Tra l'enorme numero di opzioni di corrispondenza commerciale, una lettera di conferma merita un'attenzione particolare. Che cos'è e in quali casi dovrebbe essere redatto un documento simile?
Obiettivo principale
Etica aziendale prevede sempre il rispetto reciproco tra le parti. Questo è un prerequisito per la normale condotta degli affari. Senza di essa, è impossibile immaginare una collaborazione lunga e fruttuosa. Una lettera di conferma è talvolta necessaria.
Di per sé, non è così importante. Questo è solo un gesto di cortesia. Egli chiarisce che ciò che i partner hanno concordato il giorno prima è successo. Cioè, una lettera di conferma afferma l'adempimento di alcuni fatti o azioni. In questo caso, ci sono due opzioni:
- Conferma del ricevimento di merci, lettere o altri documenti inviati su richiesta preventiva. Qui, una delle parti notifica all'altra che l'azione è stata completata.
- Conferma del consenso con qualcosa di specifico (prezzo o quantità delle merci, data delle negoziazioni imminenti, condizioni per l'invio delle merci e altro). Qui, i compagni esprimono la loro approvazione per determinati punti di accordo.
Da ciò è chiaro che la lettera di conferma è un documento opzionale. Ma inviarlo di nuovo mostra al partner con quale attenzione e rispetto vengono trattati.
Regole ortografiche
Per capire come scrivere una lettera di conferma, è necessario conoscere le regole di base per l'elaborazione dei documenti commerciali. Non dovresti iniziare il lavoro fino a quando il significato di un simile appello non sarà completamente compreso. In realtà, non c'è nulla di complicato.
Tale lettera, come ogni altra corrispondenza commerciale, dovrebbe essere composta da tre parti: titolo, testo e conclusione. Ognuno di essi porta il proprio carico semantico:
- Il titolo contiene innanzitutto i dettagli sotto forma di data di partenza e numero di registrazione in uscita.
- Il contenuto è generalmente diviso in due parti: introduzione e testo del corpo. Tale lettera, di regola, inizia con un appello al destinatario. Queste sono le solite regole di buona forma. Nella maggior parte dei casi, è scritto a nome del responsabile della società partner, ma a volte è consigliabile indirizzare tale documento ufficiale a uno specialista direttamente coinvolto nella risoluzione di questo problema. Ad esempio, è possibile inviare una conferma d'ordine per il lavoro al direttore delle vendite o al responsabile della produzione.
- In conclusione, è consuetudine esprimere gratitudine. Puoi anche aggiungere alcune parole sul desiderio di continuare la cooperazione.
Tali messaggi consentono ai partner di avere fiducia l'uno nell'altro.
Scrivere una lettera
Alcune persone confondono un documento del genere con un avviso. Ma c'è un'enorme differenza tra le due lettere. Uno di essi riporta semplicemente un fatto o un evento e l'altro conferma il completamento di un'azione specifica sulla base di un accordo preliminare. Per evitare errori, è necessario sapere come dovrebbe essere una lettera di conferma. Il campione può essere preparato in modo indipendente, poiché non esiste un modulo appositamente approvato per tale lettera commerciale.
Dovrebbe essere rilasciato sulla carta intestata dell'organizzazione di invio. Se la società non ne ha uno, è possibile utilizzare un timbro d'angolo. Le informazioni dovrebbero essere inserite in sequenza:
- Innanzitutto, nell'angolo sinistro in colonne speciali indicare il numero e la data in conformità con la voce nel giornale di registrazione.
- Quindi a destra indicare i dettagli completi del destinatario (nome e indirizzo dell'azienda, posizione e nome completo del destinatario).
- Una frase chiave è scritta sotto, che contiene l'essenza di questo messaggio.
- La parte principale inizia con un appello al destinatario. È meglio farlo per nome e patronimico, e all'inizio aggiungere la parola "rispettato".
- Inoltre, in parole chiare, è necessario informare che i termini dell'accordo sono stati rispettati.
- Successivamente, ci dovrebbero essere parole di apprezzamento.
- Puoi terminare il testo con la frase "Saluti".
Il documento è firmato dal capo, che deve essere confermato dal sigillo dell'organizzazione.
