Una lettera di accompagnamento è un documento universale che viene utilizzato nelle più diverse aree di attività di un'impresa. Una scorta correttamente compilata salverà tutte le parti da molte carenze e ambiguità. Come scrivere una lettera di accompagnamento ai documenti?
Quando è necessario?
Il lavoro di un'impresa, soprattutto di grandi dimensioni, è accompagnato da un'ampia varietà di problemi che molto spesso devono essere completati per iscritto. Le controparti si scambiano messaggi e notifiche tra loro, i documenti sono richiesti dalla banca, dalle tasse, dal fondo pensione e dai revisori. I clienti scrivono anche richieste per una varietà di informazioni e documentazione.
In tutti questi casi, un salvavita e allo stesso tempo una lettera di accompagnamento diventerà un volto degno della compagnia. Scritto su una forma solida, correttamente composto ed eseguito correttamente, non solo farà una buona impressione sul destinatario, ma svolgerà anche una serie di funzioni pratiche per il mittente:
- spiegherà al destinatario chi gli sta scrivendo e perché;
- assumerà il ruolo informativo, liberando la documentazione allegata dal sovraccarico semantico;
- dettaglia l'elenco dei documenti allegati;
- risparmiare denaro eliminando la posta non necessaria con un inventario;
- svolgere il ruolo di prova compatta della consegna di un'intera pila di documenti.
La solita "scorta" con l'approccio giusto può essere così utile!
Come scrivere una lettera di accompagnamento ai documenti?
Non tutti sanno come scrivere una lettera di accompagnamento ai documenti, sebbene sia importante.
La compilazione della "scorta" dovrebbe iniziare con una frase introduttiva: fare riferimento al numero della richiesta in arrivo o indicare l'essenza del problema su cui è in corso la corrispondenza. Nei seguenti paragrafi della lettera, è logico indicare i motivi del documento: atti normativi, clausole del contratto, atti di ispezione, istruzioni delle autorità di regolamentazione e altro.
La dichiarazione termina con una richiesta, un'offerta o una domanda. Dopo che il testo è stato compilato, viene indicato un elenco di documenti allegati con numerazione, nome e dettagli, nonché il numero di fogli allegati.
Dettagli richiesti della lettera di accompagnamento ai documenti
Come scrivere una lettera di accompagnamento ai documenti, abbiamo discusso sopra. Ora un po 'sul suo design.
- "Cap" del documento. Qui sono indicati la posizione del capo o altro rappresentante del destinatario, il nome dell'impresa o il nome completo, il nome e il patronimico del privato; indirizzo completo e codice postale.
- Data di compilazione della lettera di accompagnamento, e se il mittente è una persona giuridica, il numero di registrazione in uscita.
- Indirizzare il destinatario in conformità con le regole della lettera commerciale. Che si tratti di un privato o del capo di un'impresa, si rivolgono a lui per nome e patronimico, aggiungendo l'appello "rispettato".
- Elenco dettagliato dei documenti allegati, poiché il nome stesso implica che la lettera "accompagna" una certa partenza di base.
- La lettera è firmata dalla prima persona o plenipotenziari dell'organizzazione a cui al capo è concesso tale diritto. Se la lettera proviene da un privato, allora il mittente o il suo rappresentante per procura firma la "scorta". Prima di firmare, è consuetudine aggiungere l'assicurazione "con rispetto" a mano.
- Cognome, iniziali e mezzi di comunicazione dell'esecutore della lettera.
Questi sono i requisiti di base per la forma della lettera.
Esempio di lettera di presentazione ai documenti
Un eccellente punto di riferimento nella preparazione sarà un campione comprovato di una lettera di accompagnamento ai documenti. Naturalmente, il suo contenuto varierà a seconda delle esigenze del compilatore, ma la tela complessiva rimane invariata.
Capo dell'ispettorato fiscale di Goloseevsk
Khitrun I.V.
Str. Vasilyevskaya, 3,
Kukino - 31005
N. 562 del 04/05/2015
Caro Ivan Vasilievich!
Per il tuo ordine n. 12/389 del 04/01/2015 relativo all'emissione di un'ispezione in loco non programmata, ti informiamo di quanto segue.
Una parte dei documenti sui rapporti giuridici contrattuali con lo stato della compagnia di emergenza "Gedeon" è stata sequestrata sulla base del protocollo di sequestro datato 03/02/2015 (una copia è allegata) I documenti a disposizione dell'impresa vengono inviati sotto forma di copie debitamente certificate secondo l'appendice.
Applicazione (totale 6 litri):
- copia ordine di pagamento con un segno della banca n. 3 del 15/01/15 - di 1 litro.
- Una copia dell'ordine di pagamento con il segno della banca n. 6 del 14/02/15 - 1 litro.
- copia rapporto di riconciliazione ai sensi del contratto di fornitura n. 56 / P del 12.15.14 - di 1 litro.
- Una copia del protocollo di sequestro datato 03/02/15 - 3 litri.
Cordiali saluti,
Direttore dell'impresa statale "Impianto di lavorazione della carne Goloseevsky"
Golokhvastov F.E.
Artista: Pupko A.V.
(067)4658291
Una simile "scorta" è adatta a molti materiali in uscita su richiesta delle autorità statali, normative e delle forze dell'ordine, è sufficiente adattarla leggermente alle proprie esigenze.
Lettera di accompagnamento a documenti contrattuali
Quando si concludono contratti commerciali, spesso si verifica una situazione in cui le controparti sono geograficamente distanti tra loro e non possono permettersi di recarsi in un'altra città per firmare il contratto.
In questo caso, l'esecuzione della lettera di accompagnamento diventa una specie di faro, che consente di concludere un contratto legalmente valido a distanza, senza un incontro personale di rappresentanti. Con l'aiuto di una lettera di accompagnamento, una parte non solo può inviare in esame i moduli del contratto firmato, ma può anche esprimere per iscritto la propria posizione sulle questioni essenziali dell'accordo.
Inoltre, una lettera di accompagnamento consente di registrare cosa e quanto è stato allegato e inviato al destinatario. Ad esempio, il contenuto può essere dichiarato come segue.
"Ti stiamo inviando due copie del contratto per la fornitura di servizi di informazione, firmate e timbrate da noi. Ti consigliamo di prendere in considerazione la bozza specificata e, se concordato, firmare il contratto restituendoci una delle copie firmate. Appendice: bozza di contratto in 2 copie su 6 fogli ciascuna ".
Lettera di reclamo - è necessaria?
A volte si verifica una situazione in cui è necessario inviare un reclamo a una parte in virtù di un accordo che non adempie ai propri obblighi. Di solito, tutti i reclami, le giustificazioni e le domande sono indicati direttamente nel reclamo. Sembrerebbe, perché potresti aver bisogno di una lettera di accompagnamento?
Il fatto è che un reclamo può diventare non solo prove ufficiali in tribunale, ma in alcuni casi un documento esecutivo. Dovrebbe indicare cose giuridicamente corrette e significative, ma non svolge una funzione comunicativa.
Se la controparte non deve solo presentare un reclamo, ma anche inviare alcune parole informali di benvenuto o chiarimento, meglio di una lettera di accompagnamento, non un singolo documento svolgerà questo ruolo.
La lettera di presentazione è un buon modo per conoscersi.
Spesso un'azienda detiene una promozione interessante o vuole solo farlo offerta commerciale cerchia illimitata di persone. Le lettere di copertura tipiche che sono divertenti e concise sono adatte a questo.
A tale "biglietto da visita" è possibile allegare prodotti promozionali, cataloghi, listini prezzi, listini prezzi e qualsiasi materiale che possa interessare un potenziale cliente o partner.
Anche se ci sono un sacco di lettere, il capo o il direttore principale non ha bisogno di spendere molto tempo su di esse: basta firmare i cliché già pronti e puoi inviarli come previsto!
Chi firma la scorta?
E infine, chiariremo una domanda importante. Chi firma il documento di accompagnamento? Per questo, viene utilizzata la regola della gerarchia: è meglio contattare il presidente dell'azienda al direttore dell'impresa; la documentazione alla banca può essere trasferita dal capo contabile; L '"accompagnamento" alle informazioni nel centro per l'impiego può essere firmato dal vicedirettore delle risorse umane.
Una lettera di accompagnamento può diventare un biglietto da visita indispensabile, se emessa correttamente!
