Az információk gyakorlati alkalmazása képezi a forrás adatok bemutatásának és formázásának minden formájának egységesítését annak rögzítése, továbbítása és a címzett általi pontos észlelése érdekében.
Ha az információt egy dokumentum szolgáltatja, akkor az konkrét, az általánosan elfogadott és egységes normák, jogszabályi rendelkezések és a társadalmi vagy termelési folyamat követelményeinek területén található. Ezek mindig pontos megfogalmazások és a jelentés kifejezésének egy bizonyos formája a világosan meghatározott cél elérése érdekében.
Dokumentum létrehozása és tartalma
Az egységes dokumentációs rendszerek nem játszanak szerepet, olyan szokás, hogy minden nap saját kezdeményezésére és ismerete alapján készítsen dokumentumokat, vagy bizonyos szabályok szerint töltse ki azokat.
Az élet önmagában az információ örvénye, de minden pillanatban az emberi természet valami összeállítása és egyértelmű rögzítése. Az íratlan szokás szerint az egységes dokumentációs rendszerek az iskola minden emberének fejében kialakulnak, ha nem is korábban. De fejlődésének kezdeti szakaszában az ember nem tulajdonítja számukra azt az alapvető értéket, amelyet megérdemelnek.
A dokumentum két alapvetően különféle típusú lehet:
- formában;
- szerkezete és tartalma.
Formálisan az üres dokumentumok olyan rendes űrlapok, amelyekben szigorúan meghatározott információkat rögzítenek. Az ilyen típusú dokumentumokkal folyamatosan foglalkoznak (óvoda, iskola, klinika, munka, útlevél iroda, ...).
A valódi dokumentumok figyelembe veszik a meglévő tervezési követelményeket. Ellenkező esetben a címzett félreérti őket, és a kívánt eredményt nem érik el.
Minden dokumentumot formában kell elkészíteni, egyértelmű felépítéssel és elvárt tartalommal, meghatározott stílusban kifejezve.
Formálisan hivatkozhatunk a dokumentumokra mint műalkotások, cikkek, oklevelek, disszertációk, könyvek és egyéb írásbeli és grafikai alkotások, de ennek szerkezete és tartalma sokkal homályosabb, mivel az információt szigorúan alakítják át egy bizonyos fogyasztói kör (átvevő) körében.
Az egyesítési rendszerek lényege
Az információ széles körű, de még ha nem is veszi figyelembe a külső forrásokat, akkor minden egyes állami struktúra, vállalkozás, egyéni vállalkozó és hétköznapi személy olyan feltételekkel (követelményekkel) rendelkezik, hogy egy adott szabványt válasszon a környező egységes normák közül.
A meglévő állami egységes dokumentációs rendszerek szinte minden esetben tanácsadói jellegűek. Különösen az alkalmazandó rendeletekkel összhangban.
- A dokumentum dátumát arab számokkal kell összeállítani a következő sorrendben: a hónap napja, hónap, év.
- A hónap napja és hónap - két pár arab számjegy, ponton keresztül; év - négy számjegy (2017. december 4 = 2017. december 4, a GOST R 6.30-2003 szerint).
- Ugyanakkor ez a GOST lehetővé teszi a hónap nevének szóbeli jelzését.
- Ugyanaz a GOST "engedélyezi" a fordított sorrendet: év, hónap és nap.
A dokumentumok jelentős része „szolgálja” az irányítási szférát. A munkahelyzetek ismétlődnek, a végrehajtott tevékenységek hasonlóak, de mindig vannak jellemzők. A GOST R 6.30-2003 jelentősen leegyszerűsíti a dokumentumok létrehozását, és nem csak az irányítási szférában.
Közös vélemény szerint az egyesítés a dokumentumok számának és sokféleségének, a tervezési követelményeknek, a tartalom és a struktúra logikájának csökkentését jelenti. Az egyesítés magában foglalja a dokumentumok létrehozásának, feldolgozásának és végrehajtásának folyamatait is.A nyomathordozó mérete fontos, ha papíralapú dokumentum, vagy az adatformátum, ha elektronikus dokumentum.
Munkafolyamat-területek és a dokumentum szemantika
A szervezet menedzsmentje fontos, de nem az egyetlen terület, amelyhez az egységes dokumentációs rendszerek közvetlenül kapcsolódnak. Bármely vállalkozás számviteli osztálya nemcsak üres űrlapokat használ, ideértve a szigorú jelentési űrlapokat, hanem az „elfogadott” törvényi és helyi előírásoknak, a GOST előírásoknak megfelelő „ingyenes” szövegezési dokumentumokat is.
Az All-orosz osztályozó szerint több tematikus rendszer működik:
- banki szektor;
- a költségvetési intézmények és szervezetek pénzügyi, számviteli és jelentéstételi területei;
- jelentéstételi és statisztikai szféra;
- munkaügyi dokumentációs rendszer;
- külkereskedelem stb.
Az Orosz Föderáció egységes témájú dokumentációs rendszerei lefedik az ország teljes társadalmi-gazdasági infrastruktúráját. Lehet, hogy vannak sajátosságuk régiónként, iparonként, a vállalat kompetenciaterülete szerint.
Ha betartja az All orosz osztályozót, akkor minden dokumentumtípushoz nyolc számjegyű kódot rendelhet, és külön nyilvántartást vezethet. A legtöbb szervezet a meglévő papírmunka-követelményeket használja, és az alapján jóváhagyja saját szabályait.
Kulcspozíciók
A dokumentum célja bizonyos részleteket igényel. A szükséges előírások hiánya a dokumentum érvénytelenségéhez vagy annak végrehajtásának lehetetlenségéhez vezethet. Ebben az esetben a GOST R 6.30-2003 hűségének nincs jelentősége.
A munkamegrendelés a pozíciók meghatározott tartományát tartalmazza. Egy másik az osztály létrehozásának megrendelése. A munkaköri leírás teljesen eltérő, mint a pénzügyi osztály negyedéves jelentése.
Ugyanakkor sok részlet alkalmazási funkcióval rendelkezik. Például a dátumnak lehet más jelentése: a megrendelés aláírásának pillanatában, a munkavállaló elbocsátásának pillanatában, a gyártás megkezdésének pillanatában, a többoldalú megállapodásban. Az utóbbi esetben nemcsak a megállapodásnak az egyes felek általi aláírásának dátumát lehet megadni, amely mindig jogi jelentőséggel bír, hanem az általános dátumot is, például a megállapodott rendelkezések érvényességének kezdetét.
Szóválasztás és megfogalmazás
Bármely vállalkozás munkafolyamata, mint például egy számítógépes program, általában szigorúan formalizált folyamat. A programtól eltérően itt nem egy számítógép működik, hanem egy személy. Nem pontos megfogalmazás lehetséges. A dokumentumok létrehozásának általános körvonalait azonban a GOST 6.30-2003 szerint határozzák meg, a követelményekhez legközelebb eső módon.
Az általánosan elfogadott gyakorlattól való eltérés és a GOST követelményei itt helytelenek: a megrendelés, rendelkezés, nyilatkozat, megrendelés stb. Nem műalkotás, és nincs szükség a gondolkodás kifejezésének formájának keresésére.
Nemcsak a szókincs üdvözlendő, hanem a beszédeknek az egyes esetekben és a megfelelő esethez szükséges részei is. A bevált gyakorlat szerint az abszurditások, hiányzó szavak, mondatok gyakran megtalálhatók a dokumentumokban, vannak olyan következetlenségek, amelyek nem jellemzőek a közbeszédre. De ez szokás, és a maga módján történő megvalósítás nem gyakorlati.
A rajzok, aláírásaik és megnevezéseik tekintetében szokás a tervezési dokumentáció kidolgozásának tapasztalatait használni, amikor ez nyilvánvalóan szükséges. Semmi sem akadályozza meg a normál rajz tervezését ugyanolyan intim módon.
A táblázatokkal kapcsolatban a GOST rendelkezéseit is érdemes figyelembe venni. Ez egy jól bevált gyakorlat, és a munkadokumentumban szereplő táblázatok elsősorban a cselekvés útmutatójához vagy információkhoz szolgálnak a döntés meghozatalához.
Szókincs, felépítés és bemutatási logika
A szöveget mindig össze kell kapcsolni. A mondatok kölcsönösen meghatározzák egymást, vagy finomításokat végeznek. Speciális szavakat és kifejezéseket használunk. Személy toborzása érdekében az igazgató rövid állásfoglalást ír a helyesen írt nyilatkozatra.
A munkavállaló által az előírt formában megírt foglalkoztatási kérelmet a vállalkozás egységeiben hagyják jóvá és előzetes jóváhagyási folyamaton mennek keresztül. Ez még nem egy dokumentum, de már a vállalkozás vezetője által a végső döntés alapjául szolgáló, „rendben” kifejezés formájában.
A határozatban bármi más írása megengedett, nem tiltott, de minden helyzetben ésszerűnek kell lennie. Például egyetemi hallgató. A kifejezés szerepelhet a nyilatkozat szövegében vagy a vállalkozás logikájával összhangban - ezt az igazgató bízza meg.
Számos dokumentum alapvető és hagyományos jellemzője két részből áll:
- ok (alap, cél);
- következtetés (döntés, következtetés, kérelem).
Ez nem fontos, de ahol logikus, minden szükséges mondatot egyértelműen két részre kell osztani. Maga a vállalkozás általános standarditása, egységes dokumentációs rendszerei és helyi rendelkezései szolgálják az építkezés alapjait, amelyekben a dokumentum tárgya meghatározza, hogy miként lehet megfogalmazni az okot és a következtetést.
A gyakorlatban ez a megközelítés felgyorsítja a fontos dokumentumok létrehozását, lehetővé teszi, hogy ne a teljes szövegre összpontosítson, hanem csak a változó részre.
A vállalkozás helyi dokumentumai
A dokumentumok egyesítése és szabványosítása minden vállalkozásra jellemző. Egyesek ezt írásban teszik, mások betartják a szóbeli gyakorlatot. Minden a vállalkozás méretétől és a felelősség mértékétől függ.
A legtöbb helyi rendelkezést egy vállalkozás létrehozásakor állítják össze a hatályos jogszabályok, a GOST, az iparágban vagy egy adott üzleti területen alkalmazandó szabályozási adatok alapján.
Az ilyen egységes dokumentációs rendszerek egyediek és gyakran egy adott vállalat know-how-ja, a használt szoftveren alapulnak és üzleti titkot képeznek. Ritkán változnak, és a változások a társaság növekedésének, kompetenciájának vagy üzleti szintjének kibővítésének szakaszaihoz kapcsolódnak.
Fontos helyi dokumentumok a gyártási tervek, a műszaki specifikációk, a munkatervek. Itt a dokumentumok egyesítése és szabványosítása hasonló. Minden új, például naptártervet az előzőhöz hasonlóan készítünk, és az új számvitelt a számviteli politikában az előző alapján fogalmazzuk meg, figyelembe véve a külső követelmények változásait (jogszabályok, adó, állami ellenőrző szervek stb.)
Információáramlás
A vállalkozás jól hibázott dokumentumfolyamata, különösen akkor, ha az egységes dokumentációs rendszer logikáját, felépítését és szókincsét szoftver-technikai menedzsment rendszer formájában valósítják meg, lehetővé teszi nem csak az alkalmazottak üzleti és funkcionalitásának egyszerűsítését, hanem tevékenységük megfelelő irányba történő irányítását is, lehetővé téve a dokumentumok létrehozásának automatizálását és az ellenőrzést. feldolgozása és végrehajtása.
A belső és külső információáramlás, időzített és tartalmi formában megvalósított vállalati infrastruktúra lehetővé teszi, hogy a vállalkozás vezetését magasabb szintre helyezze át.
Sok modern információs rendszer már régóta működik a feladat szintjén, biztosítva a szükséges bemeneti adatok megfogalmazását és jelentések készítését. A munkavállalók szerepe egy ilyen rendszerben a kreativitás és a vállalat céljainak felel meg, nem pedig egy adott dokumentum elkészítésének összefüggésében.
A társaság és az alkalmazottak magatartása
A GOST R 6.30-2003 és más szabályozási dokumentumok meghatározzák a dokumentumok formáját, részleteit, szavait és kifejezéseit, meghatározzák a papír hordozóinak logikáját és méretét, behúzásokat, margókat, ábrák szegélyeit, táblázatokat és egyéb műszaki részleteket - mindez fontos és helyénvaló mérlegelni.
A vállalat szokásos munkája a szokásos munkafolyamat, amelyben minden alkalmazott szerepét szabályozza és elvárja.
Ebben az összefüggésben és az informatika fejlett fejlettségi szintjének jellemzőivel összefüggésben a munkavállalói magatartás kérdése aktualizálódott. Bizonyos események kialakulásának várható változatának fényében munkák, dokumentumok, eltérések észlelhetők.
Ez a szempont nem kevésbé jelentős a vállalat infrastruktúrájának kiépítésében. Fontos nem csak a dokumentumokkal való helyes munka megszervezése, hanem a dokumentumokkal való munka folyamatának ellenőrzése is.