Il processo lavorativo consiste nella definizione di compiti da parte del capo e nella loro attuazione da parte di un dipendente dell'azienda. Di tanto in tanto, ogni dipendente redige una relazione sullo stato di avanzamento. La frequenza dipende dalle regole interne dell'impresa e dalla forma. Non sottovalutare la pertinenza di questo documento per la gestione.
In questo articolo vedremo come elaborare correttamente un rapporto sul lavoro svolto, un esempio di compilazione di un documento e alcuni suggerimenti sulla sua preparazione.
Perché devi essere in grado di riferire correttamente sul lavoro
Il flusso di lavoro può essere presentato sotto forma di un meccanismo complesso in cui ogni dipendente dell'azienda è un ingranaggio. In questo esempio, il capo dell'organizzazione è un ingegnere che deve garantire che tutti i meccanismi funzionino senza problemi e il più rapidamente possibile.
Nella vita reale, è abbastanza difficile per i capi valutare quanto bene i dipendenti fanno il loro lavoro se non vedono i risultati del loro lavoro. Pertanto, in quasi tutte le imprese, la direzione obbliga ogni dipendente a redigere regolarmente una relazione sul lavoro svolto. Spesso questo documento viene creato con una frequenza di 1 settimana. Pertanto, i capi possono vedere cosa stavano facendo i dipendenti e quanto fossero utili all'azienda.
Esempio sbagliato
Il documento è in forma libera. Forse è per questo che esiste un gran numero di segnalazioni che non parlano alla direzione di nulla o fanno pensare che il lavoratore non stia gestendo le funzioni a lui assegnate. Inoltre, un dipendente specifico può essere un vero lavoratore e riempire eccessivamente il suo piano. La colpa di questo è un rapporto preparato in modo errato sul lavoro svolto. Di seguito è riportato un esempio di tale documento.
“A: il capo del dipartimento pianificazione Ivanov P. M.
Da: economista della 1a categoria del dipartimento di pianificazione Petrov Yu. R.
Tipo di documento: stato dei lavori per il periodo dal 02.15.16 al 02.19.16
È stato completato:
- implementato orario di lavoro laboratorio di produzione;
- i risultati dell'indicazione dell'ora sono inclusi nel programma di lavoro;
- calcolati nuovi standard temporali;
- Risposte alle richieste degli ispettorati del lavoro e di numerosi clienti
- ha partecipato a una conferenza sul miglioramento dell'efficienza del lavoro nell'impresa.
Data di compilazione: 02.19.16
Firmato: Petrov Yu. R. ”
Se il dipendente redige un rapporto sul lavoro svolto in questo modo, la direzione considererà che non è sufficientemente caricato.
Quali sono gli errori?
L'esempio sopra mostra chiaramente gli errori standard nella preparazione di tali documenti.
I principali sono:
- mancanza di un elenco di compiti che sono stati eseguiti;
- nessun piano per il prossimo periodo di riferimento;
- mancanza di specificità;
- non ci sono analisi;
- la mancanza di iniziativa del dipendente è sottolineata dalla mancanza di offerte nel suo campo di lavoro.
I requisiti di cui sopra dovrebbero essere utilizzati sia nella preparazione dei moduli settimanali, sia quando viene generato un rapporto sul lavoro svolto per l'anno.
Opzione adatta
È probabile che la prima volta che compili un rapporto sulla qualità non funzionerà. Per facilitarti, diamo un esempio di come scrivere un rapporto al leader sul lavoro svolto, indicato nel primo esempio:
“A: il capo del dipartimento pianificazione Ivanov P. M.
Da: economista della 1a categoria del dipartimento di pianificazione Petrov Yu. R.
Rapporto sui risultati del lavoro per (02.15.16-19.02.16 gg.)
Per la settimana di riferimento, sono state impostate le seguenti attività:
- Effettuare i tempi del lavoro del laboratorio di produzione, per i quali gli attuali standard temporali sono assenti o obsoleti.
- Sulla base delle misurazioni, preparare per l'approvazione nuovi standard per il lavoro dell'unità strutturale pertinente.
- Partecipa a una conferenza sul miglioramento dell'efficienza del lavoro in azienda, prevista per il 18/02/2016, prepara domande e suggerimenti.
Tutte le attività sono state completate, vale a dire:
- Sono state spese 5 volte e lo stesso numero di nuovi standard sono stati compilati per il lavoro del laboratorio di produzione;
- preso parte alla conferenza, memorandum con suggerimenti allegati.
Inoltre, sono stati eseguiti lavori con la documentazione in entrata, vale a dire:
- Compilate 2 risposte alle richieste IOT.
- Risposte alle lettere di c. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Per il periodo dal 22.02.16 al 26.02.16, è previsto un viaggio d'affari per verificare il lavoro dell'unità strutturale della filiale di Pechersk.
Data di compilazione: 02.19.16
Firma: Petrov Yu.R. ”
Concorda sul fatto che questa versione del rapporto sia migliore e il management può vedere come sta funzionando uno dei dipendenti.
Come scrivere rapporti per periodi più lunghi?
Certo, un periodo di una settimana per dipingere magnificamente sulla carta non è difficile. È più difficile redigere una relazione sul lavoro svolto per un semestre o addirittura un anno. Tuttavia, è più facile da fare di quanto possa sembrare a prima vista. Ad esempio, se si dispone di report settimanali per il periodo richiesto, è possibile utilizzarli in modo sicuro.
Volume massimo - 1 foglio A4
Allo stesso tempo, dovresti provare a ingrandire leggermente le informazioni in modo che il risultato si adatti a 1-2 pagine. Nel caso in cui i risultati settimanali nell'organizzazione non vengano eseguiti, ma eri obbligato a generare un rapporto sul lavoro svolto per l'anno, non farti prendere dal panico e combattere l'isteria.
Tutte le informazioni ti circondano: guarda la cronologia dei messaggi nei registri dei documenti o via e-mail, apri la cartella con i tuoi rapporti, esamina i fogli di viaggio. Tutto ciò aiuterà a ricordare gli exploit che hai realizzato durante l'anno lavorativo.
Riassumendo
Sopra abbiamo fornito alcuni esempi di come scrivere una relazione sullo stato di avanzamento. La cosa principale è dichiarare le operazioni eseguite, indicando le caratteristiche quantitative (tante volte o così e un tale numero di pezzi, ecc.). Pertanto, informerai la guida su quanto lavoro sei riuscito a completare.
Non dimenticare di indicare all'inizio del rapporto un elenco di attività specifiche che ti è stato assegnato di completare. Una parte importante è il completamento del rapporto. Assicurati di scrivere ciò che vuoi realizzare al lavoro nel prossimo futuro. In questo modo dimostrerai di avere un aspetto più ampio della semplice area delle tue attività e funzioni immediate che devono essere eseguite in base alla descrizione del lavoro.
Puoi anche considerare l'esempio sopra.
Al fine di semplificare la compilazione di tali rapporti, è possibile registrare il lavoro svolto ogni giorno in un taccuino o in un documento elettronico. Trascorrerai solo 3-5 minuti al giorno in questa sciocchezza. Questo non è tanto. Tuttavia, a causa di tali registri, sarai in grado di creare un rapporto sul tuo lavoro per qualsiasi periodo in futuro senza problemi.
