Bármely vállalkozás tevékenysége során nagyszámú dokumentum jelenik meg, amelyeket egy bizonyos ideig kell tárolni. Cikkünkben szeretnénk beszélni arról, hogy hogyan történik a dokumentumok operatív tárolása és megsemmisítése.
Mi az online tárolás?
A vállalkozás során létrehozott vagy átvett összes dokumentum egyértelmű rendszerezése és alapos feldolgozása fennáll. Annak érdekében, hogy a jövőben újra felhasználhassa őket, megfelelően meg kell szerveznie a biztonságot, gyors hozzáférést biztosítva ezekhez. Valójában a dokumentumok operatív tárolása az iratok megőrzése egy szervezetben vagy szerkezeti egységben mindaddig, amíg megsemmisülnek vagy a szervezet archívumába nem kerülnek.
Dokumentummegőrzési idő
Bármely szervezetben különféle papírok vannak az értékük mértékétől függően. Egyesek nagy gazdasági vagy tudományos értékkel bírnak, mások olyan információkat tartalmaznak, amelyek a konkrét problémák megoldásához szükségesek, amelyek után elveszítik jelentőségüket. Ezért néhány iratot megfelelően rendszerezni és tárolni kell, míg másokat bizonyos szabályok szerint egyszerűen megsemmisíteni.
A tudományos vagy gyakorlati értéket képviselő dokumentumok operatív tárolása saját időkerettel rendelkezik. Ezek a tartalom fontosságának mértékétől függenek.
A felhasználhatósági idő a következő lehet:
- Constant.
- Ideiglenes (több mint tíz év).
- Ideiglenes (legfeljebb tíz év).
Meg kell jegyezni, hogy a papírok formája semmilyen módon nem befolyásolja a dokumentumok tárolási idejét (a tárolási táblázatot a cikk adta). Nem titok, hogy jelenleg az információk nagy részét elektronikusan dolgozzák fel. A kifejezések elsősorban maga a dokumentum tartalmától függenek.
Tárolási követelmények
A dokumentumok operatív tárolására vonatkozóan vannak bizonyos követelmények. Például az átmeneti vagy állandó megőrzés befejezett eseteinek a szervezeti egységekben még néhány évig meg kell maradniuk. Ezen időszak után a vállalkozás archívumába helyezik őket.
Mindaddig, amíg a papírok aktívan használatban vannak, megfelelő tervezésre és karbantartásra van szükségük. A dokumentumok operatív tárolása magában foglalja azok meghatározott csoportok szerinti kialakítását, valamint a szervezet által elfogadott nómenklatúra-specifikumokat.
A dokumentumok gyors keresésének biztosítása érdekében a mappák neveit minél informatívabb módon kell kitölteni. Általános meghajtóként mappákat használnak, amelynek borítóján zseb legyen a nómenklatúrák cserélhető nevéhez.
Az online tárolás során a borítón a következő információkat tüntették fel:
- A használat megkezdésének és befejezésének ideiglenes időszaka.
- Összes tiszta lap egy mappában.
- Az ilyen értékpapírok eltarthatósági idejének feltüntetése.
- Teljes név művész, elérhetősége telefonszáma.
- További feliratok is jelen lehetnek („jóváhagyásra”, „aláírásra” stb.)
Az áramtárolást speciálisan felszerelt szekrényekben (fém) vagy külön helyiségben végezzük, amely hozzáférésre van zárva. Az értékpapírok ideiglenes kibocsátását kizárólag az a részleg vezetésének a megbízása alapján lehet elvégezni, amelyre a dokumentumok vonatkoznak. A nap végére a mappa visszatér a helyére - egy biztonságos szekrénybe.
Az operatív tárolási időszak végén a dokumentumok „kitöltött” státuszt kapnak. És csak ez után kezdődik az archívumba történő átvitel előkészítésének folyamata.
A beérkező dokumentumok tárolásának dátumai
Bármely szervezetben a beérkező dokumentumok felhalmozódnak a tevékenység folyamatában. Emellett eltarthatósági idő is van. Általában a beérkező levelek azokra a dokumentációkra vonatkoznak, amelyek megérkeznek a vállalkozáshoz. Az ilyen iratok tárolási idejét a tartalom határozza meg. A beérkező dokumentumokat ajánlott legalább három évig tárolni. A fontosabb levelek azonban hosszabb ideig is tarthatnak (például több mint öt év). Az időtartamot a papírokban szereplő információk fontossága határozza meg. Ezért az ilyen dokumentumok osztályozásakor figyelembe kell venni az információ fontosságát. Például az egyik mappában ki kell emelni a hatóságok leveleit, a másikban pedig az üzleti partnerekkel folytatott levelezést. Az ilyen papírokat legalább öt évig kell tárolni.
Kimenő megtartási időszakok
A kimenő dokumentumokat, akárcsak a vállalkozás többi tagját, tárolni kell. Ezenkívül, akárcsak a bejövő iratok esetében, vannak bizonyos kifejezések, amelyek fontosságuktól függnek.
Javasoljuk a dokumentumokat rendszerezni, és az egyes mappákban feltüntetni a tárolási időszakokat. Logikai szempontból a kimenő dokumentumokat különálló tömbökre kell osztani: levelezés beszállítókkal, ügyfelekkel, ügyfelekkel, kormányzati szervezetekkel, közművekkel stb. A legfontosabb papírokat legalább öt évig, az egyszerűbb dokumentumokat pedig legfeljebb három évig kell tárolni. Különösen fontos leveleket lehet tárolni tíz évig. Az ilyen hosszú használat indokait a vállalkozás irodai munkájáról szóló külön utasításban kell rögzíteni.
Dokumentumnaplók
A dokumentum regisztrációs naplója bármilyen vállalkozásban elérhető. Ezen felül, általában, a bejövő és a kimenő értékpapírok számára külön nyilvántartási naplókat osztanak ki, ha a szervezet aktív. Sokkal kényelmesebb az összes levelezés rendszerezése. A folyóiratokat minden évben vásárolják és cserélik. Természetesen jelenleg sokan inkább hasonló naplót vezetnek elektronikus formában. Ennek ellenére nyomtatott példánynak kell lennie.
A dokumentumok igényeit a folyóiratokban rögzítik, számuk hozzá van rendelve, és a dátumok is meg vannak jelölve. Az értékpapírok ilyen nyilvántartása szükség esetén lehetővé teszi a megfelelő dokumentum megtalálását. A folyóiratokat három évig őrzik. Ezen időszak végén a törvény elkészítése során a bejövő és a kimenő levelekkel kapcsolatos összes dokumentum megsemmisül.
Dokumentumok vizsgálata
Mint korábban már említettük, a papírok felhasználásának és tárolásának időtartama semmiképpen sem függ a formától (papír vagy elektronikus), csak a dokumentumok tartalma fontos. Jelentőségének meghatározása céljából vizsga kerül kijelölésre. Feladata, hogy megtudja, mely dokumentumok fontosak a termelés, a tudomány, az állam stb. Szempontjából. Az operatív tároláshoz kiválasztott dokumentumokhoz meg kell határozni azt az időtartamot, amelyre szükségesek lehetnek. Ezért a tárolás idejének meghatározása egy másik feladat, amelyet a vizsgálat előtt kell meghatározni. Az archívumba történő átvitel előkészítéséhez szükséges szakértői értékelés elküldése előtti egyes iratokat egyes strukturális részlegek vagy az irodavezetési szolgálat nómenklatúra-ügyekké alakítja.
Az érték vizsgálatát maguk a vállalkozások, a szervezetek levéltárai, valamint az állami levéltárak is elvégezhetik.
Általánosságban elmondható, hogy ha komoly kezelési dokumentumokról beszélünk, akkor azok megőrzésének dátuma a létrehozásukkor előre meghatározott. A tárolás időtartamát befolyásoló fő referencia és szabályozási segédeszközök a tárolási időszakokat jelző dokumentumok listája. Ezeket az értékpapírok szakértői értékelésében használják az önkormányzati, állami levéltárakban és a vállalkozásokban. És az érték, amint mondtuk, a tárolási időben fejeződik ki.
A tárolási idővel rendelkező dokumentumok listája az értékpapírok kategóriáinak és típusainak szisztematikus felsorolása, amely szabályozási információkat tartalmaz a tárolásuk idejéről.
A listák tartalmazzák a szabványos dokumentumok tárolási periódusait, amelyek bármely szervezetben rendelkezésre állnak. A vállalkozás egyes funkcióit tükröző speciális iratok azonban vonatkozhatnak az osztályok listájára.
Dokumentum-archívum
A szervezet dokumentumainak archívuma nem létezhet önmagában. A papírokat egy ideig tárolják benne, majd át kell vinni önkormányzati vagy állami archívumokba. A szövetségi törvény egyértelműen meghatározza a benne lévő sok értékpapír tárolási idejét. Tehát például a személyzeti dokumentumokat, a közjegyzői iratokat, az üzleti könyveket 75 évig meg kell őrizni, a tudományos dokumentumokat pedig tizenöt évig kell megőrizni.
Abban az esetben, ha a szervezet bármilyen okból felszámolódik, a rögzített eltarthatósági idõtartamú dokumentumokat, valamint a személyzeti iratokat át kell vinni az önkormányzati (állami) levéltárba. A nem állami vállalkozásoknak a dokumentumok átadása érdekében először megállapodást kell kötniük az Orosz Föderáció Levéltári Alapjával. Ha nem sikerült időben megkötni, akkor az archívumnak csak a vállalkozás személyzetét tartalmazó papírt kell tárolnia. A fennmaradó dokumentumok megőrzésének helyét a felszámolási bizottság elnöke választja meg.
Hogyan lehet elpusztítani a dokumentumokat?
A vállalkozásban tárolt levéltári iratok megsemmisíthetők, ha a tárolási időszakuk lejárt. A dokumentumok megsemmisítését harmadik fél szervezetének lehet megbízni, vagy saját maga is végrehajthatja. Vannak egységes szabályok, amelyek alapján ezt a folyamatot végrehajtják. Érdemes megjegyezni, hogy csak azokat a dokumentumokat elpusztíthatja, amelyek tárolási ideje lejárt, és amelyek elvesztették gyakorlati jelentőségüket. Az értékpapírokkal kapcsolatban bármilyen intézkedés csak szakértői vélemény alapján lehetséges.
A dokumentumok megsemmisítését a cselekmény végrehajtása kíséri.
A törvény elkészítése
Az iratokat bele lehet vonni a megsemmisítésbe, ha a tárolási idõszak a dokumentum elkészítésének január 1-jén lejárt. Vagyis ha a 2014-es eset és a tárolási időszak öt év, akkor csak 2020-ban lehet belefoglalni a jogi aktusba.
A további félreértések elkerülése érdekében az összes esetet teljes körűen felül kell vizsgálni, ügyelve arra, hogy az abban szereplő összes papír értékét elveszítse. A gyakorlatban azonban gyakran másképp cselekednek. Ha a dokumentumok öt évig polcon fekszenek, és soha nem érinti őket, akkor a szabályokat elhanyagolják. Egyszerűen szelektíven átjárják az eseteket, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy valóban nincs szükségük rájuk.
A jogi aktusnak tartalmaznia kell az ügyek borítóján elérhető információkat. Az ilyen szorgalmas munka szükségtelennek tűnik azok számára, akik nem értik az archívum munkájának bonyolultságát. De a valóságban ez nem így van.
A törvényt minden bizonnyal annak a személynek kell aláírnia, aki elvégezte a szakértői értékelést. Ezenkívül a dokumentum megjegyzi, hogy a tevékenységeket a szervezet szakértői bizottságával állapodtak meg. Végül a törvényt a vállalkozás vezetőjének jóvá kell hagynia.
A szervezet csak az összes eljárás elvégzése után tönkreteheti a törvényben felsorolt eseteket.
Hogyan lehet elpusztítani az üzleti papírokat?
A dokumentumok megsemmisítésének többféle módja van. Ha a vállalkozás területe megengedi, akkor a papírt maguk is elégethetik, a tűzvédelem betartásával. Ezen felül használhatja az iratmegsemmisítő dokumentumokat. Ez azonban egy meglehetősen hosszú folyamat, ez a módszer kis mennyiségekre is alkalmas. Ezekben az esetekben egy aktust önkényes formában állítanak össze, amelyben rögzítik a megsemmisítés tényét.
Nagy mennyiségű, megsemmisítésre szánt eset, általában a vállalkozások ártalmatlanításra vagy újrahasznosításra továbbítják az ezzel foglalkozó speciális szervezetekre.
Az átadás tényét fel kell jegyezni az átvételi igazolásban. A dokumentum megjelöli a dátumot, a súlyt és az esetek számát. A szakértők azt javasolják, hogy a titkosság fenntartása érdekében a cég alkalmazottja jelenjen meg az iratok megsemmisítésén.