Probabilmente tutti almeno una volta hanno dovuto affrontare la necessità di scrivere una lettera commerciale. Quando lo compili, involontariamente giungi alla conclusione che questo non è affatto facile. Ci sono molte regole e regole per scrivere lettere commerciali che devi conoscere. L'articolo descrive in dettaglio il processo di compilazione del documento, fornisce esempi di una lettera commerciale, ne discute i tipi e il design.
modulo
I moduli pronti daranno solidità e indicheranno l'affidabilità dell'azienda. Contengono le informazioni necessarie sull'organizzazione, come ad esempio:
- Il nome.
- Indirizzo.
- Telefoni di contatto.
- Il sito.
- E-mail.
- Logo.
- Altri dettagli di contatto.
Non ci sono regole rigide sui moduli. Pertanto, ogni organizzazione decide autonomamente quali informazioni inserire.
Come scrivere lettere commerciali? formazione
Le lettere commerciali sono scritte ed eseguite in un certo modo, fatte salve le loro regole e requisiti intrinseci. A seconda dell'obiettivo, l'autore pensa in dettaglio al contenuto per ottenere il risultato che calcola. Deve comprendere chiaramente quali informazioni il destinatario conosce già sull'oggetto della lettera, da cosa procedere e quali saranno le novità. Gli argomenti dipendono dallo scopo dell'autore. Il processo di preparazione di una lettera commerciale può essere suddiviso nelle seguenti fasi:
- Lo studio del problema.
- Scrivere una bozza di lettera.
- Il suo accordo.
- Firma.
- Registrati.
- Invio al destinatario.
La struttura delle lettere commerciali
Quando si compone una lettera, è necessario saturarla con le informazioni, ovvero inserire tutte le informazioni necessarie. Può essere semplice o complesso. In una semplice lettera, il contenuto visualizza in modo chiaro e conciso informazioni che generalmente non richiedono una risposta da parte del destinatario. Un complesso può essere costituito da più sezioni, paragrafi e paragrafi. Ogni paragrafo definisce un aspetto delle informazioni. I campioni di questo tipo di lettera commerciale consistono generalmente in una parte introduttiva, principale e finale.
La voce contiene la base con riferimento ai documenti pertinenti, con i fatti e gli scopi della lettera. Indica il nome, l'autore, la data, il numero e il titolo.
Di seguito è riportato un esempio di scrittura di una lettera commerciale - una parte introduttiva.
La parte principale descrive situazioni, eventi, fornisce le loro analisi e prove. È in questa parte che sono convinti che sia necessario agire in un modo o nell'altro, dimostrano come andavano le cose e informano della necessità di partecipare a qualsiasi evento, dando diversi argomenti.
La conclusione contiene conclusioni tratte sotto forma di proposte, richieste, promemoria, rifiuti e così via.
Un esempio di scrittura di una lettera commerciale - la sua parte finale - è presentato di seguito. Riassume il requisito delineato nel principale.
Tutte le informazioni fornite devono essere coerenti e comprensibili in modo ottimale.
Ogni lettera inizia con un messaggio allineato al centro. Questa piccola parte è estremamente importante. Quando lo sceglie, l'autore deve considerare:
- Posizione di destinazione
- La natura della relazione.
- Ufficialmente.
- Etiquette.
La lettera dovrebbe contenere una forma educata. Ad esempio: “... esprimo speranza per ulteriori cooperazione (grazie per invito) ... ". Dopo queste frasi dovrebbe essere la firma dell'autore.
stile
Tutte le lettere devono avere uno stile aziendale formale, il che significa utilizzare strumenti di sintesi vocale per relazioni commerciali formali. Le caratteristiche di tale linguaggio si formano nelle seguenti circostanze:
- I principali partecipanti ai rapporti commerciali sono persone giuridiche, a nome dei dirigenti e degli ufficiali di cui sono scritte le lettere.
- Le relazioni nelle organizzazioni sono strettamente regolate in natura.
- L'oggetto della comunicazione sono le attività dell'azienda.
- I documenti di natura gestionale generalmente hanno un destinatario specifico.
- Spesso nel corso delle attività dell'organizzazione, si verificano le stesse situazioni.
A questo proposito, le informazioni indicate nella lettera commerciale dovrebbero essere:
- Ufficiale, impersonale, sottolineando la distanza tra i partecipanti alla comunicazione.
- Indirizzo destinato a un destinatario specifico.
- Attuale al momento di scrivere la lettera.
- Autentico e imparziale.
- Argomenti per indurre il destinatario a intraprendere qualsiasi azione.
- Completo per il processo decisionale.
requisiti
Una lettera commerciale deve soddisfare i seguenti requisiti:
- Il discorso è standardizzato a tutti i livelli - lessicale, morfologico e sintattico. Contiene molte rivoluzioni, termini e formule.
- Il tono della scrittura è neutro, sobrio e rigoroso, senza l'uso di espressioni linguistiche emotive ed espressive.
- Precisione e chiarezza del testo, senza errori logici, chiarezza e formulazione ponderata.
- Concisione e brevità - senza l'uso di espressioni che hanno un significato aggiuntivo.
- L'uso di formule linguistiche si è formato a seguito di situazioni ripetute.
- L'uso di termini, cioè parole o frasi che hanno concetti speciali.
- L'uso di abbreviazioni, che possono essere lessicali (cioè parole abbreviate complesse formate dalla rimozione di lettere da parti di parole: LLC, GOST e così via) e grafiche (ovvero la designazione di parole in forma abbreviata: gr-n, train e altri).
- L'uso di disegni nei casi genitivi e strumentali.
- Frasi con nomi verbali ("fornire supporto" invece di "supporto").
- Usa semplici frasi comuni.
Gli esempi di lettere commerciali sopra riportati sono mostrati di seguito nella versione completa (con la parte principale). Le informazioni soddisfano tutti i requisiti di uno stile aziendale ufficiale.
Tipi di lettere commerciali
È meglio scrivere una lettera commerciale su un problema specifico. Se è necessario risolvere più problemi contemporaneamente, si consiglia di elaborare diverse opzioni.
Le lettere commerciali possono essere nel loro contenuto:
- Accompagnamento. Tali lettere sono generalmente necessarie per comunicare dove inviare i documenti.
(Come scrivere una lettera commerciale? Una lettera di accompagnamento di esempio aiuterà chi ha bisogno di comporre questo tipo di documento.)
- Garanzia. Sono scritti per confermare eventuali promesse o condizioni. Può essere garantito, ad esempio, il pagamento per lavoro, affitto, tempi di consegna e altro.
- Grazie Hanno iniziato a essere usati soprattutto spesso di recente. Tali lettere dimostrano un buon tono per le società di persone. Possono essere emessi su un modulo regolare o su carta colorata con una bella stampa.
(Come scrivere una lettera d'affari? Un campione di una nota di ringraziamento viene redatto in una forma libera a seconda dei compiti che risolve. In questo caso, la lettera esprime la sua essenza nella forma più breve. Tale campione, realizzato su carta colorata con un ornamento, può appendere al muro nella stanza aziende in un posto d'onore.)
- Informazioni.
- Istruttivo.
- Saluto.
- Pubblicità.
Ci sono anche lettere:
- Proposte di cooperazione. Recentemente diffusi, inviati alle organizzazioni, sono spesso di natura pubblicitaria, ad esempio, come questo modello. È abbastanza difficile scrivere lettere commerciali, è necessario tenere conto di molte sfumature per essere notato e ancor più interessato. Ma se compilato secondo il campione seguente, ha tutte le possibilità di successo.
- Inviti. Vengono inviati, offrendo di partecipare a vari eventi. Di solito sono indirizzati al leader o all'ufficiale, ma possono essere indirizzati a tutto il team.
- Richieste.
- Avviso.
- Richieste e molte altre.
Come scrivere una risposta a una lettera. esempio
La risposta deve iniziare ripetendo la richiesta nella prima lettera. Quindi vengono dati i risultati della sua considerazione e viene espressa l'approvazione o viene espresso un motivo di rifiuto. La lettera di risposta aziendale può contenere una soluzione alternativa alle informazioni previste. Di solito soddisfa i seguenti principi:
- La presenza di un collegamento alla prima lettera e al suo contenuto.
- La stessa lingua significa.
- Volumi e aspetti comparabili del contenuto.
- Conformità con una certa sequenza.
registrazione
Oltre a utilizzare le lettere commerciali della carta intestata, è necessario tenere conto di altre sottigliezze nel loro design. Questi sono dettagli, regole per le abbreviazioni, ortografia dell'indirizzo, titolo, lunghezza del testo, larghezza dei campi e altro ancora.
I campioni di una lettera commerciale aiutano a comporla, tenendo conto di tutte le sfumature e sfumature. Sono utilizzati sia da impiegati alle prime armi che da lavoratori esperti. Grazie ai modelli, imparano a scrivere correttamente le lettere e risparmiare molto tempo.
