Un'offerta di cooperazione è considerata un documento in cui un'organizzazione fa un'offerta a una società di terze parti su un possibile lavoro congiunto a condizioni favorevoli. L'obiettivo principale di tale proposta è quello di interessare il futuro partner e fargli scegliere questa organizzazione. Consideriamo più in dettaglio come vengono compilate tali proposte, quali sono le loro caratteristiche principali.
Chi scrive a chi?
Una lettera di invito per la cooperazione è redatta da un dipendente autorizzato che è impegnato nello sviluppo del business o in una direzione simile. Il testo di tale lettera deve essere concordato con il capo dell'organizzazione. Proposte simili possono essere fatte dal capo dell'azienda.
La lettera è redatta a nome del direttore dell'azienda con cui è prevista un'ulteriore cooperazione. Inoltre, il destinatario può essere il vicedirettore o qualsiasi persona che si occupa di tali questioni e abbia l'autorità di prendere decisioni su una possibile cooperazione. Ma tutte le proposte commerciali per la cooperazione sono alla fine prese in considerazione dalla direzione dell'organizzazione.
Regole generali
La cosa più importante da ricordare è che l'offerta è una sorta di gancio che dovrebbe agganciare il potenziale partner. Il testo della lettera dovrebbe essere informativo, interessante e competente. Il risultato ideale per leggere una lettera del genere sarebbe richiedere un preventivo o un prezzo per beni e servizi.
Nonostante il fatto che la proposta di cooperazione (un campione verrà presentato in seguito) sia considerata un documento ufficiale, non esiste un modulo standard. Una lettera viene redatta in forma libera o secondo un modello sviluppato in una particolare organizzazione, in base ai compiti e alle capacità dell'azienda.
Quando si presentano proposte, è necessario seguire le regole elementari della lingua russa, il lavoro d'ufficio e l'etica degli affari.
Prima di scrivere una lettera, è necessario scoprire i dettagli dell'impiegato con il quale si suppone che la comunicazione.
Pertanto, la proposta sarà composta da:
- Intestazione (questa fase non è obbligatoria, perché un'intestazione scarsamente composta può scoraggiarti dalla lettura del resto della lettera).
- Appelli (è meglio iniziare questa fase con le parole "caro").
- L'offerta stessa.
- Firme del destinatario.
Corpo principale
Come scrivere una proposta di cooperazione in modo che l'avversario non consideri altri inviti? La parte principale della lettera dovrebbe contenere l'essenza dell'intera proposta. Dichiarazioni floride e frasi sfocate, frasi lunghe e confuse, nonché una terminologia speciale sono inadeguate qui. L'essenza della lettera è chiara, concisa e concisa. L'accento è posto su caratteristiche speciali e un'offerta vantaggiosa.
Nella parte principale, la società mittente deve essere menzionata, ma dovrebbe essere solo l'anno a partire dal quale opera e le principali attività. In questa fase, altre informazioni saranno ridondanti.
Puoi anche specificare gli attuali partner o clienti dell'organizzazione che sicuramente risponderanno solo positivamente sulle attività dell'azienda.
Alla fine della lettera, è possibile fornire un collegamento al sito Web ufficiale, che contiene informazioni più dettagliate sull'organizzazione, nonché altre informazioni aggiuntive non specificate nella proposta.
L'intonazione della lettera dovrebbe essere più incentivante della narrativa. Ma la cosa principale qui non è andare troppo lontano, per comporre correttamente il testo, senza imporre servizi e cooperazione.
Nel caso in cui il testo sia lungo, ma tutte le informazioni sono importanti per la lettura, dovrebbero essere divise in paragrafi ed evidenziare punti importanti.Quindi la percezione sarà completa e il testo di grandi dimensioni sarà percepito più facilmente.
L'idea principale della lettera o di un messaggio importante dovrebbe trovarsi all'inizio o alla fine. Il segreto è che queste parti sono più depositate nel subconscio del lettore.
Come dimostra la pratica, coloro che ricevono una lettera di invito per la cooperazione (esempio di seguito) sono pronti a passare non più di 60 secondi a leggerla, questo fatto deve essere letto anche quando si compone una lettera.
Informazioni obbligatorie
Quando compili una proposta, devi sempre ricordare le informazioni obbligatorie in essa contenute. Questo è:
- nome dell'organizzazione che invia la lettera;
- indirizzo effettivo e numero di telefono per contattare la persona di contatto;
- cognome, nome, patronimico della persona autorizzata e sua posizione;
- l'essenza principale dell'appello.
Ulteriori documenti o riferimenti ad atti legislativi e norme direttamente collegati alla proposta di cooperazione possono essere allegati alla proposta.
registrazione
Puoi emettere una lettera in diversi modi:
- Scrivi un'offerta a mano.
- Digita l'offerta sul computer.
La prima opzione, ovviamente, è in qualche modo obsoleta, ma in alcuni casi risulta essere la più efficace, perché ci sono leader che non accettano nuove tecnologie e preferiscono comunicare e lavorare "alla vecchia maniera".
La seconda opzione è più familiare e conveniente. In primo luogo, in forma elettronica c'è probabilmente una preparazione della carta intestata ufficiale dell'organizzazione con i dettagli necessari, e in secondo luogo, se le proposte sono elaborate costantemente, allora potrebbe esserci un modello di lettera già pronto in cui è necessario solo sostituire il destinatario e, possibilmente, modificare alcune informazioni corrette nello specifico caso.
Una proposta può essere fatta in qualsiasi numero di copie, ma all'inizio contiene necessariamente un ricorso e, alla fine, la firma del mittente.
La data deve essere impostata solo in situazioni in cui l'offerta contiene promozioni o condizioni speciali attive per un determinato periodo di tempo.
Non è necessario registrare l'offerta di cooperazione nel giornale di corrispondenza in uscita.
Come "far" collaborare
Naturalmente, "forzare" non significa esercitare un effetto fisico sulla persona che prende la decisione sulla cooperazione. L'esempio di una proposta di cooperazione presentata in precedenza mostra che la lettera dovrebbe incoraggiare l'avversario a prendere una decisione positiva.
Per indurre questo, un'organizzazione ha solo bisogno di un discorso di incentivo che richiede collaborazione, e l'altra società dovrà offrire uno sconto o una piccola tassa per accettare la proposta.
Prima di scrivere lettere, devi studiare bene il tuo avversario: cosa può essere d'accordo e cosa è inaccettabile per lui. In effetti, in una parola o frase, puoi immediatamente rovinare l'idea dell'intera azienda.
Hai bisogno di gratitudine
Un altro punto importante della proposta di cooperazione è la gratitudine. Alla fine di tali lettere deve essere necessariamente gratitudine per il tempo impiegato e la lettera letta.
Ciò indica sia la serietà dell'organizzazione sia la cortesia elementare per il tempo impiegato dall'avversario.
Tali lettere non conterranno grazie per impostazione predefinita, poiché si tratta di un approccio individuale di ciascuna organizzazione al suo potenziale partner o cliente.
partenze
Quindi, qual è il modo migliore per inviare una lettera di invito per la cooperazione (campione fornito in precedenza)?
Questo può essere fatto in diversi modi, ogni organizzazione sceglie per sé un'opzione più accettabile e conveniente. Considera il più comune:
- E-mail. Questo metodo è considerato il più semplice, rapido e conveniente. Ma la lettera per l'avversario può facilmente perdersi, dopo essere entrati nella corrispondenza indesiderata del destinatario. Un metodo simile può essere utilizzato solo se il mittente e il destinatario hanno stabilito un contatto.Bene, o invia una lettera "a caso", improvvisamente sei fortunato e non sarà nella cartella "Spam".
- Mail. Questo metodo è considerato il più affidabile, poiché la lettera in ogni caso raggiunge il destinatario. Ma è anche il più dispendioso in termini di tempo, perché tutti sanno quanto lentamente funzionano le poste russe. Naturalmente, se la newsletter è enorme, allora questo metodo non è chiaramente adatto, è meglio usare la prima opzione.
- Fax. Un metodo leggermente obsoleto, ma ancora utilizzato per l'invio di offerte. Adatto anche per un'offerta specifica di una determinata azienda.
- Qualsiasi metodo di un moderno tipo di comunicazione (messaggistica istantanea, social network, ecc.). Tale metodo è rilevante solo se le parti si conoscono bene e una proposta scritta è solo una formalità per un'ulteriore cooperazione.
Quindi, ora sai cos'è una proposta di lettera di cooperazione, come comporla e inviarla.