Molte organizzazioni partecipano a varie gare d'appalto. Ma allo stesso tempo, spesso non sanno come compilare e certificare correttamente i documenti di gara. Inoltre, tale domanda è una delle più importanti che richiedono un'attenzione speciale. Sia la procedura che la composizione della documentazione di gara sono determinate da leggi e regolamenti a cui sono tenuti a conformarsi.
Concetto tenero
Tender è una competizione per la fornitura di servizi, beni o l'esecuzione di qualsiasi lavoro. Le regole per condurre tali selezioni sono indicate nella documentazione di gara, in base alla quale i partecipanti che vogliono prendere parte alla lotta devono fornire alla commissione le condizioni più favorevoli offerte al cliente.
Il contratto di appalto è concluso con il partecipante che può fornire l'offerta più vantaggiosa per l'organizzatore, che deve rispettare pienamente le istruzioni impartite.
La documentazione di gara è un pacchetto di documenti che rivela le condizioni dell'offerta e il contenuto del contratto futuro.
Contiene necessariamente parti sia tecniche che commerciali.
La parte tecnica comprende informazioni sulle condizioni del contratto, caratteristiche e descrizioni dell'oggetto o dell'oggetto dell'offerta, istruzioni destinate ai fornitori, nonché schede informative che indicano la procedura per l'attuazione e la presentazione delle domande di partecipazione alle offerte. Anche in questa parte sono indicati i requisiti per il contenuto dell'ordine di acquisto: nome, programmi volumetrici, riferimenti a standard e condizioni tecniche.
La parte commerciale della documentazione di gara contiene tutti i prezzi e la procedura per il loro calcolo, le condizioni stabilite dal piano dei pagamenti, le fonti di finanziamento per questo contratto. Indica inoltre le garanzie fornite dalla banca per l'esecuzione dell'operazione di gara da parte del cliente e i requisiti per i vari tipi di assicurazione.
La documentazione tenera, una domanda di esempio e raccomandazioni per la loro compilazione sono contenute nel Gosstroy MDS 80-4.2000 della Russia. Il contenuto più dettagliato della documentazione è determinato dal comitato di gara.
Procedura di redazione
La preparazione dei documenti di gara è una procedura separata, molto importante e inalienabile per lo svolgimento di gare d'appalto. Stabilisce in conformità con la legge applicabile il contenuto dei dati personali, come ad esempio:
- Nome dell'organizzatore.
- Il suo indirizzo legale e numeri di telefono.
- Numeri di fax e indirizzi e-mail.
- Prezzo, luogo e condizioni per ottenere un pacchetto di documenti.
Le autorità ispettive avanzano sempre i requisiti per la disponibilità di un progetto di contratto dall'elenco delle condizioni da stabilire. La documentazione indica anche il metodo per valutare le proposte fatte usando un sistema specifico.
registrazione
Lo sviluppo della documentazione di gara può essere effettuato sia dall'organizzatore che da una società di consulenza speciale. Per compilarlo, è possibile utilizzare i campioni standard e le raccomandazioni metodologiche, nonché la legislazione, che specifica i requisiti normativi per la compilazione. Puoi anche contattare il centro finanziario, dove uno specialista nella documentazione di gara offrirà i suoi servizi per la sua preparazione competente. Ci sei dentro termini brevi fornire assistenza professionale e qualificata.
contenuto
Il modulo di documentazione di gara, oltre alle informazioni destinate ai futuri offerenti, dovrebbe contenere informazioni quali il contenuto numerico e dettagliato del pacchetto di documentazione redatto dal fornitore, espressa conferma della sua domanda di partecipazione:
- Domanda di partecipazione.
- Descrizione dei documenti allegati.
- Riferimento bancario sull'assenza di debiti scaduti.
- Informazioni tecniche, operative e di qualità richieste, nonché una descrizione dettagliata dei materiali e delle merci acquistati.
- Progetto di contratto per gli acquisti pianificati.
- Istruzioni metodologiche per effettuare calcoli sulla domanda d'appalto, compresi i suoi componenti, come le spese per il pagamento di pagamenti assicurativi e doganali, servizi di trasporto, varie tasse e imposte, oltre al costo della merce consegnata, nonché una tabella dettagliata dei prezzi.
- Viene indicata la valuta con cui sono espressi i prezzi nell'offerta.
- Requisiti per la gara d'appalto.
- Viene discussa la possibilità di modificare o revocare tali domande durante e prima della scadenza per l'annuncio dei risultati di gara.
- Scadenze, luogo di presentazione delle domande.
- Luogo, data e ora di apertura delle buste per le offerte.
- Informazioni sulla possibilità di fornire priorità ai produttori nazionali.
Un potenziale fornitore ha il diritto di presentare domanda scritta all'organizzatore dell'offerta con una richiesta di chiarimenti su clausole e disposizioni della documentazione di gara entro e non oltre 10 giorni prima della decisione finale. A sua volta, l'organizzatore dell'offerta deve, entro tre giorni dal ricevimento di tale domanda, inviare spiegazioni adeguate a tutti i fornitori che partecipano all'offerta, senza indicare l'autore della richiesta iniziale.
Apportare modifiche e integrazioni
Aggiunte o eventuali modifiche possono essere apportate da uno specialista nella preparazione dei documenti di gara su richiesta dell'organizzatore della gara. Tali azioni non sono illegali o illegali. Se necessario, l'organizzatore dell'offerta ha il diritto di apportare modifiche al pacchetto di documenti relativi all'espressione della propria iniziativa o in risposta a una richiesta di un potenziale fornitore, entro e non oltre 7 giorni di calendario prima della scadenza per la presentazione delle offerte.
Dopo aver apportato modifiche al riguardo, è necessario informare immediatamente tutti i potenziali fornitori a cui è stata emessa la documentazione di gara. Il termine per l'implementazione di tali notifiche e la sostituzione della documentazione batch è fissato a 5 giorni lavorativi.
Tenero contenuto dell'applicazione
I requisiti per la documentazione di gara determinano la sua composizione:
- Domanda di partecipazione all'offerta e un elenco dei documenti presentati ad essa allegati.
- Documenti a conferma della conformità ai requisiti presentati a un potenziale fornitore.
- La tabella dei prezzi, che dovrebbe rispecchiare pienamente tutti i costi effettivamente percepiti, partecipando al prezzo finale.
- Se l'offerta è la fornitura di merci o dispositivi tecnici, assicurarsi di allegare le caratteristiche tecniche dei modelli proposti.
- Il prezzo dell'elenco proposto di servizi correlati, se presente.
- Il documento originale, che è l'effettiva conferma della garanzia dell'offerta.
Documenti che confermano la conformità del potenziale fornitore ai requisiti di qualificazione proposti
Ogni potenziale fornitore che ha deciso di partecipare all'offerta è tenuto a fornire i seguenti documenti:
- Copie di licenze che confermano il diritto di un potenziale fornitore o produttore a svolgere le proprie attività.
- Una copia del documento che fornisce il diritto di esercitare un'attività imprenditoriale, certificata da un'autorità notarile.
- L'audit originale per l'ultimo anno di riferimento o una sua copia autenticata.
- Certificato di registrazione statale dell'organizzazione o dell'impresa e sua copia.
- Nel caso di un singolo imprenditore - una copia della sua carta d'identità o passaporto civile.
- La carta dell'organizzazione che indica la composizione dei suoi fondatori, azionisti e tutti gli azionisti sotto forma di copia autenticata.
- Il certificato originale rilasciato dalle autorità fiscali attestante che il fornitore non ha arretrati fiscali.
- Certificato dell'istituto bancario sull'assenza di debiti scaduti per gli ultimi 3 mesi di attività.
Tabella dei prezzi
La registrazione dei documenti di gara tiene conto dei listini prezzi. Un potenziale fornitore è tenuto a redigere una tabella dei prezzi indicando e elencando le unità di merci, il prezzo totale totale per l'intera fornitura. Dovrebbe essere compilato e presentato sotto forma di listini sia cartacei che elettronici.
La tabella è inoltre una specifica tecnica per i prodotti e servizi forniti e deve soddisfare pienamente tutti i requisiti stabiliti per la documentazione di gara.
Quando viene preparata la documentazione di gara, viene determinata la composizione dei prezzi finali. Il valore indicato, oltre al prezzo proprio della merce, dovrebbe includere nella sua composizione:
- Spese sostenute dopo la certificazione, le procedure assicurative e il trasporto di merci verso una destinazione specifica.
- Tutti i pagamenti fiscali, i dazi e altri tipi di pagamenti e tasse obbligatori, che sono previsti dalla legislazione vigente della Federazione Russa.
- Altri componenti di prezzo che il potenziale fornitore ritiene necessario includere nel prezzo finale della merce.
Se il potenziale fornitore non indica nella sua tabella dei prezzi vari componenti che includono i costi sopra descritti, la commissione di gara considera i dati sul prezzo dei beni da esso forniti come il costo totale, tenendo conto di tutti i costi. In questo caso, questi prezzi alla conclusione del contratto non possono più essere rivisti o modificati.
I prezzi indicati nella tabella rimangono fissi per tutto il periodo di adempimento degli obblighi contrattuali in materia di appalti e forniture e non possono essere modificati.
I prezzi sono indicati nelle valute specificate nei requisiti indicati al momento della presentazione dell'offerta. Il pagamento al fornitore viene effettuato al momento della consegna della merce a destinazione, all'arrivo dei fondi di bilancio, a meno che non siano previste e indicate altre condizioni nel contratto.
Sicurezza delle applicazioni
In alcuni casi, il fornitore fornisce garanzia a garanzia, espressa in contanti, sotto forma di impegno sui conti bancari dell'organizzatore, per un importo pari almeno al 3% dell'importo finale nel contratto, con un periodo di validità almeno dei periodi stabiliti specificati nel corpo dell'offerta.
Il sostegno finanziario garantito di un potenziale contraente per l'esecuzione dell'offerta sotto forma di impegno di un importo monetario viene depositato in un conto appositamente creato dall'organizzatore dell'offerta.
Se il potenziale fornitore non vince l'offerta, i fondi forniti all'organizzatore a garanzia della sua capacità finanziaria verranno restituiti entro i termini stabiliti nel contratto.
Presentazione delle offerte
Le offerte sono fornite da potenziali fornitori in forma cucita, numerata e devono essere timbrate e firmate.
Sono inoltre presentate le specifiche tecniche dell'offerta, anch'esse garantite da firma e sigillo, e la garanzia originale di garanzia. Questi documenti sono sigillati in una busta insieme alla candidatura e sottoposti alla commissione.
Solo il potenziale fornitore o il suo rappresentante ufficiale può firmare la domanda. Non è consentito avere inserti, sottotitoli e vari messaggi nella documentazione.
I potenziali fornitori sigillano manualmente i documenti in una busta, che indica il nome e l'indirizzo legale della loro organizzazione, e l'organizzatore dell'offerta, la data e l'ora fissate per l'apertura delle buste sono indicate nel modulo dell'iscrizione "non aprire fino a ..." come indirizzo di consegna.
La documentazione di gara può essere inviata sia personalmente che con l'aiuto degli uffici postali entro i termini stabiliti. Eventuali offerte ricevute dopo le date e gli orari stabiliti vengono respinte o verranno restituite non aperte ai richiedenti.
Senza violare le scadenze e la procedura stabilita per la documentazione di gara, correzione, sostituzione di condizioni, prezzi e simili possono essere applicati al suo design. È possibile apportare alcune modifiche o il ritiro definitivo dell'offerta prima della scadenza del termine senza perdere il diritto di effettuare o garantire. Un avviso redatto da un potenziale fornitore in merito all'intenzione di correggere o ritirare completamente la sua domanda viene inviato all'organizzatore per iscritto e non oltre la scadenza specificata per la sua presentazione. Alla fine della data e dell'ora stabilite, tali adeguamenti non possono essere effettuati.
Dopo che tutte le domande sono state accettate entro il termine specificato, l'organizzatore dell'offerta apre le buste e, con l'aiuto della commissione di gara, seleziona il vincitore, che viene annunciato mediante notifica scritta di tutti i potenziali fornitori che partecipano alla decisione, con una copia del verbale della commissione di gara.
Una corretta esecuzione e documentazione determina in gran parte il successo dell'offerta stessa.
