Az elmúlt években folyamatos tendencia figyelhető meg a vállalati bankkártyákat kibocsátó vállalkozások számának növekedése felé. Ennek oka az a tény, hogy ezeket nagyon kényelmesen használják folyó költségek kifizetésére, úgy vagy úgy, az intézmények gazdasági tevékenységéhez kapcsolódóan. A növekvő népszerűség ellenére kibocsátásaik aránya viszonylag kicsi, ezért nem nevezhetők tömegterméknek.
Vállalati kártyák változatai
Általános szabályként azokat a nagy szervezetek használják, amelyek szorosan együttműködnek a külföldi vállalatokkal. Az intézmény szerződést ír alá a bankkal, amelynek alapján vállalati kártyát nyitnak egy olyan személy számára, aki ezt követően fedezi a képviseleti és utazási költségeket. A megállapodás feltételei szerint annak a társaságnak a munkavállalója, amelynek a nevében a számla nyitva van, teljes joggal rendelkezik a rajta rendelkezésre álló pénzeszközök rendelkezésére. Manapság kétféle vállalati kártya létezik:
- hitel, amelyen keresztül a hitelszerződés feltételeivel a bank által biztosított pénzeszközök rovására kerül sor elszámolásra;
- elszámolás - minden számítást a vállalkozás időszakosan feltöltött szavatolótőkéjének rovására kell elvégezni.
Az ügyfél kérésére a vállalati bankkártyának rögzített készpénzes korlát lehet. A minimális egyenleg csak kivételes esetekben használható fel. Ezt a feltételt a szerződésben meg kell határozni. Ezen felül egy vagy több alkalmazott számára vállalati kártya számla nyitható meg. A társaság méretétől, tevékenységétől és tevékenységétől függően a bank választja ki a folyó költségek kifizetésének optimális szervezési formáját.
Melyek a vállalati kártya funkciói?
Először is, használata lehetővé teszi, hogy jelentősen lerövidítse azt az időt, amely a könyvelőnek szüksége van a pénzeszközök kibocsátásának vagy visszatérítésének az elszámoltatható személyeknek történő feldolgozására. Emellett a vállalkozás kirendelt alkalmazottja időt és pénzt takarít meg a pénzeszközök bevallásakor a vámellenőrzés átadásakor. A vállalati kártya lehetővé teszi, hogy szigorú ellenőrzést alakítson ki hogyan felelős személy pénzt költ. Segítségével fizetik az utazási listákat, a közüzemi költségeket és a vendéglátási költségeket.
Nyitási szabályok
A társaság képviselőjének fel kell vennie a kapcsolatot a kiválasztott bankintézettel, és be kell nyújtania a vállalati kártya iránti kérelmet, amelynek alapján aláírják a számla nyitásáról és későbbi kiszolgálásáról szóló megállapodást. Ezenkívül a társaságnak meg kell adnia a banknak azon alkalmazottak listáját, akiknek a nevében a kártyákat megnyitják. A jövőbeli tulajdonosoknak kérelmet kell írniuk, hogy megkapják őket. A fentiek mindegyikét csatolni kell a folyószámla megnyitásához szükséges dokumentumcsomaghoz.
Vállalati kártya könyvelése
A pénzáramlás számviteli ellenőrzésének alapja a bankszámlakivonat vagy az elektronikus naplóból származó adatok az „Ügyfél-Bank” rendszerben.
Számlanyitás vagy -zárás esetén a társaság köteles ezt hét napon belül értesíteni az adóhatóságról. Ellenkező esetben jelentős bírsággal kell szembenéznie. A társaság számviteli politikájában meg kell adni a kártya korlátozásait, az előzetes jelentések dokumentációjának listáját, a munkavállalók számára megengedett költségek és műveletek listáját, valamint a beszámolás ütemezését és eljárását.
A társaság legfontosabb előnyei
A vállalati kártya lehetővé teszi az elszámoltatható pénzeszközök kibocsátásának időbeli és működési költségeinek jelentős csökkentését. Ez megmenti a vállalkozás vezetését attól, hogy a képviseleti, utazási és háztartási költségek fedezésére szánt összegeket a banki intézményben kell átvenni és tárolni. Ezenkívül a vállalati kártyát kiállító vállalat jelentősen megkönnyíti a számvitel munkáját, és csökken a jelentési dokumentáció száma.
A társaság lehetőséget kap arra, hogy a munkavállalók költségeit ne csak bankszámlakivonatokkal ellenőrizze, hanem az engedélyezett műveletek korlátozásával is. Ha egy üzleti útra tartott alkalmazottnak sürgősen további pénzeszközökre van szüksége, a cég bármikor feltöltheti a számlát. Az elveszett kártyán lévő pénzeszközök biztonsága érdekében a megállapodás lehetővé teszi annak letiltását a tulajdonos telefonhívásával. Az állami határ átlépésekor a fizetési kártyán lévő pénzeszközöket nem kell bejelenteni. Ezenkívül a külföldi üzleti utak során a kártyatulajdonos kiküszöböli a devizavásárlás szükségességét. Az összes külföldön végzett műveletet automatikusan átalakítják.
Hogyan kell használni a vállalati kártyát?
Az ilyen kártyák használatát olyan szabályok szabályozzák, amelyek egy adott szervezet minden alkalmazottjára vonatkoznak. A felhasználásra vonatkozó rendelkezéseknek a következőket kell tartalmazniuk:
- a veszteség esetén fellépő eljárás;
- a PIN-információk biztonságának követelményei;
- a kiadások igazolására elfogadott dokumentumok indikatív listája;
- az az időszak, amely alatt a munkavállaló köteles kiadási jelentést készíteni és benyújtani a rá csatolt dokumentumokkal, amelyek igazolják a felmerült költségeket.
Annak érdekében, hogy a munkavállalók tudják, mi szolgálhat a költségek igazolásaként, létrehozhat egy speciális mintalbumot, amelyet csatolhat a kártyák használatára vonatkozó előírásokhoz. Kívánatos, hogy a szabályok határozzák meg a kártyák megengedett elszámolásának korlátozásait, a műveletek és költségek felsorolását, amelyeket egy alkalmazott elkövethet. Az engedélyezett műveletek felsorolása a társaság székhelye szerinti államtól függően változhat. Az elszámolási korlátok a kártyatulajdonos pozíciójától függően változhatnak. Egyebek mellett a jogszabályban meg kell határozni azt az időszakot, amely után a munkavállalónak vissza kell adnia a kártyát, valamint a felelősség mértékét és a megállapított szabályok be nem tartásáért járó kompenzációs eljárást.
Szolgáltatási árak
Mindegyik bank önállóan meghatározza a vállalati kártya megnyitásának és az azt követő szervizelésének díját. A legtöbb esetben gyakorlatilag nem különbözik az egyénekre alkalmazandó szokásos tarifákatól.
A regisztráció során az ügyfélnek jogában áll választani egy kártyaosztályt. Az azonnali, nem személyre szabott kártyák előállítása általában legfeljebb fél órát vesz igénybe, míg a tekintélyes névkártyák kiadása több munkanapot is igénybe vehet.
