I documenti personali sono documenti emessi dalle autorità statali contenenti informazioni biografiche per identificare il proprietario. Sono richiesti quando si effettuano transazioni immobiliari, si ottengono prestiti, si acquistano biglietti. Così come la registrazione dei rapporti di lavoro.
Classificazione del documento
Per la classificazione dei documenti utilizzando il principio di origine e somiglianza.
Per origine, ci sono tipi di documenti:
- privato;
- ufficiale.
Un documento di origine privata è un supporto cartaceo creato da un individuo nella sua vita personale, non correlato alla sua sfera lavorativa o ai suoi doveri pubblici. Tali documenti includono lettere, memorie di natura privata, diari, album fotografici.
Un documento ufficiale è una fonte di informazioni creata da una persona giuridica, un singolo imprenditore per adempiere ai suoi compiti statutari e che incidono sul campo sociale e lavorativo.
Tipi di documenti
Tra gli ufficiali distinguono questi tipi di documenti personali:
- carte d'identità;
- confermare specialità, istruzione, qualificazione;
- confermare l'anzianità;
- di carattere personale.
È impossibile trovare un lavoro se i documenti di cui sopra non vengono forniti al servizio del personale. Questo obbligo di un dipendente è regolato dall'articolo 65 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Il documento principale che prova l'identità di una persona è un passaporto.
Ma, oltre al passaporto, ci sono molti documenti che possono sostituirlo se necessario, identificazione. Questo è un certificato di marinaio, militare, documento di identità militare, permesso di soggiorno, certificato di nascita, passaporto straniero, ecc.
Documenti per l'impiego
L'occupazione sarà negata se la posizione prevede competenze professionali e il candidato non ha un documento di istruzione. Per gli operatori sanitari, oltre a un diploma rilasciato da un istituto medico e uno stage, un certificato di formazione avanzata e un certificato per il diritto a fornire servizi medici in una particolare specialità.
I documenti di natura personale comprendono reclami, reclami, reclami scritti, spiegazioni.
File personale
L'elenco degli affari della nomenclatura è approvato dal capo dell'organizzazione. Un file personale non è obbligatorio per le aziende. Un'eccezione per le organizzazioni governative, in cui sono rilasciate a tutti. Il datore di lavoro decide autonomamente se creare o meno. Benefici tangibili: i file personali forniscono informazioni rapide, tempestive e complete su ciascun dipendente. Nel caso di ispezioni da parte delle autorità ispettive, quando numerosi documenti di dipendenti possono essere urgentemente necessari, lo svolgimento di tali casi semplifica notevolmente la procedura. Tutti i documenti necessari per la creazione di cartelle sono forniti dal dipendente stesso, ma a volte il datore di lavoro raccoglie in modo indipendente informazioni per verificare il dipendente appena assunto, ad esempio caratteristiche e raccomandazioni.
Durante il periodo di lavoro, il dipendente è coinvolto nel processo lavorativo: è possibile spostarlo in altri dipartimenti o in altre posizioni, imponendo sanzioni disciplinari o premi. Tutto ciò è accompagnato dalla pubblicazione di documenti del personale che riempiono il file personale del dipendente. Si chiude dopo la cessazione dei rapporti di lavoro con il dipendente. Il periodo di conservazione dei file personali dei dipendenti licenziati prima del 01.01.2003 è di 75 anni e di 50 anni per quelli licenziati dopo il 01.01.2003. I casi dei leader dell'organizzazione, i deputati di qualsiasi livello, i dipendenti con premi e titoli vengono archiviati a tempo indeterminato.
Struttura normativa dei documenti
Non vi è alcun atto che regola la composizione dei file personali. I datori di lavoro determinano l'elenco dei documenti in modo indipendente, in base alle specifiche dell'organizzazione. I documenti in arrivo sono divisi in diverse categorie.
Esistono documenti personali necessari per la conclusione di un contratto di lavoro. Sulla base di questi, viene compilato un contratto di lavoro, le informazioni vengono inserite nel programma 1C. Non c'è modo di fare a meno di un contratto di lavoro, passaporto, record di lavoro, TIN, SNILS.
Se il candidato fa domanda per una posizione che richiede una formazione professionale, quindi un diploma. Se un candidato è responsabile del servizio militare, allora una carta militare. Per alcune categorie di dipendenti, è obbligatorio un referto medico basato sui risultati di una visita medica.
La categoria successiva sono i documenti che sono stati creati durante il periodo di lavoro nell'organizzazione. Ciò include copie degli ordini per trasferimenti, una preclusione.
E l'ultima categoria sono i documenti che sono stati formati al momento della risoluzione del contratto di lavoro. A seconda dei motivi del licenziamento, si tratta di una lettera di dimissioni, un avviso di licenziamenti, una copia del certificato di morte e una copia dell'ordine di licenziamento.
Condotta del documento aziendale
I dipendenti nominati dall'ordine del direttore generale responsabile del mantenimento del flusso di lavoro del personale sono personalmente responsabili della sicurezza dei documenti. Se le informazioni sul dipendente cambiano, il file personale viene integrato, ma il vecchio documento non può essere rimosso. Le cartelle con le custodie devono essere in un apposito armadio metallico o sicuro. È vietato conservare i documenti personali dei dipendenti dopo aver raggiunto gli obiettivi di elaborazione. Una volta raggiunto l'obiettivo per il quale sono stati richiesti i documenti, questi dovrebbero essere esclusi dal caso e restituiti al proprietario con la firma. Se non vi è alcuna possibilità di tornare, sono soggetti alla distruzione da parte di una commissione appositamente nominata.