermékek;
• immateriális javak.

E fajok mindegyike a maga módján befolyásolja a termelési folyamatot. Ezért a munka megfelelő megszervezéséhez világos képet kell adni a tényleges rendelkezésre állásáról. Ebből a célból folyamatosan leltárt készítenek, amelynek eredményei alapján összeállítási nyilatkozatot képeznek.

Miért történik ez, és mi teszi lehetővé egy ilyen dokumentum megtekintését? Szinte az összehasonlító lap lehetővé teszi, hogy rögzítse a leltár eredményeként kapott konkrét értékek tényleges rendelkezésre állása és a számviteli adatok szerinti mennyiségi mutató közötti esetleges eltérés tényét.

A regisztráció helytállása

Az oroszországi Goskomstat 1998-ban kiadta a 88. sz. Rendeletet, amelyben néhány változtatás után számos egységes formát hagyott jóvá. Ezeknek meg kellett volna könnyíteniük az elsődleges könyvelés lebonyolítását és fokozniuk kellene a termelési ellenőrzést annak minden szakaszában. Ebben a dokumentumban az összehasonlítás formája két különféle formában kerül bemutatásra:

1. INV-18. Összeállítása a vállalkozás állóeszközeinek és immateriális javainak előzetes leltárának végső eredményei alapján készül.
2. INV-19. Ez az összes készlet tétel összehasonlító elszámolása.

Mindkét forma kialakulásának sorrendje szinte azonos. Először, a felelős alkalmazott a kifejezetten erre létrehozott bizottság jelenlétében leltárt készít. Ezután az eredményeket a jelenleg a számvitelben rendelkezésre álló adatokkal ellenőrzik. Ennek eredményeként létrejön egy új dokumentum.

Az azonosított eltérések részletes leírását tartalmazza. Ezenkívül az egyes pozíciókat részletesen aláírják, jelezve az eltérés okát. A nyomtatványokat azonnal elkészítik 2 példányban. Az egyik rendszerint a könyvelőnél marad, a második az anyagilag felelős személyt foglalja el.

Tárgyi eszközök ellenőrzése

A vállalkozásokban a nyilvántartást folyamatosan kell elvégezni. Ez lehetővé teszi az egyes mutatók állapotának nyomon követését, és lépést tartani a valós helyzettel. Az állóeszközök és az immateriális javak ellenőrzéséhez ugyanazon határozattal jóváhagyott INV-1 és INV-1a formanyomtatványokat kell használni. A munka befejezése után összeállítási nyilatkozatot készítenek. A minta egy szabványos A4-es lapokra helyezett forma.

Az első oldalon a vállalkozással kapcsolatos összes adat szerepel:

• annak a szervezetnek és a szerkezeti egységnek a neve, ahol az ellenőrzést végzik;
• kódok (OKUD és OKPO), valamint tevékenységének típusa.

Ezután megjelölik az esemény alapját (rendelés vagy megrendelés), annak számával és dátumával. Itt rögzítik a munka kezdetét és végét.Ezt követi maga a dokumentum neve, dátuma és száma. Az alatt feltüntetik, hogy az ellenőrzés mikor kezdődik, és az pénzügyileg felelős személy (F. I. O. és pozíció). Ezután egy táblázat található, amelyet az állítás mindkét oldalára helyezünk. Tizenegy diagramot tartalmaz, amelyek teljes leírást adnak az ellenőrzött elemekről. Minden oldalon a készletkészlet eredményét kiszámítja az azonosított többletek és hiányosságok kiszámításával. A nyilatkozatot mindkét alkalmazott aláírja, akik mindegyikének egy példányát kell kitöltenie az űrlapon.

Anyag ellenőrzés

Hasonló módon összeállítják a rendelkezésre álló készletdarabok eredményének összehasonlító kimutatását. Előzetesen leltárt készítenek, amelynek eredményei azután a következő dokumentumokat képezik:

1. INV-3, ahol az áruk és anyagok teljes jelenléte látható.
2. INV-4, amely bemutatja a szállított anyagokat.
3. Az INV-5 nyilvántartja az őrzésre elfogadott értékeket.

Összegezve az összes kapott adatot, nyilatkozatot készítünk INV-19 formájában.

A „korlát”, amelyben feltüntetik a vállalkozással kapcsolatos alapinformációkat, az előző űrlaphoz hasonlóan kerül kitöltésre. Az alábbiakban egy táblázat található, amelyben harminckettő oszlopnak kell lennie. Minden anyagot (terméket) aláírnak az összes elérhető mutatóval:

1. Az 1–7. Oszlop tartalmazza annak leírását (név, kódok, mértékegység, készletszám és a műszaki útlevél adatai).
2. Oszlopok tartalmaznak információkat a hiányosságokról és többletekről mennyiségi és monetáris értelemben.
3. 12 és 23 között az oszlopok mutatják az eltérés-ellenőrzés és az osztályozási adatok eredményét.
4. 24–32 oszlopra rögzítik az ellenőrzött anyagok végleges hiányosságait és többletét.

A nyilatkozatot az ellenőrzés mindkét résztvevője aláírja, mindegyikük elhagyja a létrehozott dokumentum másolatát.