portare corrispondenza commerciale a volte non è affatto facile. A volte devi creare documenti che hanno un focus molto specifico. Tra questi, un posto speciale è una lettera di invito.
Concetti di base
La corrispondenza dell'ufficio ha le sue leggi e normative. Ogni documento compilato su un argomento specifico ha un aspetto specifico. Così è la lettera di invito - la sua essenza si riflette già nel titolo stesso.
Questo articolo postale è progettato per invitare una persona o un gruppo di persone a partecipare a un evento pianificato imminente. Sembrerebbe che non ci sia nulla di complicato qui. In effetti, esprimere correttamente i tuoi pensieri in parole non è facile. Esistono varie opzioni per tale trattamento. La lettera di invito è progettata per indurre una persona (o un gruppo) specifica ad agire. Contiene una chiamata e allo stesso tempo chiarisce alcune delle sue circostanze. Tale documento può essere un invito a una mostra o un colloquio, un incontro di lavoro o una conferenza, un seminario o un altro evento. In ciascuno di questi casi, questa lettera funge da intermediario. Non impone, non indica, ma trasferisce al destinatario la richiesta del mittente.
Vantaggi del documento
Molte organizzazioni per abitudine continuano a utilizzare il modo di comunicare per via orale. Credono che invitare le persone attraverso chiamate e conversazioni faccia a faccia sia molto più efficace dell'invio di e-mail. Naturalmente, con il contatto diretto è più facile trasmettere qualsiasi pensiero all'interlocutore. Ma se guardi da vicino, puoi vedere che la lettera di invito presenta ancora diversi vantaggi significativi:
- Con questo documento, il mittente mostra rispetto per ciascun destinatario.
- Tale documento può essere progettato in modo tale che già dal suo aspetto indica la direzione del prossimo evento.
- La presenza di tale lettera consente di utilizzarla, se necessario, come biglietto d'invito. Questo assicura che colui al quale era diretto l'appello verrà all'evento.
- Il documento si trova costantemente presso il destinatario e non gli consente di dimenticare il luogo, l'ora e l'oggetto della riunione futura. In effetti, nelle condizioni della vita moderna, a volte è difficile ricordare qualcosa di importante nel tempo. La carta, che sarà sempre davanti agli occhi, non permetterà a una persona di dimenticarsene.
- Questa opzione è utile se al momento è impossibile contattare persone specifiche in altri modi.
Tutte queste ragioni sottolineano ancora una volta gli aspetti positivi di un appello scritto di questo tipo.
Regole per scrivere una lettera
Un invito, espresso per iscritto, è un tipo di lettera di notifica. Ciò è evidente dal titolo del documento stesso. Infatti, informa il destinatario che un determinato evento si terrà all'ora stabilita. Il mittente vuole essere sicuro che tutte le persone invitate risponderanno sicuramente e verranno alla riunione.
E per questo devi sapere come scrivere una lettera di invito. Qui è necessario considerare diversi punti importanti:
- Se l'evento è di natura ufficiale o successivamente prevede la comunicazione personale, dovrebbe essere emesso su carta intestata. Ciò enfatizzerà ulteriormente la sua serietà e l'imperatività del prossimo incontro.
- La lettera deve essere inviata in anticipo in modo che la persona abbia abbastanza tempo per pensare e prendere una decisione. Forse vorrà rifiutare.In questo caso, avrà l'opportunità di contattare gli organizzatori e informarli di questo.
- Poiché tale documento appartiene ancora alla categoria della corrispondenza ufficiale, è necessario aderirvi durante la compilazione. stile aziendale.
- È meglio farlo in duplicato, in modo che uno rimanga nell'organizzazione per la conferma.
Qualsiasi invito deve essere costituito dalle seguenti parti:
- "Intestazione" standard, che indica le coordinate del destinatario.
- Un appello del tipo "Sono contento di informare" o "Gentile partner", se necessario, è possibile contattare un destinatario specifico. Ad esempio, "Caro Dmitry Sergeevich!".
- La parte principale dell'invito delinea tutti i dettagli dell'evento.
- Firma del responsabile che indica la posizione, la firma e la decodifica completa
Se vengono rispettate tutte le regole precedenti, puoi aspettarti che la lettera inviata fornisca il risultato desiderato.
