Per prendere qualsiasi decisione importante necessaria per un condominio, è richiesto il voto dei proprietari. Questo processo può essere eseguito in diverse forme, ognuna delle quali ha le sue caratteristiche e il suo scopo. Spesso non c'è occasione per tutti i comproprietari di partecipare alla prossima riunione, quindi è necessario ricorrere al modulo di corrispondenza. I proprietari di appartamenti in un edificio dovrebbero sapere in che modo i proprietari di abitazione tengono le schede di voto, quali schede vengono utilizzate e come vengono redatti correttamente i verbali e conteggiati i voti.
Il concetto di voto per assente
Per ogni edificio multi-unità, l'organo supremo è l'incontro dei proprietari. È su di esso che vengono prese decisioni significative riguardo al mantenimento dell'oggetto in condizioni ottimali.
In tali incontri, i proprietari degli appartamenti cercano di migliorare le condizioni di vita e ottimizzare la gestione. La procedura sulla base della quale si svolge la votazione è stabilita nella carta della HOA o del codice penale. Perché una decisione sia legittima, è richiesto un certo quorum. Per questo, è necessario che almeno il 50% dei residenti della casa prenda parte alla procedura.
Se durante la riunione vengono risolti problemi relativi alle attività finanziarie ed economiche, ad esempio, è necessario un prestito o una revisione generale, una caratteristica importante è la presenza di almeno il 60% dei proprietari di appartamenti.
I residenti vengono avvisati della riunione utilizzando una citazione speciale. Forma di voto predeterminata. Se non è possibile raccogliere il numero richiesto di comproprietari, è necessario ricorrere al voto per assente. La procedura presuppone che i cittadini non si riuniscano in nessuna stanza, quindi ricevono le schede, che vengono poi compilate a casa. Solo dopo che sono stati raccolti e conteggiati viene presa una decisione.
Caratteristiche del modulo di corrispondenza
Il presidente della HOA deve sapere in che modo i titolari di case tengono le votazioni per assente e quali condizioni devono essere soddisfatte per questo. Le caratteristiche di questo processo includono:
- Viene effettuato solo a condizione che non sia possibile in alcun modo organizzare un incontro di persona;
- la procedura viene eseguita in più fasi, poiché inizialmente viene eseguita la preparazione, dopo di che tutti gli inquilini vengono informati del voto previsto e solo dopo viene eseguita la procedura diretta per la compilazione del questionario;
- dopo aver riassunto, i verbali della riunione sono formati con competenza;
- tutti i cittadini coinvolti in questo processo dovrebbero essere informati dei risultati;
- Le fasi principali sono svolte dal presidente del consiglio di casa e può anche avvalersi dell'aiuto degli impiegati del codice penale responsabili di questa struttura.
I residenti possono coinvolgere i dipendenti del codice penale nella procedura. Sono quelli che preparano i voti delle assenze per i proprietari di casa e spiegano anche ai residenti come viene svolto il processo. La società di gestione può sviluppare autonomamente la forma e il contenuto del questionario.
Quali problemi vengono affrontati?
Quando si sceglie la forma di voto assente dei proprietari di case, è possibile risolvere molti problemi importanti. Per esempio:
- si decide quando e con quali mezzi verranno eseguite le riparazioni attuali o importanti dell'edificio multipiano;
- definisce le regole e le sfumature del paesaggio situato vicino alla casa;
- viene presa una decisione in merito alla possibilità di affittare locali appartenenti alla casa;
- valutato la necessità di aumentare le tariffe per la revisione;
- viene nominato il presidente o il segretario della HOA.
Se capisci come viene effettuata la votazione per assente dai proprietari di case, puoi legalmente e prontamente risolvere molte questioni importanti che riguardano ogni proprietario di appartamento in un tale edificio. L'elenco di domande sopra riportato è approssimativo, pertanto è consentito prendere decisioni relative ad altri punti importanti.
Regole di notifica degli inquilini
Tutti i proprietari di appartamenti nell'edificio devono essere informati in anticipo della procedura. Per questo, vengono inviate loro notifiche scritte. Sono compilati da persone della gestione domestica che decidono se condurre un sondaggio.
Gli iniziatori inviano notifiche a tutti i residenti della casa, per i quali possono visitare personalmente gli appartamenti o lasciare documenti nelle cassette postali. La documentazione viene inviata 10 giorni prima della raccolta diretta. Non esiste un modulo approvato per tali notifiche, ma devono certamente contenere le seguenti informazioni:
- informazioni sulle persone che sono gli iniziatori diretti del sondaggio;
- forma del processo;
- data in cui verrà eseguita la procedura;
- il tempo entro il quale tutti i residenti sono tenuti a restituire le schede completate;
- è indicato il luogo in cui saranno raccolti i voti dei proprietari degli appartamenti;
- l'ordine del giorno della riunione e dopo il trasferimento delle notifiche sarà impossibile modificare tale ordine del giorno;
- metodo e tempo di conoscenza delle informazioni relative alle questioni discusse.
È consentito inviare i dati di notifica ai proprietari di appartamenti per posta. A tale scopo vengono utilizzate le lettere raccomandate con conferma di consegna. Se la documentazione viene consegnata a tutti i residenti, è importante eseguire questo processo con una firma.
Come viene determinata l'ammissibilità?
Al fine di prendere le decisioni prese dopo il voto autorevole, alcune condizioni devono essere prese in considerazione. Questi includono:
- tutti i proprietari di appartamenti situati in un condominio devono essere informati in anticipo della procedura;
- i voti di tutti gli inquilini non sono richiesti, ma è richiesto un quorum, pertanto almeno il 50% degli avversari deve votare minimo;
- se vengono risolti problemi finanziari, dovrai raccogliere voti dal 60% dei proprietari di appartamenti.
Se non è possibile raggiungere un quorum, dovrai votare nuovamente.
Requisiti di processo
Affinché il voto sia legale, vengono presi in considerazione i seguenti requisiti:
- vengono utilizzati bollettini ottimali;
- si ottiene il quorum ottimale;
- i proprietari degli appartamenti vengono informati in modo tempestivo delle votazioni;
- questioni importanti vengono affrontate;
- risultati registrati con competenza;
- tutti i residenti sono informati della decisione.
Solo in tali condizioni si otterranno risultati ottimali che non possono essere contestati.
Come vengono tenute le assenze dai proprietari di case?
La procedura è considerata abbastanza semplice, ma affinché tutte le decisioni prese siano legali, è necessario tenere conto della corretta sequenza di azioni. Pertanto, vengono implementati i seguenti passaggi:
- determina i motivi per cui è impossibile tenere un'assemblea generale per l'attuazione del voto aperto;
- viene redatto un avviso in cui sono inserite le informazioni sull'ordine del giorno e sono inclusi i dati su tutti gli iniziatori di questo voto;
- entro il periodo di tempo specificato, tale notifica deve essere ricevuta da ciascun proprietario della casa;
- a un periodo prestabilito, tutti i proprietari di appartamenti ricevono schede preparate;
- rispondono alle domande poste sotto forma di voto, per le quali possono scegliere le seguenti opzioni: a favore, contro, astenersi;
- i moduli compilati specificati nel metodo di notifica vengono trasmessi agli iniziatori del voto;
- viene effettuato il conteggio dei voti, dopo di che viene redatto un protocollo;
- Sulla base dei risultati, viene presa una decisione.
Quando si compila un avviso, è possibile utilizzare qualsiasi modulo adatto. La votazione per assente dei proprietari di case dovrebbe essere tenuta nel momento indicato nel presente documento.
Bollettino
Gli elettori possono creare i propri voti. Includono informazioni su quali problemi debbano essere risolti dai proprietari degli appartamenti della casa. Si consiglia di studiare i campioni di schede di assente da parte dei proprietari di case al fine di avere un'idea di come appare questa documentazione.
Per facilitare la decisione, tutte le domande sono scritte in modo preciso e chiaro. Il documento propone tre possibili risposte, che consente di controllare la risposta opposta. Un campione di voti assenti dei proprietari di case differisce solo nel nome. Un esempio di questo documento può essere studiato di seguito.
Sfumature di conteggio dei voti
Dopo la votazione, il gruppo d'iniziativa conta i voti. Per questo, vengono prese in considerazione le risposte a tutte le domande disponibili nei bollettini. Solo sulla base delle informazioni disponibili in questi documenti, vengono determinati i risultati della votazione assente dei proprietari di case. Una newsletter di esempio può essere studiata sopra.
Vengono utilizzati solo i documenti presentati in tempo dai proprietari degli appartamenti. Il numero di voti è determinato in base all'area dell'appartamento nella casa. È consentito che la votazione sia compilata da un rappresentante che ha una procura autenticata.
Vengono conteggiati solo quei voti in cui viene selezionata una risposta tra tre opzioni. Se le persone violano i requisiti per la compilazione di un documento, i loro voti non vengono conteggiati.
Come vengono elaborati i risultati?
Non appena viene effettuato il conteggio dei voti, il presidente della HOA redige un protocollo a scrutinio per assente. Quando si compilano le seguenti regole:
- il numero di tutti i proprietari di appartamenti in un condominio;
- quanto correttamente i moduli sono stati compilati dai cittadini;
- se è stato raggiunto un quorum;
- se la votazione è stata condotta correttamente, poiché se vengono identificati errori gravi, i risultati vengono facilmente riconosciuti come non validi.
Tutte le decisioni eseguite correttamente sono certamente registrate nel protocollo. Inoltre, include le seguenti informazioni:
- nome del documento;
- data della votazione;
- luogo di raccolta dei bollettini;
- informazioni sugli iniziatori del processo;
- il numero di proprietari di appartamenti votati;
- informazioni sul presidente e sul segretario della riunione;
- questioni che sono state considerate nel processo di voto;
- indica se è stato raggiunto il quorum desiderato;
- vengono forniti i risultati della votazione diretta;
- alla fine la firma viene fatta dal presidente e dal segretario.
L'originale di questo documento deve essere conservato dal presidente e le copie devono essere inviate entro 5 giorni al codice penale, all'associazione dei proprietari di case e alla cooperativa per gli alloggi. Di seguito è riportato un esempio di protocollo di voto per assente.
conclusione
Se non è possibile tenere un'assemblea generale, si terrà una votazione per assente. Implica il trasferimento in diversi modi ai residenti della costruzione di votazioni speciali. In modo tempestivo, queste forme devono essere trasmesse a individui proattivi.
Sulla base dei risultati ottenuti, si forma un protocollo di voto, con il quale è possibile scoprire quali decisioni sono state prese dai residenti dell'edificio.