Quando assume uno specialista, il datore di lavoro avvia una carta personale speciale. È formato sotto forma di T-2. Contiene varie informazioni sul dipendente e indica anche la data di assunzione. L'agente del personale è impegnato nella preparazione di questo documento. Per inserire i dati, viene utilizzato un campione della carta personale del dipendente, che consente di comprendere quali informazioni devono essere contenute in questo documento. Queste carte devono essere formate da diverse società e singoli imprenditori che assumono ufficialmente cittadini.
Sono necessarie le carte dei dipendenti personali?
Le carte personali sono rappresentate da un importante documento contabile contenente informazioni personali su un determinato dipendente dell'azienda. Le caratteristiche della sua compilation includono:
- è certamente formato per ogni specialista dal datore di lavoro, rappresentato dal capo dell'azienda o da un imprenditore privato;
- Per creare questo documento, viene utilizzato il modulo T-2 approvato;
- viene redatta una carta per qualsiasi dipendente dell'azienda che possa lavorare sulla base di un contratto a tempo determinato o illimitato;
- questo documento viene creato immediatamente dopo l'accordo formale di uno specialista specifico e le informazioni vengono inserite fino alla fine del rapporto di lavoro;
- la carta personale è chiusa nel momento in cui il cittadino lascia, ma allo stesso tempo deve essere conservata in azienda per almeno 10 anni.
Queste carte sono nel dipartimento del personale di qualsiasi azienda.
Posso rifiutare di richiedere carte personali?
I datori di lavoro sono tenuti a preparare e completare questo documento. Non è consentito sostituire le carte con file personali. Pertanto, una carta T-2 personale è un documento obbligatorio per ogni datore di lavoro.
Questo documento dovrebbe duplicare le informazioni inserite nel libro di lavoro. Pertanto, vengono indicate informazioni non solo sull'assunzione, ma anche sulla ricezione di vari premi da parte di un cittadino, su trasferimenti, licenziamenti o altri eventi. Il datore di lavoro deve informare lo specialista diretto con la firma per ogni voce inserita sulla carta.
Quali documenti sono necessari?
Una forma uniforme della carta personale di un dipendente deve essere disponibile per ogni datore di lavoro. Per inserire informazioni diverse in questo documento, il responsabile dell'azienda deve richiedere al cittadino una certa documentazione, che comprende:
- passaporto di un cittadino;
- libro di lavoro;
- il personale militare presenta un documento di identità militare;
- documenti sull'istruzione;
- SNILS;
- INN;
- altri documenti, e dipendono dal tipo di posizione che un cittadino occuperà nella società, pertanto sono spesso richiesti certificati medici, una patente di guida, un certificato di sviluppo professionale, nonché vari documenti che confermano che il dipendente ha precedentemente ricevuto vari premi dallo stato.
Inoltre, vengono inserite le informazioni dai documenti amministrativi pubblicati dal capo della società. Altri dati vengono trasmessi oralmente dal cittadino, in quanto non possono essere ottenuti da documenti ufficiali. Questi includono informazioni sulla composizione della famiglia, informazioni di contatto, date di nascita dei bambini, livello di conoscenza di qualsiasi lingua straniera o altri dati. Tutte queste informazioni vengono trasmesse oralmente. Pertanto, quando si compila inizialmente un campione della carta personale di un dipendente, è necessario che lo specialista sia presente durante questo processo.
Quali sezioni sono disponibili?
La scheda personale ha molte sezioni diverse, ognuna delle quali ha il suo scopo unico. Le informazioni vengono inserite solo in presenza di documenti ufficiali da cui vengono trasferiti i dati. Le sezioni della carta personale del dipendente sono rappresentate dai seguenti elementi:
- informazioni generali sul cittadino;
- informazioni sulla registrazione militare;
- la data in cui un cittadino è stato assunto o trasferito in un'altra posizione all'interno dell'azienda;
- informazioni sulla certificazione approvata;
- informazioni sui corsi in base ai quali è stata migliorata la qualifica di cittadino;
- riqualificazione dei dati;
- elenca tutti i premi, i premi e gli onori ricevuti dallo specialista;
- informazioni sulle vacanze;
- sono forniti dati sui vari benefici sociali che un dipendente può utilizzare sulla base di requisiti legislativi;
- informazioni aggiuntive;
- informazioni sulla risoluzione dei rapporti di lavoro con il dipendente e ciò include informazioni sull'ordine in base al quale è stato risolto il contratto di lavoro.
Ogni sezione dovrebbe includere solo informazioni affidabili, per le quali è importante utilizzare i documenti ricevuti dal dipendente, nonché vari ordini elaborati dal datore di lavoro.
Regole di compilazione
Quando si inseriscono informazioni nel documento, si consiglia di utilizzare un campione della carta personale del dipendente al fine di prevenire errori. Nel mantenere questo documento, le regole vengono prese in considerazione:
- il modulo è stampato esclusivamente su cartone;
- viene utilizzata la stampa duplex;
- se viene creata una carta per personale scientifico e pedagogico, viene utilizzato il modulo T-4;
- questa documentazione è conservata nell'archivio per 75 anni;
- se la società chiude o l'IP cessa di funzionare, il documento viene inviato all'archivio della regione, poiché serve come prova dell'impiego di un determinato cittadino.
La tessera personale T-2 non viene avviata per i cittadini che lavorano a tempo parziale, pertanto sono creati esclusivamente per i dipendenti a tempo pieno.
Le sfumature del riempimento
Quando si immettono informazioni nella forma di una carta personale, è necessario che l'agente del personale aderisca a determinate regole. Questi includono:
- le prime due pagine devono essere riempite immediatamente dopo l'assunzione di un nuovo specialista;
- tutte le altre pagine vengono compilate durante il lavoro del cittadino in azienda, ad esempio quando si riceve un premio o si trasferisce in un'altra posizione;
- tutte le informazioni sono trasferite esclusivamente da documenti ufficiali;
- Ogni informazione inserita viene completata con un riferimento alla fonte, generalmente presentata in base all'ordine del manuale.
La società può utilizzare un sistema elettronico che consente di conservare le carte personali dei dipendenti in formato elettronico. Ma in ogni caso, la documentazione correttamente compilata viene stampata su cartone.
Di seguito è riportato un esempio della carta personale di un dipendente.
Tutti i dati vengono inseriti negli appositi campi. Continuazione del documento seguente.
Quali informazioni personali vengono inserite?
Nella prima pagina della scheda personale devono essere presenti informazioni personali relative allo specialista assunto. Per questo vengono utilizzati i dati di un passaporto, un diploma e altri documenti simili disponibili allo specialista assunto.
Le regole per l'immissione di informazioni personali includono:
- indica il nome del cittadino;
- Indica quali lingue straniere parla un dipendente;
- le informazioni dall'esperienza possono essere tratte dal libro di lavoro o da altri documenti trasmessi dal dipendente;
- la data e il luogo di nascita del cittadino sono prescritti e non è consigliabile utilizzare abbreviazioni;
- se una persona ha una seconda cittadinanza, viene prescritto il nome dello stato;
- informazioni sui familiari di un cittadino;
- È indicato il luogo di registrazione e di residenza.
I punti principali del documento sono compilati con precisione quando si fa domanda per un lavoro. La carta personale del dipendente viene ulteriormente archiviata nel dipartimento del personale dell'azienda.Non appena vengono immesse tutte le informazioni necessarie, il dipendente deve assicurarsi della loro affidabilità, dopodiché firma il documento.
Dati di record militari
Questa informazione è inserita nella seconda sezione. A tal fine, viene indicato se il nuovo dipendente è responsabile per il servizio militare e vengono fornite anche informazioni sulla sua idoneità al servizio militare.
Il dipendente del dipartimento del personale deve prendere le informazioni esclusivamente dall'ID militare del dipendente. Se un dipendente è soggetto a una chiamata, questo fatto è indicato su una carta personale.
Informazioni sull'istruzione
Ogni dipendente può avere il proprio livello di istruzione, per il quale vengono utilizzati i codici appropriati durante l'uso della carta.
Ad esempio, se un dipendente ha solo un'istruzione generale di base, viene inserito il numero 03 e se si è laureato, il codice è 18. Se uno studente studia negli ultimi corsi dell'istituto, viene fatta una registrazione sulla presenza di un'istruzione superiore incompleta. Per fare questo, un cittadino richiede un certificato speciale, che può ricevere presso l'istituzione scolastica.
professione
Le informazioni sulla professione sono inserite nel paragrafo 7 del documento. Riflette quale professione possiede un nuovo dipendente.
È necessario indicare non solo la professione principale, ma anche quelle aggiuntive, se presenti. La principale dovrebbe essere la specialità, che è la più significativa per l'impresa immediata.
Esperienza lavorativa
È calcolato sulla base delle informazioni disponibili nella cartella di lavoro o in altra documentazione del dipendente. Utilizzando queste informazioni, puoi capire se il dipendente ha diritto a vari benefici.
È importante considerare non solo l'esperienza generale, ma anche continua. Per fare ciò, si stima quanto tempo è trascorso tra le date di licenziamento e di impiego. Se c'è un periodo superiore a un mese, in questo caso l'esperienza viene interrotta.
Informazioni sulla famiglia
Le informazioni sul fatto che un cittadino sia ufficialmente sposato sono prese dal passaporto. Se il dipendente non è mai stato in un brigantino a palo, allora viene indicato il codice 1 e se ha un coniuge ufficiale, viene messa la figura 2.
Per i vedovi viene utilizzato il codice 4 e, se l'uomo ha divorziato, viene applicato il codice 5. Inoltre, le informazioni sulla composizione della famiglia vengono inserite nella scheda personale. Le informazioni sono contenute nel paragrafo 10. È importante indicare qui chi è un parente stretto del cittadino. Genitori, fratelli, coniugi e figli sono inclusi. Inoltre, dovrebbero essere fornite informazioni su tutti gli alunni per i quali è stata rilasciata la tutela ufficiale.
Nel paragrafo 11, vengono forniti i dettagli del passaporto del dipendente.
Luogo di residenza
Questa informazione è considerata importante, in quanto ti consentirà di trovare un dipendente se improvvisamente non viene al lavoro. Inoltre, in base a questo indirizzo, è possibile inviare varie notifiche per posta.
Per quanto possibile, le informazioni di contatto sul dipendente sono inserite nel paragrafo 12.
Occupazione e trasferimenti
Questa sezione inizia necessariamente con un record, sulla base del quale uno specialista viene accettato nell'azienda. Oltre alla carta personale del dipendente, viene compilata anche la cartella di lavoro. Per questo, vengono prese in considerazione le informazioni dall'ordine emesso dal datore di lavoro. Devono essere indicati i seguenti dati:
- data di ricezione o trasferimento;
- nome del dipartimento in cui lavorerà lo specialista;
- posizione ricoperta, qualifica e grado;
- salario, indennità e aliquota tariffaria.
Alla fine, il dipendente deve firmare il documento.
Certificazione e formazione avanzata
Questa sezione viene compilata se la certificazione dei dipendenti viene eseguita sul posto di lavoro. Per questo, sono indicate la data di questo evento e la decisione presa dalla commissione.
Se un cittadino segue una formazione a lungo termine, sulla base della quale migliora le sue qualifiche, queste informazioni vengono inserite in una carta personale. In questo caso, viene presa in considerazione solo la formazione che dura più di 100 ore.
Inoltre, vengono introdotte informazioni sulla riqualificazione del personale. In questo caso, il dipendente acquisisce un'altra professione.Ma la formazione dovrebbe richiedere più di 500 ore accademiche in tempo.
Vacanze e benefici sociali
Nella sezione dedicata alle vacanze, vengono registrati tutti i giorni di riposo. Vengono fornite informazioni su congedi annuali o di studio, nonché sui giorni stabiliti senza retribuzione.
La base può essere un ordine di gestione o un programma ferie.
licenziamento
Questa sezione è compilata solo dopo la cessazione del rapporto di lavoro con il dipendente. Qui sono indicati la data del licenziamento e i dettagli del relativo ordine.
Dopo aver effettuato questa registrazione, la scheda personale viene chiusa. Firma l'agente e l'impiegato del personale.
Regole di conservazione
La carta personale del dipendente viene archiviata utilizzando una cassaforte o un armadio. Non è consentito che tutto il personale dell'azienda abbia accesso a questi documenti.
Organizza i documenti utilizzando i soliti delimitatori in ordine alfabetico e dipartimenti dell'azienda. Sono conservati per 75 anni.
conclusione
Una carta personale è un documento obbligatorio e importante per ciascun dipendente. È compilato in qualsiasi azienda. Contiene varie informazioni sul dipendente, presentate in base alle date di assunzione e licenziamento, nonché dati personali.
Il documento viene archiviato solo in un armadio sicuro o chiuso, poiché non è consentito a tutti i dipendenti dell'azienda avere accesso ad esso. È compilato da un ufficiale del personale designato.